徐健輝

(遼寧民族師范高等?？茖W(xué)校民族文化與職業(yè)教育系，遼寧沈陽(yáng)110032)

0 引言

文件管理在高等院校中是一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)工作.傳統(tǒng)的文件管理方式存在著一定的弊端.第一，存在文件泄露的風(fēng)險(xiǎn).文檔管理的文件柜，一般都在固定房間里共用，環(huán)境不穩(wěn)定，如果有不同身份的人群出入，則數(shù)據(jù)安全存在著極大隱患[1]；第二，重復(fù)電子掃描.以往的查閱方式都是通過(guò)記錄本登記，然后以目錄檢索的方式找到對(duì)應(yīng)的文件柜進(jìn)行文獻(xiàn)查找，找到紙質(zhì)版文獻(xiàn)后再經(jīng)過(guò)掃描儀等形式錄入到電腦中，進(jìn)行電子文檔的傳閱.每次都需以手工方式進(jìn)行操作，非常不方便[2].第三，不便于追蹤文件版本的記錄.一份文件最終下發(fā)之前，都是以試行的方式進(jìn)行傳閱和審核，需要不斷對(duì)發(fā)文進(jìn)行修改和校訂，所以會(huì)產(chǎn)生不同版本的文件，如果沒(méi)有電子文件檢索管理系統(tǒng)則不便于追蹤這個(gè)文件的版本更新記錄.

C#語(yǔ)言是一種面向?qū)ο蟮恼Z(yǔ)言，利用.NET框架編寫(xiě)程序可以快速地在多平臺(tái)的操作系統(tǒng)上運(yùn)行，因此，本文以遼寧民族師范高等?？茖W(xué)校為例，設(shè)計(jì)了一套基于ASP.NET下的電子文件檢索管理系統(tǒng).通過(guò)使用電子文檔管理的方式，由于服務(wù)器端有電腦硬件防火墻的保護(hù)，并且采取了分級(jí)和權(quán)限控制，減少了數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險(xiǎn).同時(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用解決了傳統(tǒng)文件管理模式所帶來(lái)的弊端，提高了文件管理工作質(zhì)量[3].

1 電子文件檢索管理系統(tǒng)模塊功能

此系統(tǒng)分為六個(gè)功能模塊，包括權(quán)限管理、文檔管理、在線預(yù)覽文檔、文檔檢索、文檔庫(kù)模板、系統(tǒng)管理等.主要模塊功能如下：

1.1 權(quán)限管理

系統(tǒng)默認(rèn)一個(gè)超級(jí)管理員，能對(duì)所有部門(mén)進(jìn)行添加、分類移除,可以進(jìn)行系統(tǒng)內(nèi)部群組劃分，使每個(gè)群組之間只能看到群內(nèi)的內(nèi)容[4].可以進(jìn)行用戶角色權(quán)限配置，分配用戶的角色以及文檔搜索的權(quán)限等.

1.2 文檔管理

(1)文檔上傳.系統(tǒng)可以上傳pdf、doc、ppt、xls、jpg等格式的文檔類型，并且支持?jǐn)帱c(diǎn)續(xù)傳.根據(jù)上傳用戶所在的分組，普通用戶只能在本組內(nèi)進(jìn)行顯示和搜索.

(2)刪除文檔.管理員可以刪除所有成員上傳的文檔，對(duì)其進(jìn)行作廢處理.當(dāng)把文檔狀態(tài)修改為作廢后，該文檔不再顯示.

(3)修改電子文件的保存期限.由于文件存在時(shí)效性，管理員可以通過(guò)文檔管理對(duì)其有效時(shí)間進(jìn)行設(shè)置.當(dāng)超過(guò)文檔有效時(shí)間后，普通用戶在搜索頁(yè)面查看不到該文檔，從而節(jié)省查詢的時(shí)間.

1.3 在線預(yù)覽文檔

采用電子文件的管理方式進(jìn)行管理，系統(tǒng)會(huì)記錄下更新版本的痕跡和記錄，可以追蹤和追溯此文件或條款是經(jīng)過(guò)什么樣的流程產(chǎn)生的正式文件.由于很多版本的文件名字都是類似的，可以通過(guò)在線預(yù)覽的方式進(jìn)行預(yù)覽，確定是否在查閱文件后進(jìn)行下載，省去了逐個(gè)下載后進(jìn)行確認(rèn)的時(shí)間.

1.4 文檔檢索

電子文件可以通過(guò)用戶上傳文件時(shí)設(shè)定的多維度的關(guān)鍵字進(jìn)行查詢，如上傳時(shí)間、文件類型、上傳用戶、上傳類型、部門(mén)等，可以快速定位，方便用戶快速獲取相關(guān)文檔.

