莫嘉良

摘 要：隨著近年來(lái)我國(guó)信息技術(shù)的健康可持續(xù)發(fā)展，我國(guó)檔案管理歸檔整理分類(lèi)也得到了飛速的發(fā)展。人們開(kāi)始追求效率更高的信息整理手段，因此對(duì)檔案管理歸檔整理分類(lèi)的質(zhì)量也提出了新的要求。本文主要分析了檔案管理歸檔整理分類(lèi)的技巧，期望能夠推動(dòng)檔案管理的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理;歸檔;整理;分類(lèi)

隨著近年來(lái)我國(guó)檔案管理技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理系統(tǒng)也有了巨大的進(jìn)步。如何提升檔案管理的質(zhì)量已經(jīng)成為現(xiàn)階段的我們必須重視的問(wèn)題。檔案管理工作具有內(nèi)容豐富、體系完善、檔案價(jià)值高的特點(diǎn)，因此，檔案管理機(jī)制也變得越來(lái)越完善。但隨著科技的進(jìn)步與發(fā)展，以往的檔案管理體制已經(jīng) 無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)階段發(fā)展的需求，因此要重視檔案管理工作。本文主要分析了檔案管理的歸檔整理分類(lèi)技巧，期望能夠推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)步與發(fā)展。

1 檔案管理歸檔分析

1）相關(guān)概念。檔案管理的歸檔指的是對(duì)檔案中的內(nèi)容，將其以件為單位，從文轉(zhuǎn)換成檔案的一種過(guò)程，稱(chēng)為歸檔[1]。歸檔是檔案管理的源頭，也是檔案管理工作開(kāi)展的第一步。其對(duì)于整個(gè)檔案管理工作有著重要的意義，只有確保歸檔工作的效率，才能確保后去檔案管理工作的順利開(kāi)展。在歸檔環(huán)節(jié)，我們要降低錯(cuò)誤率，提升檔案管理的效率。因此，要合理的安排歸檔，幫助后續(xù)工作使用。歸檔工作時(shí)檔案管理后續(xù)工作細(xì)節(jié)化的重要保障。

2）基本原則。歸檔工作作為檔案管理工作的開(kāi)端，有著更加嚴(yán)格的基本原則。為了方便后續(xù)檔案管理工作更加順利地開(kāi)展，要注重歸檔環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確性，確保分類(lèi)的準(zhǔn)確才能確保檔案歸檔以后能夠方便地開(kāi)展后續(xù)檔案管理工作。確保準(zhǔn)確性才能確保后續(xù)工作的便捷性。其次，是要確保整理分類(lèi)的規(guī)范性，歸檔工作要注重規(guī)范性，才能確保后續(xù)檔案管理時(shí)更加方便進(jìn)行數(shù)據(jù)與行的分析工作。最后，要重視歸檔工作的嚴(yán)肅性。許多工作人員在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，都認(rèn)為檔案管理的工作內(nèi)容重復(fù)性高、較為無(wú)聊，因此對(duì)檔案管理工作不夠重視。其實(shí)歸檔管理工作相當(dāng)嚴(yán)肅，每一份檔案都有著重要的意義?？赡芄ぷ魅藛T隨手處理的每一份檔案，都有可能對(duì)整個(gè)行業(yè)內(nèi)部產(chǎn)生巨大的影響。因此要求工作人員重視自身的檔案管理工作，做到準(zhǔn)確、規(guī)范、嚴(yán)肅，方便后續(xù)的檔案管理工作。如果無(wú)法確?；A(chǔ)的檔案管理工作質(zhì)量，那么與未進(jìn)行歸檔本質(zhì)上并沒(méi)有什么區(qū)別[2]。

3）注意事項(xiàng)。對(duì)檔案管理系統(tǒng)而言，歸檔是整個(gè)系統(tǒng)的第一個(gè)環(huán)節(jié)，有著非常重要的意義。如何將歸檔環(huán)節(jié)系統(tǒng)化操作，是我們現(xiàn)階段所應(yīng)該重視的問(wèn)題。工作人員在進(jìn)行歸檔時(shí)，應(yīng)該意識(shí)到，歸檔環(huán)節(jié)本質(zhì)上并不是重復(fù)單一的工作，而是一個(gè)在歸檔過(guò)程中進(jìn)步與創(chuàng)新的環(huán)節(jié)。工作人員在歸檔過(guò)程中應(yīng)該調(diào)查與研究歸檔的高效化與精簡(jiǎn)化，是檔案系統(tǒng)的資源利用率得到顯著提升，使資源管理的使用變得更加高效。

