孫永峰

摘 要：在信息化與數(shù)字化的時代背景之下，很多行業(yè)的檔案管理工作都發(fā)生了明顯的變化，數(shù)字化信息技術(shù)在為檔案管理工作帶來巨大便利的同時，也帶來了不小的挑戰(zhàn)。本文以醫(yī)院檔案管理工作為例，簡要闡述檔案數(shù)字化發(fā)展對醫(yī)院檔案管理工作的影響以及對策。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化;檔案管理;影響與對策

醫(yī)院的檔案管理一直都是醫(yī)院管理工作中最重要的內(nèi)容之一，對于醫(yī)院的發(fā)展以及醫(yī)療工作的開展來說具有至關(guān)重要的作用。但是，大部分醫(yī)院檔案無論是從門類劃分來說還是內(nèi)容數(shù)量來看都十分繁雜，傳統(tǒng)的檔案管理方式很難應(yīng)對信息量如此龐大的檔案管理工作。

1 檔案數(shù)字化發(fā)展背景下醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀

當(dāng)前階段，醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的相關(guān)制度還有待完善，由于醫(yī)院檔案管理的特殊性使得檔案管理工作十分復(fù)雜，如果沒有科學(xué)且合理的管理制度與管理體系的話，很容易發(fā)生檔案信息內(nèi)容不準(zhǔn)確等問題。而且，當(dāng)前的醫(yī)院檔案信息化程度較低，并沒有實現(xiàn)全領(lǐng)域的資源共享和檔案共享，大大降低了數(shù)字化檔案系統(tǒng)的使用效率。

2 檔案數(shù)字化發(fā)展對醫(yī)院檔案管理工作產(chǎn)生的影響

2.1 檔案數(shù)字化發(fā)展對檔案處理方面的影響

有效且科學(xué)地處理不同種類的檔案資料是當(dāng)前檔案管理工作中的重中之重。面臨信息化技術(shù)飛速發(fā)展背景下的新的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與需求，在網(wǎng)絡(luò)管理模式之下，檔案數(shù)字化發(fā)展能夠幫助檔案管理人員實現(xiàn)更加高效的檔案管理以及文書處理工作。數(shù)字化模式下的檔案管理能夠大幅度降低檔案管理工作過程中效率低下的問題，優(yōu)化和簡化了工作流程，也降低了檔案管理工作的開展難度。

2.2 檔案數(shù)字化發(fā)展對醫(yī)院醫(yī)療水平方面的影響

在當(dāng)前醫(yī)療水平不斷發(fā)展的趨勢之下，檔案數(shù)字化發(fā)展可以有效幫助相關(guān)醫(yī)護(hù)人員查詢與檢索相關(guān)的醫(yī)療技術(shù)應(yīng)用現(xiàn)狀以及病患的實際診斷情況，并且對于不同的醫(yī)療技術(shù)的使用情況能夠進(jìn)行更加直觀的對比分析。

2.3 檔案數(shù)字化發(fā)展對醫(yī)院科研水平方面的影響

在開展相關(guān)醫(yī)療活動的過程中，通過將不同環(huán)節(jié)中的診斷經(jīng)驗以及醫(yī)療認(rèn)知進(jìn)行記錄，并形成數(shù)字化的檔案，還可以為醫(yī)院相關(guān)醫(yī)務(wù)人員的科學(xué)研究以及相關(guān)論文的撰寫提供重要的數(shù)據(jù)支撐和依據(jù)。通過檔案數(shù)字化管理模式的發(fā)展，醫(yī)院的很多科研活動的開展能夠得到更加全面與更加詳細(xì)的信息支持，讓醫(yī)院相關(guān)檔案資料中的信息性知識的使用價值能夠得到更大范圍的利用與發(fā)揮。

3 為了更好地應(yīng)對檔案數(shù)字化發(fā)展，醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)該采取的對策

3.1 提高醫(yī)院檔案管理人員的工作技能

優(yōu)秀的檔案管理人員是實現(xiàn)檔案數(shù)字化發(fā)展與信息化建設(shè)的關(guān)鍵保證，無論是醫(yī)院管理部門還是檔案管理部門的都要增強(qiáng)對檔案管理人員基本業(yè)務(wù)能力的關(guān)注與重視。在當(dāng)前檔案數(shù)字化模式不斷推進(jìn)的大背景之下，作為一名檔案管理人員，尤其是作為一名醫(yī)院的檔案管理人員，面對醫(yī)院不同部門、不同科室以及大量的病人每天所產(chǎn)生的不同種類的檔案與資料，不僅僅要具備過硬的檔案管理技能和檔案管理常識，與此同時還需要具備計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識以及實際的計算機(jī)操作能力，并能夠熟練掌握檔案數(shù)字化建設(shè)與信息化發(fā)展過程中的相關(guān)知識與內(nèi)容。因此，醫(yī)院要想切實推進(jìn)檔案數(shù)字化發(fā)展，首先要從相關(guān)的檔案管理人員入手，在進(jìn)行相關(guān)的檔案管理崗位招聘時就要通過提高招聘標(biāo)準(zhǔn)以及進(jìn)行相關(guān)的崗位考核等方式來提高整個醫(yī)院檔案管理團(tuán)隊的綜合素質(zhì)。

