李佳麗 王廣新

摘 要：現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展延伸了檔案事業(yè)價值鏈，改變了檔案管理內(nèi)容、目標(biāo)、重心和方式，檔案信息化成為時代熱詞和檔案學(xué)研究的重點。具體到農(nóng)業(yè)種子科技檔案領(lǐng)域，做好農(nóng)業(yè)種子科技檔案細膩阿虎建設(shè)，進一步對不同種類的種子檔案進行精細化管理，能夠提升農(nóng)業(yè)種子科技檔案的利用效益，彰顯農(nóng)業(yè)種子科技檔案在農(nóng)業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、農(nóng)業(yè)科研中的價值。文章就農(nóng)業(yè)種子科技檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實意義進行分析，指出當(dāng)先信息化建設(shè)中存在的不足，借鑒相關(guān)理論提出自己的建議，旨在進一步提升種子管理站檔案服務(wù)能力和創(chuàng)新水平。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)種子;信息化;科技檔案;對策;現(xiàn)實意義

1 農(nóng)業(yè)種子科技檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實意義

1.1 提升檔案管理實效，為農(nóng)業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供科學(xué)依據(jù)

農(nóng)業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營結(jié)構(gòu)的調(diào)整和優(yōu)化背景下，農(nóng)業(yè)種子在農(nóng)業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的重要性不斷凸顯。做好農(nóng)業(yè)種子科技檔案信息化建設(shè)工作，將種子質(zhì)量、特性、選育率以及其他重要信息資源記錄在相關(guān)的電子終端，能夠確保相關(guān)的信息資料長久保存和多次利用[1]。除此之外，注重信息化技術(shù)的應(yīng)用，可以實現(xiàn)長久保存的目標(biāo)。信息化社會，種子管理站要實現(xiàn)檔案高效管理的目標(biāo)，必須要借助相應(yīng)的信息技術(shù)，提升效率。例如，以數(shù)字化的形式對農(nóng)業(yè)種子科技檔案進行管理，可以減少紙質(zhì)檔案所長用的物理空間。

1.2 確保農(nóng)業(yè)種子科技檔案的系統(tǒng)性，反作用于農(nóng)業(yè)種子科學(xué)研究

農(nóng)業(yè)種子科研活動是一種社會實踐活動，離不開對既往種子科研成果、種子科研數(shù)據(jù)以及其他信息資料的參考和借鑒。農(nóng)業(yè)種子科技檔案是重要的信息憑證，詳細記錄了既往科研活動中的各項信息，能夠為科研人員提供信息參考、決策咨詢，幫助科研人員更好地開展下一步的科研活動[2]。一方面，做好農(nóng)業(yè)種子科研檔案信息化建設(shè)工作，便于檔案管理人員及時更新與銷毀檔案資源，避免檔案資源堆積。另一方面，做好農(nóng)業(yè)種子科技檔案工作，可以對不同種類的種子科技檔案進行科學(xué)化管理，確保檔案管理的系統(tǒng)性，助力于種子科學(xué)研究?？傮w而言，農(nóng)業(yè)種子科研檔案信息化建設(shè)工作可以避免人力資源、財力資源和物力資源的浪費，最大限度地挖掘檔案價值。

2 農(nóng)業(yè)種子科技檔案信息化建設(shè)中存在的主要問題

2.1 農(nóng)業(yè)種子科技檔案信息化進程緩慢

當(dāng)下，部分種子管理站仍然處于“雙軌化”的管理狀態(tài)，對紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案進行雙重管理，難以適應(yīng)檔案資料增多的形式。一是種子科技檔案數(shù)字化進程緩慢，沒有及時對既往科研活動中產(chǎn)生的紙質(zhì)檔案資源進行處理。部分管理站所購置的硬件設(shè)施和軟件設(shè)備無法滿足種子檔案數(shù)字化管理的基本要求，難以快速對紙質(zhì)檔案進行處理。二是種子科技檔案信息化建設(shè)標(biāo)準不明確，存在重復(fù)處理、重復(fù)加工、重復(fù)勞動的現(xiàn)象，影響信息化建設(shè)實效。在缺乏相關(guān)規(guī)章制度的情況下，部分業(yè)務(wù)人員錄入檔案資源的過程中沒有按照既定的標(biāo)準操作，也沒有將其轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一的格式，導(dǎo)致檔案管理人員需要重復(fù)對其進行加工，影響檔案管理的嚴謹性和規(guī)范性。

2.2 農(nóng)業(yè)種子科技檔案立卷歸檔滯后

一是立卷歸檔的時限不明確，許多農(nóng)業(yè)種子科技檔案沒有及時移交檔案管理部門，檔案管理人員無法及時錄入檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案更新緩慢[3]。二是云計算技術(shù)、自然語言搜索技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用度不高，許多自動化的數(shù)據(jù)分析模型、算法模型沒有建立，難以對科研活動中產(chǎn)生的科研信息直接錄入和同步，需要檔案管理人員手工錄入。

