豐自鳳

【摘要】新時代，圖書館讀者的需求多樣化、咨詢多元化，而辦公室作為高校圖書館的重要職能部門，應(yīng)該明確服務(wù)本位，理順職能定位，強化其工作的責任感和主動性，積極探究優(yōu)化服務(wù)的對策，增強主動服務(wù)意識，注重綜合能力的提升，實現(xiàn)科學化管理，促進圖書館職能部門橫向協(xié)作，進一步優(yōu)化服務(wù)讀者。

【關(guān)鍵詞】高校圖書館;辦公室;服務(wù)本位;科學管理;優(yōu)化服務(wù)

一、辦公室工作性質(zhì)特點

辦公室是一個機構(gòu)的綜合性部門，是對外服務(wù)的窗口，起著上傳下達、協(xié)調(diào)各方的樞紐作用。圖書館辦公室負責圖書館的各種接待、會議培訓、公文管理、人事管理、統(tǒng)計年度數(shù)據(jù)、安全保衛(wèi)、后勤管理等綜合性的工作。作為圖書館的中樞部門，辦公室工作直接影響全館各項工作能否正常運行，直接關(guān)系圖書館的整體形象和對外聲譽，其工作的重要性是不言而喻的。眾所周知，辦公室工作內(nèi)容繁雜、事務(wù)性強，工作千頭萬緒，涉及方方面面，辦公室工作人員一般都較少。在此現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，辦公室應(yīng)該克服個方面客觀條件的限制，明確服務(wù)本位，理順教育職能和信息服務(wù)職能的定位，加強科學管理，提高自身綜合素養(yǎng)，搭建各職能部門之間橫向協(xié)作的橋梁，探索讀者服務(wù)的優(yōu)化對策，滿足讀者多樣性、個性化的切實需求，為讀者提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、更細心的服務(wù)、更貼心的服務(wù)。

二、明確服務(wù)本位，優(yōu)化服務(wù)讀者

（一）增強主動服務(wù)意識，多樣化服務(wù)讀者。圖書館辦公室聯(lián)絡(luò)左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外，承擔圖書館的文件收發(fā)、制定工作計劃、統(tǒng)計分析、管理檔案、對外溝通與宣傳等事務(wù)性工作，但絕大多數(shù)圖書館辦公室只配備1人，少數(shù)配備2人。面對辦公室人員缺少，工作多而雜的現(xiàn)狀，辦公室工作人員應(yīng)該增強主動服務(wù)的意識，總結(jié)經(jīng)驗，協(xié)調(diào)好業(yè)務(wù)工作與讀者服務(wù)工作之間的關(guān)系。針對常規(guī)性工作，提前籌劃，從讀者的角度出發(fā)，以問題為導向，從細節(jié)改善，提前預(yù)測可能遇到的問題，而不能等待問題的出現(xiàn)，要提前給出解決的方案，走在問題前面，切實滿足廣大讀者的需求。例如，一年一度的世界讀書日活動、讀書會、專題講座、學術(shù)報告等工作，可以事前做好準備、籌備計劃，為其他日常性工作或臨時性工作留出充足的應(yīng)對時間。以廣大讀者，尤其是當代大學生喜聞樂見的方式服務(wù)讀者，探索多樣化服務(wù)讀者的工作方式方法，充分發(fā)揮新媒體技術(shù)的作用，制作宣傳小視頻，詮釋圖書館各部門職能，介紹圖書館資源。例如圖書的采購、進館、錄入系統(tǒng)到上架等采編流程，可錄制成小視頻，打開圖書參編的神秘面紗，不僅從小處宣傳了圖書館文獻資源，更直觀地讓廣大讀者、其他職能部門館員了解了圖書館文獻資源的采編過程。結(jié)合學科館員定期進院系，深入了解讀者，線上線下共同宣傳圖書館。

