呂思怡

摘 要：信息化技術(shù)的應(yīng)用給企業(yè)檔案管理工作帶來了福音。在鋼鐵企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目的工程檔案管理工作中，如何提升檔案管理質(zhì)量和管理效率成為業(yè)內(nèi)人士關(guān)注和研究的內(nèi)容。本文就這一議題進(jìn)行了探討，提出了自己的思考和建議，供相關(guān)人士參考。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目檔案;工程建設(shè);鋼鐵企業(yè)工程;檔案管理

1 引言

鋼鐵企業(yè)建設(shè)工程項(xiàng)目投資多，規(guī)模大，工藝復(fù)雜，這些給檔案管理工作增加了難度。近年來，隨著國內(nèi)檔案管理事業(yè)的快速發(fā)展，鋼鐵企業(yè)建設(shè)工程項(xiàng)目的檔案管理工作也有了明顯的進(jìn)步，無論在管理理念上，還是在管理硬件軟件上，都有了明顯的提升。為了更好地推動(dòng)鋼鐵企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理工作高效發(fā)展，本文結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn)就其中的問題和看法做如下論述，希望給相關(guān)人士提供思路和啟發(fā)。

2 工程檔案和檔案管理概述

對(duì)于鋼鐵企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目而言，檔案的類別屬于工程檔案。工程檔案從內(nèi)容上看又分為工程準(zhǔn)備資料、工程監(jiān)理資料、工程施工資料、工程竣工驗(yàn)收資料以及工程結(jié)算資料。工程檔案管理指的是對(duì)工程檔案的所有內(nèi)容進(jìn)行分類有序的管理，如對(duì)文字、圖紙、聲像、實(shí)物等類型的檔案資料進(jìn)行管理。隨著信息化檔案管理模式的應(yīng)用，鋼鐵企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理工作由傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理邁向電子化管理，檔案管理的流程、管理的標(biāo)準(zhǔn)以及管理技術(shù)也發(fā)生了相應(yīng)的改變。信息化的管理方式使檔案管理的流程日益簡化，而電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)也更加明晰，檔案管理技術(shù)上越來越多地采用精細(xì)度高，效率高的技術(shù)手段?？偟膩碚f，現(xiàn)階段的項(xiàng)目工程檔案管理在管理精確性、完整性以及時(shí)效性上都較過去有大幅度提升。

3 鋼鐵企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理問題

問題一：重建設(shè)，輕管理。受到傳統(tǒng)理念的影響，部分決策者認(rèn)為生產(chǎn)效益是最重要的，因此將資源和精力都投入到工程項(xiàng)目建設(shè)和運(yùn)營過程中，對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作缺乏重視。因重視度不夠直接導(dǎo)致檔案管理的資源受到限制，如檔案管理設(shè)施落后，檔案專業(yè)人員配備不足等等，檔案管理工作效率低下，同時(shí)也影響了檔案資源的研究、開發(fā)和利用。

問題二：項(xiàng)目工程檔案管理精細(xì)度不夠。檔案管理的事項(xiàng)多，內(nèi)容雜，涉及鋼鐵企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目的方方面面，想要實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的檔案管理工作目標(biāo)，必須在每個(gè)環(huán)節(jié)上進(jìn)行科學(xué)的管理，使所有的環(huán)節(jié)既獨(dú)立又統(tǒng)一，規(guī)范高效地完成工程項(xiàng)目的檔案管理工作。目前在實(shí)際的檔案管理工作中，因管理流程、管理制度、管理技術(shù)以及管理模式等因素的影響，導(dǎo)致工程檔案管理仍然存在失誤率，尤其是檔案資料的完整性、檔案格式的一致性等，這些都暴露出工程檔案管理工作需要進(jìn)一步提升管理精細(xì)度。

問題三：兼具知識(shí)理論和豐富經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目工程檔案人才數(shù)量匱乏。高素質(zhì)的檔案管理人才是工程檔案管理工作實(shí)現(xiàn)良好管理目標(biāo)的重要前提。隨著鋼鐵企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目的日益復(fù)雜化，檔案管理面臨的難度也越來越大，對(duì)檔案人才的要求也正在提高。企業(yè)中對(duì)檔案人才培養(yǎng)力度不夠，高素質(zhì)的檔案人才數(shù)量很少，直接影響到檔案人才隊(duì)伍建設(shè)發(fā)展，不利于鋼鐵企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理工作的穩(wěn)健發(fā)展。

