蔣盾

【摘要】醫(yī)院的人事檔案管理，應(yīng)當(dāng)要適應(yīng)信息化時(shí)代的新形式和新要求。在信息化時(shí)代醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案，特別是新員工檔案的信息化管理。新員工檔案管理制度的建立，對(duì)于促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的整體效率、增強(qiáng)醫(yī)院管理環(huán)境的現(xiàn)代化，具有十分重要的意義。本文從信息化時(shí)代檔案管理的特點(diǎn)入手，闡述了信息化時(shí)代做好醫(yī)院新員工檔案管理的必要性和重要性，分析了當(dāng)前檔案管理中存在的問題，并提出了提升新員工檔案管理效能、推進(jìn)醫(yī)院整體管理能力再提升的路徑探索。

【關(guān)鍵詞】信息化時(shí)代;醫(yī)院;新員工;檔案管理;路徑思考

醫(yī)院作為公共服務(wù)機(jī)構(gòu)，為確保其能夠持續(xù)為公眾提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，發(fā)揮醫(yī)院治病救人、救死扶傷的作用，醫(yī)院每年都會(huì)遴選大批的優(yōu)秀畢業(yè)生進(jìn)入醫(yī)院工作，同時(shí)也會(huì)面向社會(huì)公開招聘，引進(jìn)不同層次的人才。每一個(gè)新進(jìn)員工入職前，醫(yī)院檔案管理部門都會(huì)對(duì)其檔案進(jìn)行專項(xiàng)審核、任前審核，并出具相關(guān)認(rèn)定材料。入職后新進(jìn)員工人事檔案由醫(yī)院人事部門統(tǒng)一管理，由于每個(gè)員工的檔案來源地不同、個(gè)人經(jīng)歷不同所形成的檔案材料各有不同，甚至有缺失檔案原始材料的情況發(fā)生。因此，醫(yī)院的人事檔案管理部門需要借助一些信息化手段或現(xiàn)代化的技術(shù)來提高新員工檔案的管理質(zhì)量，方便員工的同時(shí)也增強(qiáng)了醫(yī)院檔案管理的整體水平，為醫(yī)院以后用人提供良好的依據(jù)和保障。

一、信息化時(shí)代醫(yī)院新員工檔案管理的特點(diǎn)

（一）載體電子化。信息化時(shí)代必然帶來了技術(shù)上的改革和創(chuàng)新，信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院的檔案管理中已經(jīng)歷一段時(shí)間了，最明顯的改變就是檔案的電子化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化檔案管理方式，而信息化檔案管理不僅可以使其保管加密，使其查詢起來也更加便捷，而傳統(tǒng)的檔案管理模式也已經(jīng)不符合現(xiàn)代化醫(yī)院的發(fā)展情況了。醫(yī)院的新員工是醫(yī)院的新生力量，這部分人員的檔案管理也同樣應(yīng)該采用電子化的方式，這樣方便檔案整理的同時(shí)也更加便于人事檔案的開發(fā)利用，使得檔案管理上到一個(gè)新的臺(tái)階。

（二）形式多樣化。醫(yī)院的新員工檔案中包含的內(nèi)容很多，比如入學(xué)材料、入黨材料、任免材料、工資材料，年齡、工齡、黨齡，學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等等，每一項(xiàng)都是員工檔案的重要組成部分，對(duì)于一個(gè)完整的檔案來說，這些材料缺一不可。然而，隨著時(shí)代的發(fā)展，員工檔案所包含的內(nèi)容也在逐漸擴(kuò)展，而檔案的形式也呈現(xiàn)出多種多樣的特點(diǎn)，以后圖片、音頻、視頻等資料都有可能成為員工檔案中的一部分。個(gè)人檔案的多樣化，也將使得檔案更具有時(shí)代感和立體感，也使個(gè)人的歷史更加生動(dòng)、具體。

（三）材料歸檔及時(shí)化。信息化時(shí)代，員工可以利用信息化的檔案管理平臺(tái)，及時(shí)將新近形成的材料進(jìn)行上傳，經(jīng)過人事檔案管理部門審核后進(jìn)行登記，而后分類進(jìn)行歸檔，這不僅能夠?qū)T工檔案資料及時(shí)更新，在一定范圍內(nèi)也豐富員工的檔案內(nèi)容。

