肖婷婷

摘 要：信息時代人事檔案已經(jīng)發(fā)展成為一種重要的資源形式，重要性越來越明顯，因此必須實現(xiàn)干部人事檔案管理的科學化、規(guī)范化，提升人事檔案管理的水平，保證檔案的真實性、完整性和安全性。本文主要研究干部人事檔案管理中存在的問題，并針對問題提出提升干部人事檔案管理水平的對策。

關鍵詞：干部人事檔案;檔案管理;問題;對策

人事檔案是每個人形象的“縮影”，是個人最具有保存價值的原始記錄。它記錄著人員身份、工作經(jīng)歷、學識水平、德能勤績、社會關系等最真實、最直接的證明，人事檔案是人力資源管理、調(diào)配、鑒別、使用的有力工具，是用人單位挑選所用人才的重要依據(jù)。人事檔案信息中涵蓋著人才的年齡、籍貫、學歷、專業(yè)、工種、招工表、入伍表、勞動合同、體檢、學業(yè)、培訓、業(yè)績功效、獎懲、愛好、專長、工作經(jīng)歷、社會關系及婚姻等真實可靠的第一手資料。因此做好人事檔案材料的收集、鑒別、整理、保管和利用工作，為企事業(yè)單位人力資源配置、利用提供相關人事數(shù)據(jù)和信息支持的重要依據(jù)，為企事業(yè)人力資源的規(guī)范化管理奠定了基礎。

1 人事檔案的價值和作用

一是借助人事檔案信息資料，用人單位可以對潛力型、可持續(xù)發(fā)展型人才進行有目的性的選擇和培養(yǎng)，同時也可了解到人才具備的特長和既往發(fā)揮的優(yōu)勢資源。二是各級人才交流服務中心和就業(yè)服務中心在組織人才資源時，通過人事檔案信息可以根據(jù)招聘單位的要求，很客觀地將人才的工作能力進行合理的預判、甄別、分類，為招聘單位提供對口專業(yè)型人才、合理規(guī)劃人力資源計劃。這樣的人才一旦進入到招聘單位，在適宜崗位就能以最快的速度產(chǎn)生自身價值。三是對于被選人才而言，能找到專業(yè)對口工作，從而能發(fā)揮出自己最大的資源價值，增加了自信和尊嚴，保障了生活和自我發(fā)展的平臺，也有利于人力資源管理進行最優(yōu)化的人才配置。四是人事檔案信息管理能夠幫助人才服務中心和就業(yè)服務中心對于人才資源進行系統(tǒng)完善的了解，有利于通過人才數(shù)據(jù)的監(jiān)測和對比，對于人才的需求量進行合理的預判，做到有的放矢，提高人才、就業(yè)、招聘、培訓的相互服務質(zhì)量，為各培訓機構和企業(yè)提供人才專業(yè)、工種需求，避免專業(yè)培訓人才過剩，從而引導培訓方向和專業(yè)設置。為培訓機構、用人單位和求職者構建便捷的服務渠道。

2 人事檔案工作目前存在的主要問題

2.1 檔案陳舊，更新不夠及時，不能很好地反映個人的最新發(fā)展動態(tài)

很多事業(yè)單位在人事檔案管理過程中都存在檔案陳舊或者更新不及時的問題。少數(shù)檔案材料還存在“缺項”。如：由于年代久遠和時代變遷，有的學歷檔案材料已無法補充;有的軍隊學歷因其涉密屬性無法從學信網(wǎng)驗證，又因為軍官證、學歷證書丟失等一些特殊原因無法申請在線學歷認證等等。此外，目前的人事檔案基本都是存儲一些職稱評審、干部考察表、干部任免、年度考核表、工資異動等等，但是對于人才的學歷、獎勵以及一些培訓資料檔案管理人員很少主動找其存檔，一般都是工作人員自己送來檔案管理人員才會按照檔案管理制度保存到個人檔案里。然而，很少有職工會自己主動送檔案給檔案管理人員的意識，認為單位不要求提交的就是不必提交的。尤其是很多人可能在職期間讀了在職研究生或者獲得了一些獎勵，都沒有及時存檔。所以久而久之，就造成了事業(yè)單位人事檔案管理過于陳舊，材料不全，更新不及時等諸多問題。

