杜微

摘要：在事業(yè)單位中，財(cái)務(wù)檔案屬于會(huì)計(jì)工作的一部分，因其影響著單位財(cái)務(wù)管理整體效率，所以也是事業(yè)單位中非常重要的管理工作。隨著時(shí)代發(fā)展，信息技術(shù)逐漸進(jìn)入到財(cái)務(wù)管理工作當(dāng)中，也為財(cái)務(wù)檔案管理工作提供了更多可能性。為提升財(cái)務(wù)檔案管理的便捷性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，本文以財(cái)務(wù)財(cái)務(wù)檔案管理信息化為主要探究內(nèi)容，分析實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理工作的方式。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化

事業(yè)單位中財(cái)務(wù)檔案管理工作負(fù)責(zé)保管和記錄單位各種與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)相關(guān)的信息，為會(huì)計(jì)核算以及事業(yè)單位內(nèi)其他管理工作的展開提供信息保障，也對事業(yè)單位發(fā)展起著非常重要的作用。信息時(shí)代的到來，使我國開始積極倡導(dǎo)會(huì)計(jì)檔案“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)，基于大數(shù)據(jù)背景下對財(cái)務(wù)檔案保管工作提出了新的要求。在《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中要求，單位應(yīng)當(dāng)使用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等來管理會(huì)計(jì)檔案。事業(yè)單位也要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，合理運(yùn)用信息技術(shù)展開各項(xiàng)工作。

一、財(cái)務(wù)檔案信息化管理概念和特點(diǎn)

（一）財(cái)務(wù)檔案信息化管理概念

財(cái)務(wù)檔案信息化管理概念可以分為三部分內(nèi)容。首先，財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)用信息技術(shù)可以準(zhǔn)確、快速、完整的讀取電子儲(chǔ)存資料。而且制定出會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬目、財(cái)務(wù)報(bào)表等內(nèi)容需要進(jìn)行審批、審核等過程。通過信息技術(shù)可以直接進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案的儲(chǔ)存、管理以及運(yùn)用，有效提升實(shí)際工作效率，并可以長期保存;其次，根據(jù)相關(guān)規(guī)定，使用信息技術(shù)儲(chǔ)存財(cái)務(wù)檔案時(shí)，需按照謹(jǐn)慎性原則建立備份資料，形成電子財(cái)務(wù)檔案;最后，財(cái)務(wù)檔案管理服務(wù)對象是重要的會(huì)計(jì)核算資料，在信息時(shí)代下，事業(yè)單位管理工作也面臨新的挑戰(zhàn)。工作人員在進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案保管時(shí)，需要具有高度責(zé)任意識(shí)，避免在實(shí)際工作中出現(xiàn)失誤。實(shí)施信息化管理方式，可以有效的減少人為因素造成的失誤，通過分析財(cái)務(wù)檔案資料，為企業(yè)單位發(fā)展提供有利幫助。

（二）財(cái)務(wù)檔案信息化管理特點(diǎn)

（1）對載體要求較高

在以往財(cái)務(wù)檔案管理工作當(dāng)中，事業(yè)單位會(huì)計(jì)工作主要是以紙質(zhì)憑證、賬簿的方式入賬，對于需要儲(chǔ)存這些資料的財(cái)務(wù)檔案管理工作造成了一定困難，要求有獨(dú)立的空間和管理人員。同時(shí)，在查找紙質(zhì)資料、閱讀資料時(shí)，也會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間去翻找，通過信息技術(shù)便可以有效解決這些問題。但財(cái)務(wù)檔案信息化管理對載體和環(huán)境也提出了更高的要求，比如，計(jì)算機(jī)對網(wǎng)絡(luò)有一定要求，需要在穩(wěn)定的情況下才能順利運(yùn)行，如果出現(xiàn)斷網(wǎng)的情況，那么財(cái)務(wù)檔案信息化管理工作也會(huì)陷入癱瘓狀態(tài)。其次，財(cái)務(wù)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理在硬件設(shè)備上也有要求，如計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備服務(wù)器、掃描儀等。如果缺少硬件設(shè)備，財(cái)務(wù)檔案管理工作就難以展開。最后，計(jì)算機(jī)需要置于防火、防潮、防磁的環(huán)境，同時(shí)信息軟件也需要定期進(jìn)行升級(jí)和維護(hù)，才能更好的工作。

