劉迎娣

摘要：工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理是質(zhì)量安全控制的重要前提和必然要求，文章基于當(dāng)前工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理所存在的突出問題，從制度建設(shè)、規(guī)范制定、人員業(yè)務(wù)水平等方面提出檔案管理內(nèi)在質(zhì)量提升的對策措施，以供工程建設(shè)項(xiàng)目行政管理、建設(shè)管理、施工、設(shè)計(jì)變更、竣工驗(yàn)收、質(zhì)量檢測等階段檔案管理人員借鑒參考。

關(guān)鍵詞：工程建設(shè)項(xiàng)目;檔案管理;檔案質(zhì)量

一、工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的涵義及質(zhì)量要求

工程建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)、施工、管理過程中所形成的反應(yīng)項(xiàng)目實(shí)施全過程的歷史記錄、文件、單據(jù)、票證、書面合同等歷史記錄統(tǒng)稱為工程建設(shè)項(xiàng)目檔案。具體包括工程建設(shè)項(xiàng)目提出、可行性論證、立項(xiàng)審批、招投標(biāo)、勘察設(shè)計(jì)、材料采供、設(shè)備進(jìn)場、施工、設(shè)計(jì)變更、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收、尾款結(jié)算等過程中經(jīng)各方當(dāng)事人鑒定、簽章、整理、歸檔后所形成的體現(xiàn)工程建設(shè)項(xiàng)目來龍去脈的具有保存價(jià)值的數(shù)據(jù)資料、設(shè)計(jì)圖紙、照片、影像資料等形式的歷史記錄[1]。項(xiàng)目檔案在項(xiàng)目實(shí)施過程中由建設(shè)方、監(jiān)理方、施工方、參建方等共同形成，是對工程項(xiàng)目建設(shè)過程的真實(shí)記錄與反映，是進(jìn)行工程項(xiàng)目稽查、審計(jì)、監(jiān)督管理的主要依據(jù)，應(yīng)當(dāng)貫穿于工程項(xiàng)目實(shí)施全過程。

二、工程建設(shè)項(xiàng)目檔案內(nèi)在質(zhì)量存在的突出問題

（一）項(xiàng)目檔案收集與工程進(jìn)度不同步

工程項(xiàng)目檔案收集發(fā)生在工程實(shí)施全過程，工程檔案收集工作由建設(shè)方、設(shè)計(jì)方、勘察方、監(jiān)理方、分包方、施工方共同完成，工程竣工后由建設(shè)單位檔案部門歸口整理。但工程項(xiàng)目建設(shè)周期較長，參與主體復(fù)雜，檔案資料涉及面廣，數(shù)據(jù)整理難度大，許多施工單位無施工資料收集意識，監(jiān)理方也只注重工程質(zhì)量管理，忽略對工程資料收集情況的審查，導(dǎo)致工程建設(shè)項(xiàng)目基建檔案收集落后于工程進(jìn)度，很難保證基建檔案的全面、完整、準(zhǔn)確，使工程后續(xù)維護(hù)管理一手資料缺失。

（二）檔案管理缺乏規(guī)范性

一些工程建設(shè)項(xiàng)目管理人員并無檔案管理觀念，認(rèn)為檔案只是對工程施工過程的簡單記錄，檔案管理方面投入不足，并未對所收集到的施工檔案進(jìn)行電子歸檔處理，難以滿足基建工程項(xiàng)目建設(shè)對檔案資料參考的需要。檔案管理人員大多由項(xiàng)目管理人員或施工人員兼任，缺乏檔案收集管理方面的專業(yè)知識，檔案管理流程缺乏規(guī)范性，甚至流于形式。此外，工程建設(shè)項(xiàng)目通常較為注重建設(shè)過程，在質(zhì)量、工期和施工安全方面投入較多，而對于檔案管理則并不重視，導(dǎo)致檔案管理人員變更頻繁，項(xiàng)目檔案資料簽字手續(xù)不完整、資料收集整理欠缺拖延等現(xiàn)象普遍存在。

筆者對某工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料進(jìn)行調(diào)查后發(fā)現(xiàn)諸多問題，匯總?cè)缦隆?/p>

