劉婧

【摘? 要】隨著科學(xué)技術(shù)的飛速進(jìn)步和我國鐵路行業(yè)的迅猛發(fā)展，對鐵路企業(yè)檔案管理工作提出了新的要求，原有的管理方式效率低下，不能匹配鐵路行業(yè)的發(fā)展需要。因此，必須要加強(qiáng)在新形勢下企業(yè)檔案管理問題的分析，采取針對性的措施提高企業(yè)檔案管理質(zhì)量和管理效率，充分發(fā)揮鐵路企業(yè)檔案的作用和價值。

【關(guān)鍵詞】新形勢;鐵路企業(yè);檔案管理

【Abstract】 With the rapid progress of science and technology and the rapid development of China's railway industry， new requirements have been put forward for the archives management of railway enterprises. The original management mode is inefficient and cannot meet the development needs of the railway industry. Therefore， it is necessary to strengthen the analysis of enterprise archives management under the new situation， take targeted measures to improve the quality and efficiency of enterprise archives management， and give full play to the role and value of railway enterprise archives.

【Keywords】new situation; railway enterprise; archives management

1 引言

檔案作為鐵路企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的記錄者，對于企業(yè)的發(fā)展有著至關(guān)重要的意義。在新的發(fā)展形勢之下，要想為鐵路行業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造良好的環(huán)境，必須要加強(qiáng)對鐵路企業(yè)檔案的管理與運(yùn)營，通過鐵路企業(yè)檔案的管理和分析為企業(yè)決策提供數(shù)據(jù)支持，實現(xiàn)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

2 當(dāng)前鐵路企業(yè)檔案管理過程中存在的問題

2.1 缺乏專業(yè)高水平的企業(yè)檔案管理人才

社會經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展促進(jìn)了我國交通運(yùn)輸行業(yè)的迅猛進(jìn)步，我國鐵路企業(yè)運(yùn)輸能力逐年提升，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)逐漸完善，面臨著極大的發(fā)展機(jī)遇，但同時也給鐵路企業(yè)的發(fā)展帶來了一定的挑戰(zhàn)。從目前來看，鐵路企業(yè)檔案管理人員普遍專業(yè)素養(yǎng)不足，文化知識水平不高，難以適應(yīng)新時期對企業(yè)檔案的管理需求。最近幾年來，鐵路企業(yè)的生產(chǎn)結(jié)構(gòu)和生產(chǎn)布局發(fā)生了重大的調(diào)整和改革，各個鐵路企業(yè)的基層部門也進(jìn)行了相繼合并和重組，這也大量增加了鐵路企業(yè)的檔案管理工作。但鐵路行業(yè)并沒有配備足夠的檔案管理人員參與檔案整理與檔案分析，導(dǎo)致很多檔案難以發(fā)揮應(yīng)有的作用和價值，影響檔案管理工作的正常開展[1]。

2.2 缺乏對檔案管理工作的重視

檔案管理工作一直以來在鐵路企業(yè)中沒有得到足夠的重視，很多領(lǐng)導(dǎo)人員對檔案管理工作的認(rèn)識存在一定的誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理工作只是簡單的資料整理以及存儲，并不能夠給企業(yè)帶來足夠的經(jīng)濟(jì)利益，而忽視了相關(guān)檔案管理活動，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理存在較大問題，檔案資料不全，檔案價值不清晰等。對于鐵路企業(yè)來說，絕大多數(shù)的鐵路企業(yè)認(rèn)為檔案管理工作可有可無，導(dǎo)致鐵路企業(yè)內(nèi)部普遍缺乏對檔案管理工作的重視[2]。

2.3 鐵路企業(yè)檔案管理硬件設(shè)施不足

從當(dāng)前來看，我國鐵路項目建設(shè)正呈現(xiàn)逐年增長的狀態(tài)，很多鐵路企業(yè)正在大力開發(fā)新的項目和路線，這也在一定程度上對檔案存儲空間有著更高的要求，原有的檔案管理工作所使用的庫房空間無法滿足日益增長的檔案資料的要求。因此，必須要加快傳統(tǒng)檔案管理工作朝向電子信息化檔案管理方向的轉(zhuǎn)變，原有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槁曇粜问健⒁曨l形式以及文字形式，通過電子化的方法進(jìn)行存儲、分析以及管理。但從實際情況來看，鐵路企業(yè)并沒有提供專業(yè)可靠的電子設(shè)備系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理工作的輔助，相關(guān)電子建設(shè)和信息建設(shè)的經(jīng)費(fèi)也有限，影響檔案硬件設(shè)施的更新與優(yōu)化[3]。

2.4 缺乏科學(xué)有效的管理制度

科學(xué)系統(tǒng)的企業(yè)檔案管理制度是保證企業(yè)檔案管理活動能夠順利有序推進(jìn)的基礎(chǔ)，但從鐵路企業(yè)檔案管理工作實際情況來看，普遍存在檔案收集不規(guī)范、不科學(xué)的問題，這主要是由于缺乏制度化的管理程序以及行之有效的管理制度。員工的檔案管理與收集行為不受到制度的約束，檔案管理人員工作隨意性和主觀性較強(qiáng)，這在很大程度上影響檔案管理的效率。其次，有的鐵路企業(yè)職能部門和職能科室沒有重視起文檔的歸檔工作，移交時間過度拖延，導(dǎo)致檔案人員正常工作被阻礙和拖延。鐵路企業(yè)的員工對檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識，沒有加大檔案管理的宣傳工作，影響檔案管理活動的有序開展[4]。

