陳莉蓉

摘 要：隨著我國市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，企業(yè)的發(fā)展空間得到了較大的提升，很多企業(yè)在銷售過程中應(yīng)用了ERP、RPA等先進的信息化軟件，實現(xiàn)了銷售財務(wù)流程的自動化，但在銷售財務(wù)流程自動化的過程中也會出現(xiàn)一些管理問題，這些問題增加了銷售財務(wù)風(fēng)險，因此要加大對銷售財務(wù)流程自動化風(fēng)險控制的研究力度。本文以辦公設(shè)備銷售企業(yè)為例，從銷售流程自動化出發(fā)，分析了銷售財務(wù)的日常財務(wù)風(fēng)險，并提出了幾點銷售財務(wù)流程自動化和風(fēng)險控制的對策，目的在于提高銷售財務(wù)流程自動化水平，規(guī)避銷售財務(wù)風(fēng)險，提升辦公設(shè)備銷售企業(yè)的綜合競爭實力。

關(guān)鍵詞：銷售財務(wù)流程;自動化;風(fēng)險控制

一、銷售財務(wù)流程自動化的應(yīng)用

在大數(shù)據(jù)時代背景下，企業(yè)銷售模式正面臨IT新技術(shù)的挑戰(zhàn)，大量新技術(shù)的廣泛應(yīng)用給企業(yè)的管理人員和員工工作帶來了較大的沖擊。軟件流程自動化，也被稱作RPA，是指用軟件自動化方式實現(xiàn)各個行業(yè)中本來是人工操作的業(yè)務(wù)由計算機完成。它讓軟件機器人自動處理大量重復(fù)的、基于規(guī)則的工作流程任務(wù)。比如：在企業(yè)的業(yè)務(wù)流程中，通常有紙質(zhì)文件錄入、證件票據(jù)驗證、從電子郵件和文檔中提取數(shù)據(jù)、跨系統(tǒng)數(shù)據(jù)遷移、企業(yè)IT應(yīng)用自動操作等，而軟件機器人能準確快速地完成這些工作，減少人工錯誤，確保零失誤，提高效率，大幅度降低運營成本。RPA依靠先進的軟件自動化技術(shù)，極大降低了開發(fā)成本，縮短了開發(fā)周期，實現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部跨系統(tǒng)及工作流程的自動化，提高了生產(chǎn)效率，因此很多企業(yè)在銷售過程中已經(jīng)實現(xiàn)了財務(wù)流程的自動化，并取得了顯著的效果。企業(yè)銷售財務(wù)流程自動化的應(yīng)用效果主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

（一）申報增值稅方面

某辦公設(shè)備銷售企業(yè)在應(yīng)用RPA之前并沒有實現(xiàn)財務(wù)、稅務(wù)軟件之間的無縫銜接，因此該企業(yè)希望在發(fā)票開具、稅務(wù)信息錄入、納稅申報方面實現(xiàn)流程自動化，避免人工錄入失誤問題。在該企業(yè)引入RPA之后，填報、匯總一家公司的財務(wù)數(shù)據(jù)僅僅需要十分鐘時間，既提高了該企業(yè)的財務(wù)工作效率，還可以對原來的稅務(wù)系統(tǒng)進行完善，降低人為填報出現(xiàn)錯誤的幾率，也大大簡化了稅務(wù)申報工作，規(guī)避了可能出現(xiàn)的稅務(wù)風(fēng)險。

（二）核對報銷單據(jù)方面

辦公設(shè)備銷售企業(yè)在財務(wù)報銷的過程中有很多費用要審批、單據(jù)要核對，工作量大，若不謹慎細致，極有可能出錯。在應(yīng)用RPA之后，有效解決了重復(fù)審核問題，財務(wù)人員可以從重復(fù)性的審核工作中解脫出來，有足夠時間來完成其他財務(wù)分析工作，也大大提高了核對報銷單據(jù)工作的效率與水平。

（三）合并財務(wù)報表方面

某辦公設(shè)備銷售企業(yè)在月末合并財務(wù)報表時，希望利用現(xiàn)有軟件快速完成匯總報表、抵消合并財務(wù)報表，提升合并財務(wù)報表的工作效率。在應(yīng)用RPA之后，該企業(yè)從原來合并財務(wù)報表需要花費一個小時，縮短為兩分鐘內(nèi)完成，并且可以隨時更改合并財務(wù)報表，大大緩解了財務(wù)人員月結(jié)的工作壓力，為管理者提供了及時準確的財務(wù)報表。