比如，在日常的檔案管理過程中，醫(yī)院相關(guān)部門可以定期組織檔案管理人員參加專業(yè)培訓(xùn)并進(jìn)行定期的培訓(xùn)考核。在整個培訓(xùn)活動中，可以邀請專業(yè)的數(shù)字化檔案管理專家前往醫(yī)院就如何在醫(yī)院內(nèi)部進(jìn)行信息化檔案管理進(jìn)行科普講座，還可以邀請其他領(lǐng)域中的檔案管理人才來分享自己在數(shù)字化檔案管理過程中的經(jīng)驗和技巧。之后，醫(yī)院可以分別制定專業(yè)的基礎(chǔ)知識試卷和實踐操作考核兩種培訓(xùn)考核方式，全方位測評醫(yī)院檔案管理人員的數(shù)字化檔案管理能力，且定期考核的成績將與檔案管理人員的職位晉升和績效工資直接掛鉤，切實強(qiáng)化了工作人員對自身素養(yǎng)提升的重視。

3.2 建立完善的醫(yī)院檔案數(shù)字化管理制度與體系

在數(shù)字化時代，醫(yī)院檔案管理要想實現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化發(fā)展，還需要通過制定與建立完善的醫(yī)院檔案管理制度與體系來確保各項數(shù)字化檔案管理流程的順利開展。而且，嚴(yán)密與科學(xué)的管理制度與管理體系對于檔案管理人員來說也是一種良好的約束，并且能夠進(jìn)一步明確相關(guān)的工作標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案管理人員能夠更加直觀地掌握自身能力與工作需求之間的差距，從而有利于醫(yī)院檔案管理人員制定更加具有針對性也更加切實可行的個人提升計劃。醫(yī)院檔案數(shù)字化管理制度與體系的建立需要結(jié)合醫(yī)院的具體運(yùn)轉(zhuǎn)情況，其中涉及檔案管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)的制定、硬件設(shè)施需求的制定、檔案數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)的制定、檔案數(shù)據(jù)存儲與日常管理的流程制定等，都需要醫(yī)院相關(guān)部門在進(jìn)行過充分的調(diào)研與不斷的改進(jìn)之后才能夠完美確定。

比如，在醫(yī)院進(jìn)行檔案信息化管理建設(shè)的過程中，可以通過建立“檔案信息平臺”的方式來實現(xiàn)對相關(guān)檔案資料的數(shù)字化管理。首先，需要來自技術(shù)人員的技術(shù)支持，要在充分估計醫(yī)院日常檔案資料的流通量的基礎(chǔ)上，搭建能夠確保醫(yī)院各個部門順利使用的網(wǎng)絡(luò)平臺。然后，需要醫(yī)院各個部門的檔案管理人員參與其中，將現(xiàn)存的各種紙質(zhì)檔案資料都輸入到該網(wǎng)絡(luò)平臺之上，并在之后的工作過程中逐漸實現(xiàn)資料與檔案的去紙化，將所有新增檔案信息數(shù)據(jù)也都直接輸入到相關(guān)的醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)平臺之上，從而在一定程度上實現(xiàn)了資源共享。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，還要設(shè)置相關(guān)的檢索鏈接，即在每一個相似種類的檔案信息之間可以進(jìn)行直接鏈接，相關(guān)管理人員在檔案查詢過程中，只需要檢索一個關(guān)鍵詞，就可以檢索出與之相關(guān)聯(lián)的所有類似檔案的信息與數(shù)據(jù)?！皺n案信息平臺”的搭建，不僅僅為檔案管理人員進(jìn)行檔案管理提供了便利，也方便了其他醫(yī)護(hù)工作者進(jìn)行相關(guān)檔案信息的查詢。

3.3 加強(qiáng)對數(shù)字化檔案的安全監(jiān)管

檔案數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化管理在為廣大的檔案管理人員帶來極大便利的同時，也帶來了新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前階段，很多組織與個人在巨大的經(jīng)濟(jì)利益的驅(qū)使之下，往往會做出許多罔顧法律的事情，其中重要檔案信息的竊取已經(jīng)具備了相對成熟的產(chǎn)業(yè)鏈。而醫(yī)院檔案不僅涉及很多機(jī)密的醫(yī)療技術(shù)，還涉及成千上萬個病患的個人醫(yī)療信息，這些都十分容易成為黑客進(jìn)行信息竊取的對象。因此，在推動數(shù)字化檔案建設(shè)的過程中，也要建立對與之相匹配的安全監(jiān)管系統(tǒng)，從而切實確保相關(guān)數(shù)字化檔案信息的安全。

比如，在日常的檔案數(shù)字化管理過程中，要定期組織檔案管理人員就檔案安全性進(jìn)行嚴(yán)格審查。首先要通過專業(yè)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息技術(shù)優(yōu)化和升級整個醫(yī)院的電子檔案的保密設(shè)置，主要是通過定期更換密碼以及升級防火墻等手段來強(qiáng)化醫(yī)院檔案信息的安全性能。其次還要安裝嚴(yán)密的醫(yī)院檔案系統(tǒng)安全監(jiān)控技術(shù)，并派遣專人時刻注意醫(yī)院內(nèi)部計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的使用情況與安全情況，嚴(yán)密監(jiān)視各種異常變動。此外，為了避免電子檔案出現(xiàn)信息外泄的現(xiàn)象，要定期對醫(yī)院系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全狀況進(jìn)行評估與審核，對于機(jī)密的檔案信息要采取實時的動態(tài)監(jiān)控，從而確保在檔案系統(tǒng)出現(xiàn)問題時能夠得到及時且專業(yè)的修正。

4 總結(jié)

檔案數(shù)字化發(fā)展有利于提升檔案管理的效率，尤其是在醫(yī)院檔案管理過程中，數(shù)字化與信息化的管理為相關(guān)工作人員帶來了巨大的便利。醫(yī)院要通過構(gòu)建專業(yè)化的管理團(tuán)隊以及管理體系，切實推進(jìn)醫(yī)院數(shù)字化檔案管理的建設(shè)與發(fā)展。

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