厲中云

摘 要：事業(yè)單位內(nèi)部信息的記載，以檔案為重要載體，通過(guò)檔案管理工作的開(kāi)展，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的穩(wěn)定運(yùn)行與長(zhǎng)足發(fā)展提供助力。就大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理中的不足進(jìn)行闡述，明確大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理的基本思路，進(jìn)一步探究大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理效率的提升策略，旨在促進(jìn)事業(yè)單位的持續(xù)健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);事業(yè)單位;檔案管理;效率提升

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，信息技術(shù)的應(yīng)用更為廣泛，事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展，需要以信息化、智能化手段為支持，全面提升檔案管理成效，促進(jìn)檔案資源價(jià)值的最大化發(fā)揮，這對(duì)于事業(yè)單位的自身發(fā)展也至關(guān)重要。但當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中存在一些不足，亟待加以積極改善，以確保事業(yè)單位檔案管理工作得以高效推進(jìn)，更好的迎接大數(shù)據(jù)時(shí)代的諸多挑戰(zhàn)。

1 大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理中的不足

1.1 檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

檔案管理意識(shí)不強(qiáng)也是事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中的主要問(wèn)題，由于人們對(duì)于此類工作的不重視，導(dǎo)致文件的丟失等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，使得檔案信息的有效性、保真性、全面性等都受到影響。但是在如今大數(shù)據(jù)的背景下，每天都會(huì)出現(xiàn)龐大的信息，這些信息都需要人們進(jìn)行技術(shù)的處理，如果檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，就會(huì)造成管理效率的下降，資源的浪費(fèi)，難以發(fā)揮人事檔案真正的作用。

1.2 檔案信息開(kāi)發(fā)不到位

對(duì)檔案信息的利用的有效途徑是開(kāi)發(fā)檔案中的資源，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，將檔案信息利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行管理的有效方式也是對(duì)檔案信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)，只有充分的開(kāi)發(fā)才能夠?qū)F(xiàn)有的檔案信息轉(zhuǎn)移到數(shù)據(jù)庫(kù)中從而利用數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行檔案的管理。但目前事業(yè)單位建立的檔案管理制度主要以儲(chǔ)存為主，缺乏對(duì)檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)的途徑，加之檔案數(shù)據(jù)的日漸增多，檔案數(shù)據(jù)的開(kāi)發(fā)變得越來(lái)越困難，這同時(shí)也不利于事業(yè)單位的健康。

1.3 電子信息保密性問(wèn)題

信息時(shí)代計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用大幅提升了人們的工作效率，事業(yè)單位也不例外，但電子信息在提升工作效率的同時(shí)也帶來(lái)了信息保密的問(wèn)題。事業(yè)單位要提升檔案信息管理效率，就需要將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，而電子檔案與紙質(zhì)檔案不同的是其保密性將進(jìn)一步降低。對(duì)于惡意攻擊者來(lái)說(shuō)，將有更多的方式獲取電子檔案的信息，但這對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)通常是難以發(fā)現(xiàn)的，因此攻擊者的竊密行動(dòng)可能會(huì)造成事業(yè)單位重要信息的泄露，對(duì)單位的信息安全造成影響。

2 大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理的基本思路

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)提升自身的信息化程度，在其他的工作環(huán)節(jié)引入信息化技術(shù)，從而使內(nèi)部工作人員適應(yīng)使用信息化技術(shù)完成工作并接受先進(jìn)技術(shù)帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)。當(dāng)內(nèi)部人員能夠熟練利用信息化技術(shù)時(shí)，再考慮將大量的檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化。檔案信息的特征決定了要將其轉(zhuǎn)化為電子檔案就必須按照科學(xué)的設(shè)計(jì)和指導(dǎo)方針進(jìn)行，為此事業(yè)單位再進(jìn)行檔案信息的轉(zhuǎn)化之前應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身檔案的數(shù)量和性質(zhì)擬定轉(zhuǎn)化的方式，再確保不會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題后再進(jìn)行檔案的轉(zhuǎn)化。

3 大數(shù)據(jù)背景下提升事業(yè)單位檔案管理效率的有效策略

3.1 強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)

事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中必須要重視人員檔案管理意識(shí)的強(qiáng)化，現(xiàn)代社會(huì)的競(jìng)爭(zhēng)，從根本上來(lái)講就是對(duì)于人才的競(jìng)爭(zhēng)，這無(wú)論對(duì)哪個(gè)行業(yè)來(lái)講，都是非常重要的，而在檔案管理行業(yè)來(lái)講，人才更是非常的稀缺，盡管近幾年來(lái)，政府已經(jīng)積極鼓勵(lì)高校，去培養(yǎng)檔案管理的專業(yè)型人才，像是在信息和檔案管理這個(gè)專業(yè)，就要求在對(duì)人才進(jìn)行培養(yǎng)的時(shí)候，要更加側(cè)重檔案管理，同時(shí)更是要求高校，必須加強(qiáng)檔案管理人才的重視力度，要積極的建立一支，檔案管理的團(tuán)隊(duì)，要對(duì)學(xué)生進(jìn)行定期的培養(yǎng)，各個(gè)部門之間也要做好配合。

