[摘 要] 高校新校區(qū)建設(shè)規(guī)模和投資金額大，建設(shè)周期長，參與新校區(qū)建設(shè)單位眾多，在建設(shè)過程中形成大量的、種類繁雜的文件材料。本文對(duì)高校新校區(qū)建設(shè)檔案管理存在的問題進(jìn)行了深入分析，提出了如何做好新校區(qū)建設(shè)檔案歸檔及利用管理的舉措。

[關(guān)鍵詞] 新校區(qū);建設(shè)檔案;歸檔;利用

[作者簡介] 周勤瑾（1980—），女，江蘇南通人，學(xué)士，助理研究員，三江學(xué)院校（黨）辦檔案室主任，研究方向?yàn)闄n案管理。

[中圖分類號(hào)] G647? ? [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A? ? [文章編號(hào)] 1674-9324（2020）30-0024-02? ? [收稿日期] 2019-09-12

新校區(qū)建設(shè)檔案是新校區(qū)整個(gè)建設(shè)過程中直接形成的具有保存利用價(jià)值的文字、圖表、聲像等原始材料，既是工程建設(shè)竣工驗(yàn)收、交付使用的必要材料，也是新校區(qū)建成交付使用后維修等工作的重要依據(jù)和憑證。三江學(xué)院因自身發(fā)展的需要準(zhǔn)備整體搬遷至江寧經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)江蘇軟件園內(nèi)新建校區(qū)辦學(xué)，目前，已完成新校區(qū)建設(shè)工程總體規(guī)劃設(shè)計(jì)[1]。高校新校區(qū)建設(shè)規(guī)模大，投資金額大，建設(shè)項(xiàng)目多，建設(shè)周期長。參與新校區(qū)建設(shè)單位眾多，建設(shè)過程中形成大量的、種類繁雜的文件材料，如何完成這些文件材料的收集歸檔并做好這些文件材料的利用工作，是項(xiàng)目建設(shè)管理負(fù)責(zé)人、各參建單位管理者、檔案工作者的重要職責(zé)。因此，做好新校區(qū)建設(shè)檔案歸檔及利用管理顯得尤為重要。

一、新校區(qū)建設(shè)檔案管理存在的問題

（一）文件材料來源數(shù)量大、種類多，收集困難

新校區(qū)建設(shè)所產(chǎn)生的文件材料具有復(fù)雜多樣性和廣泛性，所涉及的單位、人員眾多，而且是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，因此，新校區(qū)建設(shè)文件材料的收集是一項(xiàng)復(fù)雜和難度較大的工作。有些材料在整個(gè)建設(shè)過程中會(huì)被多次反復(fù)利用，掌握這些材料的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人為了方便使用，不會(huì)及時(shí)將材料移交給學(xué)校檔案管理部門，甚至?xí)霈F(xiàn)拖延不移交的情況。由于種種原因，給新校區(qū)建設(shè)檔案的收集帶來很大的困難。

（二）檔案意識(shí)薄弱，檔案人員和經(jīng)費(fèi)配備不足

我院的經(jīng)費(fèi)來源比較單一，主要依靠收取學(xué)生的學(xué)費(fèi)，為了學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展，學(xué)校會(huì)用較少的人員辦較多的事情，崗位設(shè)置和人員使用上是一人多崗、一崗多職。

在新校區(qū)建設(shè)項(xiàng)目管理過程中，分管新校區(qū)建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)都重視建設(shè)項(xiàng)目的進(jìn)度、質(zhì)量、安全等工作，而忽視對(duì)建設(shè)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)。新校區(qū)建設(shè)檔案在整理歸檔前一般是由建設(shè)部門負(fù)責(zé)保管，而負(fù)責(zé)保管的人員多為兼職檔案員，還有其他事務(wù)性工作要做，容易忽視新校區(qū)建設(shè)檔案的收集、保管，同時(shí)也缺乏專業(yè)的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，使新校區(qū)建設(shè)檔案的歸檔質(zhì)量無法得到保證。

（三）新校區(qū)建設(shè)檔案管理制度缺乏

我院的新校區(qū)建設(shè)項(xiàng)目目前即將進(jìn)入施工圖設(shè)計(jì)階段，但是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)沒有同步布置建設(shè)檔案管理工作。新校區(qū)建設(shè)檔案收集、整理、保管、利用的制度均未制定，檔案工作沒有制度保障。