2.3 尚未建立相關(guān)的農(nóng)業(yè)種子科技檔案數(shù)據(jù)庫

當(dāng)下，部分種子管理站尚未建立農(nóng)業(yè)種子科技檔案數(shù)據(jù)庫，無法將“死檔案”變成“活資訊”，難以朝著“知識管理”“智庫管理”的方向發(fā)展。一是缺乏可供參考的借鑒，檔案管理人員不知從何入手開展相關(guān)的數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作。二是OA辦公系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)之間存在數(shù)據(jù)壁壘，大量與種子科研相關(guān)的信息資源無法實現(xiàn)同步、共享，影響數(shù)據(jù)庫建設(shè)效率。三是種子科研檔案數(shù)據(jù)庫的使用權(quán)限、管理權(quán)限不明，存在保密風(fēng)險和使用風(fēng)險。部分地區(qū)種子管理站雖然建立了種子科技檔案數(shù)據(jù)庫，但沒有明確相關(guān)的權(quán)責(zé)，導(dǎo)致檔案資源在管理和使用過程中出現(xiàn)無序化的問題。

3 農(nóng)業(yè)種子科技檔案信息化建設(shè)的對策

3.1 推進農(nóng)業(yè)種子科技檔案信息化進程，夯實信息化建設(shè)基礎(chǔ)

為了更好地解決人力資源與檔案資源失衡的問題，適應(yīng)檔案資源不斷增多的形勢，必須要推進農(nóng)業(yè)種子科技檔案信息化進程。一是要結(jié)合種子管理站實際需求采購相應(yīng)的微縮相機、高速掃描儀、格式轉(zhuǎn)化軟件、格式處理軟件以及檔案管理軟件，確保能夠盡快將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式。二是要建立《農(nóng)業(yè)種子科技檔案信息化建設(shè)標(biāo)準》等相關(guān)的規(guī)章制度，明確信息化建設(shè)的內(nèi)容、標(biāo)準和流程，提升信息化建設(shè)的規(guī)范性和科學(xué)性。

3.2 做好種子科技檔案立卷歸檔工作，保障實效性

信息化環(huán)境下，農(nóng)業(yè)種子科技檔案應(yīng)當(dāng)及時在檔案管理系統(tǒng)中立卷，并歸入相關(guān)的版塊。一方面，從檔案更新的角度來看，隨著農(nóng)業(yè)種子科研檔案活動深入推進，部分失效檔案資源需要被銷毀。為此，種子管理站應(yīng)明確信息移交時限和錄入時限，確保檔案管理人員能夠及時銷毀失效檔案，錄入最新的檔案資源，提升檔案資源的準確性和時效性。另一方面，將云計算技術(shù)、自然語言搜索技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)融入種子科技檔案管理中，建立相關(guān)的數(shù)據(jù)分析模型、算法模型，實現(xiàn)“一次處理，多次使用”的目標(biāo)，進而提升檔案管理實效。

3.3 推動農(nóng)業(yè)種子科技檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，充分發(fā)揮農(nóng)業(yè)種子科技檔案價值

信息化社會，推動農(nóng)業(yè)種子科技檔案信息化的目標(biāo)絕不僅僅是為了提升信息資源整合能力，更是為了幫助農(nóng)業(yè)科研活動、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營，發(fā)揮檔案價值。一是要強化在數(shù)據(jù)庫領(lǐng)域的培訓(xùn)，幫助檔案管理人員科學(xué)認識檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作，推動檔案管理工作朝著數(shù)據(jù)化、智能化、共享化的方向發(fā)展。二是要進一步打通OA辦公系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)壁壘，便于科研人員、檔案管理人員以及其他人員在既有權(quán)限范圍內(nèi)錄入相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)信息，提升種子管理站整體的信息管理效率。三是要明確種子科研檔案數(shù)據(jù)庫的使用權(quán)限、管理權(quán)限，避免出現(xiàn)泄密安全事件。種子管理站可以通過規(guī)章制度的方式對相關(guān)的流程、內(nèi)容、使用權(quán)限、管理權(quán)限加以明確，實現(xiàn)精細化管理。

4 結(jié)束語

近幾年來，數(shù)據(jù)鏈、數(shù)據(jù)庫、云計算、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、人工智能……不斷出現(xiàn)在媒體報道、學(xué)術(shù)研究以及實務(wù)工作當(dāng)中，圍繞農(nóng)業(yè)種子科技檔案管理的話題也不斷豐富。農(nóng)業(yè)種子科技檔案來源于農(nóng)業(yè)種子科學(xué)研究以及其他農(nóng)業(yè)科技活動，是種子信息的結(jié)合體，對我國農(nóng)業(yè)生產(chǎn)與農(nóng)業(yè)科研具有重要的意義。過去一段時間內(nèi)，部分種子管理站存在“重科研工作，輕檔案管理”的現(xiàn)象，導(dǎo)致農(nóng)業(yè)科研檔案信息化進程緩慢。故此，相關(guān)人員必須要轉(zhuǎn)變觀念，樹立創(chuàng)新思維，推動農(nóng)業(yè)種子科技檔案信息化建設(shè)步伐。具體而言，一是要推進農(nóng)業(yè)種子科技檔案信息化進程，夯實信息化建設(shè)基礎(chǔ);二是要做好種子科技檔案立卷歸檔工作，保障實效性;三是要推動農(nóng)業(yè)種子科技檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，充分發(fā)揮農(nóng)業(yè)種子科技檔案價值。

參考文獻

[1]趙彥鵬.加強生產(chǎn)經(jīng)營檔案管理? 建立種子全程可追溯機制[J].種子世界，2016（12）：14-15.

[2]繆斌.種子管理檔案存在的問題及改進建議[J].種子世界，2016（11）：11-12.

[3]黃桂蓉.種子科技檔案在農(nóng)業(yè)生產(chǎn)中的地位及作用[J].北京農(nóng)業(yè)，2012（06）：283.