（2）網(wǎng)絡(luò)容易遭受破壞

財(cái)務(wù)檔案工作信息化管理包括了數(shù)字信息以及電子憑證，雖然通過網(wǎng)絡(luò)能夠?yàn)闀?huì)計(jì)信息提供一個(gè)相對安全的環(huán)境，但是也存在安全隱患。比如，計(jì)算機(jī)中病毒，導(dǎo)致電子會(huì)計(jì)信息丟失，或者財(cái)務(wù)檔案管理人員在拷貝時(shí)隨意更改會(huì)計(jì)信息等。這影響會(huì)計(jì)資料的安全性和真實(shí)性，間接對事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展造成威脅。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化管理的策略

（一）加大財(cái)務(wù)檔案信息化管理的重視程度

針對當(dāng)前事業(yè)單位會(huì)計(jì)信息化管理中存在的問題，首先，事業(yè)單位管理人員需要先革新管理理念，組織單位內(nèi)部財(cái)務(wù)檔案管理人員學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)檔案信息化管理方式，并在后期展開定期培訓(xùn)，使檔案保管工作不斷完善。通過系統(tǒng)化的培訓(xùn)方式，提升財(cái)務(wù)檔案管理人員學(xué)習(xí)信息化管理方式，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理人員信息素質(zhì)，促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案信息化管理工作的有效性。其次，從財(cái)務(wù)檔案管理工作人員來說，其自身要充分認(rèn)識(shí)到信息化管理方式的優(yōu)勢，而傳統(tǒng)管理方式已經(jīng)面臨淘汰，難以滿足事業(yè)單位發(fā)展需求。因此，財(cái)務(wù)檔案保管人員需要革新管理理念，并努力學(xué)習(xí)信息化管理方式，合理利用信息技術(shù)來提升事業(yè)單位會(huì)計(jì)信息保管的質(zhì)量。同時(shí)，會(huì)計(jì)信息管理人員也需要定期向單位負(fù)責(zé)人展示信息化管理成果，使其他部門的人員配合檔案管理工作，全面提升事業(yè)單位管理工作的效率。

（二）財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)信息化技術(shù)的利用

首先，在實(shí)際工作中，應(yīng)當(dāng)使財(cái)務(wù)檔案管理人員了解并掌握當(dāng)前與事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案保管工作相關(guān)的政策規(guī)定，以及行業(yè)動(dòng)態(tài)等，對當(dāng)前社會(huì)信息化建設(shè)有基本的認(rèn)知，積極的投入到事業(yè)單位信息化建設(shè)當(dāng)中，將傳統(tǒng)集約化管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾矸绞健Ｆ浯?，事業(yè)單位在開展財(cái)務(wù)檔案管理工作中，需要加強(qiáng)對檔案管理人員信息技術(shù)能力的培訓(xùn)，使其掌握基礎(chǔ)操作技術(shù)，熟練使用各種辦公軟件，提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)。在實(shí)際培訓(xùn)工作中，主要是讓檔案管理人員熟悉如何使用信息技術(shù)來搜集、整理、儲(chǔ)存、查閱、更新等技術(shù)，保證后期財(cái)務(wù)檔案信息化管理工作可以順利展開。

（三）構(gòu)建完善的事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化制度

財(cái)務(wù)檔案信息化管理工作需要相應(yīng)的制度支持，這是為后期管理工作奠定基礎(chǔ)，同時(shí)也對財(cái)務(wù)檔案管理工作人員起到一定約束作用?；诖耍聵I(yè)單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際工作情況建立完整的財(cái)務(wù)檔案信息化管理制度，從整體上協(xié)調(diào)管理工作，并維持財(cái)務(wù)檔案信息化管理工作的穩(wěn)定性和安全性。首先，事業(yè)單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在原有制度體系上，梳理和重新制定與信息化相關(guān)的規(guī)章制度，對不適用的信息制度進(jìn)行修改，并在實(shí)際工作中不斷總結(jié)相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，完善實(shí)際工作中存在的不足。其次，應(yīng)使財(cái)務(wù)檔案管理人員嚴(yán)格按照信息化管理制度開展相關(guān)工作，進(jìn)一步推動(dòng)事業(yè)單位信息化建設(shè)進(jìn)度。