二、銷售財務(wù)管理的日常風(fēng)險

（一）實際銷售數(shù)據(jù)與預(yù)算差異較大

銷售財務(wù)的一個突出問題是銷售額的提升以及如何控制市場銷售費用，將有限資金的效力發(fā)揮到最大。然而，在完成預(yù)算和批準報告之后，內(nèi)部各個部門對費用進行自行控制，由于未得到相關(guān)預(yù)算系統(tǒng)的鏈接與控制，在報銷實際費用時缺少了預(yù)算數(shù)據(jù)進行比對控制，這就會導(dǎo)致實際費用大大超出預(yù)算。

（二）增加成本，浪費大量存貨

一些企業(yè)在加快存貨周轉(zhuǎn)速度時，雖然使資金使用率得到了提升，但也對存貨報廢的數(shù)量進行了非正常削減。例如：將長期庫存積壓率作為業(yè)績考核指標，為降低庫存占用，企業(yè)對存貨的入庫量進行了嚴格的控制，同時為減少庫存積壓，將長期存貨申報報廢處理，這樣反而增加了成本，造成大量資源浪費，不利于辦公設(shè)備企業(yè)銷售業(yè)務(wù)的正常運轉(zhuǎn)。

（三）線上銷售的競爭壓力大

企業(yè)的線下銷售正面臨線上銷售的競爭壓力，因此現(xiàn)階段急需解決的問題是如何為線上客戶提供高質(zhì)量的服務(wù)，提升線上商鋪的信譽水平。例如，某公司作為世界排名第三的打印機銷售公司，為適應(yīng)國際經(jīng)濟市場競爭需要，提高了線上銷售的比率，但也隨之出現(xiàn)了一些問題，如七天無理由退貨導(dǎo)致二手商品較線下銷售翻倍增加，延遲開具發(fā)票或延遲退款的現(xiàn)象頻發(fā)，這會引發(fā)經(jīng)營性罰款、降低企業(yè)商鋪信譽等。

三、銷售財務(wù)流程自動化和風(fēng)險控制對策

（一）銷售財務(wù)流程自動化一攬子解決方案

一方面，搭建ERP系統(tǒng)。通過ERP預(yù)算系統(tǒng)實現(xiàn)自下到上地填報財務(wù)預(yù)算數(shù)據(jù)，細分每一項銷售業(yè)務(wù)活動費用的性質(zhì)，如網(wǎng)絡(luò)平臺促銷費用、廣告制作費用、會展費用、裝修店鋪費用等，在經(jīng)過逐層審批后，把最終確認的預(yù)算管理數(shù)據(jù)嵌入到日常報銷費用的系統(tǒng)中，實現(xiàn)預(yù)算管理和費用報銷業(yè)務(wù)的融合控制。

對銷售型企業(yè)的財務(wù)活動來說，其日常報銷中最復(fù)雜的工作就是審核單據(jù)以及網(wǎng)上轉(zhuǎn)賬工作，因此可以將預(yù)算系統(tǒng)與報銷系統(tǒng)直連、SAP系統(tǒng)與報銷系統(tǒng)直連，實現(xiàn)銷售財務(wù)流程自動化。具體流程如下：首先，預(yù)算數(shù)據(jù)自動聯(lián)入費用報銷系統(tǒng)，對實際報銷進行自動控制，保證報銷不超出預(yù)算;其次，為了日后比較分析預(yù)算與實際，實際報銷使用的明細科目應(yīng)與預(yù)算系統(tǒng)費用明細目錄保持一致;再次，經(jīng)過審核之后未完成支付的單據(jù)，需要采用銀企直連的方法自動上傳到網(wǎng)銀，在生成數(shù)據(jù)包后進行審核支付;最后，對于支付成功的數(shù)據(jù)，要實現(xiàn)SAP賬務(wù)系統(tǒng)的自動對接，財務(wù)部門可以通過系統(tǒng)來糾正人工出現(xiàn)的偏差。

