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        提高歷史文獻(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量的對(duì)策

        2020-08-10 09:08:13辛巍
        卷宗 2020年13期
        關(guān)鍵詞:管理制度信息化

        辛巍

        摘 要:對(duì)于珍貴歷史文獻(xiàn),不僅要做到收集、整理、歸檔,還要在保護(hù)好歷史文獻(xiàn)檔案的基礎(chǔ)上,進(jìn)行檔案資源整合、挖掘檔案資源價(jià)值,為歷史研究、文化發(fā)展、社會(huì)建設(shè)提供應(yīng)有的幫助。近年來(lái),館藏歷史文獻(xiàn)檔案的數(shù)量不斷增加,對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量也提出了更加嚴(yán)格的要求。針對(duì)現(xiàn)階段檔案管理工作開(kāi)展中仍然存在的管理制度不完善、信息化水平低等問(wèn)題,必須要加強(qiáng)重視、加大投入,通過(guò)建立健全管理制度、搭建信息管理平臺(tái)、重視檔案資源利用等一系列措施,讓這些珍貴的歷史文獻(xiàn)檔案能夠在不同的領(lǐng)域發(fā)揮出更大的價(jià)值。

        關(guān)鍵詞:歷史文獻(xiàn)檔案;管理制度;信息化;檔案資源共享

        引言:在歷史文獻(xiàn)檔案管理工作中,既要重視“量”的增加,又要兼顧“質(zhì)”的提升。要想高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)的完成歷史文獻(xiàn)檔案管理任務(wù),需要從制度、技術(shù)以及人才等層面上,多措并舉、形成合力,一方面要讓珍貴的歷史文獻(xiàn)檔案得到保護(hù),防止丟失、損毀,另一方面還要迎合各方面的研究和使用需要,提高其利用率,這也是檔案管理的價(jià)值所在。新時(shí)期的檔案管理工作者,必須要認(rèn)識(shí)到:將歷史文獻(xiàn)檔案束之高閣,雖然可以保護(hù)其不受損害,但是也失去了利用價(jià)值。只有在保護(hù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用,才是新時(shí)期歷史文獻(xiàn)檔案管理的應(yīng)有之義。

        1 歷史文獻(xiàn)檔案管理現(xiàn)狀分析

        1.1 尚未形成統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)

        在歷史文獻(xiàn)檔案的收集、歸檔、整理、利用等各項(xiàng)具體工作中,完善的管理標(biāo)準(zhǔn)能夠?qū)@些工作的開(kāi)展提供必要的參考,這也是保障歷史文獻(xiàn)檔案完整性、安全性的必要舉措。但是由于歷史文獻(xiàn)在不同的歷史時(shí)期形成,形成地域及著述人不同,文獻(xiàn)呈現(xiàn)的形式也就有較大差異,加上文獻(xiàn)傳遞歷時(shí)久遠(yuǎn),現(xiàn)存的歷史文獻(xiàn)或不完整,或原編纂有失誤,怎樣制定較為統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn),亟待探討。另外,對(duì)不同時(shí)期的歷史檔案.例如明清、民國(guó),需要有詳盡的管理標(biāo)準(zhǔn)為依托進(jìn)行整理。但是除有限的關(guān)于明清檔案的數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)之外,我國(guó)尚未出臺(tái)更多歷史文獻(xiàn)的檔案信息化執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。在這種情況下,有些歷史文獻(xiàn)雖然歸檔了,但是由于標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一,檔案資源的整合利用難度較大。

        1.2 歷史文獻(xiàn)檔案管理信息化水平低

        隨著歷史文獻(xiàn)檔案種類(lèi)及數(shù)量的不斷增加,以人工為主的檔案管理模式,除了會(huì)給檔案管理人員帶來(lái)較為沉重的工作負(fù)擔(dān),導(dǎo)致檔案管理各項(xiàng)工作的效率低下外,也不利于滿足歷史研究人員的檔案使用需求,這就極大的削弱了歷史文獻(xiàn)檔案本身的價(jià)值。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代,部分單位在辦公信息化方面雖然取得了一定的成績(jī),但是檔案管理的信息化水平較低,信息基礎(chǔ)設(shè)施不完善,信息化建設(shè)缺乏長(zhǎng)效投入機(jī)制等問(wèn)題普遍存在?,F(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng),多數(shù)情況下只能用于歷史文獻(xiàn)檔案的檢索、瀏覽,而未能在檔案資源開(kāi)發(fā)、利用、服務(wù)等領(lǐng)域發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。

