康麗

（山東省青島市黃島區(qū)檔案館，山東青島 266555）

0 引言

黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位工作效率的提升依靠公文的處理工作，依據(jù)現(xiàn)行的法律規(guī)定，做好公文寫作的處理方法，是保證有序工作的關(guān)鍵步驟。本文通過對公文處理流程的介紹，了解整個公文處理工作的方式方法，掌握好公文處理的必要性后，根據(jù)處理原則，改進(jìn)日后工作方式，服務(wù)大眾生活，提高社會發(fā)展水平。

1 公文處理流程

公文處理包括收文環(huán)節(jié)和發(fā)文環(huán)節(jié)，收文環(huán)節(jié)大體按照圖示流程進(jìn)行。收文環(huán)節(jié)包括傳遞、簽收、登記、分辦、擬辦、立卷和歸檔等程序，秉持認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，及時準(zhǔn)確處理[1]。如圖1 所示。

2 公文處理的必要性

政府制定政策，需結(jié)合人民生活的現(xiàn)狀，對于經(jīng)濟(jì)情況和文化生活要做重點(diǎn)的把控，由于信息量巨大，關(guān)系網(wǎng)絡(luò)復(fù)雜，要求各政府職能部門提供真實(shí)、全面的社會信息，而政務(wù)信息的提供需運(yùn)用公文。公文承擔(dān)的是媒介的作用，聯(lián)系各機(jī)關(guān)單位，傳遞即時信息。政務(wù)信息內(nèi)容量大，不經(jīng)處理直接傳遞的過程會降低機(jī)關(guān)單位工作的效率，增加周轉(zhuǎn)周期，不具備針對性，對領(lǐng)導(dǎo)處理的過程起不到積極的作用。不難發(fā)現(xiàn)，公文處理貫穿于政務(wù)部門和機(jī)關(guān)單位的工作中，承擔(dān)檢驗(yàn)工作效果和衡量服務(wù)意識的作用，幫助各部門平穩(wěn)運(yùn)行，提升決策的準(zhǔn)確性，為樹立服務(wù)型單位形象有著至關(guān)重要的作用[2]。

3 公文寫作內(nèi)容的處理規(guī)則

3.1 實(shí)事求是原則

結(jié)合公文切實(shí)解決社會問題的目的，要做到實(shí)事求是，準(zhǔn)確反映當(dāng)前社會問題，聯(lián)系實(shí)際情況，關(guān)注群眾所需，保證工作過程的認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)[3]。

3.2 精簡凝練原則

公文處理是對當(dāng)前現(xiàn)狀的反饋，要保證反饋內(nèi)容的高效性。公文處理過程中，出現(xiàn)文字贅述、內(nèi)容繁瑣、建議不具章法的現(xiàn)象，沒有踐行語言精練的原則，避免使用軟文類詞語，絕不能出現(xiàn)口語化表達(dá)。社會生活節(jié)奏逐漸加快，處理事務(wù)需滿足當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會的要求，保證質(zhì)量達(dá)標(biāo)的情況下，要精簡文字內(nèi)容，提取重要信息，組織語言結(jié)構(gòu)，提高可讀性。公文處理不是展現(xiàn)對公文格式、種類等掌握程度的過程，要盡量減少處理環(huán)節(jié)，省去不必要的工作環(huán)節(jié)，優(yōu)化辦理手續(xù)環(huán)節(jié)，適當(dāng)合并，兼顧提升工作效率，減少程序錯誤，簡化終將帶來高效的處理效率。作為公文處理人員，摒棄繁文縟節(jié)的舊思想，提升精煉意識，貫徹落實(shí)公文處理的相關(guān)規(guī)范，簡化處理程序。

3.3 實(shí)時高效原則

公文區(qū)別于故事小說類文字形式，要能夠切實(shí)反映當(dāng)前社會現(xiàn)狀，具有時效性，在語言精練的基礎(chǔ)上，提出處理辦法，尤其注意處理過程中是中立的態(tài)度，不能夾帶個人思想情感，不能造成策略的偏頗。在滿足國家大政方針的基礎(chǔ)上，要兼顧高效性的特點(diǎn)，行文篇幅不宜過長。結(jié)合實(shí)事求是的原則，對當(dāng)前現(xiàn)狀進(jìn)行深入調(diào)查研究，內(nèi)容具有可論證性，減少無展開討論的標(biāo)語式建議，明確發(fā)文意圖，體現(xiàn)發(fā)文目的，滿足當(dāng)前政策要求，與群眾生活緊密聯(lián)系，確保理論與實(shí)踐的高度統(tǒng)一。依據(jù)收文單位和發(fā)文單位的職權(quán)范圍，不越級不脫離實(shí)際。

質(zhì)量與效率要齊頭并進(jìn)，受到客觀因素和主觀因素的影響，取決于研究的真實(shí)性、處理人員的水平以及制度的合理性。實(shí)時高效是保證質(zhì)量的必要條件，平衡好高效與質(zhì)量間的關(guān)系，尋找快速的處理辦法，發(fā)揮公文的時效性，才具備對現(xiàn)實(shí)的指導(dǎo)價(jià)值[4]。