4 鋼鐵企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理工作的對(duì)策

首先，加快檔案管理觀念轉(zhuǎn)變。檔案管理工作需要圍繞國家檔案事業(yè)發(fā)展的方向，始終保持與時(shí)俱進(jìn)的思路和發(fā)展理念。通過學(xué)習(xí)國家檔案管理部門的政策文件，把握好國家檔案管理工作發(fā)展的思路和方向。結(jié)合鋼鐵企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理工作的實(shí)際狀況來調(diào)整管理的觀念和管理的策略。積極學(xué)習(xí)國內(nèi)先進(jìn)同行的工程檔案管理成熟經(jīng)驗(yàn)，實(shí)行拿來主義，認(rèn)真分析檔案管理工作中的不足和薄弱環(huán)節(jié)，對(duì)標(biāo)優(yōu)秀標(biāo)桿的同時(shí)加快彌補(bǔ)自身的短板和缺陷，在新的工作理念支持下加快推動(dòng)工程檔案管理工作優(yōu)化創(chuàng)新。

其次，構(gòu)建科學(xué)完善的工程檔案管理體系。工程檔案管理工作是系統(tǒng)長期的工作，隨著鋼鐵企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目越來越多，規(guī)模越來越大型化，工程檔案管理的任務(wù)也越來越重，必須通過構(gòu)建更加科學(xué)完善的管理工作體系來提高工程檔案管理的效率和管理質(zhì)量。圍繞當(dāng)前檔案管理環(huán)節(jié)中薄弱的地方，制定可行的改進(jìn)方案，同時(shí)完善檔案管理責(zé)任制度，將工程檔案管理的責(zé)任層層下放，具體到每個(gè)部門、每個(gè)崗位、每個(gè)人員，使工程檔案管理工作日益規(guī)范化、有序化。

其三，提升檔案管理的精細(xì)度。制定工程檔案管理流程，對(duì)檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)制定統(tǒng)一的規(guī)程和操作標(biāo)準(zhǔn)，制定統(tǒng)一的檔案格式要求。由于采用了統(tǒng)一的管理流程和管理標(biāo)準(zhǔn)，檔案收集和檔案整理的時(shí)效性大大提高。為了進(jìn)一步提升檔案資料的完整性和真實(shí)性，采取檔案管理人員跟進(jìn)的方式，在建設(shè)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)設(shè)置檔案辦公室并配備專業(yè)人員，做好檔案管理宣傳工作，及時(shí)就檔案管理中遇到的問題與各部門溝通，切實(shí)落實(shí)好檔案管理工作。

其四，完善檔案人才隊(duì)伍建設(shè)方案。隨著鋼鐵企業(yè)的發(fā)展，對(duì)工程檔案人員的要求也越來越高。新時(shí)代的工程檔案管理人員不僅需要具備檔案專業(yè)理論知識(shí)，同時(shí)還要具備信息技術(shù)知識(shí)和應(yīng)用技能，才能適應(yīng)信息化檔案管理的需求。另外，在人際交流、溝通協(xié)作、責(zé)任心、臨時(shí)應(yīng)變等能力方面也有較高的要求。為此，企業(yè)應(yīng)制定現(xiàn)代化的檔案人才培養(yǎng)和檔案隊(duì)伍建設(shè)方案。通過向社會(huì)人才市場(chǎng)招聘或者崗位學(xué)習(xí)培訓(xùn)等方式，加快提升檔案人才隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，為鋼鐵企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理水平的提升儲(chǔ)備優(yōu)秀人才。

5 結(jié)語

如今，我國鋼鐵工業(yè)正處于高質(zhì)量發(fā)展的攻堅(jiān)克難階段。鋼鐵企業(yè)應(yīng)始終堅(jiān)持科技創(chuàng)新作為企業(yè)內(nèi)在發(fā)展的主要推動(dòng)力，并將探索創(chuàng)新的理念融入到工程檔案管理工作中。通過不斷的學(xué)習(xí)檔案管理的新技術(shù)新方法，善于發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的問題，并積極借助新理念和新技術(shù)解決檔案管理工作中的問題，使鋼鐵企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案不僅成為鋼鐵企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展歷程的重要見證，同時(shí)也為鋼鐵企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目的優(yōu)化提供客觀的技術(shù)信息支持。

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