摘 要:醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院基礎(chǔ)管理工作之一,做好醫(yī)院檔案管理工作有助于推動(dòng)整個(gè)醫(yī)院發(fā)展。本文以新時(shí)期醫(yī)院檔案管理工作為分析對(duì)象,首先概述了醫(yī)院檔案管理,接著分析了當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中出現(xiàn)的問題,最后論述了完善新時(shí)期醫(yī)院檔案管理的途徑,以便可以推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作上一個(gè)新臺(tái)階。
關(guān)鍵詞:醫(yī)院;檔案管理;建議
隨著我國醫(yī)療事業(yè)快速進(jìn)步,醫(yī)院檔案在醫(yī)院日常管理經(jīng)營過程中所發(fā)揮出來的作用越來越重要。醫(yī)院檔案會(huì)詳實(shí)記錄醫(yī)院的各項(xiàng)活動(dòng),對(duì)于整個(gè)醫(yī)院的運(yùn)營和維護(hù)都具有非常重要的意義??茖W(xué)的檔案管理工作對(duì)醫(yī)院的未來發(fā)展具有良好的促進(jìn)作用,反之則可能帶來巨大麻煩,甚至可能會(huì)造成不應(yīng)有的損失。因此,做好醫(yī)院檔案管理工作具有非常重要的意義。
1 醫(yī)院檔案概述
檔案是社會(huì)進(jìn)步的忠實(shí)記錄載體,反映了社會(huì)組織以及個(gè)人的各項(xiàng)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)。對(duì)于任何社會(huì)組織和個(gè)人來說,檔案不僅僅具有較好的參考價(jià)值,更可以憑借自身真實(shí)的記錄來展現(xiàn)歷史。醫(yī)院作為救死扶傷的重要機(jī)構(gòu),其檔案不僅可以記錄醫(yī)院真實(shí)發(fā)展?fàn)顩r,更可以為醫(yī)院轉(zhuǎn)型發(fā)展提供寶貴的一手資料,有助于推動(dòng)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。一般來說,醫(yī)院檔案具有以下幾方面特點(diǎn)。
第一,內(nèi)容專業(yè)性。醫(yī)院檔案除了一些行政和人事檔案之外,更多的是醫(yī)療檔案,而且占比相對(duì)較大,具有較強(qiáng)專業(yè)性和技術(shù)性,在管理方面也有一些特殊要求,這也導(dǎo)致了醫(yī)院檔案內(nèi)容更加專業(yè)[1]。第二,信息保密性。由于醫(yī)院是救死扶傷的重要機(jī)構(gòu),常常保留了大量個(gè)人身體健康信息,這也使得醫(yī)院檔案信息具有一定機(jī)密性。對(duì)于很多社會(huì)公眾來說,他們并不愿意其他人知曉自身的身體健康狀況,這也必然要求醫(yī)院做好信息保密工作,確保對(duì)檔案的安全合理使用。
2 醫(yī)院檔案管理存在的問題
從總體上看,當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作趨勢向好,但是依舊存在一些問題,需要我們關(guān)注,主要體現(xiàn)在以下幾方面。
2.1 檔案管理水平問題
第一,工作制度存在問題。很多醫(yī)院的檔案管理存在著工作制度問題。例如,在收集檔案之時(shí)沒有準(zhǔn)確獲取信息,存在著檔案信息丟失狀況。在檔案借閱過程之中,借閱管理沒有按照流程做好登記工作,沒有履行手續(xù)就隨便出借,借閱人員在使用完成之后并沒有及時(shí)歸還。正是由于工作制度存在缺陷,醫(yī)院的一些重要檔案出現(xiàn)了錯(cuò)誤,例如新建住院大樓的一系列關(guān)鍵數(shù)據(jù)資料沒有及時(shí)歸檔,導(dǎo)致后期翻新和維修出現(xiàn)了困難。第二,檔案分類不適應(yīng)當(dāng)前醫(yī)院工作需求。根據(jù)當(dāng)前醫(yī)院檔案管理特點(diǎn),醫(yī)院檔案管理需要有非常嚴(yán)格的規(guī)范制度,以此來確保各項(xiàng)檔案管理制度的可操作性[2]。但是在實(shí)踐操作之中,醫(yī)院并沒有對(duì)檔案管理提出非常明確的要求,例如并沒有對(duì)檔案文件類目規(guī)范提出要求,結(jié)果在實(shí)際管理之時(shí)沒有按照具體標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行檔案分類,各個(gè)科室只是根據(jù)自身科室需求做好分類,最終檔案文件分類五花八門,導(dǎo)致檔案管理難度進(jìn)一步加大。
2.2 檔案人員素質(zhì)問題
第一,醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和管理人員對(duì)于檔案工作不夠重視。一般而言,醫(yī)院工作主要是救死扶傷,因此對(duì)于檔案管理工作認(rèn)識(shí)相對(duì)不足。醫(yī)院管理層認(rèn)為檔案管理只需要確保各項(xiàng)檔案不丟失即可,有些領(lǐng)導(dǎo)甚至認(rèn)為檔案管理只是簡單進(jìn)行文字記載,并沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要意義,并不會(huì)對(duì)檔案工作給予足夠關(guān)注。第二,檔案管理人員綜合素質(zhì)不高。目前,醫(yī)院從事檔案管理的大部分人員是退居二線的工作人員,一些人員甚至屬于兼職。這些人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)并不高,同時(shí)容易出現(xiàn)人浮于事的現(xiàn)象,工作效率非常低下。除此之外,醫(yī)院檔案管理人員調(diào)動(dòng)非常頻繁,團(tuán)隊(duì)管理并不夠穩(wěn)定,這也導(dǎo)致了很多人員人浮于事,在工作交接之時(shí)沒有有效規(guī)范,最終會(huì)對(duì)醫(yī)院檔案管理產(chǎn)生負(fù)面影響。
2.3 檔案保管條件問題