（二）搭建互動橋梁，促進橫向協(xié)作。辦公室是圖書館的重要組成部分，起著承上啟下的作用，要主動搭建各職能部門之間互動的橋梁，承擔起探索職能部門橫向協(xié)作的責任，應(yīng)該起到的是分解、組織統(tǒng)籌的作用，而不是全盤包攬，依據(jù)本館實際情況，借鑒先進圖書館經(jīng)驗，制定本館實施方案，并逐步完善細化。很多高校圖書館組織機構(gòu)都是按照圖書文獻進館后處置流程來設(shè)置的，只是部門名稱的大同小異而已。例如，天津醫(yī)科大學圖書館主要職能部門有圖書館辦公室、資源采購部、參考咨詢部、流通部、期刊部和技術(shù)支持部。目前，圖書館各職能部門之間的橫向協(xié)作較少，基本都是“各自為主”，很少與其他部門聯(lián)合工作。為了更好地深入開展圖書館各項工作，為讀者提供更深層次、更加精準、更加專業(yè)的服務(wù)，增強工作活力，圖書館辦公室應(yīng)該主動思考如何協(xié)調(diào)各職能部門，充分發(fā)揮各職能部門館員主觀能動性，逐步探索職能部門之間橫向協(xié)作的途徑，并形成長效機制，促進圖書館職能的更好實現(xiàn)。辦公室優(yōu)化整合本館各方面資源，依據(jù)本館實際情況，深入探究各職能部門橫向協(xié)作實現(xiàn)途徑，充分發(fā)揮各職能部門所長，形成知識的合力和智慧的精華。圖書館讀者閱讀活動策劃與執(zhí)行：閱讀推廣活動，如每年的世界讀書日系列活動、讀書會活動，可以流通部、期刊部為主，其他部門抽調(diào)人員輔助，辦公室提供物資、后勤支持;數(shù)字資源推廣活動，如數(shù)據(jù)庫培訓、專業(yè)講座、學術(shù)會議等由辦公室、參考咨詢部和技術(shù)支持部聯(lián)合策劃開展。深入開展學科服務(wù)工作：由參考咨詢部牽頭，各職能部門抽調(diào)館員，有意愿做此項工作，有一定學科服務(wù)工作基礎(chǔ)的館員均可參與。文獻資源推薦工作：流通部通過面對面接觸讀者收集讀者薦書;各部門學科館員進院系，一對一，點對點，有針對性地進行深入調(diào)查讀者需求，并征集讀者推薦書目;辦公室通過問卷調(diào)查、留言本、微信公眾號、館長郵箱、意見箱等途徑收集，資源采購部系統(tǒng)篩選并整理后進行招標采購。

三、因“事”制宜，加強科學管理

針對不同圖書館管理對象、范圍和當下面臨的關(guān)鍵環(huán)節(jié)或重大問題，因“事”制宜采取不同的管理方式進行不同層面及不同部分間的序化協(xié)調(diào)管理，為更好地發(fā)揮圖書館教育職能和信息服務(wù)職能作用，教學、科研工作中文獻信息資源中心的作用，需要對圖書館的人員、圖書館的規(guī)章制度、圖書館的資產(chǎn)進行科學管理，凸顯管理中的科學精神和人文關(guān)懷。

（一）明晰責任意識，提升綜合素養(yǎng)。高校圖書館是學校的文獻信息資源中心，辦公室協(xié)調(diào)館領(lǐng)導與館員、館員與讀者、圖書館各職能部門以及學校各職能部門之間的工作，因此，辦公室工作人員的綜合能力和整體素質(zhì)的高低直接影響著圖書館各項工作的工作效率，而工作人員的自我提升最終的目的也是對讀者服務(wù)的優(yōu)化、再升級。1.增強學習的自覺性，提升職業(yè)責任感。在日常工作中，要多思考，多調(diào)查，多研究，主動總結(jié)經(jīng)驗，學習各類技能，增強業(yè)務(wù)能力。例如，研究各類會議的記錄格式、記錄內(nèi)容、文件歸檔等規(guī)范，做到分類清楚，執(zhí)行簡單，提高辦事效率。服務(wù)是圖書館一成不變的話題，服務(wù)更是辦公室的職責所在，為廣大讀者服務(wù)、為廣大教職工服務(wù)。優(yōu)化辦公室工作，要從小處著手、從細節(jié)出發(fā)，為廣大服務(wù)對象提供貼心的服務(wù)、暖心的服務(wù)。例如，增加綠植的擺放，美化閱覽環(huán)境;注意服務(wù)讀者時語言的細節(jié);為讀者提供多樣化的借閱信息查閱途徑、還書提醒;深入探討如何實現(xiàn)閱覽室空間布局、桌椅顏色搭配與擺放的科學管理與靈活管理，最大化利用圖書館有限的閱覽空間，最大化滿足讀者的需求。2.加強自身建設(shè)，增強綜合能力。辦公室負責起草各類文件，較高的文字寫作水平是基本的要求。辦公室工作人員要利用圖書館文獻資源優(yōu)勢，積極參加學校組織的各類培訓講座，向同事學習經(jīng)驗，學習公文寫作知識，規(guī)范公文撰寫格式，提高公文寫作能力。明確當前中心工作和重點工作，合理安排，分清工作的輕重緩急，做到有條不紊。同時，要樹立大局意識，增強自身的協(xié)調(diào)能力，充分調(diào)動各職能部門館員的積極性，凝聚合力，探索以最少的人力、財力、物力等資源來完成更多的工作，科學地進行管理，以達到最佳的效果。

