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        優(yōu)化和健全我國社會保險(xiǎn)檔案管理的新思路

        2020-08-10 09:08:13馬亮
        卷宗 2020年13期
        關(guān)鍵詞:檔案管理

        馬亮

        摘 要:本文將會以社會保險(xiǎn)檔案管理體制建設(shè)的基本原則、及當(dāng)前管理過程中所存在的缺陷為切入點(diǎn),對其優(yōu)化與健全思路進(jìn)行初步的分析與探討,希望借此可有效推動我國社會保險(xiǎn)檔案管理工作的進(jìn)一步提升。

        關(guān)鍵詞:社會保險(xiǎn);保險(xiǎn)檔案;檔案管理;檔案管理手段;檔案管理思路

        為了讓社會保險(xiǎn)檔案管理可進(jìn)一步適應(yīng)社會發(fā)展的潮流,相關(guān)部門在對其進(jìn)行改革過程中,需要注重總體思路與方向的確立,注重分析當(dāng)前管理過程中所存在的問題,以解決問題為手段,提供高效服務(wù)為最終目標(biāo),不斷提升服務(wù)過程的質(zhì)量,消除不足與缺陷。

        1 社會保險(xiǎn)檔案管理體制建設(shè)過程中的基本原則

        社會保險(xiǎn)檔案體制的建設(shè)工作,需要以時(shí)代特征為基礎(chǔ),以信息化及規(guī)范化為目標(biāo),遵循相應(yīng)的基本原則內(nèi)容來實(shí)施建設(shè)工作。

        1.1 一體化原則

        檔案內(nèi)容一體化原則是檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化與制度化基礎(chǔ),同時(shí),也是實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)目標(biāo)的重要保障。檔案內(nèi)容一體化,要求每一位檔案管理人員將檔案內(nèi)部的各類文件以及數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)一體化,簡化中間環(huán)節(jié),減少管理壓力,并注重檔案信息自身的共享能力。

        1.2 雙軌制原則

        雙軌制原則是信息化時(shí)代檔案管理改革的全新原則,其核心重點(diǎn)在于檔案內(nèi)容要實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件與信息文件同步存在,且完全相同。在我國與檔案相關(guān)的法律中,考慮到信息類文件自身所存在的安全性問題,信息類文件無法完全取代紙質(zhì)文件,所以,需要施行紙質(zhì)文件內(nèi)容與信息類文件內(nèi)容同步的雙軌制原則。

        1.3 協(xié)作性原則

        社會保險(xiǎn)檔案的日常管理過程中,為了方便后期管理,提高信息調(diào)取速度,需要以基礎(chǔ)數(shù)據(jù)為根本,規(guī)范入庫管理操作,提高其入庫管理與檔案管理的協(xié)調(diào)性。同時(shí),各級檔案管理部門之間需要提高配合程度,重視信息化建設(shè)進(jìn)程。

        2 社會保險(xiǎn)檔案管理工作所存在的實(shí)際問題與不足

        2.1 管理方式不統(tǒng)一,管理職能之間相互交疊

        近些年,隨著社會福利水平的提升,社會保險(xiǎn)檔案的管理工作也成為相關(guān)部門的工作重點(diǎn),但是,雖然近些年的檔案管理手段與效率得到較大程度的改善,但是,在具體工作當(dāng)中,很多指導(dǎo)思想與職責(zé)沒有得到有效的貫徹與實(shí)施,進(jìn)而導(dǎo)致具體的管理過程仍然存在著很多的問題。在這些問題當(dāng)中,管理方式混亂最為突出。社會保險(xiǎn)的辦理與繳費(fèi)過程中,伴隨而來的是大量的數(shù)據(jù)資料與報(bào)表內(nèi)容,這些內(nèi)容與資料都需要管理部門完成對應(yīng)的整合,而整合過程又需要眾多其他部門相互協(xié)調(diào),而不同部門之間在協(xié)調(diào)過程中又沒有一個(gè)統(tǒng)一性原則,這就導(dǎo)致檔案的資料內(nèi)容真實(shí)度大打折扣。另外,這種由不同部門相互協(xié)調(diào)而完成的數(shù)據(jù)收錄過程,也會出現(xiàn)大量職責(zé)交疊現(xiàn)象,而群眾想要獲取到這些保險(xiǎn)資料,更是需要在多種不同部門辦理相關(guān)的手續(xù),不僅造成工作效率下滑,浪費(fèi)了大量的時(shí)間,還直接導(dǎo)致了群眾自身對相關(guān)部門效能的懷疑。

        2.2 缺少科學(xué)規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)與管理制度

        當(dāng)前,我國社會保險(xiǎn)檔案的管理仍然采用傳統(tǒng)的制度規(guī)范,其整體的管理形式較為粗放,并且,各類不可控的風(fēng)險(xiǎn),都會對紙質(zhì)檔案資料自身造成無可挽回的損失。當(dāng)前社會保險(xiǎn)的辦理過程已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了信息化,但是,對于保險(xiǎn)檔案的管理,仍然沒有很好的利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。社會保險(xiǎn)檔案管理需要注重對檔案自身的保護(hù),但是,相關(guān)部門卻沒有針對其問題制定更為合理科學(xué)的保障手段,檔案管理形式極為落后。同時(shí),隨著保險(xiǎn)人數(shù)的與日俱增,檔案管理人員的工作量被大幅度拉升,使得其日常工作更是困難重重。

