崔淑君

【摘要】為保障大型、重大建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)工程穩(wěn)步推進(jìn)，必須切實(shí)做好重大建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作。然而，當(dāng)前重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作開展并不理想，有學(xué)者為此提出面向重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的全過程管理理念。本文首先概述重大建設(shè)項(xiàng)目及其檔案管理的內(nèi)涵，在此基礎(chǔ)上論述當(dāng)前重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作現(xiàn)狀，由此提出重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的全過程管理建議以供參考。

【關(guān)鍵詞】重大建設(shè)項(xiàng)目;檔案管理;全過程管理

我國建設(shè)行業(yè)發(fā)展至今，日漸趨于成熟化，一些重大建設(shè)項(xiàng)目越來越接近人們的日常生活，這是國家整體發(fā)展的必然結(jié)果。而檔案是重大建設(shè)項(xiàng)目的重要記錄，因此針對(duì)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理非常重要。主要是由于建設(shè)項(xiàng)目檔案本身屬于項(xiàng)目建設(shè)的重要依據(jù)，這些依據(jù)的涵蓋面較廣，具體包括項(xiàng)目的稽查、設(shè)計(jì)、審計(jì)、管理、監(jiān)督及驗(yàn)收維護(hù)等多個(gè)方面。由于重大建設(shè)項(xiàng)目檔案內(nèi)容涵蓋面廣，因此其管理工作異常重要。必須切實(shí)做好重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的全過程管理，具體要從宏觀及細(xì)節(jié)兩個(gè)層面展開，這樣才能切實(shí)保障重大建設(shè)項(xiàng)目投產(chǎn)后的運(yùn)行及維護(hù)工作穩(wěn)步進(jìn)行。

一、重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理概述

就重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理而言，采用的管理模式是非常新穎的。這一模式的核心在于項(xiàng)目法人主體，管理的基礎(chǔ)是以合同為準(zhǔn)，最重要的管理措施是監(jiān)督管理控制。在特定檔案管理任務(wù)的制定和實(shí)施過程中，檔案管理相關(guān)行政部門、主管部門、項(xiàng)目建設(shè)、設(shè)計(jì)、監(jiān)督等許多部門采取一種全面的、多角度的方式，并整體全程參與其中。除了項(xiàng)目實(shí)施之前的現(xiàn)有干預(yù)措施外，還控制項(xiàng)目實(shí)施過程中事件的發(fā)生。最重要的是，這些部門在項(xiàng)目的最后階段進(jìn)行檢查及驗(yàn)收維護(hù)等相關(guān)工作。這種新的實(shí)時(shí)監(jiān)視和完全控制模式使主要建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理更加全面和具體。在這種全新模式下，項(xiàng)目建設(shè)的所有階段、所有過程和所有步驟都集成到檔案管理工作中，由此來確保建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

二、重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀

當(dāng)前的重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理不容樂觀，具體表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：

（一）檔案工作受重視度不足，管理水平有待提升。在部分單位，針對(duì)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理不重視的情況，是一種由上至下的體現(xiàn)。首先，是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)項(xiàng)目檔案管理重視不足，未認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目檔案工作的重要作用，更多精力集中在實(shí)際的項(xiàng)目建設(shè)，因而對(duì)檔案管理造成一定的忽視。其次，是單位檔案管理崗位的不重視，主要是由于一些單位的檔案管理崗位被常態(tài)化認(rèn)定為工作能力及技術(shù)含量不高的崗位類型。最后，是項(xiàng)目建設(shè)的參與人員素質(zhì)不高，通常參與項(xiàng)目建設(shè)的人員在專業(yè)素質(zhì)上表現(xiàn)得參差不齊，其中負(fù)責(zé)檔案管理的兼職人員偏多，且水平也不足，因此導(dǎo)致重大建設(shè)項(xiàng)目檔案文件的分類管理不夠合理，所具備的管理水平還有待提升。