二、信息化時(shí)代做好醫(yī)院新員工檔案管理的必要性

（一）有助于醫(yī)院人力資源的優(yōu)化配置。新員工是按照醫(yī)院發(fā)展的要求招聘進(jìn)來的，醫(yī)院要取得良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，還要贏得長期穩(wěn)定的發(fā)展，需要將人員進(jìn)行優(yōu)化配置，為人力資源決策提供可靠依據(jù)。尤其是新員工進(jìn)入醫(yī)院以后，醫(yī)院對(duì)新員工并不是很了解，急需通過檔案了解新員工的價(jià)值所在，利用信息化手段能夠快速準(zhǔn)確地分析出新員工的優(yōu)勢，從而幫助醫(yī)院的人力資源部門合理安排，發(fā)揮其專長和潛力。

（二）有助于醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的提升。新員工檔案是醫(yī)院人事檔案中重要的組成部分，做好新員工的檔案管理，完善新員工檔案內(nèi)容，按照制度規(guī)范將新員工檔案妥善保存對(duì)于醫(yī)院檔案管理整體水平的提升是具有重要意義的。新員工是醫(yī)院發(fā)展的潛力和動(dòng)力，對(duì)其檔案的管理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的原則，切實(shí)做好相關(guān)事宜。

（三）有助于提高醫(yī)院現(xiàn)代化管理水平。在醫(yī)院長期發(fā)展過程中，檔案記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷史、病案研究、人才引進(jìn)等信息，醫(yī)院的檔案管理情況直接反映了醫(yī)院的現(xiàn)代化管理水平。新員工檔案作為檔案管理的一部分，也在其中發(fā)揮著不可忽視的重要作用。信息時(shí)代利用信息技術(shù)手段增強(qiáng)新員工檔案管理的安全性和利用率，能夠幫助醫(yī)院進(jìn)一步提升工作效率，實(shí)現(xiàn)更好的管理。

三、當(dāng)前醫(yī)院新員工檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理理念與方法落后。雖然部分醫(yī)院已經(jīng)開始對(duì)人事檔案實(shí)施信息化管理，但依然還有許多醫(yī)院沿用傳統(tǒng)的檔案管理理念，沒有引進(jìn)電子信息設(shè)備，而仍然保留原始的人工查閱檔案的方式;部分醫(yī)院雖然已經(jīng)配備了相應(yīng)的管理設(shè)備，但由于人員素質(zhì)能力或其他方面的不足，對(duì)檔案管理的方式仍然以手動(dòng)操作為主，這樣極容易在檔案管理過程中出現(xiàn)疏漏。

（二）檔案管理信息化建設(shè)滯后。首先，傳統(tǒng)的檔案管理相對(duì)于電子化檔案管理來說，所需要的存儲(chǔ)空間更大，并且對(duì)于資料的分類以及裝訂有著相應(yīng)的要求。然而，電子化檔案就空間難度來說相對(duì)較低，且查詢起來也更加容易。其次，醫(yī)院管理部門對(duì)檔案部門重要性認(rèn)識(shí)的缺失直接導(dǎo)致人事檔案管理在信息化建設(shè)上面的滯后。部分醫(yī)院在新員工入職時(shí)，并沒有嚴(yán)格地審查檔案信息，而醫(yī)院信息化建設(shè)的落后則導(dǎo)致新員工檔案也沒有按照電子檔案的統(tǒng)一要求進(jìn)行歸檔，這就造成后期可能出現(xiàn)檔案原始材料缺失，造成檔案內(nèi)容不完整，降低了檔案管理工作的效率。

（三）檔案管理隊(duì)伍能力略欠缺。目前來看，我國大部分地區(qū)的人事檔案管理人員都普遍存在學(xué)歷較低、年齡較大的特點(diǎn)，缺乏專業(yè)人員的管理能力和實(shí)際操作能力，他們對(duì)于信息技術(shù)的掌握能力與年輕的、具有專業(yè)技術(shù)背景的人員相比是有一定差距的。然而，不同醫(yī)院對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)態(tài)度直接決定了檔案管理的水平，部分醫(yī)院認(rèn)為檔案管理只是簡單的保管檔案，沒有技術(shù)含量，沒有專業(yè)性。因此檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)能力一直不高，導(dǎo)致新進(jìn)員工檔案審核整理不到位。

