鄭意
摘 要:事業(yè)單位只有能夠結(jié)合的發(fā)展,找出其中的不足之處,不斷的解決完善,才能促進事業(yè)單位檔案管理工作的信息化和科學(xué)化。事業(yè)單位本身也需要對檔案管理工作加以重視,對于原有的體系制度建立完善,加強相應(yīng)工作人員的工作素質(zhì)。
關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;現(xiàn)狀問題;加強對策
人們的思想觀念隨著社會的發(fā)展在不斷的更新,社會大眾對于事業(yè)單位的工作展開也非常重視。檔案管理的工作十分重要,該項工作不僅是一個單位發(fā)展歷史的依據(jù),也是其他工作重要的環(huán)節(jié)。檔案管理的工作只有在規(guī)范化之后,才能使事業(yè)單位的工作效率進一步的提高,規(guī)范化的檔案管理工作利于上級領(lǐng)導(dǎo)人員掌握工作情況,便于領(lǐng)導(dǎo)為該事業(yè)單位提供更加科學(xué)的決策建議。
1 事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀
1.1 對于檔案管理工作的重視程度不足
事業(yè)單位對檔案工作不足夠重視,并且有極大部分的管理人員對檔案管理認知守舊,堅守傳統(tǒng)的管理觀念,沒有跟隨上時代的步伐。在我國法律規(guī)定中,根據(jù)有關(guān)檔案法的規(guī)定,許多的單位仍然對于檔案管理的相關(guān)法規(guī)不夠了解,這就導(dǎo)致在具體工作的過程中,不能夠明確的構(gòu)件檔案管理未來工作的方向,在工作交接的過程中銜接也不夠細致,因此使檔案管理工作出現(xiàn)的問題,沒有有效的針對性措施來解決。這些情況的存在使得檔案管理工作不能充分的發(fā)展,也造成了檔案管理工作中混亂的出現(xiàn)。
1.2 檔案管理人員的管理思維和管理素質(zhì)的欠缺
在當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理工作之中,還有許多單位仍舊保留傳統(tǒng)的觀念對待檔案管理的工作。單位中的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也沒有對于檔案管理工作給予應(yīng)有的重視。所以,在工作的過程中,檔案管理人員只是依據(jù)傳統(tǒng)的觀念對檔案進行了收集、簡單的存放工作,并沒有對檔案進行詳細的分類整理。采用信息化進行管理工作,也僅僅是利用了計算機上的分類存儲功能,這些檔案沒有嚴格的分類管理對后續(xù)檔案充分利用造成了相應(yīng)的困難。由于檔案缺乏整理以及檔案系統(tǒng)構(gòu)建,這就往往需要耗費大量的人力物力來對某個資料進行查找。甚至在一些事業(yè)單位中有一部分的檔案管理人員是沒有學(xué)習(xí)過專業(yè)檔案管理的,這些檔案人員只是憑借自己傳統(tǒng)的管理觀念對檔案進行管理。很顯然,傳統(tǒng)的檔案管理觀念早已不能滿足現(xiàn)在的需求,檔案管理人員也因為領(lǐng)導(dǎo)的不重視,以及自身對工作也缺乏應(yīng)有的態(tài)度和進取心,不能夠自己主動的更新管理的思維,提高自身的管理素質(zhì)。
1.3 管理工作與科學(xué)技術(shù)的結(jié)合不足
事業(yè)單位的檔案管理中也是有很大一部分沒有充分的利用信息化技術(shù)。計算機信息技術(shù)早就已經(jīng)應(yīng)用在各行各業(yè)中,各種細化之處大部分都是利用計算機來處理的,然而在重要的事業(yè)單位檔案管理工作中卻沒有充分利用先進的計算機技術(shù)。在具體的信息化管理中,事業(yè)單位的檔案管理人員僅僅是對檔案進行簡單的電子存檔,而且在信息管理過程中,對檔案的分類存儲缺乏系統(tǒng)性,只是簡單的要求工作中錄入的檔案沒有遺漏和缺失,這將嚴重的影響事業(yè)單位檔案管理的工作開展。事業(yè)單位的檔案管理工作人員不能將先進的科學(xué)技術(shù)和檔案管理的工作結(jié)合在一起使用,而且也沒有對新技術(shù)及時學(xué)習(xí)和應(yīng)用,由此也導(dǎo)致在工作過程中信息化處理水準(zhǔn)嚴重不足。
2 事業(yè)單位檔案管理工作的提升對策
2.1 建立健全檔案管理規(guī)章制度,完善檔案管理設(shè)施建設(shè)
