徐春艷

摘 要：政府部門檔案資源是記錄政府開展工作情況的重要信息。政府部門應(yīng)當(dāng)提高檔案管理的整體運轉(zhuǎn)水平，形成綜合性的檔案管理工作體系，加大檔案工作的創(chuàng)新力度，在專業(yè)技術(shù)人才的參與下實現(xiàn)信息化、智能化、標準化的檔案運轉(zhuǎn)，解決政府部門傳統(tǒng)檔案管理工作的現(xiàn)實問題。

關(guān)鍵詞：政府部門;現(xiàn)代化;管理方式

1 引言

信息技術(shù)的快速普及，使得政府部門檔案管理工作的有效性不斷提高，為了解決政府部門檔案管理繁瑣性和復(fù)雜性的問題，應(yīng)該建立綜合性的檔案管理工作機制，創(chuàng)新檔案管理的方式方法，著力明確檔案管理的核心環(huán)節(jié)，運用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、科技設(shè)備提高政府部門檔案管理的有效性。當(dāng)前政府部門檔案工作改革的關(guān)鍵在于進行技術(shù)人才引進，優(yōu)化信息化設(shè)施設(shè)備的配置，形成綜合性的檔案管理體系，達到高效、優(yōu)質(zhì)和系統(tǒng)化檔案數(shù)據(jù)信息運轉(zhuǎn)管理的目標。

2 政府部門檔案管理現(xiàn)狀分析

1）檔案管理內(nèi)容更加復(fù)雜。當(dāng)前政府部門檔案管理工作的主要問題在于檔案管理的方式較為傳統(tǒng)，檔案管理工作的內(nèi)容較為復(fù)雜，現(xiàn)有的檔案管理方式不符合新時代的檔案工作需要。一些政府部門檔案管理的專業(yè)性、制度化建設(shè)水平落后。為了提高政府部門檔案管理的效率，應(yīng)該形成綜合性的檔案管理體系，著力進行檔案管理理念的創(chuàng)新。目前，我國主要采用紙質(zhì)檔案管理的方法，檔案管理的成本相對較高，因此應(yīng)該優(yōu)化檔案運轉(zhuǎn)的方式，提高檔案運轉(zhuǎn)的整體質(zhì)量，解決檔案管理工作的現(xiàn)實問題。

2）軟硬件設(shè)備的問題。當(dāng)前政府部門存在著檔案管理軟硬件設(shè)備的問題，有些政府部門檔案管理工作存在著軟硬件設(shè)備有限的問題，一些政府部門軟硬件缺失，現(xiàn)有的檔案管理設(shè)備不能滿足開展專業(yè)化檔案管理工作的需要。由于不能實現(xiàn)檔案管理設(shè)備的專業(yè)化運行，因此影響政府部門檔案管理工作的整體質(zhì)量。政府部門還應(yīng)建立綜合性的檔案管理工作體系，著力提高檔案管理工作的效率。

3）檔案信息不斷增加。隨著政府部門職能的日漸明確，檔案信息的不斷增加，政府部門應(yīng)該采用現(xiàn)代化的檔案管理方式。特別是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及發(fā)展，使得基層單位成為專業(yè)信息的集散中心，因此當(dāng)前需要重點提高政府部門檔案工作的效率，有效的減少檔案的遺漏現(xiàn)象，加強信息傳遞的有效性，因為只有保證檔案及時的傳遞到各部門，更好的實現(xiàn)信息共享，才能體現(xiàn)政府部門檔案管理的價值。

3 政府部門檔案管理的現(xiàn)代化方式

1）創(chuàng)新檔案管理理念。政府部門的檔案工作是為公益事業(yè)服務(wù)的，政府部門的檔案管理工作不僅要滿足上級機關(guān)對各種工作數(shù)據(jù)信息的查詢調(diào)取需要，還要滿足全社會對公共事務(wù)的知情權(quán)。首先，政府部門應(yīng)當(dāng)提高檔案管理的開放性，注重做好傳統(tǒng)的檔案收集、整理、存儲工作，不斷建立健全檔案管理的服務(wù)機制，全面提高檔案管理工作的服務(wù)意識。其次，還要優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)信息的檢索系統(tǒng)，提高檔案的整體工作效率，重點節(jié)約檔案管理的成本，在減少檔案管理時間的基礎(chǔ)上，不斷重視開展檔案管理工作。第三，轉(zhuǎn)變檔案管理人員的理念，引導(dǎo)檔案管理人員具備智能化與專業(yè)化檔案管理思維，形成綜合性的檔案管理工作團隊，圍繞檔案管理制度與標準的優(yōu)化實現(xiàn)創(chuàng)新。強化服務(wù)意識，做到標準化履職，更好的實現(xiàn)政府部門檔案資源的開發(fā)是檔案管理的新理念。

