周曉燕

摘? 要：文書檔案收集與整理工作對事業(yè)單位基礎工作有著較大影響，文書檔案具有較高的利用價值，只有做好收集與整理才能保證檔案效益的最大化。文章通過對文書檔案管理現(xiàn)狀進行分析，探討檔案收集與整理的有效措施。

關鍵詞：文書檔案;檔案收集;檔案整理;檔案管理

引言

當前新形勢下，在科學技術與信息化技術的推動下，我市生產(chǎn)力水平呈現(xiàn)為持續(xù)增長的趨勢，而我市經(jīng)濟發(fā)展速度則始終保障在穩(wěn)中求進的過程中穩(wěn)步發(fā)展。文書檔案管理工作作為事業(yè)單位發(fā)展過程中的重要載體，良好的文書檔案管理不但可以幫助事業(yè)單位決策更為科學合理，還能夠使單位的管理水平上升到一個嶄新的層次。所以，強化事業(yè)單位文書檔案管理工作是自身發(fā)展的重要基礎，同時也是我市社會與經(jīng)濟發(fā)展的必然要求。

1文書檔案收集與整理工作的重要性

文書檔案管理就是指在一個事業(yè)單位發(fā)展伊始以及發(fā)展過程中形成的一個龐大的資料庫，它包含著事業(yè)單位各方面的發(fā)展數(shù)據(jù)，而且它的類型也是多種多樣：通知、告示、請示、通告、會議記錄、總結、信函等等。對文書檔案進行管理，就是將文書進行分類整理，要用科學的方法和嚴格的標準對各類各樣的文書檔案進行一個系統(tǒng)的劃分，最后將歸類后的文書檔案進行合理妥善的保管。所以越是歷史悠久的事業(yè)單位，它們文書檔案就越是多且復雜，管理起來也比較地費時費力，而且容易出現(xiàn)錯誤。文書檔案關系到的是一個事業(yè)單位的發(fā)展，它要求要規(guī)范系統(tǒng)且有十分強的保密性，不然會對單位的一系列政策的實施造成惡劣的影響。首先，許多的事業(yè)單位在處理一些問題時，需要以文書檔案為憑證，有許多的文書檔案是具有法律效力的，在處理問題時有很強的說服性。其次，文書檔案具有很強的參考性，不管是處理什么事務，單位參考文書檔案中過往的事例去處理當下的事務，是一種十分有效的解決方法。最后，文書檔案記錄的數(shù)據(jù)其真實性都是有保證的，具有很強的客觀性，全部數(shù)據(jù)都是以事實為基礎，不容許任何人更改。

2文書檔案管理工作存在的問題

2.1管理制度的缺失

首先，文書檔案管理工作的制度，繼續(xù)按照老舊的標準和方法來操作，各方面的工作執(zhí)行，并不具備足夠的依據(jù)和支持，很多制度的條文，都沒有考慮到文書檔案管理工作的時代變化以及綜合需求，這就在很大程度上，影響到文書檔案管理工作的正常部署，而且產(chǎn)生的一些持續(xù)性損失，并沒有辦法較好的彌補，在內(nèi)部工作的混亂程度上大幅度的提升。對于這樣的問題，如果沒有在短期內(nèi)合理的控制，則未來工作的開展，將直接由此產(chǎn)生嚴重的損失。其次，管理制度的缺失，對于文書檔案管理工作造成的破壞和負面影響，正在不斷的加重。例如，很多工作人員雖然想要積極的前進，但是礙于老舊制度的一些層層阻礙，以及很多老舊觀念的影響，都直接促使文書檔案管理工作本身，缺少足夠的保障[1] 。

2.2文書檔案管理人員專業(yè)素質欠缺

辦公室文書管理工作比較復雜，要求參與工作人員具有很高的素質，但是，開展文書檔案管理工作的過程中，有些工作人員管理文書檔案工作的能力比較差，無論是專業(yè)技能，還是相關理論知識都欠缺，很難滿足管理辦公室文書檔案的需求。另外，有些機關事業(yè)單位安排在管理文書檔案工作崗位上的人員，都是一些年齡比較大的工作人員，這些人因為學習的動力欠缺，致使機關事業(yè)單位文書檔案管理工作的效率在一定的程度上受到了很大的影響。

2.3處理技術落后

現(xiàn)在我們身處信息技術時代，信息技術確實給各類工作、各項事業(yè)帶來了很大的便利。但是根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在許多事業(yè)單位在管理文書檔案時運用到的相關信息技術還是比較落后的，甚至有的事業(yè)單位在如今這個電子化時代還讓工作人員采取手工化處理的方法。這讓文書檔案的收集、整理、分析以及儲存工作效率都十分低下，給文書檔案整理工作帶來了很大的阻力。