二、新校區(qū)建設(shè)檔案管理的舉措

（一）建立并完善新校區(qū)建設(shè)檔案管理制度

制度是保障檔案管理工作高質(zhì)量完成的基石。要做好新校區(qū)建設(shè)檔案的管理工作，在新校區(qū)建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)之初就應(yīng)該根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)，[2]按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，遵循檔案自然形成規(guī)律，制定一系列行之有效的適合本校實(shí)際情況的管理制度。

（1）制定新校區(qū)建設(shè)檔案收集、整理、歸檔的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。通過制定《新校區(qū)建設(shè)檔案分類方案》《新校區(qū)建設(shè)檔案歸檔范圍及保管期限》《新校區(qū)建設(shè)檔案編制與整理規(guī)則》等制度，對(duì)新校區(qū)建設(shè)檔案的整理標(biāo)準(zhǔn)、歸檔范圍、保管期限等都作出詳細(xì)的規(guī)定，并以發(fā)文的形式發(fā)布至各相關(guān)單位及建設(shè)單位，使各相關(guān)部門及建設(shè)單位按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案的收集整理，為新校區(qū)建設(shè)檔案的歸檔質(zhì)量夯實(shí)基礎(chǔ)。（2）明確新校區(qū)建設(shè)檔案的管理要求。通過制定《新校區(qū)建設(shè)檔案管理實(shí)施細(xì)則》《新校區(qū)建設(shè)檔案員崗位職責(zé)及獎(jiǎng)懲》《新校區(qū)建設(shè)檔案驗(yàn)收程序和方法》等制度來明確學(xué)校對(duì)新校區(qū)建設(shè)檔案工作的統(tǒng)一管理，對(duì)參建單位進(jìn)行有效的監(jiān)督與指導(dǎo)，確保檔案管理工作與工程建設(shè)項(xiàng)目同步進(jìn)行;明確新校區(qū)建設(shè)辦和檔案管理部門在檔案管理工作中的責(zé)任，要求新校區(qū)建設(shè)檔案員跟進(jìn)建設(shè)工程項(xiàng)目的進(jìn)度，督促各參建單位及時(shí)將已完成的建設(shè)檔案收集整理預(yù)立卷;明確與參建單位簽訂合同、協(xié)議時(shí)必須設(shè)立專門條款，確定建設(shè)、監(jiān)理、施工等參建單位的工程項(xiàng)目管理人員及檔案員在建設(shè)檔案收集歸檔過程中各自應(yīng)負(fù)的責(zé)任及獎(jiǎng)懲;明確在建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收階段同時(shí)對(duì)建設(shè)檔案進(jìn)行驗(yàn)收，確定具體的建設(shè)檔案驗(yàn)收程序和方法。

（二）明確新校區(qū)建設(shè)檔案的歸檔流程

新校區(qū)建設(shè)時(shí)間長，如果等到整個(gè)建設(shè)工程完成后再進(jìn)行檔案歸檔，就會(huì)出現(xiàn)檔案損壞或缺失，從而影響檔案歸檔的質(zhì)量。要做好檔案歸檔工作，就要明確檔案的歸檔流程。在歸檔流程中最重要的是對(duì)校內(nèi)相關(guān)部門和各參建單位提出歸檔要求，即必須在建設(shè)項(xiàng)目每一個(gè)階段結(jié)束后，及時(shí)向?qū)W校檔案管理部門整理移交該階段形成的文件材料，這樣就能及時(shí)查驗(yàn)該階段檔案是否完整，進(jìn)行查漏補(bǔ)缺。

（1）新校區(qū)建設(shè)前期準(zhǔn)備階段。新校區(qū)建設(shè)辦檔案員在建設(shè)項(xiàng)目前期準(zhǔn)備階段結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)收集整理該階段產(chǎn)生的文件材料，并移交學(xué)校檔案管理部門。（2）新校區(qū)建設(shè)工程施工階段。新校區(qū)建設(shè)辦及學(xué)校檔案管理部門檔案員在施工階段應(yīng)深入現(xiàn)場了解施工進(jìn)度，并督促項(xiàng)目建設(shè)施工單位檔案員在每一個(gè)子項(xiàng)目結(jié)束后，及時(shí)向?qū)W校檔案管理部門整理移交該子項(xiàng)目施工期間形成的文件材料。比如在地基與基樁項(xiàng)目完成后，項(xiàng)目施工單位檔案員及時(shí)收集整理地基與基樁施工文件材料后移交學(xué)校檔案管理部門。（3）新校區(qū)建設(shè)工程竣工驗(yàn)收階段。學(xué)校項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、學(xué)校檔案管理部門及新校區(qū)建設(shè)辦檔案員應(yīng)及時(shí)與監(jiān)理單位和施工單位檔案員對(duì)接，重點(diǎn)對(duì)工程竣工報(bào)告、工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄、竣工圖紙等竣工驗(yàn)收文件進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的審驗(yàn)，確?？⒐を?yàn)收文件材料的規(guī)范、完整。