由于檔案管理工作的性質(zhì)，這一工作在大多數(shù)事業(yè)單位中屬于重要性不高的“閑職”，也并非具有專業(yè)技術(shù)的人才的首選，因此目前我國(guó)大多數(shù)事業(yè)單位中檔案管理人員老齡化程度較為嚴(yán)重，而老年人的思維和技能的顯著不如年輕人，因此當(dāng)未來(lái)事業(yè)單位進(jìn)行檔案電子化后，現(xiàn)有的檔案管理人才將無(wú)法支撐電子檔案的管理和維護(hù)工作。為此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)注重優(yōu)化檔案管理人才的結(jié)構(gòu)，通過(guò)吸納具有相關(guān)技術(shù)和技能的年輕人進(jìn)入的方式確保檔案管理人才能夠支撐單位檔案信息的轉(zhuǎn)化，在檔案管理部門形成“年輕人為主、老年人為輔”的局面，讓有專業(yè)知識(shí)和技能的年輕人充分發(fā)揮其作用。

3.2 加大檔案信息開(kāi)發(fā)力度，完善檔案信息化建設(shè)體系

對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化，需要加大檔案信息開(kāi)發(fā)力度，依照目錄及性質(zhì)來(lái)就現(xiàn)有檔案進(jìn)行分類，保證檔案信息索引建立的完善性，高度整合檔案信息，以確保管理的高效性。在檔案轉(zhuǎn)化過(guò)程中，需保證檔案管理與檢索機(jī)制建立的分級(jí)化，快速檢索檔案信息，采取科學(xué)化的管理方式，為事業(yè)單位的發(fā)展提供內(nèi)在支持?，F(xiàn)代化的檔案管理模式的構(gòu)建，能夠就檔案信息資源進(jìn)行深度挖掘，實(shí)際應(yīng)用更加便捷高效，檔案錄入、分類、管理等流程更為精簡(jiǎn)化，檔案管理效率更高，檔案信息浪費(fèi)的情況也得以防范。

事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)需要通過(guò)有效的途徑來(lái)進(jìn)行實(shí)施，要具有完善的體系和制度來(lái)提供幫助，檔案管理工作者需要對(duì)檔案信息化建設(shè)有一定的深入了解，從而能夠認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，并且在檔案的信息化建設(shè)上將制度進(jìn)行完善和補(bǔ)充，同時(shí)對(duì)建設(shè)進(jìn)行大力投入，加強(qiáng)檔案建設(shè)的水平。

3.3 制定管理機(jī)制，落實(shí)信息安全防護(hù)

在把握大數(shù)據(jù)時(shí)代形勢(shì)的基礎(chǔ)下，事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展，需要立足實(shí)際制定檔案管理機(jī)制，保證機(jī)制的對(duì)應(yīng)性，采取電子檔案信息化管理方式，就電子檔案存儲(chǔ)軟件進(jìn)行有針對(duì)性的開(kāi)發(fā)，檔案信息數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)性、全面性與可靠性得到保證。在管理機(jī)制制定過(guò)程中，必須要明確事業(yè)單位檔案管理目標(biāo)，把握檔案管理具體要求，各層級(jí)人員互相配合，就電子檔案信息化管理范圍加以明確制定，保證管理機(jī)制的科學(xué)性與可行性，為事業(yè)單位檔案管理工作的推進(jìn)提供保障，切實(shí)改善檔案管理效率。

為確保事業(yè)單位檔案管理水平的提升，必須要落實(shí)信息安全防護(hù)，保障檔案信息的安全性、真實(shí)性與完整性。事業(yè)單位信息化檔案管理過(guò)程中，需要妥善管理紙質(zhì)檔案，不可丟失，以加密措施來(lái)對(duì)紙質(zhì)檔案的私密性加以保證。在信息錄入過(guò)程中，必須要對(duì)紙質(zhì)檔案中的內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格、準(zhǔn)確的錄入，促進(jìn)紙質(zhì)檔案真實(shí)化的轉(zhuǎn)化為電子檔案，切不可存在錄入錯(cuò)誤的情況，否則會(huì)影響檔案資源的后期使用與管理。事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中，必須要就紙質(zhì)檔案及電子檔案加以科學(xué)化管理，不可隨意丟棄紙質(zhì)檔案，這對(duì)于后期檔案管理與使用都至關(guān)重要。事業(yè)單位檔案管理工作中，需安裝可靠的安保設(shè)備，防范電子檔案信息遭到泄露與破壞，切實(shí)保障檔案信息安全。

4 結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代下事業(yè)單位檔案管理效率的提升，必須要把握事業(yè)單位的性質(zhì)，強(qiáng)化大數(shù)據(jù)思維，保證設(shè)計(jì)與指導(dǎo)的科學(xué)化，有序推進(jìn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化，并強(qiáng)化檔案管理人員的素質(zhì)技能，落實(shí)檔案資源安全防護(hù)，保證事業(yè)單位檔案信息的真實(shí)性與可靠性。通過(guò)事業(yè)單位檔案管理效率的提升，能夠更好的發(fā)揮檔案資源價(jià)值，為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

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