徐璽

摘 要：隨著社會的不斷發(fā)展和進(jìn)步，中學(xué)的學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作也慢慢的向信息化的方向轉(zhuǎn)變。但是結(jié)合實際的學(xué)籍檔案管理工作來看，目前的檔案管理工作也存在很多的問題，這都不利于進(jìn)一步的提升管理的質(zhì)量和水平，對于學(xué)生的發(fā)展和成長都會產(chǎn)生一些影響。本文主要對如何更好的實現(xiàn)中學(xué)學(xué)生學(xué)籍檔案管理的信息化進(jìn)行了分析，并且提出了一些建設(shè)性的意見，希望有助于提升管理的整體質(zhì)量和水平，確保管理工作的健康可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：中學(xué)生;學(xué)籍;檔案管理;信息化

學(xué)籍檔案能夠更好的記錄學(xué)生在學(xué)校生活、學(xué)習(xí)、實踐等多方面的表現(xiàn)，將學(xué)生的這一歷史階段進(jìn)行記載。近些年來，隨著信息技術(shù)水平的不斷提升，中學(xué)檔案信息管理工作也在朝著這個方向不斷的進(jìn)步發(fā)展，傳統(tǒng)的學(xué)籍管理模式已經(jīng)很難再滿足當(dāng)前的管理需求。所以，在新的時代發(fā)展背景下，信息化管理模式必將成為未來學(xué)籍檔案管理的主流。

1 目前的中學(xué)檔案在進(jìn)行信息化建設(shè)過程中暴露的一些問題

1.1 檔案信息化管理過程中的軟件和硬件之間的融合還存在些許的不足

信息化檔案管理系統(tǒng)作為一項更加全面和完善的綜合管理體系，其中不僅僅涵蓋了基礎(chǔ)的硬件設(shè)備，比如有檔案存放環(huán)境和相關(guān)機(jī)械設(shè)備、辦公器材等，也涵蓋了很多的軟件設(shè)備支持，常見的比如有管理軟件系統(tǒng)，人力系統(tǒng)等。結(jié)合目前初中檔案信息管理狀況來看，一般硬件工作做的都比較好，但是在軟件使用方面還存在一些不足;亦或者是相關(guān)的管理團(tuán)隊整體表現(xiàn)不錯，但是在管理設(shè)備和相關(guān)維護(hù)工作開展中質(zhì)量較差，這些因素的存在都會直接影響到檔案信息化管理系統(tǒng)軟硬件的融合，不利于進(jìn)一步提升管理的質(zhì)量和水平。

1.2 在實際開展檔案信息化建設(shè)的時候，沒有積極的做好相關(guān)的管理制度和體系的健全

檔案管理工作涵蓋了很多的內(nèi)容和要點，其中涉及了很多的單位和部門工作人員，如果不能夠積極的構(gòu)建較為科學(xué)完善的檔案管理制度，在后續(xù)開展檔案管理的過程中很容易出現(xiàn)一些問題，不利于提升管理的質(zhì)量，結(jié)合實際管理狀況分析，主要體現(xiàn)有：首先，相關(guān)的檔案管理單位和其他部門人員進(jìn)行實際溝通交流的時候，不能夠嚴(yán)格的依據(jù)相同的標(biāo)準(zhǔn)開展各自的工作，很容易出現(xiàn)重復(fù)工作的問題，工作的效率比較低。除此之外，對于管理單位而言，管理制度存在太多的缺陷很容易打擊工作人員整體的工作積極性和主動性，在后期工作過程中更為突出，不具備較強(qiáng)的責(zé)任意識，很容易出現(xiàn)各種問題和漏洞，一個不科學(xué)不完善的制度也很難對相關(guān)的人員進(jìn)行有效的約束。

2 如何更好的實現(xiàn)中學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理

新的時代發(fā)展環(huán)境之下，這對目前的學(xué)籍檔案信息管理工作也提出了新的要求，需要增加一些內(nèi)容，比如要對學(xué)生的創(chuàng)新能力進(jìn)行有效的記錄，不僅僅要做好學(xué)生考試成績的記錄，還要對學(xué)生參與活動的表現(xiàn)、實踐能力等進(jìn)行積極的記錄，更好的突出學(xué)生的進(jìn)步和全面發(fā)展水平。其次，也要做好學(xué)生的個人誠信檔案工作。誠信是做人的根本，將誠信水平放入到學(xué)籍信息中，能夠為學(xué)生未來的發(fā)展和成長提供可靠的信用資本，而且也能夠更好的突出學(xué)生的品德素養(yǎng)。最后，可以將心理檔案合理的引入，更加全面的對學(xué)生進(jìn)行心理指導(dǎo)，及時的幫助學(xué)生解決心理的困惑。落實到實際工作，可以從以下幾個方面入手開展：

