張麗

摘 要：事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)充分的充分重視開展文件資料的歸檔整理工作，形成綜合性的文件檔案歸檔控制體系，有效的保證檔案文件的價值，減少和控制檔案處置成本，達(dá)到提高檔案處置效率的目標(biāo)。只有剔除高風(fēng)險的檔案，才能保證檔案管理體系穩(wěn)步運(yùn)行，發(fā)揮檔案的使用價值。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;文件歸檔;控制策略

本文主要分析事業(yè)單位文件歸檔工作現(xiàn)狀，總結(jié)事業(yè)單位文件歸檔問題隱患，根據(jù)信息化的時代特征，研究有效的文件歸檔處置方法，形成綜合性的文件歸檔管理機(jī)制，達(dá)到提高檔案歸檔處置有效性的目標(biāo)，從而為事業(yè)單位的檔案高度共享打下基礎(chǔ)，解決檔案管理的具體隱患。

1 事業(yè)單位檔案文件整理的主要原則

1）檔案保存工作主要問題。事業(yè)單位檔案歸檔工作是檔案使用的基礎(chǔ)，有些事業(yè)單位不注重加大歸檔管理工作的控制力度，未能形成綜合性的歸檔控制機(jī)制，因此影響檔案管理工作的科學(xué)性。例如，有些事業(yè)單位未能形成良好全面的檔案管理工作機(jī)構(gòu)，不能明確檔案管理控制的重點，缺乏有效的文件來源與處置機(jī)制。還有的事業(yè)單位沒能明確的文件歸檔的責(zé)任分工，檔案文件處置的時間、原則、內(nèi)容與方法控制不明確，檔案內(nèi)部未能形成有效的聯(lián)系機(jī)制，因此影響檔案管理工作的整體效率。事業(yè)單位還要從提高文件的檢索與使用效率出發(fā)，創(chuàng)新文件歸檔控制的方式方法，著力形成優(yōu)化的文件歸檔工作體系，達(dá)到創(chuàng)新、務(wù)實、求真、高效的檔案歸檔管理工作機(jī)制。

2）檔案保管利用的原則。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)從檔案管理與共享運(yùn)用的現(xiàn)實需要出發(fā)，著力構(gòu)建綜合性的檔案管理工作體系，豐富檔案文件處置的方法，著力形成綜合性的檔案管理工作機(jī)制，提高檔案管理的整體效率。首先，保證檔案數(shù)據(jù)信息的安全性，基于事業(yè)單位的關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息形成實時綜合性的歸檔處置工作機(jī)制。做到重點檔案限時歸檔。其次，保證檔案管理歸檔的標(biāo)準(zhǔn)化水平，加大數(shù)據(jù)信息的自動化存儲水平，發(fā)揮各級檔案管理人員的崗位職責(zé)，要求所有檔案管理責(zé)任人按照相關(guān)法規(guī)進(jìn)行歸檔處置。第三，還要提高數(shù)據(jù)信息的檢索質(zhì)量，加大數(shù)據(jù)信息的綜合性控制，形成強(qiáng)有力的文檔歸檔監(jiān)管工作機(jī)制，提高數(shù)據(jù)信息控制的針對性，從而解決文檔控制的現(xiàn)實問題。第四，運(yùn)用信息技術(shù)手段控制檔案歸檔處置的成本，基于事業(yè)單位日益增加的數(shù)據(jù)量現(xiàn)實，提高檔案歸檔處置的效率，降低檔案歸檔工作的成本，達(dá)到以提高總結(jié)歸檔有效性目標(biāo)。

2 事業(yè)單位檔案歸檔整理方法

1）文件資料整理的方法。文件資料的整理應(yīng)當(dāng)按照周期性、持續(xù)性、針對性和全面性的原則進(jìn)行，注重根據(jù)檔案歸檔整理工作的任務(wù)需要，創(chuàng)新檔案文件的歸檔工作方式，明確歸檔處理的重點，達(dá)到系統(tǒng)化歸檔整理的目標(biāo)。首先，提高文件檔案信息的保存價值，對現(xiàn)有的檔案資料進(jìn)行有效全面的區(qū)分，提高文件整理的科學(xué)化水平。根據(jù)相關(guān)的法規(guī)條件采用科學(xué)化的文件整理工作方式方法。其次，對事業(yè)單位的內(nèi)部文檔進(jìn)行分類評級，尤其加強(qiáng)行政、業(yè)務(wù)、黨委文件的細(xì)化分類，做到人事、財務(wù)、業(yè)務(wù)、行政、安全檔案的分類存儲。例如，在收到檔案文件時應(yīng)當(dāng)形按照分類機(jī)制進(jìn)行檔案的有效處理，有效避免因處置不當(dāng)造成的文件混淆的問題，做到不同類別的文件指定專人處理。第三，還要加強(qiáng)不同年份的檔案管理工作，提高加密文檔管理的科學(xué)性，應(yīng)當(dāng)注重加密文檔、普遍文檔的有效區(qū)分，切實按照不同級別實現(xiàn)各類文件的專業(yè)化管理。第四，對特殊文件進(jìn)行有效管理，尤其加大視頻、圖片與音頻文檔的收集整理工作力度，對各種特殊文件形式進(jìn)行特殊處理，防止特殊文件被破壞的問題，達(dá)到全面提高文件檔案管理質(zhì)量目標(biāo)。