1.有關(guān)會議紀(jì)要、照片檔案、工作日志等內(nèi)容的記錄相當(dāng)不規(guī)范，例如施工、監(jiān)理單位、材料設(shè)備供應(yīng)商的名稱不標(biāo)準(zhǔn);姓名職務(wù)大多使用簡稱，如張工、劉書記、王局等，難以與具體涉事人對應(yīng)起來;圖紙會審、會議、材料驗(yàn)收等簽名表內(nèi)填寫不規(guī)范，甚至姓名、職務(wù)、職稱、聯(lián)系電話等基本信息并未填寫;相關(guān)照片缺乏文字說明，已有的文字說明中時(shí)間、地點(diǎn)、人物、攝影者、事由等并不齊全，無法起到說明和取證留用的作用。

2.附屬工程等合同協(xié)議條款不規(guī)范、合同基本要素（如合同編號、簽訂日期、開戶行、賬號、騎縫章、責(zé)任人、辦公電話、營業(yè)地址等）不齊全，甚至有部分合同以復(fù)印件歸檔，正件和附件未一起裝訂。一旦發(fā)生合同糾紛，合同本身的法律效力定會受到影響。

3.材料、中間產(chǎn)品、設(shè)備進(jìn)場的報(bào)驗(yàn)單據(jù)所附質(zhì)檢合格證明、廠家檢驗(yàn)報(bào)告、使用說明、許可證等材料并不齊全，質(zhì)檢報(bào)告日期甚至在監(jiān)理批復(fù)日期之后，產(chǎn)品進(jìn)場日期在生產(chǎn)日期之前等不吻合現(xiàn)象。

與此同時(shí)，項(xiàng)目管理單位出于節(jié)省成本的考慮，并未設(shè)置專門的檔案室，也并未按照檔案管理要求對所收集到的工程檔案資料進(jìn)行防潮、防火、防蟲蛀、防盜等處理，檔案調(diào)閱人員并不按流程查檔、返還，直接導(dǎo)致檔案資料的丟失。

（三）檔案管理獎懲機(jī)制缺失

傳統(tǒng)的檔案管理工作模式越來越無法適應(yīng)工程建設(shè)速度與規(guī)?？涨案邼q的客觀情勢，工程建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施環(huán)節(jié)普遍落實(shí)的崗位責(zé)任制使得項(xiàng)目質(zhì)量、工期、成本等目標(biāo)都能順利實(shí)現(xiàn)，但是，檔案管理獎懲機(jī)制卻遲遲未能建立[2]，嚴(yán)重影響檔案接收和管理質(zhì)量，檔案管理人員失去工作積極性。

三、提升工程項(xiàng)目檔案內(nèi)在質(zhì)量的措施

（一）提升對檔案管理工作的重視程度

對于工程建設(shè)項(xiàng)目而言，檔案管理是項(xiàng)目建設(shè)全過程的書面體現(xiàn)，是項(xiàng)目實(shí)施、建設(shè)與管理方面的重要組成部分，必須像重視工程質(zhì)量、工期一樣，加強(qiáng)對工程項(xiàng)目檔案管理工作的重視，發(fā)揮檔案管理在工程建設(shè)項(xiàng)目中應(yīng)有的作用。首先，領(lǐng)導(dǎo)層面要充分重視工程項(xiàng)目檔案管理，并加強(qiáng)和完善本單位《檔案管理制度》，將檔案管理工作的重要性提升至制度層面，并將思想上的高度重視轉(zhuǎn)化為行動上的大力支持，激發(fā)工程建設(shè)項(xiàng)目有關(guān)人員對檔案工作的重視程度，提升檔案員從事檔案管理工作的積極性。其次，建立檔案管理人員定期培訓(xùn)和績效考核制度，在人員聘任方面嚴(yán)格把關(guān)，應(yīng)當(dāng)招聘檔案管理專業(yè)人士擔(dān)任相關(guān)職務(wù)，而不是由監(jiān)理人員和施工人員兼任，定期進(jìn)行工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的抽檢，根據(jù)檢查結(jié)果進(jìn)行獎懲，以保證工程項(xiàng)目檔案管理工作的有效開展。