        1.3 復(fù)合型檔案管理人才匱乏

        歷史文獻(xiàn)檔案與普通檔案(如人事檔案)相比,除了具有更加珍貴的價(jià)值外,還具有收集難度大、專(zhuān)業(yè)要求高等特點(diǎn)。要想勝任這一工作,相關(guān)人員除了要精通檔案管理學(xué)的知識(shí)外,還必須熟練掌握歷史文獻(xiàn)學(xué)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。另外,在檔案管理信息化的大趨勢(shì)下,還要掌握計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)。只有具備了崗位工作要求的復(fù)合能力,才能推進(jìn)歷史文獻(xiàn)檔案管理工作的高質(zhì)量開(kāi)展。但是從實(shí)際調(diào)查情況來(lái)看,符合上述要求的復(fù)合型人才數(shù)量較少,這就與不斷增加的檔案數(shù)量和不斷提升的管理要求,形成了鮮明的對(duì)比。短期來(lái)看,會(huì)影響本單位歷史文獻(xiàn)檔案的管理水平和利用效率;長(zhǎng)期來(lái)看,則會(huì)對(duì)歷史研究等相關(guān)工作的開(kāi)展造成一定負(fù)面影響。

        1.4 歷史文獻(xiàn)檔案的開(kāi)發(fā)利用程度不高

        現(xiàn)階段對(duì)歷史文獻(xiàn)的信息化整理,局限于歷史文獻(xiàn)本身,忽視了文獻(xiàn)的殘缺,沒(méi)有對(duì)二次文獻(xiàn)和相關(guān)佐證文件進(jìn)行配套整理。這是因完成整理工作的人員對(duì)文獻(xiàn)缺乏專(zhuān)業(yè)了解,對(duì)歷史文獻(xiàn)的整理工作了解過(guò)于表層所致,導(dǎo)致僅僅追求整理速度,而忽視了對(duì)歷史文獻(xiàn)的潛在價(jià)值的挖掘。歷史文獻(xiàn)檔案管理的最終目的,以及歷史文獻(xiàn)檔案價(jià)值的體現(xiàn),都必須建立在檔案資源對(duì)當(dāng)前工作開(kāi)展提供借鑒與支持的基礎(chǔ)上。相反,如果僅僅是擴(kuò)充了歷史文獻(xiàn)檔案的數(shù)量,但是開(kāi)發(fā)利用率不高,這些檔案的價(jià)值沒(méi)有發(fā)揮出來(lái)。這樣的檔案管理工作是低效的,甚至可以說(shuō)是失敗的。

        2 加強(qiáng)歷史文獻(xiàn)檔案管理與利用的現(xiàn)實(shí)意義

        歷史文獻(xiàn)檔案是對(duì)歷史事件的客觀記錄,是對(duì)歷史面貌的真實(shí)還原,是傳統(tǒng)文化的傳承載體,是珍貴的文化遺產(chǎn)。通過(guò)做好歷史文獻(xiàn)檔案的收錄、整理和利用,可以幫助我們了解特定的歷史和文化;而對(duì)于專(zhuān)門(mén)從事歷史研究的學(xué)者來(lái)說(shuō),則能夠從更加專(zhuān)業(yè)的角度,利用這些歷史文獻(xiàn)檔案在歷史文化研究領(lǐng)域有新的建樹(shù)??偨Y(jié)來(lái)看,這些年代久遠(yuǎn)的歷史文獻(xiàn)檔案,其現(xiàn)實(shí)意義可以歸納為以下幾個(gè)方面:其一,尋找發(fā)展規(guī)律。任何一個(gè)學(xué)科的發(fā)展,都會(huì)經(jīng)歷一個(gè)不斷探索的漫長(zhǎng)過(guò)程。而這些歷史文獻(xiàn)檔案就是對(duì)學(xué)科發(fā)展歷程的真實(shí)記錄。按照時(shí)間線對(duì)相關(guān)的歷史文獻(xiàn)檔案進(jìn)行對(duì)比、分析,可以總結(jié)、歸納出學(xué)科發(fā)展的一般規(guī)律。利用這一規(guī)律,進(jìn)而尋找或預(yù)測(cè)學(xué)科未來(lái)發(fā)展的方向。其二,解決科研問(wèn)題。歷史文獻(xiàn)檔案中記錄了前人在某個(gè)學(xué)科、領(lǐng)域中做出的研究、積累的經(jīng)驗(yàn)。利用這些檔案可以讓當(dāng)代的研究人員“站在巨人的肩膀上”,減輕了科研工作的阻力。

