張云才 張璇

【摘要】本文基于某軍工研究所優(yōu)化工作流程、簡化辦事程序、提高工作效率“兩化一提高”專項工作的實踐經(jīng)驗，探討了軍工研究所優(yōu)化簡化管理流程，實現(xiàn)降低管理成本、提高管理效能的有效策略，供交流參考。

【關鍵詞】軍工研究所;管理流程;優(yōu)化;簡化;兩化一提高

管理流程是防控運營風險、應對外部變化的基本鏈條，與管理效能和價值創(chuàng)造息息相關。優(yōu)化簡化管理流程，是從管理層面降本提質(zhì)增效的重要課題。某軍工研究所通過頂層設計、體系策劃，深入開展優(yōu)化工作流程、簡化辦事程序、提高工作效率“兩化一提高”專項工作，系統(tǒng)簡化優(yōu)化管理流程，實現(xiàn)了管理效能明顯提升。

一、研究背景

（一）隨著國防軍事戰(zhàn)略大幅調(diào)整、軍民融合深度發(fā)展和軍品競爭性采購的深入推進，軍工研究所面臨日益激烈的外部競爭，同時也有了拓展領域的新機遇。要應對挑戰(zhàn)、把握機遇，必須對競爭態(tài)勢和變化做出快速而準確的反應，對客戶需求做出準確判斷，這就倒逼研究所壓縮管理層級、縮短管理鏈條。

（二）“管理出效益”意味著以更少的資源投入實現(xiàn)更大的目標收益。資源投入即包括人力、時間、能源和資金的消耗。而流程貫穿于經(jīng)營管理的全過程，以越簡單、簡約的鏈條完成越復雜的任務越有價值創(chuàng)造。降本提質(zhì)增效必須從管理機制入手，抓住流程的關鍵環(huán)節(jié)，消除管理鏈條上低效無效勞動和人員時間浪費，減少管理內(nèi)耗，降低人力成本。

（三）在信息化、一體化聯(lián)合作戰(zhàn)需求背景下，部隊新質(zhì)作戰(zhàn)能力建設加速推進，實戰(zhàn)化演練明顯增多。新式裝備型號研制周期進一步縮短，售后保障服務任務更加繁重，立項、研制、試驗、定型、保障服務等各個環(huán)節(jié)已不能再按部就班。研究所必須簡化優(yōu)化辦事程序，加快反應速度，提升應急能力，高質(zhì)量、高效率推動科研、生產(chǎn)、保障任務落實。

二、存在的問題

（一）傳統(tǒng)管理方式過于“呆板”。一些部門不能正確理解上級制度要求的精神實質(zhì)，簡單“服從”、僵化執(zhí)行，管理流程設置“不接地氣”、操作性差，管理內(nèi)耗大，群眾怨氣多。

（二）制度流程冗繁復雜。制度、流程數(shù)量明顯超出合理水平，且制度之間常有交叉，辦事流程環(huán)節(jié)過多，某些流程甚至需要多個部門、20多人簽字審批，嚴重制約管理運行效率。

（三）管理信息化水平不高。部分工作還依靠辦事人員填寫紙質(zhì)審批單并多部門“跑審批”，部分已上線的電子流程或管理模塊功能不完善、運行不順暢，導致辦事人員浪費大量時間精力。

三、對策與實施

堅持問題導向、價值導向、目標導向，實施優(yōu)化工作流程、簡化辦事程序、提高工作效率“兩化一提高”專項工作，集中解決流程優(yōu)化、簡化問題，達到節(jié)約管理成本、提高辦事效率的目的。

（一）突出分級分類、系統(tǒng)整改，防止漫天撒網(wǎng)、“一刀切”的破壞性處理傾向。針對管理流程中存在的實用性不強、冗余環(huán)節(jié)多、審批或會簽部門交叉等突出問題，將自上而下梳理分析與自下而上征求意見相結(jié)合，深入開展管理流程調(diào)研診斷，逐一分析流程優(yōu)化的必要性并預測優(yōu)化效果，形成流程優(yōu)化方案，分級分類細化流程優(yōu)化目錄，有重點地實施推進。主要針對使用頻率高、審批程序復雜（超過三個環(huán)節(jié)）、涉及面廣（涉及三個及以上部門）的制度流程，率先實施簡化優(yōu)化。

