侯莉

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展，人們有了更多獲取知識的方法，網(wǎng)絡化的迅速發(fā)展使得信息平臺建設規(guī)模更大，成為組織機構實現(xiàn)高效運行的重要因素。而信息管理系統(tǒng)的應用也開始進入到圖書檔案管理領域中，為資料收集整理提供了方便，同時也提高了圖書檔案檢索效率?；诖?，本文就信息管理系統(tǒng)有效提高圖書檔案管理路徑展開研究，首先闡述了信息管理系統(tǒng)應用現(xiàn)狀，其次對其在圖書檔案管理中的應用價值進行分析，最后提出了應用路徑。

關鍵詞：信息管理系統(tǒng);圖書檔案管理;路徑

當前，經(jīng)濟水平的提高和科技的迅速發(fā)展，為互聯(lián)網(wǎng)技術的應用和普及奠定了基礎，人們對知識的獲取也更加便利，而隨著信息平臺的增加，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)成為知識獲取的主要方式，為人們提供了便利的學習渠道，同時也有利于知識傳輸共享，對個人和社會的發(fā)展有著積極的意義。對于圖書檔案管理而言，應用信息管理系統(tǒng)能夠?qū)⒋罅康闹R信息存儲起來，為需要的人提供便捷的查詢和學習服務，該系統(tǒng)的應用對于圖書檔案管理質(zhì)量的提高具有一定的作用。

一、信息管理系統(tǒng)應用現(xiàn)狀

當今社會，網(wǎng)絡化和數(shù)字化實現(xiàn)了高度發(fā)展，對于組織和機構而言，信息平臺的建立已經(jīng)成為其運行的基礎條件之一。而伴隨互聯(lián)網(wǎng)的普及，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文獻存儲方式具有的缺陷被暴露出來，信息檢索速度較低，信息質(zhì)量不高，無法滿足當前快節(jié)奏的生活要求。作為國家和個人的資源寶藏，圖書館憑借著豐富的藏書吸引越來越多的人，但是由于紙質(zhì)資源信息檢索率不高，無法滿足當前的生活要求，若是讀者急需尋找某一項資料，可能會出現(xiàn)無法迅速檢索到所需資料的情況，而且當前的圖書管理系統(tǒng)存在不相容的現(xiàn)象，導致圖書館的價值無法真正發(fā)揮出來。因此，圖書館需要完善信息管理系統(tǒng)，提高信息管理系統(tǒng)的效率和質(zhì)量，做好系統(tǒng)實時更新，利用現(xiàn)代技術取代原有的紙質(zhì)檢索。

二、圖書館檔案管理內(nèi)容

圖書館檔案管理主要包括政文檔案、人事檔案、業(yè)務檔案以及設備檔案。

政文檔案就是黨政文件、工作會議記錄、內(nèi)部研討資料、年度工作總結報告、工作計劃、規(guī)章制度、工作日志等。這類資料收集難度比較大，因此整體資料不夠全面且十分零散。

人事檔案不僅有圖書館員工資料，同時也有圖書館用戶資料，內(nèi)部員工資料包括員工個人情況、崗位配置及其變動、考評職稱等，用戶資料包括用戶個人信息、圖書借閱信息等。信息化時代，信息一般存儲在圖書館檔案信息管理系統(tǒng)中。

業(yè)務檔案就是圖書館各部門在開展日常業(yè)務時形成的資料，其中涉及了工作開展、匯報以及研究等方面的材料，和圖書館工作數(shù)據(jù)等信息，例如館藏量等。