3 在新形勢下做好鐵路企業(yè)檔案管理工作的相關(guān)對策

3.1 加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳

鐵路企業(yè)檔案管理人員必須要結(jié)合當(dāng)前鐵路企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀以及鐵路企業(yè)未來的發(fā)展方向合理地開展檔案管理工作，加強(qiáng)檔案管理作用的宣傳，使得企業(yè)普通員工都能夠認(rèn)識到檔案管理的重要意義，組織檔案管理工作人員學(xué)習(xí)《檔案法》，加強(qiáng)各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視，并通過檔案資料和檔案圖片等形式開展企業(yè)文化和企業(yè)歷史的展覽活動，進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和企業(yè)職工對檔案知識的了解，為檔案管理工作的順利推進(jìn)創(chuàng)造良好的環(huán)境。

3.2 提高鐵路企業(yè)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

鐵路企業(yè)檔案管理工作對管理人員的專業(yè)素養(yǎng)有著一定的要求，需要鐵路企業(yè)員工既具備專業(yè)的檔案管理工作經(jīng)驗，還能夠利用先進(jìn)的電子信息技術(shù)開展檔案的高效管理工作。鐵路企業(yè)一方面需要對專業(yè)高水平的檔案管理人員進(jìn)行招聘，充實鐵路企業(yè)的檔案管理隊伍，幫助鐵路企業(yè)全面提升檔案管理工作質(zhì)量;另一方面還需要對工作人員的行為進(jìn)行進(jìn)一步的規(guī)范與約束，檔案管理工作相對來說環(huán)節(jié)較多，涉及的信息內(nèi)容比較繁雜。如果檔案管理人員沒有認(rèn)真遵循流程和規(guī)定進(jìn)行工作，很容易出現(xiàn)錯誤和問題，影響檔案管理效率和公司的正常決策。因此，必須要嚴(yán)格執(zhí)行鐵路部門對檔案信息管理的要求，加強(qiáng)對檔案整理和檔案信息存儲的審核，使得檔案管理工作能夠規(guī)范有序開展。另外，還需要加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案管理工作人員的培養(yǎng)，使得檔案管理人員能夠更好地掌握檔案業(yè)務(wù)，可以運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段全面提升檔案管理效率，減少失誤情況的發(fā)生，為鐵路企業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展提供良好的檔案支持。

3.3 做好檔案的管理與控制

首先，在進(jìn)行鐵路檔案管理工作中，需要對材料收集、材料歸檔以及材料分析等相關(guān)工作進(jìn)行具體的規(guī)定，制定行之有效的收集制度和歸檔制度，嚴(yán)格按照文件材料的類別進(jìn)行分類和歸檔，標(biāo)明文件材料的相關(guān)信息，創(chuàng)新收集手段，可以通過登門尋求以及事前監(jiān)控、收發(fā)文件等方式，加大對信息資料的收集與審核，遵循檔案的形成規(guī)律，不斷擴(kuò)大檔案的收集范圍。同時，檔案的存儲和管理也可以通過多種形式來開展，不僅需要保存鐵路企業(yè)的紙質(zhì)載體檔案，還需要收集相關(guān)錄音、照片、視頻等具有保存價值的檔案材料，對檔案整理工作進(jìn)行進(jìn)一步的規(guī)范，按照規(guī)定和管理要求進(jìn)行整理，合理排列案件和組卷，按照規(guī)定進(jìn)行檔案資料的目錄設(shè)置以及整理修訂，改善檔案保存的物質(zhì)條件和環(huán)境，做好檔案管理空間的防潮、防火、防蟲措施。

3.4 加強(qiáng)鐵路企業(yè)檔案管理工作的硬件設(shè)施建設(shè)

鐵路企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人需要認(rèn)識到檔案管理工作的重要意義，并加大硬件設(shè)施建設(shè)方面的資金投入，了解到鐵路企業(yè)的檔案資料是不可再生的，是對于鐵路企業(yè)發(fā)展至關(guān)重要的資源。首先，鐵路企業(yè)需要加大檔案用具和用品的資金投入，購買專業(yè)可靠的設(shè)備進(jìn)行檔案的管理，使得檔案資料能夠得到充分的保護(hù)，避免檔案資料在后續(xù)使用過程中出現(xiàn)損毀形象。其次，還需要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，建立起專門用于放置檔案的箱柜和庫房，并做好消防措施，為檔案管理工作創(chuàng)造良好的空間。另外，還需要通過應(yīng)用專業(yè)的企業(yè)檔案管理軟件對企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化和升級，解決傳統(tǒng)以人力為主的管理方式的效率低下和錯誤頻率高的問題，有效提升鐵路企業(yè)檔案的管理質(zhì)量，縮短企業(yè)檔案管理時間，實現(xiàn)檔案信息檢索、輸入以及應(yīng)用的現(xiàn)代化，從而可以更加準(zhǔn)確、迅速、方便地進(jìn)行檔案信息資料的定位以及收集。鐵路企業(yè)檔案管理工作人員需要結(jié)合常規(guī)性檔案材料的種類以及要求進(jìn)行針對性管理，加強(qiáng)對鐵路企業(yè)檔案信息資源的動態(tài)了解，明確鐵路企業(yè)檔案的深層需求，全方位地對鐵路企業(yè)檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)與管理，轉(zhuǎn)變原有的檔案管理服務(wù)態(tài)度，將被動的事后服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)槌暗?、主動的服?wù)，提高企業(yè)管理人員的滿意度。同時，還需要結(jié)合鐵路企業(yè)檔案管理工作的特點(diǎn)和規(guī)律，對檢索手段進(jìn)行進(jìn)一步的豐富和完善。采取多載體、多形式以及多途徑的檢索模式，改變原有的檢索速度慢、檢索效率低的問題，提高企業(yè)檔案管理效率。

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【4】王青霞.關(guān)于鐵路系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)的若干思考[J].中外企業(yè)家，2016（29）：203-204.