田麗慧

【摘要】檔案管理在中等職業(yè)學(xué)校發(fā)展與管理中具有十分重要的地位。不過中等職業(yè)學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)中還存在許多不足之處。本文根據(jù)這些不足之處，結(jié)合社會(huì)、時(shí)代提出自己的見解，希望能夠拋磚引玉，推動(dòng)中等職業(yè)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);中職;檔案管理;信息化

隨著時(shí)代的進(jìn)步和科技的進(jìn)步，人們?cè)缫堰M(jìn)入信息化時(shí)代，大數(shù)據(jù)越來越受到人們的關(guān)注。檔案信息化成為近年來人們追求的一種檔案管理方式。與以往的傳統(tǒng)檔案管理方式不同的是，檔案的信息化能夠適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，而且更為便捷、易于存儲(chǔ)和傳播。因此在職業(yè)教育事業(yè)蓬勃發(fā)展的今天，中等職業(yè)教育作為中國教育事業(yè)的重要組成部分，檔案的信息化管理也更應(yīng)被推廣和廣泛使用在中等職業(yè)學(xué)校之中。基于大數(shù)據(jù)技術(shù)，將檔案信息化建設(shè)融入職業(yè)教育現(xiàn)代化發(fā)展與管理中，也是一種進(jìn)步。

一、中等職業(yè)學(xué)校檔案建設(shè)現(xiàn)狀

中職學(xué)校作為現(xiàn)代教育體系的重要部分，擁有規(guī)模龐大的生源數(shù)量，這就導(dǎo)致中職學(xué)校在檔案管理方面，所要記錄的信息量巨大、記錄時(shí)間長、耗費(fèi)大量的紙張、占用的人力較多。傳統(tǒng)的檔案管理以紙質(zhì)為主，除了需要大量的文具資源消耗之外，還需要大量的時(shí)間和精力，并且在保存和運(yùn)輸?shù)倪^程中容易丟失和錯(cuò)亂。傳統(tǒng)的檔案管理還會(huì)占用大量的空間。在后期維護(hù)中，需要耗費(fèi)大量財(cái)力和人力，并且維護(hù)難度大，維護(hù)效果差。從檔案管理角度來講，一旦紙質(zhì)檔案丟失，就會(huì)影響學(xué)生的求學(xué)與教職工的教學(xué)評(píng)優(yōu)。一些學(xué)校管理人員已經(jīng)注意到中職學(xué)校檔案管理所存在的落后問題，并引進(jìn)了新型的信息化檔案管理系統(tǒng)，取得了一系列的成效。不過隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，中職院校檔案管理自動(dòng)化和信息化已經(jīng)成為一種必然趨勢，但是在大數(shù)據(jù)背景下，大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案能夠提升中職院校數(shù)據(jù)管理的水平。比如說，通過大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理，可以很清楚地了解生源狀況，包括性別分別、年齡分布、地域分布等，還可以了解生源的大致成績分布，這樣就可以對(duì)學(xué)校教育教學(xué)工作管理提供更多有價(jià)值的參考建議等。

二、中等職業(yè)學(xué)校檔案管理存在的問題

（一）中等職業(yè)學(xué)校對(duì)檔案管理不夠重視。對(duì)于檔案管理的信息化建設(shè)，學(xué)校的重視程度是最重要的影響因素。一方面，由于中職院校的辦學(xué)壓力等因素，中職學(xué)校把大部分的時(shí)間精力都放在招生和學(xué)校的升學(xué)率上面，而檔案管理的信息化建設(shè)常常被擱置;另一方面，因?yàn)闄n案管理的信息化建設(shè)需要引進(jìn)新的信息系統(tǒng)，并且需要配備專業(yè)的管理人員，需要耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力，一些學(xué)校負(fù)擔(dān)不起這個(gè)開銷，所以依舊會(huì)選擇傳統(tǒng)的檔案管理方法。

（二）檔案管理人員的素質(zhì)低下。傳統(tǒng)的檔案管理體系中，工作人員只要具備簡單的書寫、記錄能力就可以，但對(duì)于信息化背景下的檔案管理需要有專業(yè)計(jì)算機(jī)知識(shí)的信息化人才，需要具備專業(yè)的技能。傳統(tǒng)的檔案管理人員對(duì)于檔案管理信息化的開發(fā)、維護(hù)、管理等方面缺乏了解，導(dǎo)致現(xiàn)在檔案管理人員的素質(zhì)普遍低下，導(dǎo)致學(xué)校的檔案管理信息化發(fā)展緩慢。

（三）大數(shù)據(jù)下的信息技術(shù)存在不足。信息技術(shù)給檔案管理帶來了巨大的機(jī)遇同時(shí)，也為檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)。雖然我國科學(xué)技術(shù)正在迅速發(fā)展，但是數(shù)據(jù)安全依舊是一個(gè)嚴(yán)重的問題，數(shù)據(jù)的竊取和篡改的問題尚未得到解決，而且檔案管理軟件普遍存在管理人員混亂、級(jí)別權(quán)限不明等問題，缺乏構(gòu)建檔案信息化安全保障體系。如果應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)管理，不僅人才不足問題突出，并且隱私安全等無法得到完全保證。

