柴曉晨

摘 要：時(shí)代在進(jìn)步，科技在發(fā)展，信息化已經(jīng)成為現(xiàn)階段各行各業(yè)發(fā)展的主流趨勢，并日益改變著人們的生活。因此，作為站在國家行政管理體制改革風(fēng)口浪尖上的事業(yè)單位，要意識(shí)到傳統(tǒng)的檔案管理工作模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)行的工作需求，必須要順應(yīng)時(shí)代趨勢進(jìn)行改革。事業(yè)單位的檔案管理工作必須要與信息化接軌，這樣既可以保證檔案資料可以得到永久的保存，方便快速地對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)閱，又極大提高了工作效率，促進(jìn)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化;策略

當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)條件下，檔案管理更加專業(yè)化、職業(yè)化，而信息技術(shù)的發(fā)展為檔案工作帶來機(jī)遇的同時(shí)，也帶來相應(yīng)的挑戰(zhàn)。信息化建設(shè)的重要性以及其帶來的巨大影響已經(jīng)被廣泛重視，先行者已經(jīng)進(jìn)入檔案管理信息化建設(shè)的探索時(shí)期，現(xiàn)階段檔案管理模式不再滿足新時(shí)代事業(yè)單位的發(fā)展所需，檔案業(yè)務(wù)重心逐漸轉(zhuǎn)向信息化建設(shè)。但檔案信息化建設(shè)過程中依然存在一些問題，影響著信息化建設(shè)的健康發(fā)展。對(duì)此，要進(jìn)行信息化建設(shè)要素的優(yōu)化，有效的組織管理是關(guān)鍵，管理水平的高低直接影響人才培養(yǎng)質(zhì)量與運(yùn)行效率。而檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案工作人員首要面臨的工作。

1 信息化建設(shè)的重要性

1）提高工作效率。加強(qiáng)信息化建設(shè)能夠加快檔案資料的整理，從而提高檔案管理工作的效率。眾所周知，我國進(jìn)入了互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)的要求越來越大。在工作中，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也必不可少，它能使我國的檔案管理更加規(guī)范、迅速，與傳統(tǒng)檔案整理方式相比，大大的提升了工作效率，也減輕了工作人員的工作量，讓管理人員能夠從繁重的工作中釋放出來。

2）提升檔案整理的準(zhǔn)確性。在進(jìn)行檔案管理工作中，檔案整理的準(zhǔn)確是最基本的工作要求，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)，可以保障資料信息的準(zhǔn)確，有利于檔案管理工作的開展。尤其是事業(yè)單位的方案管理，它必須具備客觀、準(zhǔn)確的記錄，具有嚴(yán)肅性，這樣才能夠保證整理后的檔案資料萬無一失。

3）檔案資料保存的多元化。傳統(tǒng)的檔案保存模式均是采用紙質(zhì)檔保存，如果材料不甚丟失，會(huì)給整個(gè)事業(yè)單位帶來影響。隨著科技的發(fā)展，現(xiàn)在的檔案保存模式不再單一化，它能夠通過大量現(xiàn)代化的管理手段進(jìn)行存儲(chǔ)，從而推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展。

2 當(dāng)前事業(yè)單位在強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)中存在的不足

1）缺少相應(yīng)的工作制度。檔案信息化建設(shè)需要有健全的工作制度作為管理的工作保障。但是在有的事業(yè)單位中，還沒有健全和完善制度建設(shè)。具體表現(xiàn)在制度的內(nèi)容不夠優(yōu)化。有的事業(yè)單位所建立的檔案工作制度仍然沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的內(nèi)容，沒有按照最新的檔案管理要求建立工作制度。有的事業(yè)單位在建立強(qiáng)化信息化建設(shè)上雖然建立了工作制度，但是工作制度在執(zhí)行過程中沒有得到有效的貫徹落實(shí)。另外，有的單位建立了檔案信息化建設(shè)的工作制度，而且與信息化建設(shè)結(jié)合得比較緊密，但是工作制度沒有及時(shí)修改，制度的制訂和工作的執(zhí)行之間存在錯(cuò)位的現(xiàn)象。

2）缺少專業(yè)管理人才。運(yùn)用信息化建設(shè)開展檔案管理時(shí)，可以提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。但是在實(shí)際工作中，檔案管理人員的素質(zhì)還有待進(jìn)一步提升，具體表現(xiàn)在有的人員比較精通傳統(tǒng)的檔案管理工作業(yè)務(wù)，但是由于對(duì)信息化建設(shè)所了了解得不夠多，以至于在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)還存在不夠到位的現(xiàn)象。另外，檔案管理人員中有的人員不具有專業(yè)的知識(shí)背景，是從其他的工作崗位中抽調(diào)到該崗位上的，對(duì)信息化建設(shè)下的檔案管理工作內(nèi)容了解得不夠精細(xì)，工作中還沒有達(dá)到專業(yè)化的要求。