        3 提高歷史文獻(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量的對(duì)策

        3.1 盡快制定完整、統(tǒng)一的管理制度

        緊跟工作開(kāi)展需要建立健全配套的檔案管理制度,是新時(shí)期提升歷史文獻(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。這里著重以歷史文獻(xiàn)的歸檔、存儲(chǔ)為例,對(duì)管理標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)進(jìn)行簡(jiǎn)要分析。根據(jù)歷史文獻(xiàn)的內(nèi)容信息量和文獻(xiàn)的特點(diǎn),確定是以圖片形式還是以文字形式采集信息。綜合考量檔案室計(jì)算機(jī)配置狀況和歷史文獻(xiàn)保存的清晰度完整度所需,設(shè)定圖片文件的分辨率和存儲(chǔ)量、在存儲(chǔ)格式方面,圖片文件要以JPG或者PDF等常用格式為主,文字文件要以Word和PDF格式為主,以保障資源傳遞和共享的順暢。PDF格式可以還原歷史文獻(xiàn)原來(lái)的存在形態(tài),Word文檔可以供借閱者快速地拿到所需參考信息。

        3.2 積極推進(jìn)歷史文獻(xiàn)檔案信息化管理

        3.2.1 搭建檔案管理信息平臺(tái)

        信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用,將檔案管理工作質(zhì)量提升了一個(gè)新的檔次。為此,相關(guān)部門(mén)也要通過(guò)加大資金投入,搭建檔案管理的信息平臺(tái),依托該平臺(tái)減輕工作人員的壓力,也進(jìn)一步提高檔案服務(wù)質(zhì)量和發(fā)揮檔案利用價(jià)值。例如,檔案管理信息平臺(tái)可以支持“在線查閱”和“檔案預(yù)借”功能。有歷史文獻(xiàn)檔案借閱需求的用戶,可以提前登陸該平臺(tái),在搜索欄輸入想要借閱的檔案名稱(chēng),就可以在線查閱有無(wú)該檔案,或是能否借閱。如果平臺(tái)顯示檔案可借閱,則通過(guò)“檔案預(yù)借”功能進(jìn)行鎖定,這樣其他人暫時(shí)無(wú)法借閱,該用戶在規(guī)定時(shí)間內(nèi)辦理檔案借閱手續(xù)。這樣既可以減輕檔案管理人員的壓力,也節(jié)約了用戶的時(shí)間。

        3.2.2 建設(shè)歷史文獻(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

        歷史文獻(xiàn)檔案的收集難度較大,且本身容易破損。這種特點(diǎn)決定了單一部門(mén)所掌握的歷史文獻(xiàn)檔案相對(duì)有限,無(wú)法很好的滿足用戶的多樣化使用需求。通過(guò)建設(shè)歷史文獻(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù),可以實(shí)現(xiàn)跨省的歷史文獻(xiàn)檔案資源交流、共享。不同省份的有關(guān)單位,都可以將一些歷史文獻(xiàn)檔案上傳到該數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi),極大的豐富了數(shù)據(jù)庫(kù)中歷史文獻(xiàn)檔案的數(shù)量的種類(lèi),更好的滿足了用戶的多樣化使用需求。