三、做好新校區(qū)建設(shè)檔案的利用工作

（一）新校區(qū)建設(shè)過程中的檔案利用

新校區(qū)建設(shè)前期綜合性文件在整個(gè)建設(shè)過程中會(huì)被多次重復(fù)利用，很容易出現(xiàn)損壞、缺失，為檔案工作帶來不可估量的損失。為此，在實(shí)際工作中，最直接有效的辦法就是將原件保存起來，提供復(fù)制件進(jìn)行查閱利用。比如對(duì)建設(shè)過程中需要經(jīng)常用到的立項(xiàng)批文、總體規(guī)劃、合同協(xié)議等檔案建立相應(yīng)的復(fù)制件卷宗，既能保證快速便捷地查閱、復(fù)印，又能保證檔案的安全。

在建設(shè)過程中不可避免地會(huì)出現(xiàn)需要借用原件的情況，怎樣才能保證原件能有借有還。首先，要在新校區(qū)建設(shè)檔案查借閱制度中規(guī)定借閱人必須填寫檔案查借閱申請(qǐng)表，申請(qǐng)表中需借閱單位負(fù)責(zé)人簽字同意，對(duì)造成檔案損壞的借閱人員進(jìn)行嚴(yán)厲的處罰。其次，要在查借閱制度中規(guī)定檔案工作人員必須詳細(xì)記錄借閱單位、借閱人員、借閱文件材料名稱、借閱用途、借閱時(shí)間、擬歸還時(shí)間等。通過制度的嚴(yán)格實(shí)施來保證借出檔案的安全。

（二）新校區(qū)建設(shè)完成后的檔案利用

新校區(qū)建設(shè)完成后，為了能更高效地提供檔案利用，可以對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，除了將檔案案卷目錄、文件目錄錄入檔案管理系統(tǒng)外，還要對(duì)檔案及時(shí)進(jìn)行數(shù)字化，將紙質(zhì)原始檔案進(jìn)行掃描成圖保存至檔案管理系統(tǒng)中。比如建設(shè)檔案中的竣工圖，由于幅面大，普通的復(fù)印機(jī)無法進(jìn)行復(fù)制，在利用中檔案部門也無法提供復(fù)印件，只能提供原件進(jìn)行查借閱。如對(duì)竣工圖進(jìn)行掃描，使用掃描件就能減少竣工圖在查借閱過程中受到的磨損，又便于利用。

本文的研究目的主要是為了把新校區(qū)建設(shè)過程中形成的文件材料完整、正確地收集歸檔，并進(jìn)行科學(xué)分類、系統(tǒng)整理后便于計(jì)算機(jī)管理和檔案的數(shù)字化處理，為檔案的利用提供可靠依據(jù)。在實(shí)施過程中還會(huì)有不盡如人意的地方，我們將不斷調(diào)整和完善。

參考文獻(xiàn)

[1]秦紅.淺談高校新校區(qū)基建檔案收集的難點(diǎn)和對(duì)策[J].大眾科技，2016（12）：105-106.

[2]董瑞芬.試論高校基建檔案的特點(diǎn)與管理[J].湖南環(huán)境生物職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2009（1）：86-88.

Research on Archiving and Utilization Management of Archives of New Campuses Construction in Colleges and Universities

ZHOU Qin-jin

（Sanjiang College，Nanjing，Jiangsu 210012，China）

Abstract：Large-scale and long-term construction of new campuses in colleges and universities with large amount of investment and many units involved causes a large number and complicated kinds of archival documents.The present study makes an in-depth analysis of the problems in the management of the construction archives of new campuses in colleges and universities and proposes some measures on how to do a good job in the archiving and utilization management of the construction archives of the new campuses.

Key words：new campus;construction archives;archiving;utilization