楊燦華

摘 要：基于如何做好檔案管理工作研究，首先結(jié)合具體問題進行分析，得出做好檔案資料的收集，嚴格抓好管理制度的完善和執(zhí)行，加快推進技術(shù)裝備的現(xiàn)代化，加快推進檔案工作隊伍的專業(yè)化等有效措施，從而全面闡述做好檔案管理工作重要性。

關(guān)鍵詞：檔案管理;管理工作;具體問題;有效措施

檔案管理工作是每個企業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容之一，這些檔案記錄了單位發(fā)展史上的杰出成就，并提供了第一手資料來研究單位的工作績效和科學發(fā)展。面對急劇的社會變革，我們必須清楚地了解到，信息時代不僅給我們的記錄管理工作帶來了挑戰(zhàn)，還帶來了機遇和新的生命。我們的檔案工作者必須繼續(xù)學習科學知識，逐步掌握信息技術(shù)，為檔案工作，社會主義經(jīng)濟建設(shè)和社會主義精神文明服務(wù)。

1 新要求下對檔案管理工作存在的問題具體分析

1.1 較為缺乏有效管理檔案數(shù)據(jù)的操作系統(tǒng)

通常在中國檔案管理工作中，結(jié)合信息技術(shù)會發(fā)揮很大的優(yōu)勢。但是在實際施工中，技術(shù)的應(yīng)用存在很多問題。因此，沒有有效的操作系統(tǒng)來處理來自相應(yīng)文件的數(shù)據(jù)，這也是一個主要問題。在我國各級檔案管理組織中，由于各種原因，它們經(jīng)常使用完全不同的獨立操作系統(tǒng)。

這樣，很難在不同的文件管理組織之間共享文件數(shù)據(jù)和同步文件數(shù)據(jù)，從而給我國的文件管理帶來很大的負面影響。如上所述，只有實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)云技術(shù)的同步共享，才能真正實現(xiàn)電子信息技術(shù)的特定應(yīng)用，從而大大提高檔案管理的效率?？梢酝茢啵绾斡行У亟⒔y(tǒng)一的文件數(shù)據(jù)管理操作系統(tǒng)已成為進行中工作的重中之重。實際上，盡管檔案管理在當前的一些機構(gòu)中已經(jīng)取得了一定的成果，但距離真正實施一個統(tǒng)一的操作系統(tǒng)來管理檔案信息還差得很遠，這需要有關(guān)從業(yè)者的更多關(guān)注。

1.2 檔案管理中的問題

隨著城市化進程的推進，促進社會經(jīng)濟的繁榮發(fā)展，中國檔案管理水平也在逐漸得提高。并且很多企業(yè)都逐漸建立完善的檔案管理系統(tǒng)，全面保證工作順利進行。從而，在一定程度上，提高工作人員對檔案管理的認識，這對整個社會的發(fā)展具有很大的作用。由于一些中小型企業(yè)受到各種限制，因此他們對檔案管理還沒有完全的了解。即使工作人員掌握一定的管理知識，但是還不夠全面，同時還忽略了文件管理的重要性。他們只是將文件管理分為保留個人文件或其他文件。在檔案管理過程中，由于問題分析不足，管理觀念不科學，同時還有許多公司的檔案工作沒有秩序，甚至會出現(xiàn)檔案混亂的現(xiàn)象，也不利于檔案的發(fā)展。

1.3 缺乏專業(yè)人才培訓流程

在新形勢下，改變了中國傳統(tǒng)檔案管理模式，但是，在培訓中國檔案管理人才的過程中，這在整個培訓過程中并未得到很好的體現(xiàn)。目前，在培訓中國檔案管理人員的過程中，檔案管理過程的文化仍處于起步階段，不足以滿足中國對檔案信息管理日益增長的需求。這個問題不僅不利于中國目前的檔案管理工作，而且對中國檔案管理行業(yè)的未來發(fā)展也有很大的影響。在當前的計算機化浪潮中，最重要的是要在文件管理領(lǐng)域?qū)T工進行培訓的過程中，提供一些有關(guān)計算機文件的使用信息，文件管理系統(tǒng)的操作以及其他信息文件管理的信息。只有很好地執(zhí)行這些任務(wù)，我們才能使我們的人才盡快適應(yīng)信息檔案的管理，以便可以在最佳條件下以更高的效率應(yīng)用這些新技術(shù)。

