吳雁平　劉東斌

摘? 要：檔案學研究的重心是檔案的“本傳”，檔案學研究就是為檔案撰寫一部真實的“本傳”。過度熱心研究檔案的“前傳”“后傳”“外傳”，甚至“別傳”“另傳”，造成了檔案學研究重心的偏移，大有種別人田，荒自家地之勢。檔案學研究一定要堅守檔案這個“本”，只有檔案“本”的存在，才可能有檔案學的存在，只有保持檔案“本傳”這個檔案學研究重心，才能使檔案學得以存續(xù)，進而求得發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案;本傳;前傳;后傳;外傳

1 引言

檔案是檔案學研究的對象，檔案學研究的根本是檔案，檔案學因檔案而存在，沒有檔案這個“本”就沒有所謂的檔案學，檔案學就會成為無“本”之木，其結(jié)果必然會成為“枯木”而走向死亡。檔案學研究就是為檔案撰寫一部真實的“本傳”，因此，檔案學就應該“天經(jīng)地義”地研究檔案，也就是說，檔案學研究的重心應當圍繞著檔案來進行，檔案學研究的重心是檔案的“本傳”。檔案“本傳”的主要內(nèi)容就是檔案的價值、作用及形成、收集、管理、利用、鑒定銷毀等。然而，隨著信息論的出現(xiàn)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，世界進入了一個信息時代。在信息時代，信息論為檔案學研究提供了一個更大更寬更深邃的空間，信息技術(shù)的發(fā)展應用也影響了檔案管理的一些方式方法，為了適應信息時代的這種變化，檔案學研究也做出了積極的應對。但是，隨著時間的推移，在應對信息時代的大潮中，檔案學研究的重心好像在漸漸地偏離檔案，對檔案“本傳”研究的熱情越來越低，而對檔案的“前傳”“后傳”“外傳”，甚至“別傳”“另傳”等趨之若鶩，格外上心。大有種別人田，荒自家地之勢。進入信息時代，檔案學研究似乎迷失了自我，丟掉了檔案這個“本”。隨便翻開檔案期刊，滿眼都是信息、文件、電子文件、數(shù)字文件、記錄、數(shù)據(jù)、文件生命周期、電子文件生命周期、文件連續(xù)體等非檔案學概念和理論。有的文章甚至通篇看不到“檔案”倆字。甚至在檔案學研究中還出現(xiàn)了一種去檔案化的傾向，如有學者就認為對電子文件“必須把所有各階段文件的管理看作是一項綜合性的系統(tǒng)工程，檔案部門必須自始至終，從頭到尾參與電子文件的全程管理”[1]“不應再人為地將之區(qū)分為‘文件管理和‘檔案管理兩個階段”[2];長此以往，即便是所謂的理論創(chuàng)新，那還是檔案學的理論嗎？檔案學研究之本應該是檔案，檔案學研究應該堅持以檔案為重心，而對檔案“前傳”“后傳”“外傳”的研究都是輔助對檔案的研究的，不能喧賓奪主，更不能取而代之。

2 文件——檔案之“前傳”

所謂檔案的“前傳”，是指檔案的前身。有些研究者不研究檔案本身，而是熱衷于研究檔案的前身。進入了信息時代后，從前端控制，到電子文件管理，再到電子文件單軌制，從文件生命周期理論，到電子文件生命周期理論，再到文件連續(xù)體理論，等等，唯獨不見檔案。誠然，文件與檔案有著千絲萬縷的聯(lián)系，但是，文件并不完全等于檔案，檔案也不完全等于文件。而且文件管理與檔案管理完全是兩個系統(tǒng)，既不相同，也不相等。檔案與文件間的聯(lián)系并沒有緊密到可以相互替代的程度。對檔案“前傳”——文件的研究，既不能代替對檔案“本傳”的研究，更不足以讓我們放棄對檔案“本傳”的研究。事實上，大部分基于域外舶來理論的檔案“前傳”研究，并沒有給實際中的文件管理帶來多少有用成果，也未給檔案管理帶來多少實際成效，頂多是成就了一些研究者理想中的一廂情愿，或者是不接地氣的“空中樓閣”。

