魏婧

摘 要：在我國，事業(yè)單位的檔案管理工作十分重要，是提升事業(yè)單位工作效率的關(guān)鍵因素，因此必須探尋最適合的管理方法。本文首先強(qiáng)調(diào)了我國事業(yè)單位中檔案管理的工作特點(diǎn)，之后分析了目前檔案管理工作存在的較為突出的問題，最后提出幾項能夠提升檔案管理工作效率的管理方法，力求完善檔案管理制度，提高檔案管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：檔案管理;工作效率;管理方法

事業(yè)單位是我國特有的服務(wù)機(jī)構(gòu)，在社會主義建設(shè)中具有重要的職能和任務(wù)。在工作過程中，事業(yè)單位為了提高工作效率，需要記錄并總結(jié)工作過程中的詳細(xì)情況，這便體現(xiàn)出了檔案管理工作的重要性。因此，檔案管理工作的方法必須科學(xué)合理，及時收錄、總結(jié)事業(yè)單位的發(fā)展信息，并且進(jìn)行妥善的保管，以便今后查閱參考。此外，探索更加有效的檔案管理方法，就能提升檔案管理的工作效率，事業(yè)單位檔案管理工作效率就越高，為人們服務(wù)的能力就會越強(qiáng)。

1 我國事業(yè)單位檔案管理工作的特點(diǎn)

我國事業(yè)單位的檔案管理工作具有秘密性、真實性和動態(tài)性的特點(diǎn)。秘密性是指事業(yè)單位的檔案資料不得外泄，必須按照保密制度辦理業(yè)務(wù)，一旦泄密，后果嚴(yán)重。真實性是指事業(yè)單位的檔案資料必須真實有效，能夠反應(yīng)出事業(yè)單位工作的真實工作情況，因此，檔案管理人員需要進(jìn)行仔細(xì)的甄別和整理，確保檔案資料的真實有效。動態(tài)性是檔案內(nèi)容會隨著時間的推移，在內(nèi)容上不斷更新變化，因此，檔案管理工作也必須時刻更新資料信息，確保檔案資料能夠代表目前的狀況。

2 目前我國事業(yè)單位在檔案管理工作中較為突出的問題

1）檔案管理工作人員的素質(zhì)急需提高。隨著信息技術(shù)的普及，事業(yè)單位的檔案管理工作也已經(jīng)初步完成信息化進(jìn)程，這對于檔案管理工作人員而言無疑是新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，為了提升管理效率，工作人員必須不斷提升自己的專業(yè)技能才可以適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理工作。但是就目前情況來看，仍有部分檔案管理工作人員尚未轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，缺少創(chuàng)新意識、服務(wù)意識和崗位責(zé)任感，這些人的能力與現(xiàn)有崗位并不匹配。

2）缺少規(guī)范法管理方法。由于事業(yè)單位的特殊性質(zhì)，檔案管理工作會受到很多因素的影響，要發(fā)生創(chuàng)新和變革，得到很多部門的配合，再加上積累了數(shù)年的檔案資料，整理起來工作量特別大。期間還會涉及人員的配置和資金的使用等問題，所以目前要規(guī)范管理方法十分困難。

3）缺少規(guī)范化的人事管理機(jī)制。隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，大家的就業(yè)觀念發(fā)生了翻天覆地的變化，很多事業(yè)單位的檔案管理工作人員會因為各種原因離開原有的工作崗位，但是事業(yè)單位尚未制定與之配套的管理制度，導(dǎo)致在人員離職后，會出現(xiàn)短暫的空檔期或者交接不清的問題，致使很多原始的資料和數(shù)據(jù)存檔、查閱出現(xiàn)困難。

4）檔案管理部門的基礎(chǔ)設(shè)施較為落后。很多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)干部并沒有意識到檔案管理工作的重要性，在日常工作管理的過程中，缺乏對檔案管理部門的關(guān)心和照顧，因此檔案管理部門的基礎(chǔ)設(shè)施年久失修，很多先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)由于資金的限制無法及時得到落實，導(dǎo)致檔案管理工作的效率無法得到有效的提升。

3 提升我國事業(yè)單位檔案管理工作效率的方法

1）建立健全事業(yè)單位的檔案管理制度。規(guī)范的管理制度是提升檔案管理工作效率的先決條件，是保障檔案管理工作順利進(jìn)行的關(guān)鍵。為避免各部門之間相互推卸責(zé)任，還應(yīng)落實崗位責(zé)任制度，提升檔案管理工作人員的責(zé)任意識。我國自古就有無規(guī)矩不成方圓的說法，所以現(xiàn)階段的檔案管理工作必須形成統(tǒng)一的管理制度，尤其是在信息化系統(tǒng)建成之后，檔案的管理工作會進(jìn)入新的里程碑，檔案管理工作會進(jìn)入規(guī)范的管理模式，利用統(tǒng)一的管理制度對整個檔案系統(tǒng)實施管理，避免由于管理不善造成的檔案收集不全和保管不利現(xiàn)在出現(xiàn)。所有檔案資料從收集整理到保管借閱都要形成規(guī)范的管理流程一份檔案的形成、完善、管理、借閱、保密和修繕都按照規(guī)章制度執(zhí)行，不可隨意改動，只有這樣才能培養(yǎng)工作人員的責(zé)任意識和規(guī)范化管理意識。