1.4 現(xiàn)有檔案管理體系存在隱患

目前，現(xiàn)有的檔案管理體系尚未完善，并且管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)存在安全隱患。通常在實際工作中，不斷采用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，但是這樣又給中國檔案管理安全帶來新得隱患。例如;工作中，工作人員進行調(diào)查檔案，并且整理訪問記錄，做好存檔和分類。但是調(diào)查準確性受到的一定的限制。有很多高級互聯(lián)網(wǎng)人員，可能會隱藏訪問，并且盜用檔案數(shù)據(jù)信息。以此說明，檔案管理系統(tǒng)的安全性是如此重要。在這方面，我們可以引用阿里，騰訊和百度等大型互聯(lián)網(wǎng)公司在數(shù)據(jù)管理方面的某些才能和經(jīng)驗。這些互聯(lián)網(wǎng)公司需要全年準備以應(yīng)對公司互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)器的攻擊。他們制定了全面的預(yù)防計劃，以應(yīng)對各種情況下來自外部網(wǎng)絡(luò)的攻擊。

2 檔案管理工作完善措施

2.1 做好檔案資料的收集

只有做好檔案數(shù)據(jù)的收集工作，才能有效地擴大檔案數(shù)據(jù)的收集范圍，為進一步提高檔案文件質(zhì)量奠定良好的基礎(chǔ)。因此，要做好單位文件的管理工作，首先要做好從文件中實際收集數(shù)據(jù)的工作。因此，如果文件管理服務(wù)想要在收集文件數(shù)據(jù)方面做得很好，則必須將文件數(shù)據(jù)收集機制和監(jiān)視機制集成到單元自身的管理系統(tǒng)中，以構(gòu)建更好地滿足單元管理系統(tǒng)需求的文件數(shù)據(jù)。在此基礎(chǔ)上，協(xié)調(diào)單位內(nèi)的各項服務(wù)，使檔案的收集更加及時，完整，準確，這也是鞏固檔案管理的第一步。此外，我們必須與有關(guān)部門建立良好的溝通和聯(lián)系，迅速解決檔案收集過程中可能出現(xiàn)的某些問題，不斷增加對數(shù)據(jù)收集的技術(shù)支持，并嚴格監(jiān)督進度和質(zhì)量。

2.2 嚴格抓好管理制度的完善和執(zhí)行

在新的歷史時期，當局要大膽打破檔案管理中原始思想的局限性，在促進檔案管理工作中不斷取得新突破，以實現(xiàn)檔案科學化和有序發(fā)展。為了做到這一點，我們一方面要做好各種制度的完善，另一方面要實現(xiàn)各種管理制度的運用，并且要使用該系統(tǒng)說話，使用該系統(tǒng)來管理人員和業(yè)務(wù)，并做到科學。要了解該系統(tǒng)的實施，對人員進行系統(tǒng)管理，并使用該系統(tǒng)來實現(xiàn)管理文件中當前人員的懶散，分散和混亂現(xiàn)象的變化。

2.3 加快推進技術(shù)裝備的現(xiàn)代化

加快檔案信息處理的自動化過程，將電子計算機引入檔案管理，不僅可以減輕工作量， 檔案人員，提高工作效率，可以提高文件的查全率和準確率，同時節(jié)省大量的存儲空間，真正提高了文件的效率和服務(wù)質(zhì)量。歸功于檔案館的縮微膠卷技術(shù)，利用顯微制品來存儲，傳輸和使用檔案館，不僅可以忠實地反映檔案館的原始面貌，而且具有保存時間長，規(guī)格統(tǒng)一，用途廣泛，用途多樣的特點。方便存檔。用戶還可以從保護原始文件并延長其使用壽命中受益。需要加快現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備的部署。從圖紙的設(shè)計到文件管理，從而優(yōu)化了文件管理的工作流程并提高了文件的工作水平和水平。

2.4 加快推進檔案工作隊伍的專業(yè)化

增強文件管理意識。檔案管理的特殊性要求管理人員具有高度的職業(yè)責任感，良好的職業(yè)道德，嚴謹細致的工作態(tài)度以及無私的奉獻精神和專業(yè)精神。應(yīng)指導他們牢固樹立對記錄質(zhì)量的認識，認識到記錄管理的重要性，并利用高質(zhì)量的工作成果來提高記錄管理的質(zhì)量。需要不斷改善檔案的法律概念，并根據(jù)法律真正地管理檔案。歸檔工作的性質(zhì)決定了歸檔人員必須具有一定的政治理論知識，以及對文學和歷史，科學技術(shù)的堅實知識以及對商業(yè)歸檔的知識。嚴格管理和考核，根據(jù)不同時期的工作重點，完善相關(guān)規(guī)章制度，科學合理地設(shè)置考核指標，加大考核和考核力度，建立與存檔工作細則相一致的激勵約束機制，指導存檔工作。

3 結(jié)束語

總而言之，隨著中國信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息的管理發(fā)生了巨大的變化。在應(yīng)用這些技術(shù)來，提高中國現(xiàn)有文件管理的效率，與此同時，相關(guān)人員還必須注意，在使用這些新技術(shù)時出現(xiàn)的一些新問題。只有在技術(shù)改造過程中，給予足夠的重視和解決這些問題，才能真正做好新形勢下檔案的管理，提高效率和質(zhì)量。

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