為什么說研究檔案“前傳”的，并沒有給真正的文件管理與檔案管理帶來多少實際成效呢？這是因為，文件管理與檔案管理是兩個完全不同的系統(tǒng)，文件與檔案的作用也不相同。文件管理是服務于管理工作的需要，上傳下達、貫徹政策法令、處理事務。文件管理又分為發(fā)文管理和收文管理，按照《國家行政機關(guān)公文處理辦法》第二十四條規(guī)定：“發(fā)文辦理指以本機關(guān)名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序?！薄胺职l(fā)是指對印制完畢需要發(fā)出的文件按分發(fā)的范圍作分封和發(fā)送的過程。分發(fā)是發(fā)文工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。分發(fā)文件總的要求是，要使文件準確合理地進行定向定速定量的流動?！盵3]收文管理包括簽收、登記、審核、分辦、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序?！笆瘴霓k理全部程序可分兩個階段：第一個階段從簽收到登記，稱為收進階段;第二階段從分辦到承辦，包括審核與傳閱兩個程序，稱為閱辦階段，這階段也是收文辦理的重點階段。”“分辦是一個關(guān)鍵的辦理程序，因為無論什么性質(zhì)和內(nèi)容的文件、信函，都要經(jīng)文秘人員之手才能到達有關(guān)領(lǐng)導或部門人員手中?！狈洲k時文件的去向有四類：“（1）事務性文件及承辦對象和承辦要求明確的文件，可直接將文件分送到有關(guān)業(yè)務部門。（2）事關(guān)全局、內(nèi)容重要的文件，應先送秘書部門負責人，經(jīng)確定‘擬辦后再根據(jù)擬辦意見分發(fā)與處理。（3）難以確定承辦單位的或特別重要的文件，應先送領(lǐng)導批辦并附上‘文件處理單，然后按領(lǐng)導的批辦意見，將文件送至有關(guān)人員和部門。（4）閱讀范圍明確的參閱性文件，可直接組織傳閱。”[4]檔案管理則是為了“保存?zhèn)洳椤?，這可以從檔案學研究初期至今在檔案定義研究中看出來。1935年周連寬在《檔案處理法》一書中認為：“所謂檔案。系指處理完畢而存貯備查之公文也?！盵5]2005年，陳兆祦、和寶榮、王英瑋主編的《檔案管理學基礎(chǔ)（第三版）》認為：“檔案是社會組織或個人在社會活動中直接形成，保存?zhèn)洳榈母鞣N形式和載體的數(shù)據(jù)、信息和知識記錄?！盵6]英國希拉里·詹金遜的《檔案管理手冊》（1922年）中稱檔案是“某一行政管理或行政事務（無論是公共的還是私人的）實施過程中所擬就或使用，作為該事務的組成部分，事后由該項事務的負責人或其合法繼承者保管，以備不時查考的各種文件” [7]。至于檔案管理的基本程序則是收集、整理、鑒定、保管、利用等，關(guān)鍵的程序是利用，就利用來說，主要有工作查考、經(jīng)濟建設(shè)、編史修志、學術(shù)研究等。