2.2 工作規(guī)范性有待提高，檔案管理技能有待提升

檔案管理工作嚴格上來說是需要專業(yè)人員來完成，對于檔案管理人員的業(yè)務能力和綜合素質(zhì)都有一定要求。但是目前很多事業(yè)單位的檔案管理工作人員并非檔案管理專業(yè)的人員，也沒有進行過專門的培訓，還有些單位沒有設立專門的檔案管理崗位，工作人員是兼職的，所以必然存在存檔不及時、不仔細甚至不規(guī)范的現(xiàn)象，這些現(xiàn)象直接影響了檔案管理工作的質(zhì)量，不利于單位人事工作的正常開展。

2.3 忽略了人事檔案培訓工作與人才吸納

檔案管理工作是一項默默無聞的工作，往往出現(xiàn)對檔案工作“說起來重要，抓起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”的現(xiàn)象。有的單位主管領導思想觀念跟不上形勢發(fā)展，對新形勢下檔案工作的新要求不了解，新政策不熟悉，甚至提出做好干部檔案管理工作，只要確保不丟檔案就行的低層次工作要求，還是憑以前的老經(jīng)驗、老看法辦事，重“看管”輕“管理”;還有很多單位認為人事檔案管理簡單，并不復雜，沒有必要去引進專門的人員，或者進行專業(yè)的培訓。實際上，單位的人事檔案管理工作是一件十分嚴肅也十分專業(yè)的工作，責任重大。人事檔案管理關系到單位工作人員的切身利益，應該認真嚴肅對待。但是現(xiàn)實情況中很多單位對于人事檔案管理人才的培訓工作重視程度不高，有的甚至都不開展人事檔案管理人員的培訓工作，造成檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)水平普遍得不到提高，再加上部分工作人員主觀能動性不強，業(yè)務水平也一直上不去。

2.4 經(jīng)費保障和硬件配套不到位

有的單位沒有建立專門的經(jīng)費保障機制，常規(guī)化的支出無法保障，影響了人事檔案管理工作的正常運轉。硬件建設是基礎，也是保障干部檔案安全的必備條件。如有的檔案庫房還沒有做到三室分開，“九防”（防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染）設施不健全，在檔案的保管和保護上存在隱患，有的數(shù)字化檔案服務器、掃描儀、打印機、復印機等設備陳舊，嚴重影響了工作效率和工作質(zhì)量。

3 事業(yè)單位人事檔案管理的思路

隨著社會的發(fā)展與進步，事業(yè)單位人事檔案管理工作也取得了一些進步，但是面對新時期的工作任務和挑戰(zhàn)，我們也必須客觀地認識到當前事業(yè)單位人事檔案管理工作仍然存在一些不足，這些不足是制約事業(yè)單位人事檔案管理的壁壘，只有積極解決問題所在，才能從根本上進一步提高事業(yè)單位人事檔案管理水平。

3.1 及時更新保存檔案，對人事檔案進行動態(tài)管理

作為一名負責的人事檔案管理人員，應該肩負起檔案管理的重任。因為單位人員的檔案并不是一成不變的，要隨著工作人員的檔案變化而及時存檔，對于一些新檔案要及時補充，確保做到檔案的動態(tài)管理，保證個人檔案狀態(tài)的及時更新，這不僅僅是對職工負責，也是對單位負責。針對干部檔案專項審核中的遺留問題及時開展自查，確保不留“后遺癥”。對檔案材料不完善的及時催交，對于確實無法補齊的材料，要單獨建立信息補充收集臺帳備案待查，并就所缺材料是否影響“三齡兩歷一身份”認定和干部選拔任用進行定性。