設備檔案就是圖書館設備資料，其中記錄了設備引進、維修等內(nèi)容，尤其是招標采購政策實施后，其采購的設備需要建立獨立的設備檔案。

三、信息管理系統(tǒng)在圖書檔案管理中的應用價值

信息管理系統(tǒng)在圖書檔案管理中的應用主要體現(xiàn)在讀者登錄上，讀者通過登錄該系統(tǒng)自行查詢、借閱圖書，而管理者也能夠利用該系統(tǒng)中的信息實現(xiàn)檔案管理，提高了圖書檔案管理效率。信息管理系統(tǒng)能夠分析和滿足讀者需求，實現(xiàn)業(yè)務目標?，F(xiàn)階段，該系統(tǒng)還需要存儲大量信息，例如讀者借閱圖書、還書和書及新增等方面的信息，當前的系統(tǒng)無法將圖書現(xiàn)狀完整呈現(xiàn)出來，而人們生活節(jié)奏的加快使得其對書籍檢索速度提出了更高的要求，圖書館中繁雜的書籍更加為讀者借閱增加了困難。因此，利用信息技術對圖書檔案進行規(guī)范管理，不僅推動了圖書館的發(fā)展，同時也為讀者提供了便利，而信息管理系統(tǒng)的應用能夠滿足讀者閱讀需求，對圖書檔案管理工作也有著重要的意義，其應用價值體現(xiàn)在以下幾方面。

1.管理價值

信息管理系統(tǒng)的建立能夠有效提高圖書館的服務水平和服務質(zhì)量。圖書館中，存儲比較多的是印刷型紙質(zhì)文獻，整個管理完全由手工操作，管理和服務工序比較繁瑣，庫存管理比較雜亂，無法實現(xiàn)信息共享，也難以獲得準確的管理信息，這些問題會導致資源浪費，無法提高管理服務質(zhì)量和水平，對圖書館效益的發(fā)揮產(chǎn)生了影響，同時也對圖書館社會地位造成了影響。而利用利用管理信息系統(tǒng)可以優(yōu)化重組圖書館業(yè)務流程，通過計算機管理推動數(shù)字化和網(wǎng)絡化的實現(xiàn)，進而實現(xiàn)信息共享，提高管理效率和資源利用率，提高圖書館的市場競爭力。

2.社會價值

在網(wǎng)絡環(huán)境下，信息管理系統(tǒng)成為圖書館未來的發(fā)展趨勢之一。隨著科技的迅速發(fā)展，信息技術的應用越發(fā)廣泛，為全球信息化發(fā)展起到了推動作用，而信息技術的普及也使得人們對信息技術的應用需求越發(fā)迫切。當前，人們對信息需求越發(fā)迫切，信息需求種類越發(fā)多樣，隨著網(wǎng)絡信息資源的迅速增加，信息來源渠道越來越多，分布呈現(xiàn)無序性，在大量網(wǎng)絡信息的沖擊下，圖書館也需要進行數(shù)字化、信息化等方面的變革。對此，圖書館需要完善傳統(tǒng)的信息管理系統(tǒng)，逐漸深化信息管理系統(tǒng)理念，使圖書館信息管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。信息管理系統(tǒng)作為綜合性人機交互信息系統(tǒng)，其可以實現(xiàn)信息收集整理和存儲傳輸，能夠滿足互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下圖書館實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的要求，對圖書館的發(fā)展就一定的社會意義。

3.決策價值

信息管理系統(tǒng)的建設能夠是圖書館管理決策水平的提升。在面對不斷變化的內(nèi)外部環(huán)境時，需要確保組織管理層能夠及時組織內(nèi)外部信息，為管理決策制定提供依據(jù)，同時能夠接收到?jīng)Q策實行的反饋信息，及時調(diào)整管理方案，為組織目標調(diào)控提供保障。此外，對于高層管理工作而言，非結構化和半結構化之類的問題是其經(jīng)常面對問題類型，這就需要通過定量分析法以及相關的模型來加工分析相關信息，進而得到綜合信息。但是信息管理系統(tǒng)的職能在于收集和處理信息數(shù)據(jù)，其功能體現(xiàn)在信息處理、決策、預測以及控制上，該系統(tǒng)的建立為管理決策實現(xiàn)科學化發(fā)展提供了幫助。

4.技術價值

對于當前圖書館而言，圖書信息管理技術是其關鍵技術，能夠為圖書資源和使用者提供交流平臺，使二者能夠建立緊密的關系，進而實現(xiàn)信息處理和共享。信息管理系統(tǒng)運行速度很快，這就使得信息傳輸速度有所提升，能夠滿足使用者對信息檢索速度的要求。

四、圖書館檔案信息化管理中存在的問題

1.信息系統(tǒng)建設不足

圖書館信息系統(tǒng)建設中，有些圖書館沒有根據(jù)實際情況建立與之相符的檔案信息管理制度，使得檔案資料在收集和整理上缺乏規(guī)范指導。檔案信息管理中，普遍存在資料收集不全、存檔時間規(guī)劃不明、分類不清、查找困難等現(xiàn)象，這就影響了信息系統(tǒng)在檔案管理中的應用效果。而且，信息化時代，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文獻已經(jīng)無法滿足當前信息管理要求，需要對其進行電子化管理。