（二）突出立行立改、簡易先改，能口頭辦的口頭辦，能電話辦的電話辦，能網(wǎng)上辦的網(wǎng)上辦。針對群眾普遍反映的、內(nèi)部環(huán)節(jié)可以精簡的、實施意義不大的、精簡審批層級后風險可控的流程立即整改。將參觀、開會等電子流程改為口頭或電話通知，做好登記即可;廢止工傷確認、黨費繳納等一批實用性不強的流程;精簡群眾反映突出的發(fā)票真實性確認、個人事項用印審批流程中的冗余簽字環(huán)節(jié);簡化合同會簽、軟件報廢流程中的部分會簽環(huán)節(jié)，節(jié)約管理成本，提高工作效率，為基層辦事人員減負。

（三）突出管理信息化手段應用，原則上各種流程都上辦公自動化平臺運行，減少人力浪費。針對內(nèi)部資源共享、信息傳遞、各方協(xié)作等需求，加快管理信息化建設。建立“兩化一提高”流程，作為流程優(yōu)化征求意見的長期端口，面向全體員工征集制度流程改進建議并建立意見庫，經(jīng)梳理分析后下達流程優(yōu)化通知。以業(yè)務集成、業(yè)務應用為核心，利用現(xiàn)有信息化流程管理平臺，開發(fā)、集成研究所大部分業(yè)務流程，建立健全信息化制度規(guī)范體系，嚴格控制流程環(huán)節(jié)，規(guī)范相應表單要素，進一步增強流程的科學性、合理性和可操作性。流程上網(wǎng)運行，提升各環(huán)節(jié)響應速度，可跟蹤、追溯審批過程，節(jié)約時間成本，減少資源浪費。

（四）突出以制度固化整改成果，建立科學、規(guī)范的流程把控標準和長效機制。流程優(yōu)化涉及制度變化的，對相應制度進行修訂，以流程優(yōu)化為先，及時通過完善制度予以固化，將優(yōu)化簡化后的流程合法化;在《規(guī)章制度管理辦法》等基本制度中，對制度流程簡潔性提出明確要求，從流程產(chǎn)生的源頭上予以把控;對員工反映突出的流程，審查其合理性后由業(yè)務部門修訂完善制度;“順藤摸瓜”促進制度評價廢止工作，對無使用價值的制度流程，經(jīng)評價后及時予以廢止。構(gòu)建科學合理、精干高效、具備強大執(zhí)行力的制度體系，確保流程優(yōu)化落到實處、走向深處。

（五）突出監(jiān)督評價和及時獎懲，提高職能部門和管理人員把控流程的自覺性。明確“獎勵以貢獻為主、處罰以態(tài)度為主”的獎懲原則，設立“識別改進獎”“建議改進獎”和“突出貢獻獎”等專項獎勵，對流程主責部門主動發(fā)現(xiàn)并合理優(yōu)化的，他人提出并經(jīng)主責部門“認領”的，以及改進成效顯著的部門和個人，經(jīng)評估認定等級后分別兌現(xiàn)獎勵。促使業(yè)務部門制定制度流程時換位思考、站在辦事人員的角度考慮流程設置的合理、簡便、有效性;在制度流程制定過程中，改變原來流程審批或者會簽粗放的做法，自覺從流程實用性、精益性制定流程，主動將環(huán)節(jié)控制在要求范圍內(nèi)，超出要求審批環(huán)節(jié)數(shù)量或者跨部門審批較多的，主動咨詢制度管理部門意見，控風險、簡層級，真正做到流程優(yōu)化人人參與、人人受益。

四、結(jié)論與展望

“兩化一提高”專項工作不是對管理流程簡單粗暴的廢止、簡化，而是緊緊圍繞降本提質(zhì)增效的目標，該簡化的簡化，該優(yōu)化的優(yōu)化，將管理上的冗余、低效、浪費環(huán)節(jié)最大限度壓縮去除，做好“減法”;同時該細化的還要細化，該完善的還要完善，將過于粗放、散亂、不到位的流程和環(huán)節(jié)精細化、合理化，做好“加法”。通過“一減一加”，集中解決大部分流程簡化優(yōu)化問題，強化職能部門流程科學化、精益化意識，形成規(guī)范的流程把控標準，使管理要素良性聯(lián)動、內(nèi)部管理更加順暢，可明顯節(jié)約管理成本，大幅提升管理效能。

【參考文獻】

[1]水藏璽.流程優(yōu)化與再造[M].中國經(jīng)濟出版社，2011.

[2]樊宇.辦公室行政管理精細化研究[J].辦公室業(yè)務，2019（3）.

[3]杜麗娥.辦公贏在信息化[J].辦公室業(yè)務，2019（1）.