3加強事業(yè)單位文書檔案管理的措施與建議

3.1完善檔案管理制度

檔案管理過程中最為嚴重的現(xiàn)象就是管理的形式化，因此需要使用制度化的管理方法來改變這樣的現(xiàn)狀。需要使用制度化的方法來對人的行為進行規(guī)范。但是，基于事業(yè)單位性質的特殊性，使得其在實施檔案管理制度規(guī)劃時，需要滿足其他各類工作的統(tǒng)籌管理需求，并且從宏觀與微觀方面入手，加強對檔案管理制度的完善與優(yōu)化。其一，從宏觀角度進行分析，所完善的檔案管理制度必須要滿足國家相關規(guī)定，且符合單位未來可持續(xù)發(fā)展的規(guī)劃要求，嚴禁出現(xiàn)違規(guī)的問題。其二，是從微觀的角度進行問題的分析，在完善檔案管理制度的同時，還要對單位各部門的工作實施有效管理，使其工作與檔案管理共同進行，有效發(fā)揮辦公自動化系統(tǒng)在檔案管理過程中的作用，構建適合各部門運行特點的檔案管理制度，進一步為事業(yè)單位辦公自動化背景下文書檔案管理的有效性做好保障[2] 。

3.2加大對相關管理人員的培訓力度

檔案管理人員作為檔案資料的編制者和保管者，有責任、有任務提升事業(yè)單位文書檔案的質量。事業(yè)單位檔案管理任務的承擔者業(yè)務能力的高低影響著整個單位的檔案水平，所以要持續(xù)加大對他們的培訓力度。領導者可以通過完善繼續(xù)教育體系，制定業(yè)務考核辦法，制定業(yè)務考核體系，在有效調(diào)動檔案人員能動性的同時，吸引更多的綜合素質過硬、信息技術專業(yè)能力強的檔案管理專業(yè)人才來充實檔案管理隊伍，以進一步提升廣大檔案管理人員的業(yè)務水平。另外，作為一名事業(yè)單位文書檔案管理人員來講，要自覺樹立學習意識，積極投入到工作中來，持續(xù)增強自身專業(yè)能力。

3.3加強文書檔案信息保管

從文書檔案管理工作的角度來分析，信息保管是比較容易忽視的對象，大部分情況下，都是按部就班的進行操作。但是對于現(xiàn)階段的需求而言，還是要做出更好的調(diào)整。首先，針對文書檔案管理工作涉及到的所有因素，均有效編制，并且納入到索引表當中，保持主次清晰，按照規(guī)范標準來進行錄入，創(chuàng)建詞表搜索。其次，在對于文書檔案管理工作的各類文件、信息的格式，進行有效的設置，保持一定的差異性，要結合種類、年代、內(nèi)容、容易瀏覽的級別等，進行有效的分配。第三，考慮到文書檔案管理工作的部分內(nèi)容，具有較高的保密性，因此要通過計算機軟件、平臺來進行輔助，促使文書檔案管理工作的存儲過程中，能夠保持足夠的統(tǒng)一性[3] 。

3.4優(yōu)化整合檔案管理的具體流程

首先，在一個事業(yè)單位的內(nèi)部，每個部門都不是孤立地進行工作的，文書檔案管理的工作人員如果想要提高自己的工作效率，就要與其他的部門做好溝通交流。其次，如果有能夠合并的工作流程，工作人員要及時加以合并，這樣對于減小工作壓力也是十分有幫助。最后，要及時地汲取其他部門，乃至其他檔案工作做得好的單位的工作經(jīng)驗，有可以借鑒的資源就要及時地借鑒，這樣不僅可以幫助工作人員在整理文書檔案的過程中少走彎路，還能夠有效地實現(xiàn)資源的整合利用。

結語

綜上所述，隨著我國社會主義事業(yè)的快速發(fā)展，事業(yè)單位文書檔案管理工作也出現(xiàn)了一些新變化，只有建立完善事業(yè)單位文書檔案管理制度，加大文書檔案信息化建設，優(yōu)化檔案管理流程，從多方面實現(xiàn)文書檔案管理工作的創(chuàng)新，從而為事業(yè)單位基礎工作提供有力依據(jù)，促進社會經(jīng)濟的和諧發(fā)展。

參考文獻

[1] 王麗.淺談文書檔案管理的強化措施及建議[J].中外企業(yè)家，2019（29）：129.

[2] 韓娟.提高事業(yè)單位文書檔案管理質量的幾點思考[J].城建檔案，2019（09）：59-60.

[3] 盧艷.淺析事業(yè)單位文書檔案管理效率的提高[J].中國科技投資，2013（z4）：47.