1.5 文檔庫(kù)模板

利用文檔庫(kù)模板可以在線下載學(xué)校內(nèi)部常用的發(fā)文和收文的文件，并對(duì)其進(jìn)行快速修改，進(jìn)行文檔處理和操作，極大地方便了用戶.

1.6 系統(tǒng)管理

超級(jí)管理員通過(guò)后臺(tái)進(jìn)行登錄后，可以進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)置，如修改用戶密碼、重置密碼、系統(tǒng)的顏色配置、系統(tǒng)字體大小的配置、系統(tǒng)站點(diǎn)的配置、系統(tǒng)的備份路徑、系統(tǒng)的開(kāi)放時(shí)間等.

2 設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)使用的開(kāi)發(fā)工具和技術(shù)

本系統(tǒng)采用了MVC模式和ADO.NET框架，后臺(tái)開(kāi)發(fā)語(yǔ)言為C#開(kāi)發(fā)語(yǔ)言，利用Visual studio 2010集成工具，同時(shí)前臺(tái)使用了JavaScript腳本，數(shù)據(jù)庫(kù)采用的是SQL Server 2008 R2.

2.1 MVC模式

MVC模式是一種軟件架構(gòu)模式，它強(qiáng)制性地使應(yīng)用程序的輸入、處理和輸出分開(kāi).MVC應(yīng)用程序分為三個(gè)核心部件：模型、視圖、控制器，它們各自處理自己的任務(wù).MVC模式使開(kāi)發(fā)和維護(hù)用戶接口的技術(shù)含量降低，使開(kāi)發(fā)時(shí)間得到相當(dāng)大的縮減，提高開(kāi)發(fā)效率.

2.2 ADO.NET框架

ADO.NET框架具有內(nèi)置的XML支持，可以與其數(shù)據(jù)以獨(dú)立的方式存在，并且提供了一組接口來(lái)實(shí)現(xiàn)自定義.NET 程序，以滿足特定的數(shù)據(jù)訪問(wèn)需求，可以更輕松地維護(hù)系統(tǒng).

2.3 C#開(kāi)發(fā)語(yǔ)言

C#是微軟公司發(fā)布的一種由C和C++衍生出來(lái)的面向?qū)ο蟮木幊陶Z(yǔ)言、運(yùn)行于.NET Framework和.NET Core(完全開(kāi)源，跨平臺(tái))之上的高級(jí)程序設(shè)計(jì)語(yǔ)言.它在繼承C和C++強(qiáng)大功能的同時(shí)，去掉了一些它們所具有的復(fù)雜特性(例如沒(méi)有宏以及不允許多重繼承).C#綜合了VB簡(jiǎn)單的可視化操作和C++的高運(yùn)行效率，因其強(qiáng)大的操作能力、優(yōu)雅的語(yǔ)法風(fēng)格、創(chuàng)新的語(yǔ)言特性和便捷的面向組件編程的支持，成為.NET開(kāi)發(fā)的首選語(yǔ)言[4].

2.4 Visual Studio 2010集成工具

本系統(tǒng)開(kāi)發(fā)采用的是ASP.NET環(huán)境下的Visual Studio 2010集成工具，這個(gè)開(kāi)發(fā)工具可支持開(kāi)發(fā)面向Windows 7的應(yīng)用程序，除了.NET Framework的本地代碼并行擴(kuò)展以及并行模式庫(kù)(Parallel Patterns Library)，Visual Studio 2010還包含了用于調(diào)試并行程序的工具，可以快速地構(gòu)建中小規(guī)模的系統(tǒng)，具有生命周期短等優(yōu)勢(shì)[5].

2.5 JavaScript腳本語(yǔ)言

JavaScript(簡(jiǎn)稱“JS”) 是一種具有函數(shù)優(yōu)先的輕量級(jí)、解釋型或即時(shí)編譯型的高級(jí)編程語(yǔ)言.它雖然是作為開(kāi)發(fā)Web頁(yè)面的腳本語(yǔ)言而出名的，但是也被用到了很多非瀏覽器環(huán)境中，JavaScript 是基于原型編程、多范式的動(dòng)態(tài)腳本語(yǔ)言，并且支持面向?qū)ο?、命令式和聲明?如函數(shù)式編程)編程風(fēng)格[6].

2.6 SQL Server 2008 R2數(shù)據(jù)庫(kù)

通過(guò)使用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)SQL Server 2008 R2，提高了可管理性，強(qiáng)化了商業(yè)智能及數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)，為最苛刻的工作負(fù)荷提供了更有力的支持，為應(yīng)用程序和數(shù)據(jù)中心的服務(wù)器提供更有效率的管理.

3 電子文件檢索管理系統(tǒng)的整體流程和存儲(chǔ)設(shè)計(jì)

3.1 系統(tǒng)的整體流程

系統(tǒng)分為管理員用戶和普通用戶，其中管理員用戶又分為超級(jí)管理員和普通管理員.