（二）項(xiàng)目檔案管理制度待完善，各部門職責(zé)分工不明晰。有部分建設(shè)單位并未設(shè)立完善的重大項(xiàng)目檔案管理規(guī)則制度規(guī)范，因此在實(shí)際的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理當(dāng)中，呈現(xiàn)出管理制度執(zhí)行較差的情況。而這種情況是多數(shù)檔案管理部門普遍存在的問題，直接對(duì)單位建設(shè)項(xiàng)目檔案材料的收集、整理及歸檔處理工作開展造成一定影響，其難以在此基礎(chǔ)上保障檔案材料的完善性，最終也將由此影響到項(xiàng)目建設(shè)總驗(yàn)收及保養(yǎng)維護(hù)工作的進(jìn)程。

（三）檔案工作質(zhì)量不符合重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理要求。多數(shù)單位建設(shè)項(xiàng)目檔案工作難以達(dá)到相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)要求，從實(shí)際歸檔的情況可發(fā)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的質(zhì)量存在一系列問題，具體表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：1.綜合類建設(shè)項(xiàng)目檔案文件材料在分類上不夠科學(xué)，其中組卷管理存在一定的不合理情況。2.建設(shè)項(xiàng)目的基建部分材料歸檔整理隨意，像一些經(jīng)過變更調(diào)整的工程圖紙缺少更改后的提示標(biāo)志或者相應(yīng)的修改說明，甚至一些更改篇幅超出三分之一的依然處于使用狀態(tài)。也有的采用施工圖替代竣工圖，且并未蓋上竣工圖印章。3.相關(guān)設(shè)備材料整理不規(guī)范，一些紙質(zhì)、照片、合格證書等。還有一些貴重設(shè)備的招投標(biāo)文件整理不規(guī)范，相應(yīng)的裝卸、安裝、調(diào)試照片記錄不完整。

三、重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作全過程管理建議

（一）做好前期準(zhǔn)備工作。具體要求建設(shè)工程項(xiàng)目立項(xiàng)之初，就應(yīng)當(dāng)將檔案管理工作定位為工程建設(shè)項(xiàng)目的重要組成內(nèi)容。并且，相應(yīng)的檔案管理單位，還需在此基礎(chǔ)上做好項(xiàng)目建設(shè)資料、文件等材料的收集、分類及整理工作。在此過程中，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)基于項(xiàng)目本身特點(diǎn)內(nèi)容，充分結(jié)合工程實(shí)際來做好工程類目劃分及進(jìn)度的制定。同時(shí)還需做好項(xiàng)目檔案工作計(jì)劃的制定，這樣才能真正將檔案管理工作的相關(guān)制度規(guī)范落到實(shí)處。整體而言，需在此基礎(chǔ)上構(gòu)建高效的檔案管理組織機(jī)構(gòu)，并配備齊全和有效的工作力量，并且還需完善相應(yīng)的檔案管理制度，最重要的是落實(shí)項(xiàng)目相關(guān)文件歸檔、分類及存放的制度等，這樣才能保障施工、監(jiān)理等機(jī)構(gòu)在后續(xù)進(jìn)行檔案歸檔整理時(shí)有據(jù)可依。

（二）項(xiàng)目開工各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化。具體在建設(shè)工程項(xiàng)目開工階段時(shí)，應(yīng)當(dāng)集中統(tǒng)計(jì)各參與建設(shè)的單位及工作人員，在此基礎(chǔ)上搭建完善的檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系。在建立管理體系后，應(yīng)當(dāng)由此將工作人員的檔案材料直接錄入網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)當(dāng)中，由此對(duì)參與建設(shè)者實(shí)施全面的檔案管理。還要求相應(yīng)的建設(shè)主導(dǎo)單位將相應(yīng)的制度標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)準(zhǔn)確發(fā)放至各機(jī)構(gòu)部門，著力提升檔案管理人員的意識(shí)及業(yè)務(wù)工作能力。為此，相應(yīng)的建設(shè)主導(dǎo)單位還需借助會(huì)議、組織培訓(xùn)班等形式切實(shí)強(qiáng)化檔案管理人員的意識(shí)水平，這樣在提升其業(yè)務(wù)技能的同時(shí)，促使檔案管理工作規(guī)范化、統(tǒng)一化，并由此實(shí)現(xiàn)對(duì)各參與單位檔案管理職責(zé)的細(xì)化。從某種程度而言，建設(shè)工程項(xiàng)目開工前，統(tǒng)一其各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，能夠促使工程建設(shè)項(xiàng)目在具體運(yùn)行中更加順利、穩(wěn)步進(jìn)行。