（四）新員工檔案信息數(shù)據(jù)欠缺。當(dāng)前，部分醫(yī)院的檔案管理能力依然有限，因而對(duì)于人事檔案管理的重視程度并不是很高，新員工檔案沒有引起醫(yī)院的重視。有些醫(yī)院只掌握有編制的人員的檔案，而大量編外人員的檔案則需要依靠第三方機(jī)構(gòu)來進(jìn)行代管，這就造成醫(yī)院所掌握的人員信息不夠完整，因此在需要查閱檔案時(shí)，往往只能到代理機(jī)構(gòu)去查閱，極大地耗費(fèi)人力、物力、財(cái)力。與此同時(shí)，由于檔案管轄區(qū)域限制，部分新進(jìn)人員的檔案信息完整度難以受到醫(yī)院的管控，這就極易造成新員工檔案材料出現(xiàn)疏漏，導(dǎo)致部分信息數(shù)據(jù)欠缺。

（五）新員工檔案開發(fā)利用率較低。員工檔案是了解員工并進(jìn)行人力資源優(yōu)化配置的最佳途徑之一，然而許多醫(yī)院還是無法做到這一點(diǎn)。新員工的檔案在員工入職交到醫(yī)院后就直接放到檔案室保存或制作成電子版存入計(jì)算機(jī)中，除非本人需要查閱開具相關(guān)證明，否則幾乎很少被用到，員工檔案資源幾乎沒有進(jìn)行開發(fā)利用，而部分非在編人員而由第三方機(jī)構(gòu)代管的新員工檔案就更少有機(jī)會(huì)被查閱，這對(duì)于醫(yī)院合理安排人員、充分利用人力資源發(fā)揮員工各自優(yōu)勢是非常不利的。

四、信息化時(shí)代醫(yī)院新員工檔案管理路徑探索

（一）建立現(xiàn)代化檔案意識(shí)，重視檔案管理。檔案管理應(yīng)當(dāng)引起醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視，醫(yī)院應(yīng)該利用各種宣傳方式，針對(duì)員工進(jìn)行宣傳檔案管理的重要性和必要性，尤其是人事檔案管理對(duì)于醫(yī)院人力資源最優(yōu)配置的作用應(yīng)當(dāng)被全體醫(yī)院員工所了解，也能在平常的工作中讓每個(gè)員工發(fā)揮其職責(zé)。醫(yī)院還應(yīng)該制定相應(yīng)的檔案管理制度，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。信息時(shí)代帶來了管理理念和管理方式的變革，建立現(xiàn)代檔案管理意識(shí)，持續(xù)增強(qiáng)對(duì)員工檔案的管理是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。特別是對(duì)于新員工檔案，更要適應(yīng)新時(shí)代新形勢下的新要求，保證新員工檔案的完整性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，在審查、審核、歸檔等流程中按照相應(yīng)的制度和程序規(guī)范管理，標(biāo)準(zhǔn)操作，全面提升新員工檔案管理的科學(xué)化水平。

（二）推進(jìn)數(shù)字化信息化，創(chuàng)新工作局面。進(jìn)入信息時(shí)代后，互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)手段已經(jīng)深入到檔案管理領(lǐng)域中。醫(yī)院也應(yīng)順應(yīng)形勢的發(fā)展變化，將人事檔案信息化建設(shè)納入醫(yī)院總體的發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中，充分調(diào)動(dòng)資金、技術(shù)及人力，深入學(xué)習(xí)貫徹《干部人事檔案工作條例》《全國檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，完善醫(yī)院的信息化管理制度與檔案管理制度，保證數(shù)字信息化檔案管理工作的專業(yè)性與高效性，推動(dòng)全體員工的人事檔案管理工作全面提高水平。

（三）加強(qiáng)兼職人員作用，組建檔案隊(duì)伍。鑒于部分醫(yī)院存在編制、財(cái)務(wù)等方面的困難，檔案管理人員人數(shù)被壓縮，在此情況下，醫(yī)院可以采用組建專兼職檔案管理隊(duì)伍的方式來增強(qiáng)檔案管理的隊(duì)伍力量。在做好新員工檔案管理的過程中，首先要求專職檔案人員在新員工入職時(shí)就對(duì)其檔案內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格的審核，確保檔案信息不丟項(xiàng)、不漏項(xiàng)，而在長時(shí)間的工作中，員工檔案還會(huì)逐步進(jìn)行豐富，這就要求新員工所屬部門的兼職檔案人員及時(shí)提供相關(guān)情況，提醒員工豐富、增加檔案內(nèi)容，以保證員工檔案更新的及時(shí)性和內(nèi)容的完整性。

