屈湘萍

摘 要：在全球日益激烈的資本市場和技術(shù)競爭的雙重壓力下，各大優(yōu)秀的企業(yè)都在積極主動(dòng)地調(diào)整戰(zhàn)略，從精簡、扁平化組織一直到分拆、兼并聯(lián)合，持續(xù)地進(jìn)行變革。在變革的過程中，企業(yè)也越來越重視對(duì)積累的檔案等知識(shí)資源的運(yùn)用。文章對(duì)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀及其問題進(jìn)行了總結(jié)，對(duì)加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的具體措施進(jìn)行了分析，以便更好的促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案管理;隊(duì)伍建設(shè)

1 企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀及其問題

在我國企業(yè)不斷發(fā)展的過程中，加強(qiáng)檔案的建設(shè)是十分必要的。但是，在這個(gè)過程中出現(xiàn)了檔案管理人員缺乏對(duì)有效信息的收集，造成了檔案管理效率低和不及時(shí)的問題，其具體表現(xiàn)如下：

1.1 監(jiān)督管理不到位

在企業(yè)檔案的監(jiān)督管理上，由于缺乏重視，造成了一些文件的丟失和損壞，這將直接影響檔案的建立和完善。除此外，在管理制度上沒有明確的說明檔案的管理和保存，這對(duì)個(gè)人工作后對(duì)辦公室檔案，合同檔案的整理有著間接的影響。

1.2 歸檔文件不完整

企業(yè)的工作量較大，這就加大了檔案在收集上的難度。由于子公司單位很多，各子公司的檔案情況均有所不同，想要保留完整的文件對(duì)檔案管理員的工作有著絕對(duì)細(xì)致的要求。除此外，態(tài)度上不重視檔案管理工作，將重心放在工程和質(zhì)量上，是歸檔工作難以開展的主要問題。經(jīng)常性的漏記、記錯(cuò)、重復(fù)數(shù)據(jù)也是歸檔工作中的一大問題。

1.3 歸檔工作具有滯后性

歸檔工作受到時(shí)間上的限制，主要是因?yàn)楸仨毊?dāng)項(xiàng)目完工之后才能為提供更加準(zhǔn)確、真實(shí)的數(shù)據(jù)。因此，這將會(huì)造成歸檔工作的滯后。隨著項(xiàng)目進(jìn)度的加快，項(xiàng)目本身的龐大性，這對(duì)建檔工作的質(zhì)量有著必然的影響，甚至?xí)斐商摷贁?shù)據(jù)的匯報(bào)。尋找適合項(xiàng)目合同工作檔案的收集和歸類是檔案管理員面對(duì)的首要問題。

2 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的措施

提高企業(yè)檔案的質(zhì)量，有利于企業(yè)取得準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，能夠?yàn)槿蘸蟮纳a(chǎn)提供方法和經(jīng)驗(yàn)。尋找企業(yè)檔案質(zhì)量的控制途徑，有利于檔案管理工作的開展和完善。

2.1 強(qiáng)化企業(yè)檔案管理意識(shí)

樹立企業(yè)檔案管理意識(shí)，是做好檔案工作的第一步。我們不僅要加強(qiáng)對(duì)檔案管理員進(jìn)行工作上的培訓(xùn)，還要對(duì)各個(gè)公司的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行相關(guān)內(nèi)容的培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)從上到下所有管理人員的觀念轉(zhuǎn)變。只有認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要意義，重視數(shù)據(jù)搜集的重要性，才能減少檔案管理過程中的阻力，才能實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)完整度和精確度的最大保留。

2.2 加強(qiáng)各階段檔案的過程控制

為了保證企業(yè)檔案的真實(shí)度和可靠性，我們應(yīng)該對(duì)項(xiàng)目實(shí)施中的每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行檔案的收集，做好過程控制。首先，我們要對(duì)技術(shù)性較強(qiáng)和保密性的文件做好保管工作。對(duì)收集上來的文件，我們?cè)谡砗蜌w類之外，還要做到對(duì)其合法性的檢驗(yàn)，在蓋章的問題上是否符合國家的要求和企業(yè)的管理制度。檔案的管理工作應(yīng)該貫穿于項(xiàng)目的始終。技術(shù)人員是整個(gè)項(xiàng)目的基層人員，對(duì)生產(chǎn)過程有著最直接的體驗(yàn)，在項(xiàng)目完成前，很多檔案都是通過他們的記錄和分析得到的。因此，我們要加強(qiáng)各子公司之間的配合，了解各自的具體情況，對(duì)質(zhì)量檢測問題做好排查，對(duì)文件建檔追蹤并進(jìn)行項(xiàng)目不定期的抽查，加強(qiáng)項(xiàng)目進(jìn)行中的各個(gè)環(huán)節(jié)的反饋，有利于提高項(xiàng)目質(zhì)量。