第一,安全設(shè)施投入不足。目前,醫(yī)院的各項(xiàng)管理工作得到進(jìn)一步加強(qiáng),對(duì)于檔案安全管理的標(biāo)準(zhǔn)也在提高。但是,當(dāng)前醫(yī)院檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)依舊存在一些問題,例如一些醫(yī)院沒有專門用于檔案儲(chǔ)存的空間,缺乏必要的防火防災(zāi)設(shè)施,一些設(shè)施年久失修,與現(xiàn)代化的檔案管理要求相差甚遠(yuǎn)。第二,檔案信息化建設(shè)的技術(shù)存在問題。在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的今天,檔案信息化建設(shè)也是醫(yī)院檔案管理的發(fā)展趨勢。但是,當(dāng)前醫(yī)院檔案信息化建設(shè)依舊存在技術(shù)性難題,例如沒有專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行支撐,很多工作人員在工作之時(shí)依舊習(xí)慣于采用文字性工作模式,并不愿意主動(dòng)與信息化技術(shù)進(jìn)行對(duì)接,這自然會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院檔案信息化建設(shè)停滯不前。
3 完善新時(shí)期醫(yī)院檔案管理的途徑
為了做好新時(shí)期醫(yī)院檔案管理工作,我們可以采用以下幾方面措施。
3.1 增強(qiáng)管理意識(shí),加強(qiáng)制度建設(shè)
第一,進(jìn)一步增強(qiáng)管理意識(shí),不斷增強(qiáng)責(zé)任觀念。為了做好醫(yī)院檔案管理工作,醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)需要進(jìn)一步提高對(duì)檔案管理的重視程度,做好各項(xiàng)資源配置,確保有條不紊地推進(jìn)檔案管理工作。與此同時(shí),醫(yī)院也需要進(jìn)一步增強(qiáng)管理工作人員的管理意識(shí),端正管理工作人員的工作態(tài)度,堅(jiān)決辭退敷衍了事的工作人員,進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量。第二,不斷加強(qiáng)各項(xiàng)制度建設(shè),做好科學(xué)管理。為了進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量,醫(yī)院需要嚴(yán)格按照國家法律規(guī)定,制定醫(yī)院內(nèi)部檔案管理?xiàng)l例,完善檔案管理工作的各項(xiàng)流程,確定檔案管理的各項(xiàng)指標(biāo)體系,簽訂檔案管理保密書,健全管理安全機(jī)制,細(xì)化責(zé)任到人,使得檔案管理工作可以以制度作為引領(lǐng),做好科學(xué)管理。
3.2 加強(qiáng)培訓(xùn)工作,提高人員素質(zhì)
第一,進(jìn)一步加強(qiáng)人員培訓(xùn)。為了進(jìn)一步提高檔案管理質(zhì)量,加強(qiáng)人員培訓(xùn)勢在必行。為此,醫(yī)院可以組織檔案管理人員進(jìn)行集體培訓(xùn),同時(shí)使得檔案管理人員樹立起終身學(xué)習(xí)意識(shí),堅(jiān)持教育培訓(xùn)與自我學(xué)習(xí)相結(jié)合,學(xué)習(xí)其他人員先進(jìn)做法,不斷提高自身綜合素質(zhì)[3]。與此同時(shí),檔案工作人員也需要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公軟件知識(shí)的學(xué)習(xí),對(duì)于各種各樣的辦公工具應(yīng)當(dāng)盡可能地上手,這樣才能適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代發(fā)展要求,可以勝任檔案管理工作的各項(xiàng)要求。第二,增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。醫(yī)院檔案管理工作主要是為醫(yī)院各項(xiàng)工作做好服務(wù)支撐,因此檔案管理人員必須樹立起服務(wù)意識(shí),主動(dòng)對(duì)接醫(yī)院內(nèi)部的各個(gè)科室,了解各個(gè)科室所需要的檔案資料,做好檔案資料的匹配以及收發(fā)工作,主動(dòng)做好服務(wù)工作。
3.3 改善管理?xiàng)l件,提高管理水平
第一,加快各項(xiàng)硬件設(shè)施更新?lián)Q代步伐。為了做好醫(yī)院檔案管理工作,醫(yī)院需要完善檔案管理各項(xiàng)硬件設(shè)施,配置專業(yè)檔案管理柜,設(shè)置專業(yè)檔案管理庫房,同時(shí)還需要配齊各項(xiàng)管理硬件設(shè)施,確??梢杂行蛲七M(jìn)檔案管理工作。第二,進(jìn)一步推進(jìn)信息化應(yīng)用。為了可以推進(jìn)檔案信息化建設(shè),醫(yī)院需要在醫(yī)院內(nèi)部完善檔案管理網(wǎng)絡(luò),以各科室作為連接點(diǎn)做好檔案資料的移交和儲(chǔ)存工作,確保各項(xiàng)檔案資料的完整性。
4 結(jié)語
綜上所述,為了去掉完善新時(shí)期醫(yī)院檔案管理工作,醫(yī)院需要不斷增強(qiáng)管理意識(shí),完善管理制度,加強(qiáng)人員培訓(xùn),提高人員素質(zhì),改善管理?xiàng)l件,提升管理水平,以便可以使得醫(yī)院的檔案管理工作服務(wù)醫(yī)院的各項(xiàng)工作。
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[3]董丹娜.醫(yī)院檔案管理問題與信息化建設(shè)研究[J].黑龍江科學(xué),2019,10(07):148-149.
作者簡介
陳淑艷(1986-),女,漢族,福建福州,本科學(xué)士,主管護(hù)師,研究方向:檔案管理。