姚琳

1 招投標(biāo)活動檔案管理的概念與意義

1.1 招投標(biāo)活動檔案是招標(biāo)機(jī)構(gòu)開展業(yè)務(wù)工作的基本條件。招投標(biāo)活動從立項開始，到招投標(biāo)活動結(jié)束的各個環(huán)節(jié)形成的一系列具有保存價值的文字與聲像材料，不僅真實地記錄了招投標(biāo)活動的全過程，還反映出了招投標(biāo)活動質(zhì)量的高低，也是維護(hù)招投標(biāo)活動歷史面貌的一項重要的基礎(chǔ)性工作。招投標(biāo)活動的業(yè)務(wù)檔案是相關(guān)人員決策的依據(jù)，是工作查考的憑證，是經(jīng)驗總結(jié)的參考，也是招投標(biāo)活動不可再生的寶貴財富。

1.2 招投標(biāo)活動檔案是衡量招標(biāo)機(jī)構(gòu)管理水平的重要標(biāo)志。招投標(biāo)活動檔案詳細(xì)記載了招投標(biāo)活動過程各個環(huán)節(jié)的大量信息，它的有效管理不僅是保證招投標(biāo)活動順利進(jìn)行的基礎(chǔ)，同時也是保證本單位其他工作順利開展的基礎(chǔ)。招投標(biāo)活動檔案收集是否齊全完整、分類是否科學(xué)有序、檢索是否方便有效、管理是否有章可循，成為招投標(biāo)工作機(jī)構(gòu)工作的重要內(nèi)容，也是衡量投標(biāo)工作機(jī)構(gòu)工作規(guī)范化管理水平的重要標(biāo)志之一。

1.3 招投標(biāo)活動檔案是檢驗招投標(biāo)活動是否依法合規(guī)的依據(jù)。我國招投標(biāo)活動有專門的機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，有相關(guān)的法律、法規(guī)及規(guī)章必須遵守，有嚴(yán)格的程序需要遵循。招投標(biāo)活動檔案就像一面鏡子，把一個項目從招標(biāo)、投標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)直至定標(biāo)的過程完整地再現(xiàn)出來。通過檔案，真正促使招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)在招投標(biāo)活動中做到程序合法、步驟合規(guī)、過程合理、結(jié)果公開，經(jīng)得起上級和社會檢查和檢驗。

1.4 招投標(biāo)活動檔案是維護(hù)招投標(biāo)活動公正、遏止腐敗的重要保證。隨著社會法治觀念的增強(qiáng)，依法招投標(biāo)制真正將招投標(biāo)活動的公開、公平、公正、誠實信用原則做到了貫徹落實。在招投標(biāo)活動過程中，如果出現(xiàn)問題或者有人提出質(zhì)疑時，真實完整的檔案就能彰顯其法律意義，為法律的舉證提供有力證據(jù)，既可保護(hù)國家利益、社會公共利益和招標(biāo)投標(biāo)活動當(dāng)事人的合法權(quán)益，又可避免將招標(biāo)機(jī)構(gòu)拖入不必要的爭端中，真正創(chuàng)造出公平競爭的市場環(huán)境。

2 當(dāng)前招投標(biāo)活動檔案管理存在問題

2.1 缺乏檔案意識。筆者接觸了很多招標(biāo)機(jī)構(gòu)，發(fā)現(xiàn)最主要的問題還是招標(biāo)機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)者缺乏檔案意識，尤其是屬于私營企業(yè)性質(zhì)的招標(biāo)代理公司的領(lǐng)導(dǎo)者缺乏對招投標(biāo)檔案工作在項目管理中的地位和作用上的正確認(rèn)識。很多私營的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)更多關(guān)注的是項目的數(shù)量、金額和運(yùn)行，利潤與盈利，以及擴(kuò)大規(guī)模等環(huán)節(jié)，對于招投標(biāo)檔案管理工作卻很少關(guān)注，不愿意把工作重心放到檔案工作上。[1]

2.2 缺乏管理制度。很多招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)成立啟動后，缺乏完善的管理制度，尤其缺乏檔案管理制度。這些情況的存在，使檔案安全保管和檔案利用受到較嚴(yán)重的影響，既不能反映每個項目的全面真實情況，也影響了企業(yè)的規(guī)范管理。

2.3 缺乏專業(yè)人員。據(jù)筆者了解，許多招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)追求利益最大化，沒有配備專門的檔案管理人員管理檔案。即便有也是兼職多，工作量大，業(yè)務(wù)水平低、專業(yè)能力差等。還有些招標(biāo)機(jī)構(gòu)人員流動大，崗位更換頻繁，從而影響檔案工作。

3 完善招投標(biāo)活動檔案管理的對策

3.1 調(diào)查研究，制訂方案。檔案部門要調(diào)查研究，依法把招標(biāo)機(jī)構(gòu)檔案工作納入監(jiān)督指導(dǎo)范圍，要結(jié)合有關(guān)規(guī)定拿出具體的標(biāo)準(zhǔn)和意見，為檔案工作人員盡快掌握招投標(biāo)檔案的整理打好基礎(chǔ)，將招標(biāo)機(jī)構(gòu)檔案管理工作落到實處。

3.2 集中培訓(xùn)，持證上崗。培訓(xùn)的內(nèi)容應(yīng)該有以下四個方面：一是檔案法律、法規(guī)及規(guī)章的學(xué)習(xí);二是檔案職業(yè)操守的學(xué)習(xí);三是檔案基本知識的學(xué)習(xí);四是招投標(biāo)活動檔案歸檔及整理的學(xué)習(xí)。參加培訓(xùn)并通過考核的人員要發(fā)放培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書，作為持證上崗的依據(jù)。