2.1 積極的做好學(xué)籍檔案信息化管理制度的擬定

為了更好的保障在新的時代發(fā)展環(huán)境下做好學(xué)籍檔案管理的信息化，首先要做的就是要積極的構(gòu)建科學(xué)合理的信息化制度和體系，只有構(gòu)建好專業(yè)規(guī)范的制度以后，學(xué)校在后續(xù)進(jìn)行學(xué)籍管理的時候才能夠更加順利和高效。目前，有一些地方的學(xué)校缺乏科學(xué)的制度規(guī)范，存在學(xué)籍檔案信息缺失或者是頂替的不良情況，這會直接影響到教育的公平性，極易對被頂替的同學(xué)造成傷害。所以，為了有效的規(guī)避這些情況的出現(xiàn)，學(xué)校就要做好學(xué)籍檔案信息化管理的制度規(guī)范，嚴(yán)格的對相關(guān)的工作人員進(jìn)行限制和約束，確保在后續(xù)開展工作的過程中真正的實現(xiàn)有法可循，確保管理整體的科學(xué)性和規(guī)范性。不僅如此，做好信息化管理制度的完善也能夠更好的提升學(xué)生學(xué)籍資料的可靠性和安全性，避免學(xué)校出現(xiàn)遺漏學(xué)生信息檔案的問題，而且也有助于進(jìn)一步的提升學(xué)籍檔案管理的成效。

2.2 進(jìn)一步的提升學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理的核查質(zhì)量

一般情況，學(xué)生入學(xué)以后，學(xué)校就會進(jìn)行學(xué)籍的注冊。但是通常情況來看，學(xué)籍注冊工作的實現(xiàn)大都需要人工進(jìn)行填寫，所以在進(jìn)行學(xué)籍信息記錄的過程中就很容易出現(xiàn)各種紕漏或者是差缺。隨著將信息化管理模式引入到學(xué)籍管理中，極大的便利了學(xué)籍信息的填寫和補(bǔ)充。但是由于這一新型的管理模式較為新穎，學(xué)校在實際應(yīng)用過程中要進(jìn)一步的強(qiáng)化對這一管理模式的優(yōu)化升級。學(xué)籍檔案自身就具備極強(qiáng)的變動性，有很多的信息都處于不斷變化的過程中，比如學(xué)生的學(xué)籍信息會隨著家庭住址、父母工作環(huán)境等變化而轉(zhuǎn)變。為了進(jìn)一步的提升學(xué)生學(xué)籍檔案信息的及時性，學(xué)校在實際開展學(xué)籍信息管理的初級階段就要及時的進(jìn)行有效的信息核查和分析，構(gòu)建有效的管理制度，進(jìn)一步的保障所有學(xué)生信息的真實可靠，嚴(yán)格的審核所有的相關(guān)信息，如果信息出現(xiàn)了變化，一定要及時的將最新的消息更新上報給教育局，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的及時更新升級。

2.3 安排專業(yè)的人員進(jìn)行學(xué)籍檔案信息管理工作

學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作具有很強(qiáng)的實踐性和操作性，所以學(xué)校要積極的安排專業(yè)的人員進(jìn)行信息化學(xué)籍檔案管理工作，確保更加高效的處理好這份規(guī)模較大難度較大的工作。正是由于這一工作具有極強(qiáng)的復(fù)雜化特色，因此更需要安排專人負(fù)責(zé)做好學(xué)籍檔案管理工作。所以，學(xué)?？梢栽O(shè)定專業(yè)的部門和管理人員負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案的分類分層管控。除了要設(shè)定專業(yè)的管理部分之外，在后期開展工作的過程中也要做好對相關(guān)的管理工作人員的專業(yè)化培訓(xùn)教育，相關(guān)的管理人員在正式上崗以前要通過相關(guān)的信息技術(shù)培訓(xùn)考試，以便保障后續(xù)工作開展的順利。當(dāng)完成較為基礎(chǔ)的專業(yè)培訓(xùn)工作以后，還需要結(jié)合不同的任務(wù)要求和工作需求等將人員分配到學(xué)籍檔案管理的不同崗位之中，確保更加高效的完成相關(guān)的工作任務(wù)。作為一名專業(yè)的學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作人員，在實際開展工作的時候要達(dá)到以下要求，首先要具有強(qiáng)烈的責(zé)任心和責(zé)任意識，認(rèn)真的完成好關(guān)于學(xué)生的學(xué)籍信息檔案的整合、分析、記錄、綜合等，正是由于這一工作的特殊性，要求管理人員要足夠的耐心和細(xì)心。其次，信息管理工作的開展還要求工作人員要了解計算機(jī)知識并且熟練掌握計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，以便更好的提升工作的成效。最后，信息管理工作人員也要按照標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章對學(xué)生的學(xué)籍信息進(jìn)行有效的分類處理，標(biāo)識清楚學(xué)生的學(xué)號以及年級、班級信息等，為后續(xù)的調(diào)用和查閱奠定好基礎(chǔ)。當(dāng)然，在整個學(xué)籍信息化管理過程中最容易疏忽的一點就是進(jìn)行系統(tǒng)的維護(hù)，只有定期進(jìn)行設(shè)備和系統(tǒng)的維護(hù)，才能夠保障其長期、穩(wěn)定的工作運(yùn)行，能夠?qū)崿F(xiàn)學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理的可持續(xù)發(fā)展。

3 總結(jié)

根據(jù)上文所說，我們可以知道在日常的學(xué)校管理工作中，學(xué)籍檔案的管理工作占據(jù)著很重要的地位，這一項工作的整體開展水平和質(zhì)量會直接影響到學(xué)生在學(xué)校的成長和學(xué)習(xí)。目前，隨著時代的不斷發(fā)展和進(jìn)步，全國聯(lián)網(wǎng)學(xué)籍管理系統(tǒng)也更加完善和合理。在這一新的時代發(fā)展背景之下，學(xué)校也要緊隨時代的進(jìn)步，做好學(xué)籍管理模式的創(chuàng)新升級，確保相關(guān)體系和制度的健全，最終有效的提升學(xué)籍檔案管理工作的信息化質(zhì)量。

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