2）更新檔案管理理念，利用現(xiàn)代化的管理方法管理檔案資料。隨著科技的發(fā)展。信息化技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中，所以檔案管理的方法和理念就必須得到更新，傳統(tǒng)的管理理念已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化的辦公方式。信息化檔案管理體系的建成，提高了檔案管理工作的工作效率，原本費(fèi)時費(fèi)力的檔案更新工作現(xiàn)在已經(jīng)比較容易，各類資料共享平臺的建成改變了原有的檔案借閱模式，這一系列的變化需要全新的管理理念和方法來維持。在實踐當(dāng)中，管理人員需要時刻調(diào)整管理方法，以實際情況為依據(jù)，以不斷創(chuàng)新為準(zhǔn)則，確保檔案資料的服務(wù)性，同時還要確保檔案資料的安全性，不能遺失或泄密，時刻保持檔案管理系統(tǒng)的安全性。

3）提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)。檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)直接決定著檔案部門的服務(wù)能力，新時期的檔案管理部門，就需要有專業(yè)的技術(shù)人員組織日常的工作。為適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理工作需要，需要經(jīng)常組織各種培訓(xùn)活動，提高工作人員的專業(yè)技術(shù)能力，熟練使用現(xiàn)代化的辦公軟件，提升管理意識和責(zé)任意識，要求所有工作人員都能夠按照要求完成日常工作。

4）加強(qiáng)檔案信息安全系統(tǒng)的建設(shè)。隨著信息系統(tǒng)的建成，網(wǎng)絡(luò)安全問題已經(jīng)成為檔案資料安全的最大隱患，很多資料會因為黑客或病毒的侵入泄露或損壞，這些問題帶來的影響和危害是無法計算的，所以需要加強(qiáng)檔案資料安全體系的建設(shè)。目前，檔案管理部門可以通過加強(qiáng)對工作人員的安全防范教育來減少由于防范過失導(dǎo)致的泄密現(xiàn)象，建立完善的管理制度，確保工作人員按照保密要求完成日常工作，對待涉密的質(zhì)量采取專業(yè)的態(tài)度和方法進(jìn)行處理。同時，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)防火墻的建設(shè)，不斷完成系統(tǒng)的升級，經(jīng)常更新病毒庫資料，防范網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險問題，在關(guān)鍵位置增加攝像監(jiān)控裝置，時刻記錄檔案管理部門內(nèi)部的工作狀態(tài)，提高管理效率。

5）逐步完善檔案資料共享平臺的建設(shè)。檔案管理的重要目標(biāo)就是為需要的群體提供更高效的服務(wù)，目前，各種先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)為信息共享提供了更多可能性，很多資料可以通過公共資源平臺獲取，涉密的文獻(xiàn)資料也可以在獲取許可后自行查閱，這樣既減少了工作人員的工作量，又為客戶提供了更加方便快捷的服務(wù)。人們可以打破時間和地域的限制，只要在合理合法的條件下，隨時隨地查閱資料，全國各地的檔案資料都能集中到一個公共平臺中，這樣的平臺能提升很多部門的工作效率。

6）確保檔案資料的真實性。對于檔案資料而已，真實具體是最基本的原則，如果檔案資料內(nèi)出現(xiàn)虛假信息，就會影響很多部門的判斷。因此，檔案在收錄和管理的過程中，需要經(jīng)過反復(fù)的確定與核實，才能形成最終的資料信息，在之后的管理過程中，也不得隨意更改或者損毀，使檔案資料失去原有的真實性。

4 結(jié)束語

我國事業(yè)單位中很多檔案資料帶有很強(qiáng)的涉密性，需要進(jìn)行妥善的收集和管理，因此需要得到事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，為檔案管理部門提供必要的資金和技術(shù)支持。檔案管理工作人員也要認(rèn)識到本身工作的重要性，加強(qiáng)信息系統(tǒng)的建設(shè)和完善，形成統(tǒng)一的管理方法，完善管理制度，提高自身的業(yè)務(wù)能力和素養(yǎng)，讓檔案管理部門更好的為社會主義事業(yè)的發(fā)展提供幫助。

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