摘 要:“5G時(shí)代”,社會(huì)的各行各業(yè)都將迎來(lái)一次新的變革,企事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作也將迎來(lái)新的挑戰(zhàn)。創(chuàng)新發(fā)展勢(shì)必成為企事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展趨勢(shì),探討“5G時(shí)代”企事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的不足之處與發(fā)展趨勢(shì)具有現(xiàn)實(shí)意義。
關(guān)鍵詞:“5G時(shí)代”;企事業(yè)單位;文書(shū)檔案
1 “5G時(shí)代”下的文書(shū)檔案管理
1)安全化管理。在“5G時(shí)代”背景下,企事業(yè)單位開(kāi)展文書(shū)檔案日常管理工作時(shí),信息安全問(wèn)題不容忽視。因此,各企事業(yè)單位應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況,制定切實(shí)可行的管理制度,不斷深化管理的技術(shù)創(chuàng)新,在文書(shū)檔案管理系統(tǒng)信息化升級(jí)的同時(shí),設(shè)定規(guī)范的安全管理體系,以免由于一些人為因素與客觀環(huán)境影響而導(dǎo)致的安全隱患問(wèn)題,避免給所在單位造成不必要的損失[1]。
2)數(shù)字化管理。傳統(tǒng)的文書(shū)檔案主要以紙質(zhì)為主,諸多文字信息的記錄與錄入往往耗時(shí)很長(zhǎng),也是對(duì)檔案工作者耐心與責(zé)任意識(shí)的考驗(yàn)。在“5G 時(shí)代”,文書(shū)檔案管理方式也需要有新的考量,例如對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處更有利于檔案信息的保存和管理。當(dāng)前許多企事業(yè)單位的文書(shū)檔案基本實(shí)現(xiàn)了信息化,依托于計(jì)算機(jī)技術(shù),不但提高了文書(shū)檔案工作的質(zhì)量,也一定程度降低了檔案工作者的工作強(qiáng)度。
3)網(wǎng)絡(luò)化管理。將傳統(tǒng)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)變后,科學(xué)的網(wǎng)絡(luò)化管理十分必要。因此,企事業(yè)檔案部門(mén)可以利用大數(shù)據(jù)云技術(shù)實(shí)現(xiàn)時(shí)間空間的多維聯(lián)動(dòng)與應(yīng)用,適當(dāng)增加網(wǎng)絡(luò)檢索、查閱及歸檔等應(yīng)用功能,讓數(shù)字化后的檔案利用起來(lái)更具有合理性,電子的存儲(chǔ)方式也便利了用戶(hù)的操作體驗(yàn),無(wú)論從使用的便利性還是管理工作的高效性角度都有所提升。
2 目前企事業(yè)文書(shū)檔案管理工作不足之處
1)文書(shū)檔案管理人員工作重要意識(shí)不足。目前,我國(guó)各企事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作都有條不紊的開(kāi)展著,但仍有部分單位檔案文書(shū)管理意識(shí)還相對(duì)薄弱。第一,各企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理工作不重視,忽略了文書(shū)檔案管理的重要性[2]。第二,相關(guān)文書(shū)檔案管理人員對(duì)工作內(nèi)容的不重視,文書(shū)檔案的日常整理缺乏主動(dòng)性,并未按照所在企事業(yè)單位的制度條例和檔案法規(guī)來(lái)辦事,由此可能導(dǎo)致為所在單位提供的信息不夠準(zhǔn)確,甚至使企事業(yè)單位的運(yùn)營(yíng)出現(xiàn)問(wèn)題。
2)文書(shū)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不夠硬。目前,許多企事業(yè)單位的檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力良莠不齊,職業(yè)素養(yǎng)也達(dá)不到檔案管理工作者的硬性要求。具體歸于以下幾方面:第一,檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)過(guò)低。目前我國(guó)的檔案管理工作者普遍的專(zhuān)業(yè)性不夠,有的工作人員甚至還不具備檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)知識(shí)[3]。第二,檔案管理人員招聘標(biāo)準(zhǔn)不一。有的企事業(yè)單位在招聘檔案工作者時(shí),只粗略依據(jù)簡(jiǎn)歷和學(xué)歷來(lái)衡量應(yīng)聘者能力。第三,檔案管理人員缺少日常培訓(xùn)。部分企事業(yè)單位很少開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)或僅僅進(jìn)行單一的業(yè)務(wù)培訓(xùn),使檔案管理人員業(yè)務(wù)能力得不到提升。
3)文書(shū)檔案管理方式不符合時(shí)代要求。企事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的傳統(tǒng)管理理念往往會(huì)導(dǎo)致檔案管理人員的日常工作存在時(shí)代滯后性。很多文書(shū)檔案體現(xiàn)價(jià)值不強(qiáng)體現(xiàn)在兩個(gè)方面:第一,管理設(shè)備的不足。一些企事業(yè)單位在檔案管理方面的資金投入不夠,高質(zhì)量管理設(shè)備的缺失可能導(dǎo)致相關(guān)工作的開(kāi)展達(dá)不到工作的實(shí)際需求。第二,先進(jìn)管理意識(shí)薄弱。有些檔案管理人員工作者的信息化管理意識(shí)不足,致使單位文書(shū)檔案管理的方式不符合時(shí)代的要求,工作效率低下。