2 檔案管理歸檔工作的流程

現(xiàn)階段在處理檔案管理工作時(shí)，往往會(huì)經(jīng)歷幾個(gè)重要的環(huán)節(jié)。工作人員首先要收集檔案，對(duì)檔案的分類(lèi)方向進(jìn)行大致地判斷，將檔案裝訂成冊(cè)。然后再對(duì)檔案進(jìn)行排列與分類(lèi)，確保檔案無(wú)誤以后，將檔案編目、成盒。檔案管理工作會(huì)經(jīng)歷以上幾個(gè)環(huán)節(jié)，才能夠確保檔案管理工作的順利完成。檔案管理工作通常會(huì)根據(jù)檔案的問(wèn)題或者檔案的機(jī)構(gòu)進(jìn)行劃分，這樣做能夠確保檔案能夠整齊有序的被管理，也方便后續(xù)工作中想要應(yīng)用檔案時(shí)，有據(jù)可依。因此，要想做好檔案管理工作，也必須嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度開(kāi)展工作。尤其是檔案歸檔的第一層分類(lèi)，其作為檔案區(qū)分的重要環(huán)節(jié)，必須引起重視?，F(xiàn)階段檔案管理工作中普遍存在著不同類(lèi)型檔案與檔案之間沒(méi)有合理的進(jìn)行區(qū)分，出現(xiàn)檔案混淆的現(xiàn)象。這樣做會(huì)對(duì)后續(xù)的檔案管理工作造成巨大的影響。因此，要在檔案管理工作中重視檔案文件的屬性，正確的對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)。

3 歸檔整理分類(lèi)技巧

1）檔案管理建立在整理程序的基礎(chǔ)上。檔案管理過(guò)程中會(huì)涉及內(nèi)容繁多的大量檔案信息，因此要想做好檔案的歸檔整理分類(lèi)工作，就應(yīng)該重視相應(yīng)的整理程序。這個(gè)整理程序在應(yīng)用前，必須由工作人員進(jìn)行統(tǒng)一的調(diào)試和實(shí)驗(yàn)，確保其能夠滿(mǎn)足檔案管理的工作需求以后才能投入使用。檔案管理程序要能夠?qū)崿F(xiàn)信息檔案的分類(lèi)與劃分工作，在劃分時(shí)要以相應(yīng)的特征為基礎(chǔ)進(jìn)行劃分。例如檔案的種類(lèi)、檔案的性質(zhì)、檔案的所屬部門(mén)、檔案的類(lèi)型等，也能夠根據(jù)檔案的構(gòu)成要素、所屬要素進(jìn)行劃分，幫助檔案工作更好的整理與分析。在檔案管理過(guò)程中會(huì)處理到大量的信息，因此也要利用整理程序，對(duì)檔案管理工作內(nèi)容進(jìn)行簡(jiǎn)化，減少后續(xù)工作的壓力[3]。

