張小英

摘 要：社會發(fā)展帶動科技進(jìn)步，檔案管理趨于信息化。電子檔案開始取代紙質(zhì)檔案。目前，檔案管理人員和管理方式還不能適應(yīng)新形勢下檔案管理的需求，從而導(dǎo)致管理中出現(xiàn)多種問題。為確保事業(yè)單位檔案管理工作的有效進(jìn)行，單位需要針對管理中出現(xiàn)的問題，進(jìn)行管理方式的創(chuàng)新和管理人員的培養(yǎng)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;事業(yè)單位;新形勢

對于事業(yè)單位而言，其檔案的信息含量一般比較大，根據(jù)收集整理，一般以單位發(fā)展過程中的歷史資料為主，在事業(yè)單位發(fā)展和工作過程中，很多的檔案資料可以作為信息基礎(chǔ)，起到標(biāo)準(zhǔn)化的校對作用，因此，按照年限進(jìn)行檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化管理，能夠為事業(yè)單位的檔案信息庫的抽取調(diào)查有很大的幫助。根據(jù)事業(yè)單位如今的檔案管理現(xiàn)狀問題，提出針對性解決策略，科技信息化手段和制度模式下的事業(yè)單位檔案管理工作逐漸引起更多的相關(guān)單位重視。

1 新時期事業(yè)單位檔案管理主要發(fā)展趨勢分析

在社會快速發(fā)展的背景下，事業(yè)單位檔案管理工作將進(jìn)一步優(yōu)化和完善，檔案管理工作變得更加電子化、實用性以及信息化。在新時期，信息技術(shù)在社會各個領(lǐng)域中有著廣泛的應(yīng)用空間，事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)融合信息技術(shù)來開展各項工作，通過建設(shè)信息平臺加強(qiáng)和事業(yè)單位各部門之間的有效溝通，促使各項工作的開展都能夠通過信息化平臺進(jìn)行明確記錄。要想落實事業(yè)單位檔案管理具備電子化的特點，這就要求檔案管理人員將資料信息轉(zhuǎn)變成為數(shù)字化模式，并將其存儲在系統(tǒng)平臺中，由專門的系統(tǒng)平臺來完成統(tǒng)一管理。而且事業(yè)單位檔案管理實現(xiàn)電子化還會全面體現(xiàn)電子掃描技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢，將各種圖片以及紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)變成為電子信息，最大限度地降低事業(yè)單位的管理成本，提升檔案管理的總體質(zhì)量。在新時期事業(yè)單位有著更加廣闊的發(fā)展空間，所以檔案管理也具有較強(qiáng)的實用性。信息化系統(tǒng)平臺會實現(xiàn)對檔案管理的深入分析、歸納以及整理，準(zhǔn)確了解檔案中的各種數(shù)據(jù)信息，并根據(jù)自身的個性化需求制作成為相應(yīng)的圖表，并應(yīng)用于各種決策以及實際工作中，達(dá)到提升事業(yè)單位檔案管理實用性的目的。

2 當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理問題現(xiàn)狀

2.1人事檔案管理意識較薄弱

雖然人事檔案管理工作在事業(yè)單位中占據(jù)十分重要的地位，但該項工作與單位的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益沒有直接聯(lián)系，使得部分單位領(lǐng)導(dǎo)缺乏對人事檔案管理工作的足夠重視，也沒有認(rèn)識到人事檔案管理的必要性和緊迫性。在一些工作人員看來，人事檔案管理就是對個人信息的抄寫與保管，不需要具備豐富的專業(yè)知識，從而對相應(yīng)工作產(chǎn)生了懈怠、消極等情緒。久而久之，他們對人事檔案管理工作的重視程度越來越低，出現(xiàn)了應(yīng)付工作的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量逐漸降低，不能為單位的人才隊伍建設(shè)提供有效服務(wù)。

2.2 不夠重視檔案管理

很多事業(yè)單位沒有認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。考慮到因單位不夠重視對檔案的管理工作，不能在正式管理日程中加入檔案管理項目。單位沒有設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，未對檔案管理進(jìn)行明確的規(guī)劃，只將檔案管理納入辦公管理，因此造成檔案管理工作失去了應(yīng)有的獨立性。因事業(yè)單位普遍不夠重視對檔案的專業(yè)管理工作，檔案管理沒有配備基礎(chǔ)的硬件設(shè)施，影響到管理工作的有效進(jìn)行，從而導(dǎo)致檔案收集內(nèi)容的不全面，資料擺放雜亂，資料缺失。