4)文書(shū)工作與檔案管理工作脫節(jié)。在實(shí)際的文書(shū)檔案管理工作中,許多企事業(yè)單位將文書(shū)工作與檔案管理工作兩個(gè)層面分開(kāi)進(jìn)行,致使管理工作問(wèn)題頻出:第一,檔案管理部門(mén)與其他部門(mén)見(jiàn)缺乏聯(lián)動(dòng)。文書(shū)檔案管理工作需要檔案管理部門(mén)和其他部門(mén)之間建立溝通渠道,協(xié)同管理以發(fā)揮聯(lián)合作用最大化。第二,文書(shū)管理內(nèi)容規(guī)范不一。部分企事業(yè)單位并未制定文書(shū)檔案管理的規(guī)范條例,致使各部門(mén)的文書(shū)存在紙張、字體格式混亂的情況,給檔案管理人員的歸檔工作增加了難度。
3 “5G時(shí)代”企事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)
1)實(shí)現(xiàn)管理理念創(chuàng)新。在“5G時(shí)代”時(shí)代背景下,企事業(yè)單位檔案管理工作的進(jìn)步與發(fā)展勢(shì)在必行,需要企事業(yè)單位的檔案管理人員能夠意識(shí)到文書(shū)檔案管理工作的重要程度,擁有與時(shí)俱進(jìn)不斷創(chuàng)新的管理理念,將文書(shū)檔案管理列為企事業(yè)單位發(fā)展戰(zhàn)略的重要一環(huán)。具體應(yīng)當(dāng)將數(shù)字化、信息化與網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)落實(shí)到日常文書(shū)檔案管理工作的實(shí)處,發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)最大化[4]。
2)實(shí)現(xiàn)服務(wù)模式創(chuàng)新。為了適應(yīng)“5G時(shí)代”,企事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求,不斷提升檔案管理工作的服務(wù)水平,完成檔案管理工作從傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)向現(xiàn)代化主動(dòng)服務(wù)的轉(zhuǎn)化,以達(dá)到高效且多元的服務(wù)管理。運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),在檔案信息資料檢索查閱過(guò)程中,給予用戶(hù)高速的服務(wù)體驗(yàn),進(jìn)一步推動(dòng)企事業(yè)單位檔案服務(wù)模式創(chuàng)新進(jìn)程。與此同時(shí),加強(qiáng)各大企業(yè)事業(yè)單位之間的聯(lián)系,通過(guò)5G網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息高速傳播,實(shí)現(xiàn)信息資源共享。
3)實(shí)現(xiàn)科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新。企事業(yè)單位檔案管理工作離不開(kāi)科學(xué)技術(shù)的有力支撐,加快運(yùn)用電子檔案管理模式,適應(yīng)“5G時(shí)代”信息化管理的需求。首先,將先進(jìn)的信息設(shè)備運(yùn)用于企事業(yè)單位檔案管理工作中,需要加大建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入,更新數(shù)字化設(shè)備的基礎(chǔ)設(shè)施配置。其次,利用 5G網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì),開(kāi)發(fā)多樣化的檔案管理軟件,彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案的弊端。最后,構(gòu)建企事業(yè)單位檔案檢索聯(lián)動(dòng)系統(tǒng),通過(guò)主題詞等形式的實(shí)時(shí)檢索,提高檔案管理利用率。
4)實(shí)現(xiàn)人力資源創(chuàng)新。在“5G時(shí)代”背景下,一方面,企事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)培訓(xùn),普及數(shù)字化設(shè)備操作等方面的系統(tǒng)化教學(xué),促進(jìn)企事業(yè)單位檔案管理工作的有關(guān)工作人員定期接受專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn),加強(qiáng)工作人員的信息化意識(shí)管理,以創(chuàng)建高素質(zhì)文書(shū)檔案管理團(tuán)隊(duì)為目標(biāo)。另一方面,引進(jìn)具備先進(jìn)理念且熟知多元化先進(jìn)設(shè)備操作的管理人才,通過(guò)優(yōu)秀人才的引進(jìn)制度,聯(lián)合高校的激勵(lì)機(jī)制,共同提高檔案管理工作者的業(yè)務(wù)能力。
5)實(shí)現(xiàn)管理信息平臺(tái)創(chuàng)新。加強(qiáng)文書(shū)檔案管理信息平臺(tái)的建設(shè),采取多元化的管理策略,使得企事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作更好的符合“5G時(shí)代”的發(fā)展的要求。首先,引進(jìn)文書(shū)檔案加工管理系統(tǒng),完善信息化文書(shū)檔案管理鏈條;其次,各企事業(yè)單位構(gòu)建文書(shū)檔案管理信息存儲(chǔ)系統(tǒng),并實(shí)行聯(lián)動(dòng)管理;最后,建立文書(shū)檔案資料的保密系統(tǒng)。由此,通過(guò)建立文書(shū)檔案管理的信息化聯(lián)動(dòng)系統(tǒng),全方位、多維度的實(shí)行文書(shū)檔案的數(shù)據(jù)挖掘整理和歸檔應(yīng)用,為企事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理提供更多的便利[5]。
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作者簡(jiǎn)介
曾子玲(1996-),女,漢族,湖南長(zhǎng)沙人,湘潭大學(xué)公共管理學(xué)院碩士研究生,研究方向:電子政務(wù)。