對于檔案管理的工作,需要制定專門的規(guī)章制度對工作人員進行約束,從而更好的管理工作。從檔案接收開始,包括其中的傳閱、歸檔這一過程都需要管理部門制定出完整的工作流程,隨后還需要有相關(guān)的負責(zé)人組織相關(guān)管理人員進行學(xué)習(xí),要求制定嚴格的工作制度,并且要求所有工作人員都要遵守該工作制度的相應(yīng)章程。如果有工作人員需要中途離崗,一定要對下一個接班的工作人員進行詳細的工作交接,一定要確保檔案中內(nèi)容的完整性,保證缺失任何內(nèi)容。制定制度的人員也要制定檔案存儲的規(guī)則,要讓規(guī)章制度真正的落到實處。對于工作人員進行定期檢查和考評工作,讓責(zé)任落實到個人,要求每個人都有嚴肅的態(tài)度對待檔案管理工作。
2.2 提升事業(yè)單位檔案管理人員的素質(zhì)
在事業(yè)單位的檔案管理工作中,人一定是工作的前提和關(guān)鍵,事業(yè)單位一定要對本單位的工作人員重視起來。加強對檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)以及教育的工作,使工作人員能夠更全面的理解和掌握相關(guān)的知識和技能,最終能夠?qū)⒅R靈活的應(yīng)用在檔案管理實踐工作之中,當(dāng)然還需要通過教育和學(xué)習(xí)來掌握檔案管理工作的技術(shù)以及方法。根據(jù)時代的發(fā)展來要求提升檔案管理的水平,比如說,檔案管理人員需要學(xué)習(xí)先進的信息化技術(shù)來對檔案進行整理分類,對檔案進行電子化的存儲可以減少紙質(zhì)檔案存儲破損所出現(xiàn)的問題。事業(yè)單位檔案管理人員的道德素質(zhì)是非常重要的,所以其道德素質(zhì)也需要相應(yīng)的提升只有檔案管理人員擁有足夠強大的道德素質(zhì)才有對工作強烈的責(zé)任心,才能夠使其以更加優(yōu)秀的服務(wù)態(tài)度來對待自己的工作,當(dāng)然也能提升檔案管理工作效率。
2.3 創(chuàng)建新型檔案管理模式,推動檔案管理信息化
在網(wǎng)絡(luò)信息化迅速發(fā)展的背景之下,傳統(tǒng)的檔案管理模式早已不適用,需要創(chuàng)建新的檔案管理模式,這樣才能夠推動現(xiàn)今事業(yè)單位檔案管理信息化和電子化的建設(shè)。要保證事業(yè)單位檔案管理工作能夠高效的進行,要加大單位檔案信息管理資金的投入。 同時檔案信息的完整錄入為檔案需求者翻閱查找提供了方便,檔案利用的效率提高了也是保證檔案管理工作效率提高的前提。建立新型檔案管理模式也是為了保證檔案信息安全,信息化的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)也要保證其網(wǎng)絡(luò)安全,及時的防止非法入侵檔案管理系統(tǒng)的黑客行為,這才能保證事業(yè)單位檔案信息的安全。
2.4 注重檔案管理人員的銜接
事業(yè)單位檔案管理工作人員很有可能出現(xiàn)異動的情況,比如說退休或者離職等,如果沒有合適的人員來及時的做好檔案交接的工作,就很有可能使檔案管理工作出現(xiàn)問題。做好人員異動的檔案工作銜接非常重要,檔案的存放位置信息等都需要進行銜接,只有這樣才能使事業(yè)單位檔案管理工作持續(xù)進行下去。
2.5 樹立新觀念,大力開發(fā)檔案信息資源
作為在事業(yè)單位工作的管理人員一定要打破傳統(tǒng)觀念的束縛,樹立正確的工作態(tài)度,要積極的利用身邊有的檔案信息資源,這樣也能夠充分發(fā)揮檔案的價值。作為事業(yè)單位需要主動的出擊,不可以被動的等待,積極開展檔案應(yīng)用研究,根據(jù)單位的相應(yīng)需求,編寫單位發(fā)展的記錄,當(dāng)然也可以根據(jù)工作重心的建設(shè)需要,宣傳單位的功效業(yè)績,對領(lǐng)導(dǎo)的決策作出考慮和參謀,當(dāng)然也可以利用網(wǎng)絡(luò)傳播的手段來提高事業(yè)單位的知名度,從而促進事業(yè)單位在社會中的發(fā)展。
3 結(jié)束語
開展事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及分析對策研究,對于事業(yè)單位檔案管理工作中出現(xiàn)的問題進行反思總結(jié),結(jié)合實際情況及時解決問題,可以使我國事業(yè)單位檔案管理工作開展更加全面的建設(shè)工作。事業(yè)單位運行中重要的資料就是檔案,所以事業(yè)單位的人員一定要對檔案管理工作重視起來。
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