（二）建立完善的檔案管理制度

工程建設(shè)項(xiàng)目建立的檔案管理制度既要符合檔案管理理論，科學(xué)合理、契合實(shí)際，又要高效有序，能充分服務(wù)于工程建設(shè)項(xiàng)目管理的實(shí)際。首先，檔案管理制度應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化，工程建設(shè)單位應(yīng)基于國家有關(guān)檔案工作的政策法律，如《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》，建立起符合企業(yè)、工程實(shí)際的檔案管理制度規(guī)范，制定出操作性強(qiáng)的檔案收集管理工作流程。將檔案管理目標(biāo)納入工程建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施整體計(jì)劃，納入日常議事環(huán)節(jié)，納入人員崗位責(zé)任考核，營造良好的檔案管理制度落實(shí)運(yùn)行環(huán)境。其次，檔案管理制度應(yīng)具有系統(tǒng)性，項(xiàng)目檔案管理制度本身應(yīng)具有規(guī)范性外，還應(yīng)有完善的配套性保障制度，充分考慮工程項(xiàng)目全部參建單位后明確各方在項(xiàng)目檔案管理中應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，杜絕因責(zé)任主體規(guī)定不明而造成管理工作的漏洞。健全和完善包括歸檔制度、保管制度、借閱制度、銷毀制度[3]等在內(nèi)的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作制度。

（三）強(qiáng)化檔案管理流程控制

首先，工程建設(shè)企業(yè)應(yīng)將檔案資料收集、歸納整理等納入合同管理，充分發(fā)揮合同的優(yōu)勢。例如，應(yīng)在招投標(biāo)文件和中標(biāo)合同中明確規(guī)定文件的收集、裝訂、歸檔要求，在合同條款（或附件）中列明歸檔資料的范圍、份數(shù)、裝訂要求、歸檔時(shí)間等;建設(shè)單位在與設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、物資采供、咨詢服務(wù)等相關(guān)單位簽訂合同時(shí)，也應(yīng)在合同條款中約定具體的歸檔要求和流程;在施工合同中明確規(guī)定，參建單位在完成相關(guān)歸檔工作并由建設(shè)單位審核無誤后方可辦理工程尾款。其次，檔案工作應(yīng)與工程進(jìn)度保持同步，在工程開始前就應(yīng)明確責(zé)任，保證檔案機(jī)構(gòu)和人員到位，明確分工，并將檔案收集和管理納入工程質(zhì)量管理，實(shí)施績效考核。同時(shí)，嚴(yán)格按照國家現(xiàn)行檔案管理制度規(guī)范進(jìn)行檔案人員業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)與考核，切實(shí)保障工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作效率的提升。

（四）不斷提升檔案管理人員業(yè)務(wù)水平

工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理與一般檔案管理不同，要求檔案員在具備良好檔案意識、扎實(shí)專業(yè)知識的基礎(chǔ)上，還應(yīng)具有工程建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施管理的基本知識，充分了解工程建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)過程中各個(gè)階段可能形成的文件資料種類形式，確保檔案收集鑒定工作的準(zhǔn)確性與高效性。此外，工程建設(shè)項(xiàng)目既涉及與地方政府、地方行政部門等外部關(guān)系的協(xié)調(diào)，又涉及項(xiàng)目內(nèi)部承建方、施工方、監(jiān)理方、材料采供方等關(guān)系的協(xié)調(diào)，所以工程建設(shè)項(xiàng)目檔案員還必須具備較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力，做到一專多能[4]，在檔案管理實(shí)踐中不斷提升自身業(yè)務(wù)技能。

四、結(jié)語

工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理是項(xiàng)目實(shí)施全過程的反映，更是確保項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量及實(shí)施竣工驗(yàn)收的保證，工程項(xiàng)目建設(shè)單位必須立足當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀，建立科學(xué)規(guī)范的項(xiàng)目資料歸檔制度，不斷完善項(xiàng)目檔案收集管理流程，確保檔案資料在項(xiàng)目建設(shè)及后續(xù)維護(hù)管理中作用的順利發(fā)揮。項(xiàng)目相關(guān)文件資料只有完全符合歸檔要求，項(xiàng)目檔案才能在工程建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施和后期養(yǎng)護(hù)管理方面發(fā)揮應(yīng)有的作用，工程建設(shè)項(xiàng)目全過程質(zhì)量管理才能順利實(shí)現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]吳鏡鏡.加強(qiáng)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的探討[J].科技風(fēng)，2020 （09）：123.

[2]王克祥.淺談工程建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔的前端控制[J].城建檔案，2020 （03）：24-26.

[3]張嬌.建設(shè)工程招投標(biāo)服務(wù)及招投標(biāo)檔案的收集管理與提供利用[J].城建檔案，2020 （03）：48-49.

[4]郭香花.重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的實(shí)踐與思考[J].傳媒論壇，2020，3 （03）：98+100.