登錄系統(tǒng)時(shí)根據(jù)工號(hào)所對(duì)應(yīng)的角色標(biāo)簽屬性進(jìn)行區(qū)分，進(jìn)入不同的界面.當(dāng)超級(jí)管理員角色判定為真時(shí)，可以運(yùn)行管理員設(shè)置、功能設(shè)置、文檔的維護(hù)與上傳和版本查詢等功能.當(dāng)角色為普通管理員時(shí)，只具備查詢的功能.系統(tǒng)的流程如圖1所示.

3.2 存儲(chǔ)設(shè)計(jì)

本系統(tǒng)基于瀏覽器模式，支持PC端、IOS客戶端、Android客戶端.瀏覽器智能終端可以通過(guò)HTTP協(xié)議訪問(wèn)服務(wù)器.服務(wù)器通過(guò)中間件處理成存儲(chǔ)服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器，并分別進(jìn)行靜態(tài)備份，即使因?yàn)橐馔庖蛩貙?dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，也可以從備份服務(wù)器上重新獲取，保障數(shù)據(jù)的完整性和降低由于數(shù)據(jù)丟失帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，存儲(chǔ)設(shè)計(jì)流程如圖2所示.

4 電子文件檢索管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

4.1 后臺(tái)管理登錄

管理員通過(guò)后臺(tái)進(jìn)行管理登錄.管理員需要輸入正確的用戶名、密碼登錄后方可進(jìn)行操作.操作界面如圖3所示.

4.2 首頁(yè)檢索

在網(wǎng)址欄中輸入網(wǎng)站地址后就會(huì)自動(dòng)進(jìn)入到首頁(yè)檢索頁(yè)面，在這里會(huì)根據(jù)文檔上傳的時(shí)間進(jìn)行降序排列，最近上傳的會(huì)顯示在最上面，頁(yè)面上將會(huì)按照編號(hào)、文檔名字、上傳人、文件來(lái)源、上傳時(shí)間等維度展現(xiàn).每頁(yè)顯示20個(gè)文檔，通過(guò)“下一頁(yè)”標(biāo)簽換頁(yè).如圖4所示.

4.3 搜索設(shè)置

進(jìn)入到檢索頁(yè)后，可以通過(guò)多個(gè)維度進(jìn)行搜索，如文檔名稱、作者名、文檔關(guān)鍵字、文檔來(lái)源、備注、文件類型、更新時(shí)間等，并且匹配模式支持模糊和精確搜索，如圖5所示.

4.4 用戶管理

超級(jí)管理員用戶可以進(jìn)行增、刪、改、查的操作，可以新增普通管理員的角色和重置普通用戶的密碼等，普通用戶只能修改自己的密碼，如圖6所示.

4.5 上傳模塊

當(dāng)用戶想要把平時(shí)常用的模板文件上傳到系統(tǒng)時(shí)，可以對(duì)文件建立多維度的標(biāo)簽，如文檔標(biāo)題、文檔作者、文檔來(lái)源、文檔關(guān)鍵字、文檔類型、工作屬性、文件路徑、文件大小、文檔上傳時(shí)間及預(yù)留的五個(gè)可以修改的字段.文檔標(biāo)題是用戶上傳文件時(shí)對(duì)該文件標(biāo)題所進(jìn)行的書(shū)寫(xiě)，文檔作者默認(rèn)為用戶本身，文檔來(lái)源來(lái)自發(fā)文單位，文檔分為發(fā)文和收文兩個(gè)類型，工作屬性分為校內(nèi)和校外.通過(guò)這些維度的字段標(biāo)簽，用戶可以搜索子字段，大大減輕了文件管理工作人員的壓力，減少了時(shí)間成本及人力成本.上傳模塊界面如圖7所示.

5 結(jié)語(yǔ)

紙質(zhì)版文件和圖紙化檔案模式還會(huì)在高校內(nèi)存在很長(zhǎng)時(shí)間，但不可否認(rèn)的是，電子化、信息化管理在文件管理模式里占據(jù)著越來(lái)越重要的地位.目前，文中設(shè)計(jì)的電子文件檢索管理系統(tǒng)經(jīng)過(guò)一學(xué)期的試運(yùn)行，取得了良好的效果，它使得工作人員可以方便快捷地找到想要的檔案和文件，統(tǒng)計(jì)特定的資料，提高了文件查詢、管理效率，也實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上的歸檔、查詢、瀏覽、下載利用等功能，減少了重復(fù)勞動(dòng)，提高了辦公效率.當(dāng)前，電子歸檔工作還處在探索階段，還需要進(jìn)一步完善，未來(lái)紙質(zhì)版文件與電子文件雙軌制管理模式將成為主流的管理模式.