2.3 落實(shí)檔案管理責(zé)任制

檔案的管理工作需要在監(jiān)督中得到完善，這就要求我們落實(shí)檔案管理責(zé)任制。企業(yè)項(xiàng)目涉及的內(nèi)容有很多，具有一定的復(fù)雜性，且周期一般較長。因此，在檔案管理的過程中難免出現(xiàn)失誤和遺漏，加強(qiáng)個(gè)人責(zé)任的落實(shí)，可以督促檔案管理人員對(duì)企業(yè)檔案的補(bǔ)充和完善，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，進(jìn)行數(shù)據(jù)修改，可以提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。在遇到具體問題的時(shí)候，通過責(zé)任落實(shí)，可以找到該項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人，減少員工間互相推卸責(zé)任的情況。

2.4 完成優(yōu)化的專業(yè)結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)

檔案工作發(fā)展與日俱進(jìn)，不斷提高對(duì)檔案工作人員專業(yè)水平的要求。所以，檔案工作人員一定要繼續(xù)更新知識(shí)構(gòu)造，主動(dòng)參加在職培訓(xùn)等每一種方式的再教育活動(dòng)，以適應(yīng)新技術(shù)的發(fā)展要求。單一的檔案管理人員構(gòu)造已經(jīng)不能滿足檔案工作信息化的發(fā)展趨向，所以，一定要繼續(xù)加強(qiáng)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面人才的培養(yǎng)和引進(jìn)。

2.5 檔案數(shù)據(jù)庫和檔案網(wǎng)絡(luò)要完善

這階段，檔案信息自動(dòng)化體系還停留在由文件解決向信息管理體系的過渡階段，對(duì)數(shù)據(jù)庫的信息化建設(shè)導(dǎo)致嚴(yán)重阻礙。完成檔案信息化的關(guān)鍵前提在于完成高效的數(shù)據(jù)庫管理，加強(qiáng)檢索服務(wù)體系的時(shí)效性。經(jīng)過運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息的解決技術(shù)，能靈活捕捉照片、紙張檔案材料，而且把全部的檔案信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字方式，方便長期保存。

檔案管理工作者第一要具備必須的語言文字能力和科學(xué)文化素養(yǎng)。只有站在對(duì)于每一種知識(shí)有所認(rèn)識(shí)的前提下，依據(jù)本身的語言能力，才可以簡明扼要的對(duì)于每一種檔案實(shí)施分析與歸類，才可以第一在入庫的經(jīng)過當(dāng)中做到“去其糟粕取其精華”的結(jié)果。檔案管理的宗旨是提升各種信息資源的運(yùn)用率，因此在面對(duì)較為龐大的信息檔案資料的時(shí)候，檔案人員一定要具備檔案的分析，檢索，篩選的功能才可以打好檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。在信息化管理當(dāng)中，檔案工作人員的工作是很辛苦的，常常要付出很大的腦力勞動(dòng)，因此必須要加強(qiáng)他們的責(zé)任感，充足發(fā)揮他們的主觀能動(dòng)性，不然假如他們的主動(dòng)性不高，在疲憊的狀態(tài)之下，也許會(huì)造成整個(gè)體系運(yùn)行與更新的停滯，甚至還有安全的隱患。因此作為領(lǐng)導(dǎo)者，與他們實(shí)施主動(dòng)溝通與交流是一定要的，讓他們意識(shí)到自己責(zé)任的同時(shí)，也必須要讓他們感覺得到自己在整個(gè)管理事務(wù)體系中的主要性。在實(shí)施培訓(xùn)與學(xué)習(xí)的時(shí)候，必須要提升培訓(xùn)的規(guī)范化程度。

2.6 優(yōu)化企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案全文數(shù)字化

為了完成檔案的數(shù)字化發(fā)展，一定要做好下面幾點(diǎn)的工作：首先，建設(shè)收藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫。在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中，依據(jù)單位每一類檔案狀況，經(jīng)過著錄標(biāo)引，在計(jì)算機(jī)中錄入單位收藏的文本類、圖形圖像類與影音類檔案型號(hào)等，從而建設(shè)基本數(shù)據(jù)庫。其次，建設(shè)基層報(bào)表數(shù)據(jù)庫。在建設(shè)企業(yè)檔案數(shù)字化管理體系經(jīng)過中，繼續(xù)健全狀態(tài)數(shù)據(jù)庫和基層報(bào)表，同時(shí)，經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)體系把每一個(gè)部門需要報(bào)送的數(shù)據(jù)、反饋信息錄入建設(shè)的數(shù)據(jù)庫中，并實(shí)施適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。

3 總結(jié)

在信息化的前提下對(duì)檔案資源實(shí)施充分高效的運(yùn)用，有助于企業(yè)管理提高，對(duì)于更好的服務(wù)于廣大職工，有著巨大的推動(dòng)作用。面對(duì)文件的缺失和數(shù)據(jù)失準(zhǔn)，我們要落實(shí)責(zé)任制，減少因?yàn)閭€(gè)人因素造成的損失。企業(yè)檔案管理的工作需要檔案管理員具有較高的責(zé)任心，與此同時(shí)，掌握一定的專業(yè)知識(shí)和技能，了解該行業(yè)的特點(diǎn)和基礎(chǔ)知識(shí)，這將有利于工作的順利開展。利用科學(xué)的方法進(jìn)行文件的搜集和整理，加強(qiáng)檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)，提高工作能力，在實(shí)踐的過程中積累經(jīng)驗(yàn)是十分必要的。

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