3）應(yīng)用信息化的手段以及工作載體還不夠豐富。新形勢下將信息化建設(shè)和檔案管理工作相結(jié)合起來，需要對(duì)信息載體進(jìn)行不斷優(yōu)化，但是有的事業(yè)單位在實(shí)際的檔案管理中，沒有對(duì)信息載體進(jìn)行多方面的利用。例如僅僅將計(jì)算機(jī)作為檔案管理的方式，沒有綜合開發(fā)運(yùn)用信息管理平臺(tái)，也沒有綜合運(yùn)用手機(jī)等其他的載體作為檔案管理的新形式。另外，檔案管理在應(yīng)用信息載體時(shí)沒有完全將保密性作為基礎(chǔ)工作，沒有安裝保密工作軟件，使得檔案管理容易出現(xiàn)信息泄露。

3 檔案管理信息化建設(shè)的措施

1）樹立信息化觀念。在信息化背景下，事業(yè)單位的檔案管理人員要積極轉(zhuǎn)變思想，樹立先進(jìn)的信息化意識(shí)，在工作中運(yùn)用信息化的視角和觀念進(jìn)行工作。同時(shí)，事業(yè)單位要定期宣傳最新的信息化成果，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有從業(yè)人員的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、交流，使他們可以學(xué)習(xí)和掌握網(wǎng)絡(luò)知識(shí)技術(shù)，以應(yīng)對(duì)檔案管理信息化的各項(xiàng)工作、提高工作效率。

2）建立安全有效的檔案管理機(jī)制。檔案的用途與作用就是為事業(yè)單位工作順利開展提供更加全面的信息資源，為檔案適用對(duì)象提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，對(duì)于大量檔案信息資源的有效管理需建立出一套安全有效的檔案管理機(jī)制，以確保、維護(hù)檔案信息資源的完整與安全，消除虛假信息。檔案管理部門針對(duì)檔案信息材料增強(qiáng)檢測力度，對(duì)于網(wǎng)上的檔案資源要嚴(yán)格審核。檔案使用人員要及時(shí)反饋檔案使用情況，檔案管理人員認(rèn)真聽取使用人員的意見與建議，不斷優(yōu)化檔案管理工作。

3）加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)。事業(yè)單位檔案管理信息化的滲透，以至于檔案管理當(dāng)時(shí)發(fā)生改變。檔案管理工作范圍不斷擴(kuò)大，內(nèi)容更加廣泛，對(duì)于檔案管理人員提出新要求，要求管理人員具有專業(yè)技能與理論知識(shí)的同時(shí)，還要具備專業(yè)素養(yǎng)與信息操作能力。對(duì)此，事業(yè)單位要定期為檔案管理人員提供相應(yīng)的培訓(xùn)，提高管理人員專業(yè)素養(yǎng)，保障檔案管理者計(jì)算機(jī)軟件操作技術(shù)過硬，以實(shí)現(xiàn)信息化檔案的有效管理。同時(shí)增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，對(duì)檔案管理人員工作能力進(jìn)行考核，保證檔案管理工作高效率進(jìn)行。

4）強(qiáng)化多樣化的信息化建設(shè)。在檔案管理中，為了更好地推進(jìn)信息化建設(shè)，可以采取多種工作方式加以推進(jìn)。特別是在新媒體時(shí)代，“互聯(lián)網(wǎng)+”等技術(shù)得到有效的發(fā)展，很多媒介形式都可以應(yīng)用到檔案管理之中。例如檔案信息化建設(shè)的工作平臺(tái)就可以成為檔案管理的重要形式，要對(duì)工作平臺(tái)進(jìn)行科學(xué)的設(shè)計(jì)，在平臺(tái)上設(shè)計(jì)不同的版塊，對(duì)檔案管理進(jìn)行智能化的設(shè)計(jì)，使得檔案管理與科學(xué)技術(shù)能夠緊密融合。再比如，可以開發(fā)手機(jī)軟件，在手機(jī)上就可以對(duì)檔案管理進(jìn)行操作。

5）保證事業(yè)單位檔案管理信息化的安全性。檔案管理的信息化建設(shè)，可以實(shí)現(xiàn)檔案資料的資源共享，同時(shí)也給檔案資源的安全性帶來的挑戰(zhàn)，因此，必須要保證檔案資料的安全性。檔案管理人員要對(duì)檔案資料根據(jù)分類和密級(jí)程度做好加密設(shè)置、訪問權(quán)限、身份識(shí)別等安全措施。同時(shí)，要時(shí)刻注意網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)的安全，應(yīng)在系統(tǒng)中設(shè)置防火墻，及時(shí)更新殺毒軟件，以便更好地起到預(yù)防保護(hù)作用。對(duì)于涉密單位，應(yīng)按照涉密管理規(guī)定，對(duì)各類密級(jí)文件進(jìn)行專業(yè)整理及歸檔。此外，要配備專門的檔案室，并且配有檔案柜、除濕器、除塵器，安裝防盜門窗，配備防火器等基礎(chǔ)設(shè)施，最大限度地保證檔案資料的安全性。

4 結(jié)語

信息化儼然成為社會(huì)發(fā)展的主流趨勢。事業(yè)單位作為國家的重要分支，更要順應(yīng)時(shí)代的潮流加強(qiáng)信息化建設(shè)。我們要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，針對(duì)工作中發(fā)現(xiàn)的不足之處，采取有效的措施予以解決，為檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造良好環(huán)境。同時(shí)積極引進(jìn)人才，構(gòu)建完善的檔案管理體系，提高檔案管理工作效率，以保證檔案管理工作的保密性和安全性，促進(jìn)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)發(fā)展。

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