3.3 執(zhí)法檢查，落實整改。檔案執(zhí)法檢查是一柄尚方寶劍，檔案部門要學(xué)會使用它、利用它，讓它真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用。如果招標(biāo)機(jī)構(gòu)有違反檔案法律、法規(guī)的做法，必須嚴(yán)厲查處，用法律、法規(guī)來約束、規(guī)范他們的行為。要通過執(zhí)法檢查，發(fā)現(xiàn)檔案管理中出現(xiàn)的問題并落實整改。

3.4 業(yè)務(wù)行政管理部門責(zé)無旁貸，管理到位

3.4.1 嚴(yán)格考核，獎罰分明。各級行政管理部門會采用定期檢查或抽查的方式對招標(biāo)機(jī)構(gòu)的招投標(biāo)工作進(jìn)行考核，重點(diǎn)多是招投標(biāo)活動的審批、程序、步驟、時間、招標(biāo)文件、公告等是否合規(guī)方面。今后還應(yīng)該將招投標(biāo)活動檔案的收集是否齊全完整、檔案的整理是否符合標(biāo)準(zhǔn)、檔案的管理是否達(dá)到要求、人員是否持證上崗等列入考核的內(nèi)容，并將考核結(jié)果劃分等級進(jìn)行通報或暫停工作，以此激勵做好檔案工作的積極性，推動檔案工作的開展。

3.4.2 以點(diǎn)帶面，形式多樣。為了收到事半功倍的效果，各級業(yè)務(wù)行政管理部門除了其他行之有效的方法外，還可以結(jié)合采用典型引路、分步實施、現(xiàn)場觀摩、分類推進(jìn)、以點(diǎn)帶面、全面推開等形式，推廣檔案工作執(zhí)行優(yōu)秀的招標(biāo)機(jī)構(gòu)的先進(jìn)經(jīng)驗，讓大家以標(biāo)桿為榜樣，盡快地學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的好方法、好做法。

3.4.3 履行職責(zé)，齊抓共管。要抓好招標(biāo)機(jī)構(gòu)的檔案工作，僅靠某一個部門是不行的，需要各相關(guān)部門條塊結(jié)合、形成合力、協(xié)調(diào)配合、齊抓共管。比如，行政管理部門在檢查、考核招標(biāo)機(jī)構(gòu)工作時，就可邀請檔案部門共同參與。共同制訂文件、共同擬訂標(biāo)準(zhǔn)、共同執(zhí)行檢查，共同進(jìn)行考核，分工協(xié)作，整體聯(lián)動，并形成制度。

3.5 各類招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)自查自糾，標(biāo)準(zhǔn)到位

3.5.1 自查領(lǐng)導(dǎo)檔案意識。在經(jīng)過宣傳、培訓(xùn)、指導(dǎo)、檢查、考核后，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)者首先要自我反省、自我檢查一下自己對檔案工作的重視程度。筆者認(rèn)為，只有領(lǐng)導(dǎo)者發(fā)自內(nèi)心地認(rèn)識到檔案管理的重要性，認(rèn)識到檔案是單位發(fā)展的寶貴財富，認(rèn)識到做好檔案工作既是權(quán)利也是義務(wù)，是自身發(fā)展的客觀需要，并從檔案中受益，從檔案里嘗到甜頭，就會舍得投入，主動改善檔案管理條件，增強(qiáng)做好單位檔案工作的自覺性和積極性，很多問題就會迎刃而解。[2]

3.5.2 自查檔案管理制度。沒有規(guī)矩，不成方圓。大到國家建設(shè)，小到公司經(jīng)營，都離不開規(guī)章制度的支持和保障。制度規(guī)定了需要共同遵守的辦事規(guī)程或行動準(zhǔn)則。不同的行業(yè)，不同的部門，不同的崗位都有其具體的做事準(zhǔn)則，目的都是使各項工作按計劃按要求達(dá)到預(yù)計目標(biāo)。因此，招標(biāo)機(jī)構(gòu)必須建立、健全檔案管理制度，人人遵守，自覺維護(hù)，用制度規(guī)范所有人員的行為，并嚴(yán)格落實，用制度保證檔案工作的順利進(jìn)行。

3.5.3 自查檔案上崗人員。專業(yè)的人員做專業(yè)的事，這是常識，因此，一要為檔案工作崗位配備具有一定文化知識和專業(yè)水平、又有責(zé)任心的檔案管理人員。[3]上崗前要選派他們參加檔案業(yè)務(wù)部門舉辦的培訓(xùn)班，讓他們熟悉、了解檔案法律法規(guī)和規(guī)章，知法守法、以身作則;學(xué)習(xí)、掌握檔案業(yè)務(wù)知識的技能，熟練操作、獨(dú)當(dāng)一面。二要適當(dāng)提高他們的待遇，關(guān)心他們的工作、生活和學(xué)習(xí)，調(diào)動他們的工作積極性，用優(yōu)渥的待遇留住人才，保持人員相對穩(wěn)定，從而更好地推動檔案工作的順利開展。

參考文獻(xiàn)：

[1]潘文霞，汪才華.淺談?wù)袠?biāo)采購中的一些常見誤區(qū)[J].中國工程咨詢，2014（06）：78-80.

[2]任漢中.話說檔案那些事（三）：閑聊檔案意識[J].檔案管理，2018（06）：80-81.

[3]沈曉月.從供求關(guān)系視角看當(dāng)前高校德育[J].安徽文學(xué)（下半月），2015（11）：132-133.

（作者單位：洛陽芬瑞商貿(mào)有限公司 來稿日期：2020-02-25）