2）完善檔案歸檔方法。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)提高檔案歸檔工作的效率，注重創(chuàng)新檔案歸檔工作方式，運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云存儲與智能化檔案管理的方式提高檔案歸檔工作的效率。首先，提高檔案管理歸檔工作的效率，優(yōu)化檔案管理工作中的歸檔工作步驟，形成層層負(fù)責(zé)的檔案管理歸檔工作體系，兼職檔案員應(yīng)當(dāng)重點保證檔案數(shù)據(jù)的真實性。專業(yè)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)圍繞著檔案共享需要，檔案的方便查閱與數(shù)據(jù)的優(yōu)化配置開展檔案的專門整理。 其次，還要形成層層報送審批的檔案管理工作機(jī)制，圍繞文檔的歸檔建立良好的意見征求意見機(jī)制、定稿審定工作機(jī)制，以及上級檔案管理部門的監(jiān)督審批機(jī)制。第三，進(jìn)一步提高檔案的編目水平，圍繞著事業(yè)單位專項業(yè)務(wù)工作的開展需要，優(yōu)化文檔編目工作方法，對檔案信息進(jìn)行全面科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)檢索的方式方法，依靠傳統(tǒng)的歸檔責(zé)任人、類目名稱、保管期限進(jìn)行歸檔控制，同時設(shè)置必要的關(guān)鍵數(shù)據(jù)檢索字段，從而提高歸檔管理的針對性，解決歸檔管理的現(xiàn)實問題，達(dá)到提高檔案管理質(zhì)量的目標(biāo)。第四，實現(xiàn)檔案的分類存儲，明確檔案分類管理的目標(biāo)，建立具的檔案分類的時間、內(nèi)容與特點，對檔案進(jìn)行合理的優(yōu)化區(qū)分，形成綜合性檔案管理工作分工體系，重點采用分層管理的工作機(jī)制，實現(xiàn)對檔案材料屬性的有效分類，能夠?qū)n案管理的層級機(jī)制進(jìn)行合理的劃分，例如，明確各業(yè)務(wù)科室、檔案室的管理職責(zé)，針對全宗內(nèi)的檔案進(jìn)行科學(xué)化的分類?；谖募碓?、主體內(nèi)容、建檔時間與管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，從而全面提高檔案管理有效性。

3）信息化歸檔整理方法。信息技術(shù)已經(jīng)成為文件歸檔整理的基礎(chǔ)性工作，信息化歸檔整理工作要求檔案管理人員有較強(qiáng)的信息技術(shù)意識，能夠提高檔案管理的效率，注重提高檔案的下載和應(yīng)用管理工作水平，滿足不同部門人員開展檔案管理歸檔工作的現(xiàn)實需要，將檔案進(jìn)行科學(xué)化的分類，切實依靠專業(yè)軟件進(jìn)行檔案的歸檔。 具體還要建立信息的數(shù)據(jù)化傳送機(jī)制，提高檔案歸檔整理的實時性，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與辦公政務(wù)系統(tǒng)的有效銜接，達(dá)到電子文檔信息的實時全面歸檔的目標(biāo)。電子信息技術(shù)時代應(yīng)當(dāng)縮短檔案歸檔的操作時間，進(jìn)一步優(yōu)化存儲空間，在云存儲的理念下實現(xiàn)全面數(shù)據(jù)信息的收集歸檔。在現(xiàn)有條件下還要實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子信息檔案的同步歸檔，進(jìn)一步在信息技術(shù)理念下實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的科學(xué)歸檔，重點加強(qiáng)紙質(zhì)檔案管理與電了檔案管理人員的交流溝通，形成相互配合的管理體系，進(jìn)一步推動傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案實現(xiàn)電子化歸檔。

4）文件檔案信息的安全控制。信息安全已經(jīng)成為事業(yè)單位檔案管理的重要任務(wù)，加大文檔案的安全管理水平對事業(yè)單位檔案事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展至關(guān)重要。首先，形成綜合化的安全控制機(jī)制，明確檔案管理安全控制的重點環(huán)節(jié)，基于信息化的電子檔案管理需求開發(fā)檔案管理工作機(jī)制，形成專業(yè)的電子檔案管理系統(tǒng)。其次，對電子檔案管理系統(tǒng)的計算機(jī)進(jìn)行物理隔絕，防止因為各種外部接口造成的檔案數(shù)據(jù)信息泄露的問題，尤其注重防止檔案傳遞造成的數(shù)據(jù)風(fēng)險。第三，重點加強(qiáng)辦公管理系統(tǒng)的電子檔案管理工作，提高電子檔案管理的質(zhì)量，解決電子檔案控制與存儲不當(dāng)?shù)膯栴}，實現(xiàn)實時的數(shù)據(jù)信息流的監(jiān)控，保證智能化電子文檔歸檔系統(tǒng)有效運(yùn)轉(zhuǎn)，防止基層數(shù)據(jù)信息控制不足造成的安全隱患。第四，形成檔案歸檔數(shù)據(jù)質(zhì)量的分析機(jī)制，定期的通報檔案歸檔工作情況，基于現(xiàn)有效的數(shù)據(jù)分析機(jī)制防止安全隱患，提高文件歸檔控制工作的科學(xué)性和有效性。

3 結(jié)論

文件歸檔管理仍然是事業(yè)單位檔案文件管理工作的核心任務(wù)之一，在信息技術(shù)不斷普及的當(dāng)下，應(yīng)當(dāng)更加重視做好檔案文件的歸檔整理工作，切實保證檔案文件的真實性、精準(zhǔn)性和有效性，強(qiáng)調(diào)按照檔案文件管理法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)化的進(jìn)行文件整理。在日常歸檔整理過程中需要遵循保管與利用一致的原則，從檔案文件的共享使用需要出發(fā)，切實建立呼應(yīng)時代發(fā)展需要的檔案管理工作方式，更好的體現(xiàn)歸檔服務(wù)于應(yīng)用的價值，發(fā)揮出檔案歸檔整理工作的基礎(chǔ)性價值。

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