2）提高技術(shù)人員素質(zhì)。政府部門檔案管理離不開專業(yè)的檔案管理人才。只有加大檔案管理人才培養(yǎng)工作，不斷優(yōu)化檔案管理專業(yè)工作隊伍，才能提高檔案管理的整體效率。首先，政府部門要根據(jù)現(xiàn)有的檔案管理設(shè)備，配置專業(yè)的檔案管理人員，保證檔案管理人員熟悉掌握具體檔案管理設(shè)備的操作方法。其次，還要加大檔案管理人才的更新力度，在信息化的背景下逐步的優(yōu)化配置專業(yè)的檔案管理技術(shù)人才。圍繞著檔案管理智能化、大數(shù)據(jù)、云存儲發(fā)展方向加強專業(yè)技術(shù)人才的引進工作。第三，提高現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)工作力度，增強檔案管理人員培訓(xùn)的深刻性，保證相關(guān)工作人員均有機會接受必要的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在檔案管理人員培訓(xùn)時，應(yīng)當(dāng)保證培訓(xùn)的持續(xù)性、連續(xù)性、綜合性。檔案管理培訓(xùn)還要采用人員整合與針對培訓(xùn)的方式，根據(jù)實際情況加強檔案管理人員的考核，對現(xiàn)有檔案管理人員進行定期培訓(xùn)，做到現(xiàn)代化與科學(xué)化培訓(xùn)。只有保證檔案管理人員培訓(xùn)的條理性，才能提高檔案管理人員培訓(xùn)的質(zhì)量，解決檔案管理人員建設(shè)的

問題。

3）形成綜合性的管理體系。政府部門檔案管理應(yīng)當(dāng)從檔案事業(yè)的現(xiàn)實需要出發(fā)，首先，提高政府部門檔案的規(guī)范化建設(shè)水平，在標準化的理念下提高檔案管理的有效性，重視在高新科學(xué)技術(shù)的影響下完善檔案管理工作體系。其次，政府部門還要明確檔案管理工作的規(guī)章制度，嚴格的執(zhí)行檔案管理工作的標準，做到檔案管理的權(quán)責(zé)明確，進一步推動檔案管理的現(xiàn)代化。第三，還要在檔案管理過程中制定科學(xué)化的管理標準，根據(jù)實際情況保證檔案管理的科學(xué)性，采用新的設(shè)施設(shè)備提高檔案管理工作的水平，實現(xiàn)檔案資料的合理優(yōu)化整合，這樣才能提高檔案管理工作的整體活力和質(zhì)量。第四，明確各部門的職責(zé)分工，形成全員參與的檔案管理體系，做到檔案管理的專兼職有效分工，明確各部門檔案管理工作任務(wù)的重點，解決傳統(tǒng)檔案管理工作的現(xiàn)實問題。第五，加強檔案管理工作的監(jiān)督，在上級檔案管理部門與專業(yè)檔案管理機構(gòu)的指導(dǎo)下提升檔案管理工作水平，明確政府部門檔案管理的發(fā)展空間，從而解決政府部門檔案管理的具體問題。

4）加強軟硬件設(shè)施的配置。政府部門還要加強檔案管理軟硬件設(shè)施的配置工作，形成綜合性的檔案軟硬件管理工作體系，進一步實現(xiàn)政府部門信息與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)條件的優(yōu)化工作。首先，在完善傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的掃描設(shè)備的基礎(chǔ)上，更好的加大互聯(lián)網(wǎng)與檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)工作，基于統(tǒng)一的平臺開展檔案管理工作。其次，政府部門還要建立智能化的檔案收集、存儲與共享服務(wù)工作的系統(tǒng)，推動檔案的統(tǒng)一整理與保存歸類。第三，不斷的進行政府部門檔案管理設(shè)備的優(yōu)化，面對智能化、大數(shù)據(jù)、云存儲檔案管理工作的需要，切實引進相關(guān)的專業(yè)設(shè)備設(shè)施，開發(fā)相應(yīng)的APP軟件，運用優(yōu)質(zhì)的檔案檢索系統(tǒng)、庫房管理系統(tǒng)、檔案業(yè)務(wù)的歸集機制達到提高檔案管理工作有效性的目標。政府部門還要提高檔案管理工作的深度，提高檔案管理工作的便利性，加大專業(yè)計算機設(shè)備的配置力度，從而提高政府部門檔案管理的綜合性，解決檔案管理的現(xiàn)實問題。

5）加強檔案信息安全建設(shè)。政府部門應(yīng)當(dāng)高度重視檔案的信息安全建設(shè)工作，明確檔案管理安全控制的重點，在做好傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔的安全控制措施基礎(chǔ)上，基于信息化的檔案管理工作環(huán)境，建設(shè)專業(yè)的安全防控工作體系。首先，要高度重視信息安全的宣傳工作，全面普及正確的政府部門檔案的調(diào)閱使用方法，促進檔案專兼職管理人員掌握標準化的操作流程。其次，定期在專業(yè)的檔案管理部門的配合下，開展檔案管理漏洞的審查，找出政府部門檔案管理審核中的問題，進一步優(yōu)化政府部門檔案的運轉(zhuǎn)工作環(huán)境。第三，政府部門還要加強基層法制建設(shè)工作，全面提高信息安全的工作水平，形成良好的信息安全控制機制，使政府部門檔案管理工作達到標準化、專業(yè)化、系統(tǒng)化，解決政府部門檔案管理的現(xiàn)實安全隱患問題，全面降低檔案運行的風(fēng)險。

4 結(jié)論

檔案管理工作是政府部門整理工作信息，梳理以往工作得失，滿足社會對公益事業(yè)數(shù)據(jù)信息需要的重要載體。政府部門應(yīng)當(dāng)提高檔案管理工作的整體能力水平，在現(xiàn)代化的理念下，實現(xiàn)政府部門檔案管理工作方式方法的創(chuàng)新，摒棄傳統(tǒng)的文書檔案管理工作方式，實現(xiàn)文書檔案管理制度的有效落實，培養(yǎng)專業(yè)的文書檔案管理人才，達到優(yōu)化文書檔案管理氛圍，提高文書檔案管理質(zhì)量的目標。

參考文獻

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