        3.3 重視多元化、復(fù)合型人才隊(duì)伍建設(shè)

        新時(shí)期做好歷史文獻(xiàn)檔案管理工作,除了要完善配套制度和重視信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)外,還要把握住檔案管理人員這一核心點(diǎn)。通過(guò)組建一支多元化、復(fù)合型的人才隊(duì)伍,全權(quán)負(fù)責(zé)歷史文獻(xiàn)資料收集、歸檔、管理、開(kāi)發(fā)等各項(xiàng)具體工作,才能取得滿意的效果。根據(jù)崗位工作要求,定期開(kāi)展培訓(xùn)是一種提升管理工作質(zhì)量的有效手段。同時(shí),培訓(xùn)工作還可以增強(qiáng)職工的獲得感、向心力,對(duì)保證檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性也有積極作用。根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容的不同,可以分為以下幾種:

        1)檔案管理規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)。其目的是讓員工熟悉歷史文獻(xiàn)檔案管理的基本要求和操作方法,以及本部門(mén)的規(guī)章制度。

        2)檔案專(zhuān)業(yè)技能與知識(shí)培訓(xùn)。在已經(jīng)具備一定工作經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上,根據(jù)行業(yè)發(fā)展進(jìn)行適應(yīng)性培訓(xùn),始終滿足崗位工作要求。

        3)檔案管理信息技術(shù)培訓(xùn)。其目的是順應(yīng)檔案管理信息化趨勢(shì),發(fā)揮信息技術(shù)在提高檔案管理效率和深化開(kāi)發(fā)利用等方面的價(jià)值。

        3.4 在保護(hù)檔案的基礎(chǔ)上挖掘檔案資源價(jià)值

        對(duì)于歷史文獻(xiàn)檔案,首先是要保證檔案本身的完整性和安全性,這是進(jìn)行檔案開(kāi)發(fā)和利用的基礎(chǔ)。由于歷史文獻(xiàn)檔案主要以紙質(zhì)形勢(shì)存在,加上年代較為久遠(yuǎn),很容易出現(xiàn)破損或缺失的情況。在進(jìn)行歷史文獻(xiàn)檔案管理時(shí),應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)存儲(chǔ)環(huán)境的管理,例如必須配備除濕通風(fēng)設(shè)備,避免紙質(zhì)的檔案受潮、發(fā)霉;還要做好消毒滅菌工作,避免紙質(zhì)檔案發(fā)生蟲(chóng)蛀。另外,還可以利用現(xiàn)代技術(shù)手段,例如使用掃描儀將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案,這樣就可以避免檔案破損、丟失等情況。在做好保護(hù)工作的基礎(chǔ)上,還要對(duì)歷史文獻(xiàn)檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用。依托大數(shù)據(jù)等技術(shù)手段,通過(guò)信息提取、資源整合、共享利用等,滿足各個(gè)行業(yè)的檔案使用需求。

        4 結(jié)語(yǔ)

        歷史文獻(xiàn)檔案的獨(dú)特價(jià)值,決定了在管理工作中必須要以保護(hù)為基礎(chǔ),以開(kāi)發(fā)利用為核心,提高檔案利用率,為歷史研究及科研事業(yè)的發(fā)展提供必要的支持。當(dāng)前的管理工作質(zhì)量,還不能完全滿足歷史文獻(xiàn)檔案管理、利用的需求。這就需要有關(guān)部門(mén)在加強(qiáng)思想重視的前提下,采取實(shí)際行動(dòng)支持這一工作的高質(zhì)量開(kāi)展。其中,重點(diǎn)把握好管理制度建設(shè)、管理人才培養(yǎng)、信息技術(shù)應(yīng)用等幾項(xiàng)內(nèi)容,為歷史文獻(xiàn)檔案管理工作更高效率的開(kāi)展,以及檔案資源價(jià)值最大化的發(fā)揮奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

        參考文獻(xiàn)

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        [3]張明毅.制約鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作管理與發(fā)展的因素及其對(duì)策[C]“決策論壇——企業(yè)管理模式創(chuàng)新學(xué)術(shù)研討會(huì)”論文集(上).2017.

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