2.信息服務層次不高

現(xiàn)階段，圖書光檔案信息服務只滿足了材料收集存檔工作，只能夠為一部分用戶提供咨詢、查詢、閱覽等服務。隨著社會的發(fā)展，現(xiàn)代化設備的普及，圖書館檔案管理開始營業(yè)云計算平臺，其便利了檔案管理，但是，圖書館的整體信息服務效果仍然不好，沒有將信息技術管理優(yōu)勢發(fā)揮出來，大部分圖書館無法為用戶提供全面的信息服務，用戶無法通過網(wǎng)絡平臺進行交流溝通，信息服務層次不高，沒有將其中的資源共享、專題服務等作用挖掘出來。

3.信息系統(tǒng)利用率低

檔案信息化管理憑借著便捷高效的優(yōu)勢在社會資源管理中占據(jù)了一定地位，而信息資源開發(fā)利用直接影響著圖書光工作的進行。在網(wǎng)絡平臺中，圖書館信息建設是其未來發(fā)展的趨勢，若是不能夠?qū)崿F(xiàn)信息化管理，就會使圖書館工作效率降低，影響圖書館實現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展?，F(xiàn)階段，大部分圖書館已經(jīng)建設了信息管理系統(tǒng)，但是，并沒有將其作用真正開發(fā)出來，管理模式也比較傳統(tǒng)，信息系統(tǒng)及其資源利用率低。

五、圖書館檔案管理信息化建設措施

1.加強信息化系統(tǒng)建設

圖書館檔案信息管理系統(tǒng)建設是當前圖書館重要管理工作之一，在檔案管理中應用現(xiàn)代化信息技術十分必要檔案信息管理系統(tǒng)包括檢索、統(tǒng)計、編目和管理等內(nèi)容，同時也能夠記錄并收集檔案信息，根據(jù)國外先進的技術，信息管理系統(tǒng)中要明確檔案檢索和記錄功能，簡化檔案歸檔流程，方便檔案管理作業(yè)的進行。

2.提高檔案信息服務層次

圖書館檔案信息管理必須要提高信息服務層次，使檔案管理科學規(guī)范。信息時代，檔案管理實現(xiàn)了信息化，利用信息管理系統(tǒng)能夠使檔案管理流程規(guī)范，提高檔案信息服務質(zhì)量和層次，利用信息技術建立檔案服務系統(tǒng)，為檔案用戶提供溝通平臺，提高信息服務水平。

3.做好管理人員配置工作

圖書館檔案信息管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)人機共同管理，作為其中的一部分，檔案管理人員有著重要的作用，其將管理人員分為三部分，其一為數(shù)據(jù)錄入，由于漢字比較特殊，因此錄入人員需要進行專門的培訓，具有專業(yè)素質(zhì)。其二為信息處理應用，其直接使用信息設備，作用也十分突出。其三為維護管理，主要對信息管理系統(tǒng)及其設備進行維護管理，保證系統(tǒng)和設備正常運行。

六、信息管理系統(tǒng)有效提高圖書檔案管理的路徑

1.提高檔案檢索設計

在設計開發(fā)系統(tǒng)時，盡可能應用成熟的技術為系統(tǒng)開發(fā)提供保障。在對圖書檔案信息檢索系統(tǒng)開發(fā)時，利用的技術包括Web、ASP、html、局域網(wǎng)和關鍵數(shù)據(jù)庫等技術，通過以上技術，采用IE等大眾瀏覽器，并通過B/S方式與主服務器連接起來，瀏覽信息，并提出請求，有利于管理者掌握全部的圖書信息，管理人員也能夠統(tǒng)計工作人員情況，為財務工作進行提供便利。ASP對交互站點設計適應性良好，在Web基礎上，對數(shù)據(jù)庫提出訪問要求，而ASP對數(shù)據(jù)庫的訪問應用的是ADO數(shù)據(jù)模型，這種方法能夠為多種數(shù)據(jù)提供者提供讀寫和手機操作服務。

