趙淑威

摘 要：本文通過分析新時(shí)期數(shù)據(jù)化浪潮下職業(yè)院校檔案管理工作中存在的不足，提出了一些應(yīng)對(duì)措施，期望能夠更好促進(jìn)職業(yè)院校檔案管理工作的進(jìn)步。

關(guān)鍵詞：職業(yè)院校;檔案管理;創(chuàng)新

新時(shí)期信息化的時(shí)代沖擊著每一個(gè)行業(yè)，同樣也對(duì)每一個(gè)行業(yè)提出更高的要求，面對(duì)這樣的穿沖擊，職業(yè)院校的檔案管理改革創(chuàng)新工作遇到了很大的挑戰(zhàn)。人們對(duì)于信息資源的認(rèn)識(shí)和需求，隨著信息化時(shí)代的到來而更進(jìn)一步，在如此的環(huán)境下，真實(shí)記錄著院校教學(xué)、科研等活動(dòng)的數(shù)據(jù)檔案也迎來了大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作也正面臨著全新的變革。面對(duì)這些機(jī)遇和挑戰(zhàn)，職業(yè)院校首要面臨的任務(wù)是將信息化與檔案工作有機(jī)結(jié)合，既滿足社會(huì)和師生的需求，同時(shí)也要提高檔案的利用價(jià)值。

1 職業(yè)院校檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案管理硬件不足

硬件設(shè)施的不足一直以來都制約著院校檔案的管理工作，目前沒有專門的機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)檔案管理工作的情況仍然存在于大量的職業(yè)院校中，而其他有自身工作的部門也無法抽出專門的時(shí)間來進(jìn)行檔案管理，這就導(dǎo)致學(xué)校的檔案管理工作長期松散以致落后于人，更加無法為教育和教學(xué)服務(wù)。同樣不完善的還有職業(yè)院校的檔案管理設(shè)施，設(shè)施不齊備，設(shè)備不完善，“巧婦難為無米之炊”也是多數(shù)檔案管理工作者無法更好的開展工作的原因所在。

1.2 檔案數(shù)據(jù)量巨大

教學(xué)和科研活動(dòng)中會(huì)生成的大量的原始信息，而這些信息又全部都記錄在院校檔案中。而隨著大數(shù)據(jù)的到來，學(xué)校的各個(gè)部門系統(tǒng)又無時(shí)無刻不在生成新的數(shù)據(jù)檔案，因此院校檔案數(shù)據(jù)往往顯得驚人的龐大。另外人工方式生成數(shù)據(jù)和數(shù)字化建設(shè)的數(shù)據(jù)都包含在檔案數(shù)據(jù)之內(nèi)，最常見的就是通過諸如掃描、拍照等方式將收藏的實(shí)體檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)檔案，這同樣使得檔案的數(shù)字化程度不斷提高，所需要儲(chǔ)存的檔案數(shù)據(jù)也在迅速上升，這同樣為院校檔案儲(chǔ)存工作帶來了極大的挑戰(zhàn)。

1.3 檔案信息安全受到威脅

檔案數(shù)據(jù)的安全在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下正遭受著更大的威脅。學(xué)校各個(gè)部門的線上數(shù)據(jù)處理并沒有一致的工作標(biāo)準(zhǔn)，而這些數(shù)據(jù)在生成后又會(huì)統(tǒng)一與學(xué)校檔案系統(tǒng)對(duì)接，這就給檔案的管理和整理工作帶來了很大的不便和潛在的威脅。同時(shí)，隨著院校檔案數(shù)據(jù)價(jià)值的增高，也越來越引起各類不法分子的注意，如果學(xué)校對(duì)檔案數(shù)據(jù)沒有做好有效地防護(hù)，就會(huì)給黑客等不法分子可乘之機(jī)。另外，傳統(tǒng)檔案信息安全體系也很可能受到結(jié)構(gòu)性和非結(jié)構(gòu)性數(shù)據(jù)融合帶來的沖擊。因此，職業(yè)院校的檔案管理工作者不僅要精通檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，還需要有計(jì)算機(jī)的相關(guān)專業(yè)知識(shí)，具備與時(shí)俱進(jìn)不斷學(xué)習(xí)的能力，才能夠更好做好檔案管理保護(hù)工作，面對(duì)各種突發(fā)狀況是能夠做到臨危不懼，采取有效的措施應(yīng)對(duì)。

2 新時(shí)期檔案管理工作思路

信息化大數(shù)據(jù)時(shí)代，職業(yè)院校的檔案管理工作為了完善自身，需要開展新的思路，不斷改進(jìn)自身的工作方式，以服務(wù)他人為宗旨充分整合利用各類檔案資源，適應(yīng)新時(shí)期不斷出現(xiàn)的各類機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