（二）明確職責分工，強化資產(chǎn)管理。固定資產(chǎn)是高校圖書館開展各項業(yè)務(wù)工作和讀者服務(wù)工作必不可少的資源，科學地管理圖書館的固定資產(chǎn)意義重大，不僅可以提高圖書館固定資產(chǎn)的利用率，還是加強科學管理一種方式方法。高校圖書館的固定資產(chǎn)主要包括通用設(shè)施設(shè)備、專用設(shè)備、家具、圖書、期刊等，圖書館應(yīng)該根據(jù)不同種類的固定資產(chǎn)，結(jié)合學校相關(guān)固定資產(chǎn)處置規(guī)章流程，建立實際可行的管理制度和責任機制，實現(xiàn)專人負責，實現(xiàn)有序、科學的管理。就天津醫(yī)科大學圖書館而言，圖書館依據(jù)學校固定資產(chǎn)的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本館實際情況，研究制定了《天津醫(yī)科大學圖書館固定資產(chǎn)處置實施細則（試行）》，明確各職能部門的責任分工，實行崗位責任制，落實到人。領(lǐng)導干部一人主管、一人分管圖書館的固定資產(chǎn)，每類資產(chǎn)設(shè)定一名資產(chǎn)管理員負責全館該類資產(chǎn)的管理工作，各職能部門則指定一名館員專人負責該部門圖書館的設(shè)施設(shè)備、家具、圖書、期刊等固定資產(chǎn)的管理，嚴格按照實施細則執(zhí)行，并定期開展部門內(nèi)部資產(chǎn)自查和全館資產(chǎn)清查工作。

（三）完善規(guī)章制度，發(fā)揮制度優(yōu)勢。無規(guī)矩不成方圓，黨的十九屆四中全會《決定》中強調(diào)了制度的重要性。高校圖書館工作是一項業(yè)務(wù)性、服務(wù)性和專業(yè)性比較強的工作。規(guī)章制度是圖書館管理的依據(jù)，圖書館管理是規(guī)章制度的實踐，各高校圖書館應(yīng)該明確本館規(guī)章制度有哪些，缺少哪些，應(yīng)該有哪些，如何落實，確保規(guī)章制度能夠滿足時代的要求，確保規(guī)章制度的全面、可執(zhí)行，不能成為一紙空文，無人問津。圖書館應(yīng)該依據(jù)本館實際，完善各職能部門職責、業(yè)務(wù)相關(guān)規(guī)章流程、圖書情報服務(wù)等制度，構(gòu)建系統(tǒng)完備、科學規(guī)范、運行有效的制度體系，把制度優(yōu)勢更好地轉(zhuǎn)化為圖書館治理效能。制定規(guī)章制度，最終的目的是落實執(zhí)行、解決問題，實現(xiàn)規(guī)范的管理。規(guī)章制度的執(zhí)行還需要監(jiān)督制約和效果評價，圖書館在建立制度體系的同時，也應(yīng)該建立相應(yīng)的監(jiān)督評價體系，以便保障規(guī)章制度的科學性與規(guī)范性。實時公開制度的制定過程與落實過程，自覺接受全館各職能部門的監(jiān)督、全體館員的監(jiān)督、全校其他職能部門的監(jiān)督以及廣大讀者的監(jiān)督。要定期進行研判分析，針對執(zhí)行過程中遇到的問題，進行不斷的完善，逐步構(gòu)建科學合理、操作規(guī)范的制度體系以及對應(yīng)的管理體系。

四、結(jié)語

優(yōu)秀的高校圖書館行政管理模式的基礎(chǔ)來源于整體的精準定位與人才的科學管理。高校圖書館辦公室在明確自身服務(wù)本位的基礎(chǔ)上，工作人員增強自身的寫作能力、管理能力、組織能力、協(xié)調(diào)能力，主動探索優(yōu)化讀者服務(wù)的策略，充分調(diào)動全體館員的積極性，協(xié)調(diào)職能部門之間的橫向協(xié)作，加強科學的管理，在有限的條件下，創(chuàng)造無限的可能性，以便取得最佳的效益。

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