從上述對文件管理與檔案管理及其作用的對比來看，這是兩個為了不同目的構(gòu)建的完全不同的系統(tǒng)。那么，再來看看那些研究檔案“前傳”的成果對這兩個系統(tǒng)有多少作用。就前端控制來說，是要控制文件發(fā)文的定向定速定量的流動呢？還是草擬、審核、簽發(fā)……呢？能控制嗎？是要控制文件收文的分辦呢？還是什么？能不能控制？就電子文件管理來說，電子文件管理與電子檔案管理能融合嗎？時至今日，檔案管理部門仍在呼吁建設(shè)辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務管理系統(tǒng)要留歸檔接口，或者要與檔案管理軟件系統(tǒng)兼容，這說明了什么？就電子文件生命周期理論來說，電子文件與電子檔案的流向能是一個生命周期嗎？如何解釋檔案管理部門仍在呼吁信息化建設(shè)中的問題？就文件連續(xù)體理論來說，文件與檔案是連續(xù)體嗎？從發(fā)文的定向定速定量的流動中，能看出多少它們是連續(xù)體呢？是文件管理與檔案管理的不同，使這些觀點與理論設(shè)計在文件管理與檔案管理中都沒有起到作用，其實也不可能起到作用。結(jié)果是兩頭不落好。其關(guān)鍵就在于檔案“前傳”不是檔案“本傳”，這種想當然的“長臂管轄”思維，不可能解決問題。其根源是在“長臂管轄”思維下，用檔案的視角來看文件、信息，來改造文件、信息，結(jié)果是在改造中迷失了檔案自我。

3 開放檔案和檔案文獻利用——檔案之“后傳”

所謂檔案的“后傳”，是指開放檔案和檔案文獻的利用。研究者不研究檔案是如何“保存?zhèn)洳椤崩玫模簿褪遣谎芯繖n案在檔案館中為什么要有三十年的封閉控制利用期;檔案在封閉控制利用期內(nèi)是如何利用的，都是誰在利用，有什么特點;“保存?zhèn)洳椤钡睦檬鞘裁礃拥睦?，有什么特點，等等。而是熱衷于研究檔案的“后傳”，也就是檔案的開放利用、休閑利用等。

為什么說檔案的開放利用、休閑利用等是檔案的后傳呢？因為這是檔案開放后的利用。我們認為封閉期的檔案是真正意義上的檔案，而開放后的檔案已經(jīng)是檔案文獻。所以稱開放后檔案的利用為檔案“后傳”。

第一，利用者大都是歷史研究者，也就是常說的學術(shù)研究。歷史研究者的學術(shù)研究利用與編史修志利用并不是一回事，后者及利用的檔案都與前者不同。編史修志利用雖然曾經(jīng)構(gòu)成我國檔案利用的高潮之一，但是，編史修志大都是本單位的利用者利用本單位的檔案，而且利用的檔案可以是開放的，也可以是不開放的。也就是說，檔案開放不開放都不影響他們的利用，檔案的開放與他們的檔案利用沒有直接關(guān)系。比如，開封市工業(yè)局要編寫開封市工業(yè)志，其編寫利用者是開封市工業(yè)局的人員，其要利用的檔案也是開封市工業(yè)局的檔案全宗，其不可能利用其他地市工業(yè)局的檔案全宗，除非在歷史上與某地市的工業(yè)局有隸屬淵源，那也只是利用有關(guān)的某些檔案而不是大部分檔案。也不可能利用開封市檔案局的檔案全宗。因此，雖然歷史研究者與編史修志利用者的檔案利用都與歷史有關(guān)，但是編史修志的利用大都是利用本單位的檔案，是不會受限制的。而歷史研究者利用的都不是本單位的檔案，所以要受限制，其只能利用開放的檔案。

