安厚雄

摘 要：企業(yè)文書檔案保密管理的對(duì)象主要是本企業(yè)的原始資料，檔案管理人員要整理并歸類保存這些資料，該工作秉承高度保密性原則，而且集管理性、服務(wù)型、政治性為一體。企業(yè)在不斷發(fā)展過(guò)程中逐漸完善檔案管理制度，并且隨著信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，檔案管理的保密工作面臨更大挑戰(zhàn)，所以為了在這個(gè)網(wǎng)絡(luò)和科技高速發(fā)展的時(shí)代更好的發(fā)揮檔案保密管理的作用，讓檔案管理為企業(yè)發(fā)展提供重要資源、優(yōu)化企業(yè)商業(yè)管理方式，最終達(dá)到提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的目的，企業(yè)要認(rèn)真對(duì)待檔案管理工作，探究更好的保密工作途徑，提高文書檔案管理保密工作水平。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè);檔案管理;文書管理;保密工作

企業(yè)文書檔案保密管理集保密性、管理性、原則性、服務(wù)性和政治性于一體，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)是非常有價(jià)值的資源，也是國(guó)家檔案資源管理體系中不可或缺的一部分，有效的文書檔案管理工作可以幫助企業(yè)提高核心競(jìng)爭(zhēng)力，也能夠有效促進(jìn)企業(yè)組織和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。但是目前我國(guó)檔案管理工作中普遍存在著制度不完善、檔案管理工作者保密意識(shí)不強(qiáng)、保密技術(shù)落后和資源開(kāi)發(fā)不徹底的問(wèn)題，為了改變此現(xiàn)狀，企業(yè)要找準(zhǔn)實(shí)際問(wèn)題所在，提高檔案管理工作人員的工作能力、加強(qiáng)保密意識(shí)和保密技術(shù)研究，并在保密工作做好的基礎(chǔ)上正確開(kāi)發(fā)檔案管理資源。

1 企業(yè)文書檔案管理保密工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的作用

企業(yè)文書檔案中包含的資料有文字、聲像、數(shù)字化等多種形式，而且是通過(guò)最原始的方式記錄的，雖然在日后考察時(shí)可以更便利，但是在保存上也更有難度。這些資料關(guān)乎企業(yè)運(yùn)營(yíng)、關(guān)乎企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，同樣也關(guān)乎企業(yè)員工的管理，尤其是檔案管理中的機(jī)密文件，更是關(guān)鍵所在，其中包括的涉密文件、秘密檔案和機(jī)密檔案等。雖然這些資料可能并不涉及國(guó)家機(jī)密，但是對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)這些關(guān)乎企業(yè)產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、技術(shù)創(chuàng)新和經(jīng)營(yíng)管理檔案，以及現(xiàn)有人才信息是要秘密保管的，不能被競(jìng)爭(zhēng)企業(yè)盜用，這些文書檔案保密管理工作能為企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展做出正確決策指明方向。所以，總體來(lái)說(shuō)企業(yè)文書檔案保密工作有三個(gè)作用，一是為企業(yè)發(fā)展提供重要資源、二是可以優(yōu)化企業(yè)商業(yè)管理途徑、三是提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

2 企業(yè)文書檔案管理保密工作存在的問(wèn)題

2.1 管理意識(shí)薄弱

企業(yè)對(duì)文書檔案管理保密工作不夠重視是一大問(wèn)題，集中體現(xiàn)在文書檔案管理工作比較松散和無(wú)法正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的價(jià)值上。很多企業(yè)并沒(méi)有針對(duì)文書檔案保密工作管理制定專屬的規(guī)章制度，所以工作人員容易把檔案和工作分離，企業(yè)即便是投入了大量的人力和物力，仍然不知道怎么開(kāi)展這項(xiàng)工作，所以檔案管理保密工作仍舊盡不如人意。另外還有的企業(yè)在文書檔案管理時(shí)只是單純將公司歷史和發(fā)展進(jìn)程收集起來(lái)，沒(méi)有進(jìn)一步利用這些信息，使得管理高層和員工都不明白其中的價(jià)值，導(dǎo)致文書檔案的保密工作還是比較松懈，所以在加強(qiáng)員工保密意識(shí)方面，企業(yè)還是要加強(qiáng)培訓(xùn)。

2.2 文書檔案管理力度不足

在一些企業(yè)中文書檔案管理通常是由后勤人員兼任管理，并沒(méi)有指派固定的專業(yè)人員看守，這就導(dǎo)致檔案管理人員混亂，導(dǎo)致在管理過(guò)程中出現(xiàn)許多漏洞。而且企業(yè)并沒(méi)有制定完善的工作流程，所以非專業(yè)人員在檔案管理過(guò)程中只是了解了基本知識(shí)，至于檔案保管期限、案卷號(hào)、類別號(hào)、目錄號(hào)和全宗號(hào)等信息卻不清楚，很容易出現(xiàn)檔案章蓋錯(cuò)、檔案編碼錯(cuò)誤等問(wèn)題，影響工作效率。并且非專業(yè)人員很難做到對(duì)所有檔案完善的分類管理，導(dǎo)致企業(yè)較之前的檔案管理混亂，出現(xiàn)檔案丟失現(xiàn)象，影響企業(yè)重要信息資源的保存。

