羅思舉

摘 要：信息技術已成為時代的代名詞，在事業(yè)單位檔案管理與服務的改革進程中，信息化將是其發(fā)展的重要課題。經(jīng)歷了十多年的探索，事業(yè)單位的檔案信息化建設已小有成效，但同時也暴露出來一定的問題。本文就檔案信息化管理中存在的問題從管理理念、工作模式、隊伍建設及服務能力等層面出現(xiàn)的問題進行了分析，并在此基礎上提出了檔案信息化改革的服務對策，將為事業(yè)單位檔案管理的深化改革提供一定的路徑參考。

關鍵詞：檔案信息化;問題;對策

信息技術不僅滲透在了生活的各個方面，也催生了工作內容和工作方式的變革。檔案工作需搭乘上信息高速列車，實現(xiàn)其在新時期發(fā)展的中歷史使命和社會責任。檔案信息化管理改革經(jīng)歷了近十幾年的探索，系統(tǒng)基本已搭建完成，成為推動事業(yè)單位發(fā)展重要內驅力。而技術的發(fā)展是一門雙刃劍，信息技術在給事業(yè)單位的檔案管理帶來諸多進步的同時，其技術發(fā)展的負效應也在逐步的顯現(xiàn)。這就要求事業(yè)單位的檔案管理人員能夠對信息技術對檔案管理的利弊有清晰的認識，從而在借力信息技術提升檔案管理工作成效，保障工作成果。

1 檔案信息化管理中存在的問題

1.1 對檔案管理信息化建設重視不足

信息化的建設之路從某種意義上將是基層部門的裝備、人員持續(xù)性投入的一種結果。而在實際的工作中，多數(shù)基層部門的領導者將檔案信息化建設的定位稍低，導致檔案信息化的建設與基層辦公自動化相等同，從淺表性層面認為基層實現(xiàn)了辦公自動化，也就實現(xiàn)了檔案信息化。與此同時，在檔案管理信息化建設過程中，檔案管理人員對事業(yè)單位檔案資料的信息化改革處在一個“催催動動不催不動”的被動改革意識形態(tài)。因管理意識的不足，沒能建立起高效、規(guī)范的檔案數(shù)字化轉化標準，在這一情形下，導致信息化檔案推進的進程相對滯緩[1]。

1.2 檔案信息化管理工作監(jiān)督的缺失

隨著信息化改革的深入，基層檔案信息化管理的監(jiān)管問題開始浮出水面。長期以來對基層檔案管理多歸于辦公室管理的一部分，這在一方面導致基層檔案管理的主體責任問題未被重視，同時檔案管理的重要性也未能很好地突出。以信息化建設中的傳統(tǒng)紙質檔案轉化為例。如：檔案管理中的一個重項的內容便是對于紙質檔案的管理轉化工作，而這一過程中的檔案遺失現(xiàn)象或違規(guī)錄入的現(xiàn)象較為嚴重，監(jiān)管的失位將導致基層檔案信息資源庫建設的質量上受到影響。

1.3 忽視檔案管理信息化隊伍建設

在相當長的一段實踐內，我國多數(shù)基層部門在檔案管理現(xiàn)代化意識的滯后，導致檔案管理隊伍的專業(yè)化程度不夠。事業(yè)單位當中來擔任檔案工作的多是機構中的“老人”，而檔案管理的內容和能力也是建立在這些“老人”的基礎上?？傮w而言，檔案隊伍的整體水平堪憂。值得關注是，信息技術為基層部門檔案資料管理帶來紅利的同時，也對崗位人員提出了更高的要求。很多崗位人員在信息化管理能力上的短板隨著事業(yè)單位檔案管理手段的升級而被不斷地放大。在實踐中，部分管理人員的多是在邊學習，邊建設的情況下來實現(xiàn)對信息化建設進程的跟進，這一能動性的發(fā)揮并未很好地解決人才短缺對于信息化管理帶來的制約，在一定程度上滯緩了信息化的發(fā)展進程[2]。