3.2 檔案管理的學習要常態(tài)化，并適當進行輔助材料歸類

單位要解決人事檔案基礎工作不扎實的局面，首先需要提高人事部門對人事檔案管理的重視。一是提升檔案人員的素質(zhì)。檔案管理人員的素質(zhì)決定了人事檔案工作管理的好壞，對其素質(zhì)的提升是做好人事檔案工作的保障?？赏ㄟ^與其他同類單位交流和進行輪訓的方式，學習人事檔案管理的先進理念;二是配備專門的檔案管理人員。人事檔案管理工作需要大量的時間，才能對人事檔案做到仔細甄別和歸檔。其次，對多余檔案進行輔助材料歸類。人事檔案歸檔并不需要人員發(fā)展的所有信息，如果把人員發(fā)展的所有信息歸檔勢必會造成歸檔材料繁雜，不規(guī)范。但這些人員發(fā)展信息對了解人員又能起到一定的作用，此時，應該把這些不需要歸檔的信息建立一份員工輔助材料檔案作為備用。

3.3 致力于檔案管理人才培養(yǎng)與吸納，加大培訓力度

單位必須致力于人事檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)，對于已有工作人員要爭取更多的學習機會，加大培訓力度，通過培訓提升其業(yè)務能力，保證人事檔案管理工作順利推進。要挑選黨性強、作風正、有強烈的責任心，能夠勤于學習、忠于職守、嚴守機密、甘于寂寞、不計名利、勤懇工作的人員從事檔案工作。要提高檔案管理人員的物質(zhì)和政治待遇，保持隊伍相對穩(wěn)定。注意加強對檔案管理人員的知識和業(yè)務培訓、繼續(xù)教育，采取多層次、多種形式的培訓學習，使檔案工作人員了解《檔案法》、《保密法》、《干部檔案工作條例》等法律、法規(guī)及檔案專業(yè)的基本理論知識，熟練地掌握和應用管理檔案的基本技能，還應掌握現(xiàn)代化管理技能，加大計算機知識的學習，重視網(wǎng)絡知識教育，以適應新時期檔案工作的需要，全面提高綜合素質(zhì)。對于人才缺乏的單位要積極申請人才招聘，讓專業(yè)性人才進入單位，促進單位檔案管理工作健康有序推進。

3.4 強化物質(zhì)保障，推進檔案管理的信息化水平，提高管理效率

檔案庫房要按照“三室分開”（檔案庫房、閱檔室和檔案管理人員辦公室分開）和“九防”要求配備到位，數(shù)字化服務器、辦公電腦、掃描儀、打印機、復印機等電子設備按照更換年限和使用現(xiàn)狀及時更換，既可為檔案管理的標準化、規(guī)范化和信息化提供保障，又可維護干部人事檔案的安全、完整。要加快數(shù)字化檔案建設，對人事檔案的錄入和查詢管理實行信息化管理，盡量避免人為接觸檔案。注重檔案數(shù)據(jù)庫基礎建設，建設數(shù)字化、信息化的檔案管理方式，探索大數(shù)據(jù)檢索、整合、分析，為干部工作提供準確有效的參考信息支撐。加快現(xiàn)代化技術人才的引進和培養(yǎng)，使其成為能擔當起檔案管理邁向信息化建設的中堅力量，真正建立起現(xiàn)代化的檔案信息管理體系。

人事檔案管理的規(guī)范化能夠有效提高事業(yè)單位的管理水平，對事業(yè)單位的發(fā)展具有重要意義，因此要不斷提高人事檔案的管理水平。在當前全球大數(shù)據(jù)時代的背景下，事業(yè)單位也要加快網(wǎng)絡化檔案管理體系的建設力度，結合事業(yè)單位發(fā)展的具體情況，不斷優(yōu)化人事檔案管理向著規(guī)范化、現(xiàn)代化的進程發(fā)展。

參考文獻

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[4]中組部 2006年《干部人事檔案審核工作檢查驗收辦法》