2.增強用戶使用便捷

通過設計用戶界面使圖書檔案信息管理系統(tǒng)更加人性，為檔案管理工作提供了方便。在設計主界面時，通過Visual foxpro6.0中的菜單實現(xiàn)法，建立與Windows類型相似的操作主界面。

在設計輸入界面時，其分為讀者和圖書館兩個選項，并設計相應的表單，每個菜單向?qū)斎氡韱未翱?，能夠?qū)崿F(xiàn)圖書和讀者信息的錄入功能，同時保存新的記錄到圖書數(shù)據(jù)要和讀者數(shù)據(jù)比較內(nèi)。

在設計圖書借閱界面時，根據(jù)讀者借閱圖書功能，設計相應的表單，表單分為兩個，其中一個將讀者借書證號輸入進去，之后將讀者相關信息顯示出來，信息核實無誤后點擊確認，之后將下一個表單激活，該表單需要將這些圖書編號輸入進去，之后會將該圖書的相關信息顯示出來，信息確認無誤后點擊確認，系統(tǒng)會將讀者借書證號、借閱圖書編號、借書時間、還書期限等信息羅列出來，形成一條借閱記錄，被保存到借閱數(shù)據(jù)庫內(nèi)。

在設計查詢界面時，該見面有兩個菜單項，分別為讀者和圖書，其中包含了5個表單，為使用者提供圖書和讀者信息的查詢功能。圖書查詢時，該功能下設三個子項，分別為根據(jù)編號、根據(jù)書名和根據(jù)作者三個查詢菜單項，而后兩種實現(xiàn)了模糊查詢，使用者只需要提供一部分就能夠檢索到詳細的信息，信息包括書名、書號、作者、出版社和單價等。讀者查詢時，其中包含的子菜單項有2個，分別為根據(jù)借書證和根據(jù)讀者姓名這兩個查詢菜單項，使用者任意選擇一種方式，點擊相應的按鈕，系統(tǒng)會自動查詢讀者信息，之后屏幕會將讀者的信息顯示出來，信息包括讀者姓名、借書證號、所借圖書等。

3.提高檔案管理效率

檔案信息管理系統(tǒng)中，信息管理包括刪除、修改、添加和同步等功能，其能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的掃描錄入、查詢、發(fā)布、辦公計劃等作用。利用掃描儀能夠掃描紙質(zhì)檔案信息，并將其錄入到系統(tǒng)中，用圖片保存，系統(tǒng)自動識別文字信息，進而形成電子檔案存儲在系統(tǒng)中，解放了錄入人員的雙手，提高了錄入效率和準確性。而信息查詢則是通過檢索來實現(xiàn)的，信息發(fā)布是利用已有檔案信息，用HTML形式將其發(fā)布為可網(wǎng)絡訪問的檔案，辦公計劃則是系統(tǒng)為用戶提供檔案管理計劃，能夠提示檔案管理人員進行管理事項，使管理工作有序進行，提高管理效率和質(zhì)量。此外，圖書檔案分析統(tǒng)計功能能夠為管理人員提供在線統(tǒng)計分析信息的服務，便于檔案管理人員能夠?qū)崟r了解檔案信息，確保檔案管理運行正常，而統(tǒng)計分析結果通過圖表形式直觀的表現(xiàn)出來，其不僅能夠方便用戶了解圖書館中各種信息的變化情況，同時也能夠為圖書館的相關決策提供科學有效的指導，為圖書館檔案管理實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展起著重要的作用。

七、結束語

綜上所述，對于圖書檔案管理而言，信息管理系統(tǒng)能夠提高其管理水平，對圖書檔案管理工作提供了幫助。信息時代下，人們迫切需要大量信息，對信息獲取渠道提出了更高的要求，同時也希望能夠擴展信息的廣度和深度，而隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展，越來越多的人通過互聯(lián)網(wǎng)來獲取信息，這就導致圖書館的功能和地位下降。但是，圖書館對于國家而言就一定的社會價值，圖書館要想將社會功能充分發(fā)揮出來，就需要提高信息化建設水平，加大力度建設信息管理系統(tǒng)，通過信息管理系統(tǒng)提高圖書檔案管理質(zhì)量，為人們提供方便的信息獲取渠道，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：濟寧市旅游公共服務中心）