2.3 檔案管理方式老舊，效率質(zhì)量低下

檔案管理方式老舊，導(dǎo)致檔案管理的效率和質(zhì)量低下。以傳統(tǒng)的檔案管理線下模式為主，以人力為主進(jìn)行檔案信息的篩查和選擇，在時間上，會大大加長工作時間，在質(zhì)量上，人工檢查，整理文字，圖表等信息很容易存在紕漏和問題。而且檔案管理人員年齡和資歷比較大，他們對于檔案管理的新鮮途徑會存在一定排斥，對于事業(yè)單位而言，短期內(nèi)無法快速排查檔案管理人工問題。此外，檔案庫形式需要一定的空間進(jìn)行放置檔案，隨著事業(yè)單位的發(fā)展，所需放置空間也逐漸增加，因此，老舊管理模式和途徑給事業(yè)單位造成了滯留現(xiàn)狀的壓力。

3 事業(yè)單位人事檔案管理工作的創(chuàng)新策略

3.1 增強(qiáng)人事檔案管理工作意識

為創(chuàng)新事業(yè)單位人事檔案管理工作，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)首先應(yīng)從思想上認(rèn)識到這項工作的重要性，并將其納入議事日程中來，只有這樣才能加強(qiáng)單位干部隊伍建設(shè)，以便為單位內(nèi)部的相關(guān)工作和崗位輸送優(yōu)質(zhì)人才。第一，成立人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，要求相關(guān)人員定期就人事檔案管理開展檢查、指導(dǎo)與監(jiān)督工作，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出相應(yīng)的解決措施。第二，采用分級分類指導(dǎo)、級別動態(tài)升降等原則來進(jìn)一步促進(jìn)單位內(nèi)部的人事檔案管理工作有序開展。第三，根據(jù)單位各基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的具體情況來為從事人事檔案管理工作的員工配置計算機(jī)、打印機(jī)和掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，使檔案管理工作的安全性和可靠性得到一定的物質(zhì)保障。

3.2 組織一支高素質(zhì)工作隊伍

人才是根本，因此組織一支高素質(zhì)的工作隊伍至關(guān)重要。事業(yè)單位檔案管理工作要具備專業(yè)性的技能及綜合素質(zhì)才能夠勝任，對檔案管理人才的技術(shù)性要求較為嚴(yán)格。檔案管理人員其自身的工作經(jīng)驗、能力等都會影響著事業(yè)單位的發(fā)展。因此，在檔案管理工作中應(yīng)組織一支高素質(zhì)的工作團(tuán)隊，并定期開展培訓(xùn)工作，對在職的檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)工作和實現(xiàn)相互交流溝通，以期獲得更多的管理經(jīng)驗，在檔案管理工作中更加具有專業(yè)性、科學(xué)性以及合理性。而事業(yè)單位管理人員也要更加重視檔案管理工作，隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理工作已經(jīng)有了新的管理模式，事業(yè)單位要想提升自身的社會競爭力，就要采取有效手段來提升整個檔案管理隊伍的綜合

能力。

3.3 以科技信息收集整理手段形成新的檔案管理信息庫

就是信息網(wǎng)絡(luò)平臺和相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)庫的新型管理手段的出現(xiàn)，增加其在事業(yè)單位的利用率，事業(yè)單位很多的檔案管理老員工不理解也沒有辦法快速學(xué)習(xí)新型網(wǎng)絡(luò)管理模式。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)優(yōu)秀的年輕檔案管理人員可以給老員工灌輸新型網(wǎng)絡(luò)管理思想，以效率和質(zhì)量的提升為保障，形成一體化全面建設(shè)數(shù)字化檔案信息管理數(shù)據(jù)庫。另外，新型科技技術(shù)，如云計算，大數(shù)據(jù)等管理方式的引入，逐漸代替人工化的管理途徑。數(shù)字化管理也是全面更新事業(yè)單位檔案庫的有力方式，以市場為研究對象，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的新模式。信息化時代提倡線上線下共同進(jìn)行的事業(yè)單位檔案管理工作，能夠引起更多的事業(yè)單位重視科技手段的檔案管理工作。另外，以遞進(jìn)式的檔案管理數(shù)據(jù)庫能夠從時間年限，檔案形式和資料類別進(jìn)行區(qū)分放置，也為后續(xù)的檔案查找和確定減少了很多的負(fù)擔(dān)和問題。

4 結(jié)束語

檔案管理是事業(yè)單位的基礎(chǔ)工作。由于單位沒有意識到檔案管理的重要性，從而導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)多種問題。新形勢下的檔案管理對管理工作有著更高要求。為提高信息化檔案管理的有效性，單位需要創(chuàng)新管理模式，改變領(lǐng)導(dǎo)者的思維，培訓(xùn)專業(yè)的檔案管理人才，對管理制度和流程進(jìn)行完善，并及時更新設(shè)施設(shè)備，推動檔案管理與信息化技術(shù)的有效結(jié)合。

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