3.4 針對性原則

針對性指的是：針對何人和對應(yīng)文種。原則上要求：公文的收發(fā)文機(jī)關(guān)要明確，上行文得到同級黨政機(jī)關(guān)的授權(quán)，才能發(fā)文，只針對一個上級機(jī)關(guān)，回復(fù)具體事宜；轉(zhuǎn)述類公文，在提出指導(dǎo)性建議前不得上報(bào)，不能出現(xiàn)直接轉(zhuǎn)報(bào)的行為，不符合處理規(guī)定；對于上級機(jī)關(guān)交辦的事宜，要以本機(jī)關(guān)或者本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的名義上報(bào)，其他情況不允許使用前種方式上報(bào)。上下行文的機(jī)關(guān)；對于抄送機(jī)關(guān)這一事項(xiàng)，下級行文，抄送機(jī)構(gòu)，雙重領(lǐng)導(dǎo)，必要時加上兩個機(jī)關(guān)名稱，根據(jù)自身職權(quán)范圍，按照指定下級進(jìn)行行文[5]。

常用的公文文種有：請示、報(bào)告、通知、函和會議紀(jì)要，針對不同的要求使用不同的文種，發(fā)揮不同的作用。例如，請示與報(bào)告間的區(qū)別是：性質(zhì)不同：報(bào)告屬于陳述性公文，請示屬于呈批性公文；目的不同：報(bào)告在于匯報(bào)工作，反映情況，提出意見與建議，答復(fù)上級機(jī)關(guān)詢問，請示是為解決某一問題，請示某一問題，請求上級指示或批準(zhǔn)；時間不同：報(bào)告是在工作結(jié)束后或進(jìn)行中，請示要在事情發(fā)生前；主送機(jī)關(guān)不同：報(bào)告允許多頭主送，請示只有一個主送機(jī)關(guān)；事項(xiàng)多少不同：報(bào)告可以涵蓋多個內(nèi)容，請示要求一文一事；答復(fù)形式不同：報(bào)告不要求上級回復(fù)，請示要求上級及時批復(fù)回文，得到答復(fù)。文種的不同，結(jié)合辦理事項(xiàng)，有針對性地進(jìn)行選擇。

3.5 可操作性原則

就可操作性原則而言，執(zhí)行條件包含內(nèi)部條件和外部條件兩個方面，外部條件又包括人力資源和資金能否對當(dāng)前提出措施給予保障，社會現(xiàn)階段水平、輿論操作風(fēng)向能否滿足可操作的平臺。行文要強(qiáng)調(diào)事實(shí)內(nèi)容，論證調(diào)研結(jié)果，具體問題具體分析，提出可操作性的工作思路，不能凌駕于事實(shí)基礎(chǔ)之上，空有理論架構(gòu)，難以在現(xiàn)實(shí)中展開施行，起不到對社會生活的促進(jìn)作用；內(nèi)部條件指的是行文機(jī)構(gòu)是否具備施行政策的權(quán)利，起草事項(xiàng)要在職權(quán)范圍內(nèi)。有特殊需要越級或者越權(quán)的事項(xiàng)，要得到相關(guān)單位的準(zhǔn)許才能夠繼續(xù)起草，未經(jīng)允許，不得強(qiáng)硬行文[6]。

3.6 保密性原則

根據(jù)公文的特征，內(nèi)容具有一定針對性，對人群和地域有特殊限制，具有高度的保密性，常有國家的秘密措施，非在此限制范圍內(nèi)的人員，不得隨意翻看公文內(nèi)容，交由指定管理機(jī)關(guān)，進(jìn)行保管和移送。國家制定了關(guān)于公文的法律規(guī)定，要求公文嚴(yán)格按照定密規(guī)范，明確密級和保密日期，限定印發(fā)范圍，簽訂編號，避免公文失泄事件的發(fā)生。

3.7 規(guī)范性原則

對于公文的文種使用、寫作要求以及格式的選用都有規(guī)定，須嚴(yán)格按照規(guī)定方式進(jìn)行行文，避免出現(xiàn)馬虎應(yīng)對的現(xiàn)象。

4 公文管理原則

關(guān)于公文管理，首先應(yīng)加強(qiáng)對管理人員職業(yè)規(guī)范的培訓(xùn)，加強(qiáng)政治思想建設(shè)，培養(yǎng)優(yōu)良作風(fēng)，傳遞嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)的工作意識，提升對公文寫作水平的考核。基于公文保密性的原則，需落實(shí)國家法律規(guī)定，加大對保密工作的監(jiān)察頻率，把控好公文的復(fù)制、攜帶以及銷毀工作，對違反保密規(guī)定的行為，追求其法律責(zé)任，絕不姑息。強(qiáng)調(diào)部門間以及上下級間的督辦，做到不積壓公文、情況及時上報(bào)、處理意見及時下發(fā)等工作。

5 結(jié)語

綜上所述，公文寫作的處理規(guī)則可以概括為時效性、真實(shí)性、保密性和規(guī)范性，確保處理工作的有序進(jìn)行，提升工作效率，加強(qiáng)對公文管理的力度，深入探究突發(fā)事件的指導(dǎo)辦法，連接政策與生活實(shí)踐，對政策的提出注入現(xiàn)實(shí)因素，有針對性解決民生問題，提高經(jīng)濟(jì)實(shí)力，在國際舞臺上展現(xiàn)大國風(fēng)范。