第二，檔案開放利用其利用的大都不是檔案的核心價值——憑證價值，而是檔案的歷史參考價值。

第三，檔案一旦開放，被歷史研究者利用后，或者由檔案館公布后，其作用和價值就不是檔案的作用和價值了，而是檔案文獻的作用和價值，檔案與檔案文獻還是有差異的，最主要的差異是，檔案的主要價值是憑證價值，檔案文獻的主要價值是參考價值，或者是歷史參考價值。檔案的憑證價值有一個特性，就是具有專指性，檔案憑證價值一般情況下只與和它有關(guān)聯(lián)的當事人、社會組織發(fā)生利用與被利用的關(guān)系，與其無關(guān)的一般情況下是不會發(fā)生利用與被利用的關(guān)系的。因此，只有與檔案憑證價值有關(guān)的當事人或社會組織才會去利用它的憑證價值，而也只有這些與檔案憑證價值有關(guān)聯(lián)的當事人或社會組織利用才能起到檔案的憑證作用。其他無關(guān)的利用者一般情況下既不會去利用它，也不能起到檔案的憑證價值作用。而且一般情況下也不允許其他無關(guān)的人員利用，除特殊公務（公、檢、法等）外，如果允許其他無關(guān)人員利用，就有泄露隱私之嫌。例如，婚姻檔案利用，張三的婚姻檔案只對張三能起到憑證價值的作用，對李四是起不到憑證價值作用的。歷史研究者要研究婚姻狀況，則必須到這些婚姻檔案開放后才能利用，其利用的就不是婚姻檔案的憑證價值，而是婚姻檔案的歷史參考價值，也就是檔案文獻的參考價值。

第四，呼吁開放檔案的是誰？呼吁縮短檔案封閉控制利用期限的又是誰？他們并不是眾多的普通公眾，而主要是歷史研究者，還有就是不了解檔案真正利用情況的檔案學研究者。歷史研究者占綜合檔案館利用者的比例有多少呢？據(jù)貴州省錦屏縣檔案館1986—1995年檔案利用統(tǒng)計，學術(shù)研究占0.2%。[8]據(jù)河南開封市檔案館1990—1999年檔案利用統(tǒng)計，學術(shù)研究占0.8%。[9]據(jù)河南新鄉(xiāng)市檔案館對1990—2002年的檔案利用統(tǒng)計，學術(shù)研究占0.4%。[10]據(jù)對河南濮陽市檔案館1983—2017年35年來有關(guān)學術(shù)研究的累計利用統(tǒng)計，利用人次只占0.28%。據(jù)對甘肅省、地、縣三級國家綜合檔案館1985—1998年的檔案利用統(tǒng)計，14年中因?qū)W術(shù)研究而利用檔案的僅占全部利用檔案的1.06%。[11]據(jù)對全國各級各類檔案館1987—2003年檔案利用目的統(tǒng)計，17年之中，為學術(shù)研究而提供服務的平均比重為2.8%。[12]從這些統(tǒng)計數(shù)據(jù)中可以大致看出，就全國來說開放檔案利用（學術(shù)研究利用）大致在5%以下，就地市、縣級綜合檔案館來說大都在1%以下。放著95%在檔案封閉控制利用期內(nèi)的利用者不研究，只研究5%以下的檔案開放利用需求，是不是有只研究檔案“后傳”的意思呢？再說休閑利用，休閑利用基本上是參觀、欣賞式的利用，利用的并不是檔案的主要價值——憑證價值，而且參觀、欣賞與利用檔案的憑證價值并不是同一概念。就是與利用檔案的歷史參考價值也不是同一概念，也不是一回事。說這是檔案“后傳”，一點也不冤枉。而且，從提出研究檔案休閑已經(jīng)20年了，在這20年中，基本都是理論推演和國外的情況介紹，鮮有國內(nèi)的檔案實踐報道。顯然，過多地關(guān)注對檔案的開放利用、休閑利用等的研究，并沒有對檔案的“本傳”研究，也就是檔案館的中心工作帶來多少積極的意義和效果?？梢哉f，那些呼吁縮短檔案封閉控制利用期限的研究者代表的并不是大多數(shù)社會公眾意愿，只是用社會公眾需要包裝起來的個人愿望而已。

4 與檔案有共性的其他學科——檔案之“外傳”

所謂檔案的“外傳”，是指與檔案有共性的其他學科。研究者熱衷于研究如何套用、移植、借鑒其他學科的內(nèi)容來解釋檔案學科。其研究的成果大都是看上去像是檔案方面的，或者只是加上“檔案”兩字，而實際與檔案無關(guān)。主要有兩種情況：