2）紙質(zhì)檔案與電子檔案的整理與分類(lèi)。在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，會(huì)處理大量不同類(lèi)型的檔案，既有紙質(zhì)檔案，也有電子檔案。隨著我國(guó)信息技術(shù)的發(fā)展，如何合理的對(duì)這些文檔進(jìn)行整理與分類(lèi)，也是檔案管理工作中應(yīng)該重視的。信息技術(shù)的發(fā)展使得電子檔案也得到了很大程度的發(fā)展，而很多單位在處理電子檔案還采用的是紙質(zhì)等級(jí)的形式進(jìn)行操作，這種管理模式的工作效率極為低下。還浪費(fèi)了大量的資源，因此檔案管理方面，我們能夠借助新的技術(shù)進(jìn)行優(yōu)化。電子化檔案管理系統(tǒng)以及檔案自動(dòng)升降柜，能夠使管理變得更加規(guī)范化。事實(shí)上，隨著科技的發(fā)展，檔案的電子化管理和歸檔已經(jīng)成為檔案管理工作中的一個(gè)常態(tài)，這樣更加符合檔案管理工作未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)。這樣做能夠顯著降低檔案管理工作中人力的投入，因此要更新相關(guān)的檔案管理技術(shù)。如果在新時(shí)期仍然堅(jiān)持使用傳統(tǒng)的模式進(jìn)行歸檔，那么就無(wú)法保證歸檔的質(zhì)量。紙質(zhì)檔案優(yōu)化僅限于對(duì)操作方式等環(huán)節(jié)進(jìn)行簡(jiǎn)化。而電子化歸檔能夠顯著提升相應(yīng)的歸檔效率。但要注意的是，隨著近年來(lái)電子化歸檔工作的飛速發(fā)展，工作人員為了跟上軟件進(jìn)步的節(jié)奏，也應(yīng)該定期組織技術(shù)培訓(xùn)，避免出現(xiàn)落后等現(xiàn)象。

3）細(xì)分技巧。事實(shí)上，在檔案管理歸檔工作開(kāi)展的過(guò)程中，也存在著許多技巧。首先要做到的就是按照級(jí)別的輕重進(jìn)行劃分，根據(jù)類(lèi)別對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)與整理。檔案的管理也存在著上級(jí)與下級(jí)，重要性的高低也存在不同。因此在進(jìn)行檔案管理歸檔工作時(shí)，首先應(yīng)該根據(jù)檔案的重要性進(jìn)行劃分。不同級(jí)別的檔案要明確地進(jìn)行劃分，避免后續(xù)工作過(guò)程中出現(xiàn)重復(fù)工作的現(xiàn)象。在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，要始終以檔案管理制度為基準(zhǔn)進(jìn)行檔案劃分，如果在處理檔案時(shí)，檔案的內(nèi)容難以有效分類(lèi)，就應(yīng)該根據(jù)檔案的重要性進(jìn)行劃分。在處理檔案工作時(shí)，也應(yīng)該始終堅(jiān)持先重后輕，優(yōu)先處理重要的檔案。避免出現(xiàn)檔案管理工作雜亂無(wú)章的現(xiàn)象，提升相應(yīng)的工作效率。合理的分類(lèi)能夠顯著提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率，對(duì)于檔案應(yīng)該先進(jìn)性大分類(lèi)，再進(jìn)行小分類(lèi)，如果分類(lèi)還是過(guò)于復(fù)雜化，就應(yīng)該進(jìn)行更深層次的劃分，使歸檔工作變得更加便捷和細(xì)致。

4）分類(lèi)與保管年限的優(yōu)化。檔案與檔案根據(jù)其性質(zhì)的不同，也有著不同的保管年限。因此，文書(shū)檔案若是在保管年限上存在著不同，也不能放在同一個(gè)區(qū)域內(nèi)進(jìn)行保管。有些文件需要永久性保管，而有些文件只需要30年或者10年的保管。因此，在合理的劃分好保管年限以后，應(yīng)該根據(jù)年限的不同進(jìn)行相應(yīng)的分類(lèi)。還要考慮到檔案內(nèi)容對(duì)檔案分類(lèi)的影響，例如工作報(bào)表的檔案、會(huì)議記錄的檔案、計(jì)劃總結(jié)的檔案等，都應(yīng)該進(jìn)行細(xì)致的劃分，提升檔案整理工作的效率。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著近年來(lái)我國(guó)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理工作也發(fā)生了巨大的變化，要想做好檔案管理工作，我們就必須重視檔案管理的歸檔整理分類(lèi)技巧。本文分析了現(xiàn)階段檔案管理歸檔整理分類(lèi)的一些技巧，期望能夠推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)步與發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]梁譯文.建設(shè)工程檔案歸檔管理創(chuàng)新路徑分析[J].居舍，2020（13）：130.

[2]劉微.信息化環(huán)境下建設(shè)項(xiàng)目檔案管理模式思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（08）：139-140.

[3]童文凌.信息時(shí)代辦公室檔案管理工作創(chuàng)新分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（08）：118+120.