三、中等職業(yè)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的措施

（一）學(xué)校重視檔案管理信息化建設(shè)。首先，大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)是信息化建設(shè)，要想讓檔案管理的信息化建設(shè)在中職學(xué)校廣泛展開，得讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)看到檔案管理信息化的優(yōu)點(diǎn)。讓學(xué)校明白檔案管理信息化普及后，學(xué)校的檔案儲(chǔ)存和提取效率會(huì)直線上升?？v使信息化建設(shè)是一項(xiàng)耗費(fèi)資金的工程，學(xué)校更應(yīng)明白，拖延時(shí)間越長越要消耗更多的資金，學(xué)校應(yīng)該確定信息化工程的時(shí)間和造價(jià)，避免拖延時(shí)間造成的資金消耗。其次，要讓大數(shù)據(jù)技術(shù)真正在中職院校信息化管理中發(fā)揮作用和價(jià)值，大數(shù)據(jù)技術(shù)價(jià)值必須體現(xiàn)出來，否則的話，大部分中職院校并不愿意應(yīng)用這些技術(shù)，這是實(shí)用價(jià)值觀所決定的。

（二）提高檔案管理人員的素質(zhì)水平。在檔案管理信息化下，新時(shí)期的檔案管理工作具有很高的專業(yè)性，檔案管理工作需要從業(yè)人員具有較高的職業(yè)素養(yǎng)，讓檔案管理工作變得更好、更有效。學(xué)?？梢詫?duì)檔案管理人員進(jìn)行專門的職業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，通過講解和實(shí)踐，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，為檔案管理信息化工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。除此之外，學(xué)?？梢云刚?qǐng)專業(yè)的檔案管理專業(yè)人才，這些人才因?yàn)榻邮苓^系統(tǒng)的教育，對(duì)于檔案管理的信息化有著實(shí)際的操作經(jīng)驗(yàn)，能夠真正推動(dòng)中職院校檔案管理信息化發(fā)展。

（三）國家政府加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化的扶持力度。檔案管理信息化的推廣不僅需要從業(yè)人員和學(xué)校的支持，還應(yīng)為社會(huì)、政府、國家所關(guān)注。一方面，國家可以指定和出臺(tái)有利于大數(shù)據(jù)信息創(chuàng)新的政策和保護(hù)大數(shù)據(jù)科技創(chuàng)新的法律法規(guī)，支持鼓勵(lì)大數(shù)據(jù)信息科技創(chuàng)新，為檔案管理的信息化提供技術(shù)支撐;另一方面，國家可以加大對(duì)中等職業(yè)學(xué)校檔案管理信息化的資金投入，防止學(xué)校因資金不足而暫停、放緩檔案管理信息化現(xiàn)象的出現(xiàn)。從大數(shù)據(jù)本身發(fā)展的特點(diǎn)來講，大數(shù)據(jù)需要海量的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)量越大，越豐富，產(chǎn)生的價(jià)值和意義越大，國家從政府層面進(jìn)行統(tǒng)籌，在提供扶持和幫助的同時(shí)，應(yīng)建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺(tái)，讓數(shù)據(jù)信息為國家職業(yè)教育發(fā)展服務(wù)。

（四）以服務(wù)為導(dǎo)向，堅(jiān)持“循序漸進(jìn)”的原則。一方面，檔案管理信息化建設(shè)的最根本目的是利用其搞好檔案管理工作。因此，必須強(qiáng)化檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，提高檔案管理工作的質(zhì)量。通過咨詢、查閱、編碼等形式逐步加強(qiáng)服務(wù)功能，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，為中職學(xué)校的穩(wěn)定發(fā)展提供便利;另一方面，檔案管理信息化建設(shè)作為一項(xiàng)十分復(fù)雜的系統(tǒng)工程，必須要按照“循序漸進(jìn)”原則去進(jìn)行，一旦急于求成，采取冒進(jìn)、大跨步的方法，就很有可能給整個(gè)檔案管理信息化帶來巨大的問題，影響檔案管理信息化的進(jìn)一步發(fā)展。我國各地中職院校在檔案管理方面的發(fā)展水平差異較大，因此檔案管理信息化工作需要根據(jù)當(dāng)?shù)貙?shí)際情況，一步步進(jìn)行推進(jìn)，讓這些中職院校體驗(yàn)到信息化檔案管理的好處，就會(huì)產(chǎn)生更大的積極性。

四、結(jié)論

總而言之，中職院校正在成為我國職業(yè)教育的中堅(jiān)力量，在國家重視職業(yè)教育發(fā)展的今天，即將迎來大發(fā)展。在發(fā)展過程中，檔案管理信息化是一項(xiàng)重要內(nèi)容。檔案管理信息化讓過去費(fèi)事費(fèi)力的事情變得簡單又方便，節(jié)省了人力物力，提高了工作效率。檔案管理的信息化建設(shè)有利于中職學(xué)校提高工作效率，更好地服務(wù)學(xué)生和老師，提高學(xué)校的工作水平，進(jìn)一步推動(dòng)我國教育事業(yè)進(jìn)一步蓬勃發(fā)展。在檔案管理中，大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用將會(huì)變成一種趨勢。

【參考文獻(xiàn)】

[1]鄭青.中職學(xué)校檔案管理的信息化及科學(xué)化建設(shè)探討[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（29）：8-9.

[2]何榮財(cái).云時(shí)代中職校數(shù)字檔案室建設(shè)的思考[J].文化創(chuàng)新比較研究，2019，3（27）：191-192.

[3]張冉.中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)路徑研究[J].開封教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2019，39（09）：249-250+273.