第一，套用、移植與檔案有著某些共性的學科理論、方法、方式等。如在信息時代，用信息觀來研究檔案，并認識到檔案是信息，圖書、情報也是信息，在信息的層面上，檔案與圖書、情報都有一些信息的共性。于是對它們的共性關(guān)注的熱情在不斷地高漲，尤其是1979年錢學森發(fā)表了《情報資料、圖書、文獻和檔案工作的現(xiàn)代化及其影響》一文后，更是如此。錢先生的文章認為：“從系統(tǒng)工程的技術(shù)角度來看，情報資料、圖書、文獻和檔案都是一種‘信息，這種系統(tǒng)工程的目的就是信息的存儲、信息的檢索和提取，信息的傳輸和信息的顯示，所以這整個技術(shù)可以稱為信息系統(tǒng)工程。”[13]因而套用、移植圖書、情報學科的某些共性的學科理論、方法、方式等來研究檔案的越來越多。最典型的例子就是只看到圖書與檔案的一些信息共性，就將圖書信息的傳播眾廣和圖書利用率套用、移植在檔案方面。于是呼吁要大力開發(fā)檔案信息資源，研究如何開發(fā)檔案信息資源、擴大檔案利用范圍、挖掘檔案潛在用戶、提高檔案利用率，等等。但是，幾十年過去了，與研究者所期待的正相反，開發(fā)檔案信息資源的成效甚微，檔案潛在用戶也沒有挖掘出來，檔案利用率長期在低谷中徘徊。究其原因就是只看到了圖書與檔案在信息方面的一些共性，而忽略了它們之間的差異，也就是圖書與檔案在信息方面的各自個性。檔案之所以是檔案而不是圖書，是由檔案的個性決定的，也就是其與其他信息材料的差異性決定的，而不是由其共性決定的。從圖書的價值看，圖書最主要的價值是知識價值。從圖書的作用看，圖書是傳播知識的工具。因而，圖書信息需要傳播范圍越大越好，傳播受眾越多越好。而從檔案價值看，檔案最主要的價值是憑證價值。從檔案的作用看，檔案是記憶備忘的工具，主要作用是“保存?zhèn)洳椤?。檔案的憑證價值具有利用越少越好的特點，檔案因具有憑證價值而“保存?zhèn)洳椤?，備查就是不?jīng)常查，就是偶爾查?！皺n案被保存下來的最根本目的就是作為一種證據(jù)，而不是為了廣泛地傳播知識。所以，只有在利用主體的權(quán)益受到影響，需要檔案作為證據(jù)維護其合法權(quán)益的時候，利用主體才會有利用檔案的主觀愿望，進而采取利用檔案的實際行動，在平時利用者是沒有必要拿出證據(jù)來‘利用的。同時，一旦問題解決，利用者在很長一段時間內(nèi)不會有再次利用這份檔案的需求，因為證據(jù)只要證明一次就夠了，沒必要反復證實，反復利用。”[14]正是檔案的這種差異特性使得有關(guān)套用、移植圖書方面的理論、方法失靈了。

第二，移植與借鑒其他學科看似與檔案相同、相關(guān)的理論、方法、方式等。如“長尾理論”等。雖然，“長尾理論”得到不少研究者的關(guān)注，近十年來在研究中同時提及“檔案”和“長尾理論”的論文有1250篇之多。但是，在檔案實踐界并沒有得到實際的響應而遭到遇冷。“‘長尾理論在檔案界遇冷的最主要原因就是將適用于商業(yè)界的‘長尾理論直接套用在檔案界，而完全忽略了商業(yè)界與檔案界的差別，忽略了商品、商品售賣給消費者消費（商品的使用價值）、商業(yè)行為與檔案、檔案被利用（檔案的使用價值）、檔案工作的不同。而正是這些不同造成了‘長尾理論在檔案界遇冷;也正是這些不同使‘長尾理論并不能在檔案界直接套用?！盵15]