（四）加強(qiáng)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化隊(duì)伍的建設(shè)

財(cái)務(wù)檔案管理人員是信息化建設(shè)的主體，對事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作起到了決定性作用。因此，事業(yè)單位除了加強(qiáng)人員培訓(xùn)之外，也要適當(dāng)引入高素質(zhì)的信息化管理人員，并提升相關(guān)福利待遇，給財(cái)務(wù)檔案管理人員提供良好的工作環(huán)境，避免人員流失。通過這樣的方式，為事業(yè)單位建設(shè)較強(qiáng)的財(cái)務(wù)檔案信息化隊(duì)伍，管理人員能靈活運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算機(jī)等技術(shù)，為事業(yè)單位的發(fā)展提供源源不竭的動(dòng)力。

三、反思

隨著信息時(shí)代發(fā)展，財(cái)務(wù)檔案與信息技術(shù)相融合是時(shí)代發(fā)展趨勢，但是在財(cái)務(wù)檔案信息化管理工作當(dāng)中依然存在很多問題亟待解決。比如，財(cái)務(wù)檔案管理人員在開展信息化工作時(shí)，需要對原始檔案錄入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中。由于在未使用信息技術(shù)之前，財(cái)務(wù)檔案主要是通過紙質(zhì)方式進(jìn)行儲(chǔ)存，那些年代比較久遠(yuǎn)的會(huì)計(jì)資料可能存在字跡模糊、憑證破損等情況，會(huì)在一定程度上，影響財(cái)務(wù)檔案信息化采集工作。同時(shí)，紙質(zhì)檔案還存在分類不清晰、憑證丟失的情況，這也對信息化采集帶來了不利的影響。

其次，事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作主要負(fù)責(zé)整理和保管各種原始憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表等與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)相關(guān)的文件。在會(huì)計(jì)人員處理完畢之后，會(huì)將各種財(cái)務(wù)信息轉(zhuǎn)送到財(cái)務(wù)檔案管理部門，使用信息技術(shù)進(jìn)行保管還會(huì)受到以下因素的影響。比如，檔案儲(chǔ)存時(shí)間太長、單位管理人員監(jiān)管不利等都會(huì)使財(cái)務(wù)檔案信息管理的安全性遭到威脅。其次，雖然運(yùn)用信息技術(shù)可以在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下展開辦公，但也容易使單位會(huì)計(jì)信息及遭到泄露，被不法人員利用等，對事業(yè)單位發(fā)展構(gòu)成不利影響。

四、結(jié)語

事業(yè)單位在開展財(cái)務(wù)檔案管理工作的過程中，必須重視信息化建設(shè)，在符合時(shí)代發(fā)展需求的同時(shí)，加強(qiáng)對財(cái)務(wù)檔案管理工作創(chuàng)新力度，在提升工作人員信息化管理能力的基礎(chǔ)上，也提升事業(yè)單位綜合實(shí)力。因此，在實(shí)際開展信息化建設(shè)時(shí)，事業(yè)單位管理人員應(yīng)構(gòu)建信息化管理制度，并為單位內(nèi)部財(cái)務(wù)檔案管理人員提供培訓(xùn)機(jī)會(huì)，引進(jìn)高素質(zhì)、高能力的管理人員，從而將信息技術(shù)順利融入到財(cái)務(wù)檔案管理工作當(dāng)中，提升管理效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]袁燕.基層事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)路徑[J].文化產(chǎn)業(yè)，2021（18）：78-79.

[2]李小靜.信息化對事業(yè)單位檔案管理的重要性思考[J].城建檔案，2021（06）：36-37.

[3]黃曉燕.大數(shù)據(jù)背景下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理服務(wù)水平提升途徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021（10）：146-147.