薛宇清

摘 要：林業(yè)科技創(chuàng)新在推動林業(yè)相關工作開展中發(fā)揮了至關重要的作用。近年來在林業(yè)科研工作取得顯著成績的同時，相應的林業(yè)科研電子檔案也呈現(xiàn)出海量化的增加趨勢。新時期的檔案管理工作要求，除了要確保林業(yè)科研中各類資料能夠及時、完整的歸檔外，還必須充分挖掘這些檔案本身的利用價值，為今后林業(yè)科研創(chuàng)新，以及取得新的科研成果提供經驗借鑒。為此，探究如何做好林業(yè)科研電子檔案的科學管理、優(yōu)化利用，就成為現(xiàn)階段林業(yè)有關部門的一項重要任務。

關鍵詞：林業(yè)科研檔案;歸檔要求;共享利用;信息化平臺

一、林業(yè)科研檔案組成及管理特點

林業(yè)科研檔案是指在林業(yè)科學研究活動中，記錄和反映林業(yè)科研課題活動過程中的文字、圖片、數(shù)據、圖表等各種形式載體的文獻。林業(yè)科研檔案規(guī)劃材料、立項論證材料、課題實施階段所含的文件材料（研究實施方案、觀測和測試記錄等）。林業(yè)科研檔案的明顯特征有：其一，檔案組成結構復雜，存儲載體多樣。以往林業(yè)科研檔案主要紙質檔案為主，將各種科研報告、會議記錄、表格材料等收集起來，按照特定的要求篩選、整理后，即可得到林業(yè)科研檔案。但是隨著無紙化辦公時代的到來，電子檔案的比例不斷升高，形成了紙質與電子檔案并存的局面。其二，管理要求高，管理難度大。科研檔案往往包含一些核心技術、涉密文件，因此對檔案本身的完整性、隱私性有特殊要求。同時，隨著時間推移，檔案越積越多，管理難度和壓力也隨之增加。

二、林業(yè)科研電子檔案的管理及利用

1、管理要點

科研檔案與一般檔案相比，在管理標準、細節(jié)要求等方面更加嚴格。在具體工作中，檔案管理人員應當嚴格遵循本單位現(xiàn)有的制度規(guī)范，按部就班的做好林業(yè)科研檔案管理的每一項工作。其中包含的要點有：（1）明確文件收集與歸檔要求。林業(yè)科研電子文件由形成單位或科研管理部門及時收集，按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上，定期把經過鑒定符合歸檔條件的電子文件移交綜合檔案室集中管理。（2）劃定檔案收錄范圍。電子文件在收集歸檔過程中應結合本單位對紙質檔案的收集范圍，凡紙質文件應歸檔的，其相應的電子文件也應歸檔;具有永久保存價值或者其他重要價值的電子文件，應當轉換為紙質文件同時歸檔。（3）檔案的管理。最基本的是保證檔案完整性。由于林業(yè)科研工作的連貫性，決定了檔案資料也必須按照時間順序進行完好保存、動態(tài)收集，這樣的檔案才具有利用價值。在這一基礎上，還要做好安全管理、隱私管理，防止科研檔案出現(xiàn)丟失，或是被不法分子竊取等問題。

2、利用方式

科研檔案具有極強的重復利用價值，這也是這種檔案的一種基本屬性。從檔案管理的本質上來說，只有發(fā)揮了其價值，為工作開展提供了支持，這樣的檔案管理才是有意義的。因此，在保證科研電子檔案能夠及時收錄、安全存儲的基礎上，也要嘗試探究多樣化的利用方式。目前林業(yè)科研電子檔案有3種利用模式：（1）直接利用。用戶可以通過服務臺線下辦理借閱，或是通過檔案信息管理平臺線上登記后辦理借閱?？梢灾苯拥玫诫娮訖n案，以便于使用。（2）提供復制件。某些珍貴的科研檔案，或是從紙質檔案掃描得到的電子檔案，原件無法借閱，只能使用期復制件。（3）在線瀏覽。使用者在獲取檔案借閱權限后，可以線上瀏覽，這種方法更加便捷。

三、林業(yè)科研電子檔案加強管理與利用的策略

1、重視檔案管理隊伍建設

雖然信息技術在支撐檔案管理和利用方面體現(xiàn)出了強大的優(yōu)越性，但是我們也應當看到，技術在很大程度上只是一種輔助手段，檔案資源的深度利用，歸根到底還是需要“人”來完成。特別是對于電子檔案，必須要采取不同于紙質檔案的新型管理理念和方法。針對現(xiàn)階段還有一些檔案管理人員，并不能熟練運用信息設備、應用軟件，要求相關部門必須要基于檔案管理需要和檔案資源利用這兩個角度，著重開展檔案管理人員的專項培訓。通過增強其職業(yè)素養(yǎng)和崗位能力，在高水平完成檔案管理任務的前提下，為林業(yè)科研工作開展奠定扎實的基礎。

2、管理和利用方式的創(chuàng)新

林業(yè)科研工作的生命力在于創(chuàng)新，對于林業(yè)科研電子檔案的管理來說，也是同樣如此。只有緊跟檔案管理信息化的發(fā)展趨勢，才能在保質保量完成本職工作的基礎上，發(fā)揮檔案管理對科研工作的支持和促進作用。在管理方面，以往的檔案收錄、編目、分類等基礎工作，都是由人工完成。存在人工人本高、業(yè)務辦理效率低等問題。而通過管理上的創(chuàng)新，依托大數(shù)據技術、信息管理軟件等，完全可以實現(xiàn)線上辦理或自助辦理。既能夠提升效率，又大幅度的降低人工成本。在檔案利用方面，大數(shù)據、云計算的運用，開啟了林業(yè)科研電子檔案利用的新模式，讓檔案的價值得到了成倍的提升。

3、搭建檔案管理信息化平臺

電子檔案不同于紙質檔案，除了減少空間占用外，也能夠依托信息技術、相關軟件或設備，為檔案資源的整合、利用創(chuàng)造了便利條件。因此，通過追加投入，在檔案管理部門搭建起信息化平臺，在提高檔案管理效率、提升檔案服務水平、挖掘檔案資源價值等方面，帶來更多的技術支撐。在平臺建設完成后，其功能主要有：一是支持常規(guī)業(yè)務的線上辦理，例如進行檔案收錄、檔案分類時，工作人員只需要通過計算機就可以完成辦理，流程得以簡化，效率明顯提升。二是支持遠程訂閱或借閱，讓林業(yè)科研電子檔案的利用價值得到了進一步發(fā)揮。使用者可以線上對某種檔案進行預約，不需要排隊等待，十分方便、快捷。

結語：對于科研類檔案來說，僅僅做好留存工作，保證檔案完整性是不夠的，還必須嘗試采取多種手段，將科研檔案中的信息、價值提取出來，為科研工作開展提供必要的借鑒與充分的支持。現(xiàn)階段林業(yè)科研電子檔案呈現(xiàn)出數(shù)量較多、種類豐富的特點，對管理工作開展增加了較大壓力。通過完善本單位的信息基礎設施，搭建信息化管理平臺，能夠為檔案高效管理、深度利用創(chuàng)造便利，既可以高標準完成本職工作，又間接的服務于林業(yè)科研工作。

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