檔案“外傳”研究存在的問題，就是過多地關(guān)注其他學科與檔案學科的共性、相似性，而忘記了檔案學的差異性，丟失了檔案之本。所以，其所研究的成果對于檔案學、檔案工作大都沒有什么實際意義，相反，有些所謂的研究成果甚至還將檔案學研究引入歧途以及導致了檔案工作決策的失誤。

5 檔案“本傳”真的沒有什么可研究了嗎？

人們?yōu)槭裁礋嶂杂谘芯繖n案的“前傳”“后傳”“外傳”等呢？不得而知，不好揣測。不過，這種現(xiàn)象的本身倒應當成為研究課題?；蛟S是覺得檔案“本傳”沒有什么問題可以研究了？檔案“本傳”真的沒有什么問題可以研究了嗎？就以檔案三十年的封閉期與檔案的開放利用為例來說，為什么加大檔案開放力度、縮短檔案封閉期的呼吁，并沒有得到廣大社會公民的響應？為什么雖然還是原來的檔案三十年的封閉期，還是原來的檔案開放力度，但是并沒有阻擋公民利用有關(guān)民生方面的專業(yè)檔案的熱情和力度？據(jù)南京市鼓樓區(qū)檔案館統(tǒng)計，“在近十年檔案利用中，非公務的公民個人利用占70%之多”[16]。據(jù)山東省寧陽縣檔案館統(tǒng)計，“2008年以來，寧陽縣檔案館共接待社會各界利用者1788人次，其中查閱民生檔案的比例占全部利用量的90%以上”[17]。據(jù)河南新鄉(xiāng)市檔案館2015—2017年利用統(tǒng)計，“2015—2017年因私查閱人次分別為2381、2654、3078，占當年全部查閱人次的比例分別為88.09%、85.81%、87.07%”，因私查閱主要目的是證明工齡、辦理退休等。[18]從上述統(tǒng)計情況看，公民利用有關(guān)民生方面的專業(yè)檔案的利用率已經(jīng)占到70%～90%是不爭的事實。為什么對于公民利用有關(guān)民生方面的專業(yè)檔案的利用率，有些人看到的是政策的原因、檔案憑證價值的力量？而有些人卻看到了社會公民利用檔案休閑的“曙光”？如果一直問下去，還會有更多更深的問題，為什么要設(shè)置檔案封閉期呢？僅僅是國際慣例嗎？這背后有沒有更深層次的原因？是檔案本身的緣故，還是其他……

6 結(jié)語

以上對檔案的“前傳”“后傳”“外傳”及有關(guān)研究情況進行了分析，而那些僅僅貌似檔案“本傳”“前傳”“后傳”“外傳”的所謂檔案的“別傳”“另傳”，或與檔案沒有一點關(guān)系，或者只是掛一個有關(guān)檔案名稱的外殼。這里不一一贅述。

或許有人會說，難道檔案的“前傳”“后傳”“外傳”就不該研究嗎？當然不是，只是不應重心跑偏，舍本逐末。畢竟研究檔案“前傳”“后傳”“外傳”的初心，是為了研究檔案“本傳”。尤其是“外傳”，研究“外傳”的目的不是研究尋找檔案與其他學科的共性，其關(guān)注研究的關(guān)鍵點是與這些事物的差異，在于與其他事物的共性比較中尋找沒有發(fā)現(xiàn)的檔案差異性，這才應當是研究“外傳”的初心和根本所在。顯然，那種認為檔案“本傳”沒有什么可研究的了，檔案“前傳”“后傳”“外傳”才是檔案研究的重心，明顯是走偏了。檔案學研究一定要堅守檔案這個“本”，只有檔案“本”的存在，才可能有檔案學的存在，只有堅守檔案“本傳”作為檔案學研究重心，才能使檔案學得以存續(xù)，進而求得發(fā)展。

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（作者單位：吳雁平，開封市檔案館;劉東斌，濮陽市檔案館 來稿日期：2020-04-16）