2.3 企業(yè)文書檔案管理觀念落后

文書檔案管理方式過(guò)于老套也是企業(yè)文書檔案管理保密工作出現(xiàn)漏洞的一大原因，現(xiàn)在很多企業(yè)還是采取傳統(tǒng)人工手工管理，不僅降低了工作效率，還使得從文書檔案手機(jī)再到文書整理最后到編目這個(gè)過(guò)程很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，致使檔案資源被浪費(fèi)。企業(yè)在檔案管理上投入資金少也是檔案管理效率低的重要原因，企業(yè)投資的重點(diǎn)往往是放到可以直接創(chuàng)造效益的部門，對(duì)于檔案管理投入經(jīng)費(fèi)不足，使得工作人員工作積極性不高，在新技術(shù)的引進(jìn)和開(kāi)發(fā)上都缺少資金支持，使得工作效率低下，無(wú)法滿足企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展需要。

3 企業(yè)做好文書檔案管理保密工作的途徑

3.1 正確區(qū)分保管和保密

在明確保管文書檔案的期限時(shí)，企業(yè)要根據(jù)發(fā)展實(shí)際和工作需要對(duì)文書檔案的內(nèi)容進(jìn)行分類，并根據(jù)分類結(jié)果對(duì)其作用進(jìn)行分析和鑒別，根據(jù)保存價(jià)值和利用價(jià)值確定檔案的保管期限，這也是減輕企業(yè)檔案管理壓力的一種方法。保密期限是企業(yè)根據(jù)國(guó)家規(guī)定的對(duì)秘密事項(xiàng)保密期限做出的相關(guān)規(guī)定來(lái)明確的，所以秘密事項(xiàng)的保密時(shí)效是受到國(guó)家法律保護(hù)的。并且我國(guó)法律對(duì)不同級(jí)別事項(xiàng)的保密期限做出了明確時(shí)間規(guī)定，同時(shí)規(guī)定只要上級(jí)單位、制定機(jī)關(guān)等沒(méi)有解密，那企業(yè)就必須長(zhǎng)期開(kāi)展保密工作，嚴(yán)禁私自解密，更不可隨意銷毀或者對(duì)外提供。綜上對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，要懂得區(qū)分保管和保密期限，將文書檔案的保密期限劃分清楚，明確保密期限。

3.2 完善文書檔案管理監(jiān)督機(jī)制

為完善文書檔案管理保密工作，首先企業(yè)要建立健全文書檔案保密工作制度，一是要保證工作人員嚴(yán)格遵守企業(yè)檔案管理工作制度，所以檔案管理制度務(wù)必要切實(shí)可行，而且要包括具體的文書保密制度、庫(kù)房管理制度、檔案查閱和利用制度等。在企業(yè)不斷發(fā)展過(guò)程中制度要隨著實(shí)際不斷更新，為有序的保密工作提供制度保障。另外要完善監(jiān)督管理體制，一是完善硬件建設(shè)，對(duì)工作人員行為監(jiān)督;二是要完善監(jiān)督制度，保證無(wú)批示不借閱;三是明確監(jiān)督職責(zé)，只要發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，必定依法查處。

3.3 優(yōu)化保密工作技術(shù)手段

隨著社會(huì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用日益重要，所以文書檔案保密工作管理也要不斷引進(jìn)先進(jìn)手段應(yīng)對(duì)竊密行為。一是加大先進(jìn)技術(shù)引進(jìn)，引進(jìn)更加先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息設(shè)備和技術(shù);二是加大技術(shù)研制和開(kāi)發(fā)，企業(yè)要做到真正確保信息安全，只引進(jìn)技術(shù)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到的，要在引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)的同時(shí)有效管理技術(shù)，并培養(yǎng)技術(shù)人才不斷更新技術(shù)，有效降低文書檔案安全風(fēng)險(xiǎn)，全面實(shí)施保密工作。

3.4 提高管理人員綜合素質(zhì)

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理要求管理人員根據(jù)企業(yè)規(guī)定確保文書檔案的完整和安全，保證文書檔案能在生產(chǎn)活動(dòng)中充分發(fā)揮其利用價(jià)值。首先要求工作熟悉工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，按照類別詳細(xì)記錄和存放檔案，保證檔案室清潔，避免出現(xiàn)檔案失竊行為;另外要具備高度責(zé)任感，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理重要性和緊迫性，保證在任何場(chǎng)合和情況下都不泄露檔案內(nèi)容;企業(yè)在挑選檔案管理員工時(shí)要注重人員品質(zhì)，選擇可靠的或者專門從事檔案管理人員，避免頻繁更換檔案管理人員，引起不必要麻煩。

4 結(jié)束語(yǔ)

信息時(shí)代的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)和科技都得到了前所未有的改革和發(fā)展，因此也使得檔案管理的保密工作更加重要，加強(qiáng)企業(yè)文書檔案的保密工作也成為現(xiàn)代企業(yè)迫在眉睫的大事。企業(yè)文書檔案的管理是保證企業(yè)正常運(yùn)行的重要內(nèi)容，企業(yè)想要做好文書檔案管理首先要理清企業(yè)內(nèi)部檔案管理存在的問(wèn)題，針對(duì)問(wèn)題對(duì)癥下藥，企業(yè)首先要重視文書檔案保密工作的管理，要通過(guò)有效途徑加強(qiáng)員工的保密意識(shí)，采取有效措施真正做好文書檔案保密工作，讓企業(yè)檔案管理工作跟上時(shí)代發(fā)展步伐。

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