（三）實(shí)時(shí)監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)程。建設(shè)工程項(xiàng)目的實(shí)施需要將檔案管理工作有效地集成到工程建設(shè)環(huán)節(jié)中，并強(qiáng)調(diào)工程項(xiàng)目的施工質(zhì)量。這樣，在施工單位對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行質(zhì)量檢查和進(jìn)度檢查時(shí)，可以同時(shí)檢查檔案的形成和管理狀態(tài)。由于每個(gè)項(xiàng)目環(huán)節(jié)組成不同，因此進(jìn)行監(jiān)查的信息標(biāo)準(zhǔn)也不相同。同時(shí)，存檔管理也隨之更改。在驗(yàn)收單項(xiàng)工程項(xiàng)目時(shí)，必須查看需要同時(shí)存檔的材料和文檔。驗(yàn)收的過程中，要求必須確認(rèn)數(shù)據(jù)的質(zhì)量和完整性。如果條件允許，可借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及其他高端信息技術(shù)對(duì)項(xiàng)目相應(yīng)施工單位或監(jiān)督組織進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)視，以便可以及時(shí)回收和存檔。對(duì)于與施工和監(jiān)理有關(guān)的文件和材料，每個(gè)施工單位和監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)有效地將這些任務(wù)納入具體的施工和監(jiān)理管理工作計(jì)劃中，并將其作為施工管理和施工評(píng)價(jià)的重要組成部分。同時(shí)，必須將其納入各種工程項(xiàng)目的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者和技術(shù)人員的職務(wù)范圍當(dāng)中。在這方面，有關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)可以建立相應(yīng)的施工現(xiàn)場(chǎng)管理辦公室，這樣才能有效促進(jìn)管理制度的有效推行。

（四）建設(shè)項(xiàng)目后期總結(jié)與反饋。項(xiàng)目完成后，相關(guān)的檔案管理單位需組織和匯總在項(xiàng)目實(shí)施期間生成和歸檔的檔案材料，并仔細(xì)檢查檔案的完整、準(zhǔn)確性，及時(shí)調(diào)整和修復(fù)問題文件和材料。初步檢查完成后，需要由專門的存檔機(jī)構(gòu)對(duì)檔案進(jìn)行特別的檢查和驗(yàn)收。通常定期進(jìn)行特殊驗(yàn)收檢查的存檔機(jī)構(gòu)由兩個(gè)部門組成：一個(gè)是檔案管理行政部門，另一個(gè)是負(fù)責(zé)該行業(yè)的相關(guān)部門的組織。通過對(duì)存檔進(jìn)行特殊檢查和驗(yàn)收，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)存檔的更多問題，并進(jìn)行更深的更正和調(diào)整。這種多步驟、多級(jí)別的檔案審查和批準(zhǔn)可以大大提高與主要建設(shè)項(xiàng)目相關(guān)的檔案管理的質(zhì)量和水平。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案管理對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目工程而言非常重要，尤其是重大建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作，因而重要性和特殊意義，對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。而這必須要采取一種有效的檔案管理方式，全過程管理就是一種有效的管理模式。文章結(jié)合全過程管理理念，從做好前期準(zhǔn)備工作、項(xiàng)目開工各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化、實(shí)時(shí)監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)程、建設(shè)項(xiàng)目后期總結(jié)與反饋幾個(gè)層面論述對(duì)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案全過程管理的建議，期望由此來為后續(xù)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作提供一定的參考價(jià)值。

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