2.1 規(guī)范數(shù)據(jù)、整合資源

職業(yè)院校內(nèi)部各部門之間的數(shù)據(jù)大都沒有得到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管理，這就使得大批量采用不同格式生成的數(shù)據(jù)形成一個(gè)個(gè)信息的孤島，無法與其他部門建立有效地聯(lián)系，還會(huì)浪費(fèi)大量的人員進(jìn)行信息的優(yōu)化整合。因此規(guī)范數(shù)據(jù)、整合資源、減少不必要的勞動(dòng)是新時(shí)期背景下職業(yè)院校檔案管理首先要解決的問題。

2.2 改善工作模式

在新時(shí)期，除了對(duì)信息進(jìn)行傳統(tǒng)的收錄、管理、使用外，還對(duì)各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的建立以及數(shù)據(jù)的歸檔提出了新的要求。檔案的收錄工作要貫穿全過程，不僅需要提前對(duì)各個(gè)系統(tǒng)做好研究工作，而且要針對(duì)不同類別的數(shù)據(jù)采取不同的收錄辦法，做到與檔案系統(tǒng)建立完美的對(duì)接。檔案的管理不可避免的需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持，同時(shí)這些大批量的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存也需要用到專業(yè)的計(jì)算機(jī)知識(shí)對(duì)其進(jìn)行處理。此外也要做好檔案的安全和防護(hù)工作，務(wù)必使得檔案的管理得到全方位的技術(shù)支持。檔案并不是要躺在檔案房或是電腦硬盤里無人問津的，而應(yīng)該活泛起來，對(duì)數(shù)據(jù)的挖掘與應(yīng)用應(yīng)該做到全智能服務(wù)，使檔案能夠真正為需要者服務(wù)。

2.3 增強(qiáng)檔案信息安全管理

信息化時(shí)代檔案管理安全的重要性不言而喻，學(xué)校檔案管理工作更是重中之重。要想加強(qiáng)職業(yè)院校檔案管理工作，首先要有一定的專業(yè)技術(shù)支撐。包括對(duì)于登陸者的身份認(rèn)證，設(shè)置登錄密碼和訪問權(quán)限，為數(shù)據(jù)加密等措施。其次，為了確保檔案內(nèi)部管理的各項(xiàng)工作有規(guī)章制度可循，職業(yè)院校需要建立安全規(guī)范和明確的責(zé)任制度，特別是為了使信息能夠在安全的環(huán)境中共享和使用，要做好檔案的開放標(biāo)準(zhǔn)和保密工作。

2.4 建立高質(zhì)量的人才隊(duì)伍

新時(shí)代的檔案管理工作已經(jīng)不單單是收集裝訂存放等這樣簡(jiǎn)單的工作，檔案的使用也再不是簡(jiǎn)單地查詢，復(fù)印。檔案從業(yè)人員應(yīng)該以全新的視野來看待這份工作，他們不僅需要具備專業(yè)的檔案學(xué)知識(shí)，同樣要有新的管理思維，擁有對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、建模和處理的能力。做好新時(shí)代的檔案管理工作，需要從業(yè)者具有較高的學(xué)習(xí)能力，對(duì)現(xiàn)代化檔案管理有敏銳的嗅覺，緊跟時(shí)代的步伐，不斷地完善自身，才能更好地完成工作。

電子檔案是信息時(shí)代的產(chǎn)物，是現(xiàn)代檔案管理工作不可回避的，它是一項(xiàng)需要運(yùn)用多種科學(xué)知識(shí)、多種專業(yè)配合，多部門協(xié)作，多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工作。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，信息檔案管理事業(yè)作為繼承和保護(hù)與開發(fā)人類文明遺產(chǎn)的一小部分將對(duì)科技的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步產(chǎn)生重大影響，占有舉足輕重的地位。當(dāng)然高校檔案信息化建設(shè)也不是一蹴而就的，它需要對(duì)實(shí)施的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行深入分析，做好規(guī)劃。綜上所述，盡管職業(yè)院校的檔案管理工作還存在著專業(yè)化信息化的缺失，但是一個(gè)行業(yè)的進(jìn)步往往是挑戰(zhàn)與風(fēng)險(xiǎn)并存的，不能因?yàn)閼峙聺撛诘娘L(fēng)險(xiǎn)就讓自己故步自封，那樣做只會(huì)使自己流失在歷史的浪潮之中。新時(shí)期職業(yè)院校的檔案管理工作的創(chuàng)新也是需要一步一步去完成的，盡管期間并不是一帆風(fēng)順，但只要秉承一顆不斷進(jìn)步的心，虛心找出自身的不足，花費(fèi)更多的心思和人力物力進(jìn)行投資，就會(huì)精益求進(jìn)，收獲到更好的回報(bào)。

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