另一方面，靈活應(yīng)用RPA人工智能。近年來，人工智能（AI）已經(jīng)是一個熱度很高的名詞，很多企業(yè)在經(jīng)營過程中已經(jīng)廣泛應(yīng)用了人工智能，企業(yè)在財務(wù)管理過程中也要靈活應(yīng)用RPA人工智能，例如：財務(wù)部門可以利用RPA系統(tǒng)完成發(fā)票抵扣聯(lián)的掃描和認證以及收款清賬工作，實現(xiàn)客戶訂單與網(wǎng)銀系統(tǒng)的對接，自動進行清賬處理。

（二）做好防控風(fēng)險的日常工作

首先，對于存貨，要把長期庫存占有率納入到業(yè)績考核中，對庫存報廢進行嚴格審批，這樣可以防止一些人員為了業(yè)績考評而出現(xiàn)虛假報廢的問題。

其次，加大對信用的控制力度。企業(yè)在銷售過程中為避免發(fā)生壞賬，需要制定相關(guān)的信用控制計劃。第一，設(shè)置控制信用崗位，采用實地拜訪客戶的方法了解其實際情況，這樣可以合理判定其信用額度，提高應(yīng)收賬款期限的合理性;第二，構(gòu)建信用控制系統(tǒng)，合理使用天眼查、企業(yè)查等追蹤信用軟件，增加信用維度，如客戶近期是否有抵押、客戶自身風(fēng)險情況、抵押的實際情況、客戶是否存在重大訴訟、客戶變更工商登記情況、客戶法人變動情況、客戶高管人員的變化情況等，也要從企業(yè)年報、客戶公司的新聞輿情、行政處罰等緯度透析該公司的潛在信用風(fēng)險情況;第三，與第三方評估公司簽訂合約，這樣可以直接取得客戶的信用評級報告，降低壞賬損失發(fā)生的概率。

再次，對于線上銷售管理，銷售型企業(yè)可建立一個集中管理平臺，即ECP管理平臺，實現(xiàn)統(tǒng)一標準的及時服務(wù)，如微店、京東、蘇寧易購、淘寶、天貓等將所有銷售訂單都匯入到ECP系統(tǒng)中進行管理，實現(xiàn)了實時推送電子發(fā)票。如果客戶提出特殊要求，如改變快遞接收地址、要求開具增值稅發(fā)票、退款等，可以將要求傳送到ECP系統(tǒng)中，這樣就可以大大降低投訴量，提高商鋪的好評率。

同時，企業(yè)不應(yīng)忽視流程上線后對系統(tǒng)的持續(xù)監(jiān)督。數(shù)字化操作與人工操作一樣，都需要監(jiān)督。如果銷售財務(wù)自動化系統(tǒng)投入使用，就需要持續(xù)進行監(jiān)督。監(jiān)督涉及管理工作隊列、日程安排、執(zhí)行規(guī)則以及系統(tǒng)的端到端可視性、系統(tǒng)活動的實時儀表板，還要實施自動化與控制和調(diào)度的職責(zé)分離。

（三）培養(yǎng)高素質(zhì)的銷售財務(wù)流程自動化人才

鑒于銷售財務(wù)流程自動化是一項相對較新的技術(shù)，企業(yè)能雇傭到的有相關(guān)經(jīng)驗的人才非常有限。一個有效的選擇是引入外部咨詢公司力量，以應(yīng)對銷售財務(wù)流程自動化實施初期的挑戰(zhàn)。同時，企業(yè)應(yīng)加強培訓(xùn)，也可以借助外部咨詢力量對內(nèi)部財務(wù)和IT人員進行培訓(xùn)，并建立自己的人才儲備。

四、結(jié)語

銷售財務(wù)流程自動化是辦公設(shè)備銷售企業(yè)適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的必然選擇，也是其提升自身核心競爭力的關(guān)鍵，因此，企業(yè)管理者要認識到銷售財務(wù)流程自動化的重要性，從銷售財務(wù)日常問題入手，積極采用合理方法來防控銷售財務(wù)流程自動化帶來的財務(wù)風(fēng)險，這樣才能充分發(fā)揮出銷售財務(wù)流程自動化的作用，提升辦公設(shè)備銷售企業(yè)的管理水平。

參考文獻

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