1.4 檔案管理信息化服務能力拓展不足

多數(shù)的檔案信息管理者而言，只意識到信息化的管理給自身檔案管理工作上帶來的變革，而未能有效地認識到新時期的信息化檔案工作在資源服務層面上的作用，這就導致基層的檔案信息化服務僅僅停留在了檔案管理的歸檔層面，成為一種對自身效率提升的工作，而未成為服務開拓的手段。當然，事業(yè)單位的檔案管理工作中，在智能化、個性化的平臺服務中未有涉足，成為事業(yè)單位檔案信息化改革中亟待解決的一個問題。

2 檔案信息化管理的對策

2.1 引入現(xiàn)代化管理理念

檔案管理的進程中國，應打破傳統(tǒng)的“管理”和“服務”理念，以提供優(yōu)質檔案信息服務、服務事業(yè)單位發(fā)展為理念，創(chuàng)新管理思想，拓展服務能力，深化事業(yè)單位檔案管理的進程。檔案管理人員應應積極地實現(xiàn)在服務意識上的覺醒，積極作為借力信息化以超前服務的意識，去迎合這一新的發(fā)展要求[3]。

2.2 推動檔案管理法制化

檔案管理的探索中應依法依規(guī)開展，檔案管理的信息化作為一種新生的事物在其探索的過程中，更應以法律為準繩、以制度為方圓，確保檔案信息化管理工作的規(guī)范、有力、優(yōu)質、高校地開展，以法制化的理念去應對事業(yè)單位檔案管理改革進程中所出現(xiàn)的新矛盾、新問題，為信息化改革的持續(xù)發(fā)展奠定基礎。

2.3 專業(yè)化管理隊伍建設

人才是一切事業(yè)得以發(fā)展的基礎。對于檔案管理信息化的改革與發(fā)展而言，一支理念先進、技術卓越、服務完善的信息化管理隊伍將成為事業(yè)單位檔案管理新一輪發(fā)展的基石。一方面，應為檔案管理人員的理念再革新和技術在升級提供多途徑的學習方式，另一方面以可通過人才招聘的模式，快速地提升整體的服務能力，從而更好地應對信息時代發(fā)展所帶給檔案管理的沖擊和挑戰(zhàn)[4]。

2.4 深化檔案服務的能力

檔案管理工作不僅具有文化屬性，更兼具著服務屬性。在信息技術發(fā)展的推動下，后者的作用將日趨地明顯。檔案管理應從“沉睡”中蘇醒過來，深化自身的服務能力。如：基層檔案中有許多珍貴的資料，這些資料不僅是歷史的忠實紀錄，更是檔案管理的信息化管理中需重點挖掘的對象。在新的發(fā)展理念下，應在大數(shù)據(jù)等技術的應用背景下，突出檔案管理的信息價值，從而為事業(yè)單位的實際問題解決及發(fā)展對策的確定提供信息參考。

3 小結

事業(yè)單位的檔案管理中，應積極地迎合信息化的發(fā)展進程，繼續(xù)推動以信息技術為支點的現(xiàn)代化管理改革進程，在這一過程中，應在管理理念、工作模式、隊伍建設及服務能力等層面進行不斷地探索和實踐，通過引入現(xiàn)代化管理理念、推動檔案管理法制化、專業(yè)化管理隊伍建設、深化檔案服務的能力等策略的深化實施，實現(xiàn)檔案管理在新時期的新發(fā)展。

參考文獻

[1]杜東澤.檔案整理與信息化管理存在的問題及對策[J].科學與財富，2019，（29）：46.

[2]張昱.企業(yè)檔案管理信息化建設存在的問題及對策研究[J].卷宗，2019，（24）：94-95.

[3]王燦.農業(yè)科研檔案信息化管理存在的問題及對策分析[J].中國管理信息化，2019，22（14）：176-177.

[4]馬靜.學校檔案管理信息化建設存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務，2019，（10）：90.