        2.3 管理水平與管理手段需要進(jìn)一步改善

        當(dāng)前的保險(xiǎn)檔案管理方式及手段,卻沒有有效推動保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的改革進(jìn)程,反而形成了一定的自然阻礙。究其根本,在于社會保險(xiǎn)檔案的管理水平與手段并沒有實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新改良。例如,當(dāng)前的檔案保管室并沒有形成嚴(yán)格的檔案資料保管一體化制度條件。很多檔案的原始資料長期處于通風(fēng)條件差,且容易發(fā)霉生蟲的環(huán)境中。保險(xiǎn)體系的改革需要針對保險(xiǎn)檔案做大量的調(diào)查與分析,而這種紙質(zhì)為基礎(chǔ)的管理方式,對于檔案資料的查找十分不方便,工作人員的效率限制極為嚴(yán)重。

        3 優(yōu)化與完善社會保險(xiǎn)檔案的日常管理工作手段

        3.1 提高投保人與檔案工作人員的檔案管理意識

        保險(xiǎn)投保人的檔案管理意識,對于檔案管理工作有著十分明顯的促進(jìn)作用。因此,相關(guān)機(jī)構(gòu)需要注重檔案觀念的宣傳工作,提高投保人對于檔案資料的關(guān)注度,使其對檔案資料完整性有著足夠的認(rèn)知,進(jìn)而使其可主動配合檔案工作人員實(shí)施檔案資料完善工作,有效提升檔案實(shí)際處理效率。檔案工作人員需要強(qiáng)化對檔案資料的核對工作,對其中存在的問題需要及時(shí)尋找投保人完成修正與補(bǔ)充,避免出現(xiàn)檔案資料失真現(xiàn)象。同時(shí),檔案管理部門需要強(qiáng)化對檔案工作人員的職業(yè)技能培訓(xùn),提高其崗位能力與責(zé)任意識,通過定期的培訓(xùn)活動,讓每一位工作人員都能獲取到有效的檔案業(yè)務(wù)知識。并且,相關(guān)部門需要強(qiáng)化獎懲制度的完善性,激勵每一位檔案工作者積極認(rèn)真的工作態(tài)度。檔案管理工作改革,不單純是管理層面與制度層面的轉(zhuǎn)變,更多的是每一檔案工作者對于檔案態(tài)度的轉(zhuǎn)變,因此,完善工作原則,是實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化的基礎(chǔ)。

        3.2 充分利用信息科技內(nèi)容,加快檔案管理信息化步伐

        近些年,信息科技發(fā)展極為迅猛,并已經(jīng)被應(yīng)用于社會生活中的各個(gè)角落,其技術(shù)自身所擁有的高效性與便利性,更是得到人們的廣泛認(rèn)可。因此,社會保險(xiǎn)檔案管理工作中,需要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢,積極開發(fā)各類管理軟件,提高管理過程中的信息化程度,以技術(shù)手段提高整體的工作效率與服務(wù)水平。同時(shí),信息化管理模式,可以在很大程度上減少因人為因素而存在的漏洞與誤差,并且,其查詢與調(diào)用過程更為便捷,可有力推動社會保險(xiǎn)檔案工作的改革進(jìn)程。但是,在社會保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)的過程中,需要注重對信息安全性的有效處理,避免其數(shù)據(jù)因黑客入侵或病毒等因素而出現(xiàn)損壞,與檔案工作相關(guān)的所有電腦都要安裝專業(yè)的殺毒軟件,并聘請專業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)其信息安全性維護(hù)工作。

        3.3 強(qiáng)化培訓(xùn)工作內(nèi)容體系,提高檔案管理及工作人員綜合素養(yǎng)

        檔案管理部門在健全檔案管理制度基礎(chǔ)上,需要從人員角度改變現(xiàn)階段檔案管理過程所存在的各類問題。當(dāng)前的檔案管理改革以及檔案信息化建設(shè)過程,都要求每一位檔案工作者有著極高的專業(yè)素養(yǎng)。同時(shí),檔案信息化建設(shè)的過程中,需要應(yīng)用到大量的網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)以及軟件操作,更要求每一位檔案工作者在計(jì)算機(jī)領(lǐng)域擁有一定的技術(shù)實(shí)力。因此,各地區(qū)檔案管理部門需要強(qiáng)化檔案工作人員的整體培訓(xùn)工作,以人員素質(zhì)角度轉(zhuǎn)變低工作效率現(xiàn)狀。另外,人力資源部門需要注重高素質(zhì)人才的招聘工作,讓具備更高技術(shù)水平的專業(yè)人員參與到實(shí)際工作當(dāng)中,提高檔案人員隊(duì)伍的整體工作能力。

        4 結(jié)束語

        檔案管理工作的改革,需要從體系與制度上進(jìn)行綜合考量,不斷改進(jìn)管理手段,利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)搭建更為高效的檔案信息化處理與管理平臺,并注重內(nèi)部工作人員的培訓(xùn),我國檔案制度及社保保險(xiǎn)體系的改革工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

        參考文獻(xiàn)

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        [2]賀莉.新形勢下社會保險(xiǎn)檔案管理工作的創(chuàng)新思考[J].中外企業(yè)家,2020(11):142.

        [3]聶鑫鑫.社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理創(chuàng)新途徑探尋[J].蘭臺內(nèi)外,2020(03):65+31.

        [4]張妍.新形勢下社會保險(xiǎn)檔案管理工作的思考[J].財(cái)經(jīng)界(學(xué)術(shù)版),2019(17):253.

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