（四）基于前端控制理論，提升檔案質(zhì)量。將新員工的人事檔案作為重點(diǎn)內(nèi)容獨(dú)立管理本身就是前端控制理論思想的體現(xiàn)，只有將人事檔案在“入口”處把好關(guān)，才能在根源上規(guī)范人事檔案材料及管理，為這些人事檔案管理的案卷質(zhì)量提供堅(jiān)實(shí)的保障。在新員工入職時(shí)，人事檔案部門要注重基礎(chǔ)檔案信息數(shù)據(jù)的審核，按照醫(yī)院檔案管理制度的要求逐項(xiàng)、逐步進(jìn)行，確保三齡二歷信息準(zhǔn)確，并及時(shí)錄入人力資源管理信息系統(tǒng)，以備提取利用。對(duì)審核發(fā)現(xiàn)的問題要及時(shí)聯(lián)系相關(guān)人員妥善處理，以最嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的態(tài)度完成入職檔案審查工作，提升新員工檔案質(zhì)量。

（五）注重檔案人才培養(yǎng)，構(gòu)建培訓(xùn)體系。檔案人才的培養(yǎng)對(duì)于信息化時(shí)代新員工人事檔案管理的發(fā)展至關(guān)重要。檔案管理是專業(yè)性很高的工作，即使是傳統(tǒng)形式下檔案管理也需要檔案管理的專業(yè)人才來進(jìn)行。而信息化時(shí)代的人事檔案管理，結(jié)合了信息化技術(shù)和方式，對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理是一種創(chuàng)新和突破，對(duì)于檔案管理人員而言，對(duì)其專業(yè)能力也提出了更高的要求。除原有的熟悉檔案分類、儲(chǔ)存等傳統(tǒng)管理手段和知識(shí)外，更重要的是要對(duì)信息技術(shù)有充分的了解，并能夠熟練地運(yùn)用到檔案管理的日常工作中。而目前而言，醫(yī)院對(duì)檔案管理的重視程度不夠，檔案一般沒有專門的部門管理，而是由人事部門工作人員兼管。這使得檔案管理不具有延續(xù)性和穩(wěn)定性，往往出現(xiàn)管理人員對(duì)于檔案管理流程和方法不熟悉，人員崗位流動(dòng)等都可能影響檔案管理的穩(wěn)定性。那么，對(duì)于人員素質(zhì)要求更高信息化管理方式而言，這種非專人且非專業(yè)人士管理的模式根本無法滿足信息化管理對(duì)管理人才的需求。因而，筆者認(rèn)為，如果醫(yī)院要采用信息化手段管理人事檔案，首先應(yīng)當(dāng)專設(shè)檔案管理崗位，并且根據(jù)信息化系統(tǒng)的要求，對(duì)檔案管理專干進(jìn)行培訓(xùn)，在符合操作要求后方能上崗。同時(shí)，檔案管理人員的崗位應(yīng)當(dāng)減少調(diào)動(dòng)，以保持崗位的穩(wěn)定性，從而保證在一定時(shí)期內(nèi)形成檔案管理的體系和制度。

五、結(jié)束語

綜上所述，人事檔案管理對(duì)于醫(yī)院的綜合發(fā)展是具有重要作用的。新員工檔案屬于人事管理檔案的一部分，在適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的基礎(chǔ)上增強(qiáng)對(duì)新員工檔案的管理和利用對(duì)于提升醫(yī)院人事檔案管理開發(fā)利用率，加強(qiáng)醫(yī)院人力資源管理的工作效率，達(dá)到人盡其用、人盡其才的目標(biāo)是非常有益的。因此，醫(yī)院應(yīng)該在深入學(xué)習(xí)《干部人事檔案工作條例》的基礎(chǔ)上，增強(qiáng)對(duì)于新員工檔案重要性的認(rèn)識(shí)，建立現(xiàn)代化的檔案管理理念，并推進(jìn)醫(yī)院檔案管理部門的信息化建設(shè)進(jìn)程，從管理上、人員配備上幫助人事檔案管理開創(chuàng)新局面，并在前進(jìn)的道路上不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)新員工檔案的嚴(yán)格管理。

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