[內容摘要]鑒于目前國有企業(yè)檔案管理工作存在的問題，基于此，本文以國有企業(yè)檔案規(guī)范化管理的重要性研究作為選題，探討了當前檔案規(guī)范化管理中存在的問題，并就其問題現(xiàn)狀提出科學化的對策，從強化‘‘文檔一體化”的意識、加強日常管理，保證誠信信息安全等方面人手，促進國有企業(yè)新時期檔案管理水平提升。

[關鍵詞]檔案;管理;創(chuàng)新

中圖分類號：F276.1;G271 文獻標識碼：A 文章編號：2095-4379-（2020）17-0233-02

作者簡介：韋雄鷹（1986-），女，壯族，廣西南寧人，本科，中國能源建設集團水電工程局有限公司，助理政工師。

隨著現(xiàn)代技術特別是計算機網(wǎng)絡技術的發(fā)展，“文檔一體化”的管理模式悄然興起，越來越多的工作開始朝著信息自動化管理的方向發(fā)展，檔案管理工作也是如此。在信息化浪潮中，檔案與信息技術一體化發(fā)展中，一些國有企業(yè)檔案管理存在一些問題，減緩了國有企業(yè)檔案管理創(chuàng)新改革步伐，主要體現(xiàn)在一下幾方面：

一、檔案管理存在脫節(jié)問題

在當下，企業(yè)的經(jīng)營和運營促使一批信息反映企業(yè)日常經(jīng)營活動的資料出現(xiàn)，從而檔案管理工作愈加繁重，也讓檔案日常管理趨于細致化和規(guī)范化。其中，檔案編制的文書工作負責辦理企業(yè)生產經(jīng)營中所產生的一系列文件，包括文件的制定、復印、發(fā)放、傳播、辦理和保存等;檔案管理工作主要負責文件的搜集、辦理、保存、檢索、存檔、判定、供給利用和調閱;文書編制工作負責文件的擬定、流傳和整理，而檔案管理工作負責文件的收集、總結和保管。然而，許多國有企業(yè)將文書事務與檔案管理事務區(qū)別對待，忽略了檔案編制與檔案管理工作的關聯(lián)。

二、檔案編制管理缺乏規(guī)范

許多企業(yè)檔案文書編制工作操作不嚴謹，用紙和裝訂使用不規(guī)范，達不到國家關于文書檔案管理工作的規(guī)定，降低了檔案的保管質量。有些企業(yè)檔案編制與檔案管理工作的版記不周全，缺少嚴謹?shù)母戒浀怯浺?guī)則。檔案編制工作的類別也不具體，容易混淆。目前，我國對于文書雖然有嚴謹?shù)膮^(qū)分，但是在實際工作中，易產生很多方面的問題，從而給檔案編制工作形成一些麻煩。除此之外，在公文格式、處理辦法、文件歸檔、立卷銜接、檔案管理等方面都存在一些不規(guī)范。

目前，我國關于檔案的管理研究甚少，也沒有明確的法律和法規(guī)支持。盡管近年來關于檔案規(guī)范的研究不斷增加，但是各個地區(qū)也都在探索和嘗試建立檔案，目前還沒有統(tǒng)一的標準。在檔案的建立方面，我國對檔案的研究還較少，有關檔案建立的法律法規(guī)更為籠統(tǒng)，職責不明確。由于缺乏法律和法規(guī)，無法保證檔案的質量，從而使其缺乏客觀性和完整性，導致建立檔案的工作背離了其原始意義。檔案的建設也將變得更加混亂，相關部門的管理將變得更加乏味且難以管理。同時，檔案信息共享工作受到阻礙，在一定程度上阻礙了檔案館的可持續(xù)發(fā)展。

三、檔案管理人員素質參差不齊，水平低

一直以來，國有企業(yè)對檔案管理工作不夠重視，檔案管理人員整體職業(yè)素質不高、管理意識淡薄。有些國有企業(yè)的檔案管理員身兼多職，崗位不固定，流動性很大，導致檔案管理水準偏低。有的企業(yè)雖配有專責的檔案管理員，但由于缺少參加日常檔案培訓的機會，固有的檔案管理知識無法滿足單位檔案管理的最新要求。甚至，目前多數(shù)國有企業(yè)檔案管理員年齡偏大，雖然他們在檔案管理事務中有豐富的經(jīng)驗，因為身體機能衰退、記憶力和手動能力減弱，他們被動接收新時代信息化知識，致使現(xiàn)有的經(jīng)驗與迅速發(fā)展的檔案管理工作要求脫節(jié)，如在部分國有建筑企業(yè)，檔案室的檔案管理員以年長者為主，思想固步自封，不善于吸收新鮮事物，缺少接收新工作方法傳遞的渠道。有的檔案管理人員也并不熟悉綜合檔案管理規(guī)定，催收整理工程檔案時，未能考慮到材料收集的實際情況，收到的圖紙未認真鑒別就草率歸檔，并不做相關的一系列專業(yè)的檢查，導致檔案歸類不清晰和混亂。

綜上所述，在信息時代這個大背景下，檔案管理工作面臨越來越多的挑戰(zhàn)與機遇，創(chuàng)新檔案管理工作，需要從以下三個方面做起。

首先，當前我國電子文檔的技術目前仍有待提高，因而電子檔案的處理與編制比紙質文件的處理有更多、更繁雜、更難辦的問題。每個檔案管理職員需要以身作則，對于新出現(xiàn)事物或技術要積極面對，于自身而言，不要局限于文檔管理工作，要把目光放在長遠發(fā)展上，從長遠角度來看，做好當前的文檔管理，就是為未來作鋪墊，因而要時刻謹記對歷史負責，依據(jù)嚴謹?shù)囊?guī)定，勇于鉆研電子文檔辦理的規(guī)則、方式與體系，引導電子文檔的實際辦理。

其次，強化“全過程管理”工作。在檔案管理的全部環(huán)節(jié)中應該加強工作人員對文書工作與檔案管理工作崗位的職業(yè)職責，確保每項工作流程的質量，只有責任優(yōu)先，才能為“全過程管理”提供質量保障。企業(yè)要擬定有關文件儲存規(guī)則，依據(jù)當前我國的檔案管理制度以及相關法律規(guī)定，制定具體的文書處理辦公規(guī)定，掌握文檔歸納和辦理等事務，提高文書與檔案管理事務的可行性和可操作性。要理順辦理系統(tǒng)，不斷完善管理體制，建立安全科學的組織體系，創(chuàng)設一支優(yōu)秀、專業(yè)的事業(yè)隊伍，為檔案的全過程管理打下堅定的基礎;不斷引進信息時代先進的裝備和技術，與單位的現(xiàn)代化同步發(fā)展，并配備性能優(yōu)良的設備，強化操作的熟練性，使檔案管理工作更加層次、科學、統(tǒng)一。

再次，完善電子檔案的組織和管理。隨著信息時代的來臨，計算機和網(wǎng)絡被普遍的運用到文書工作與檔案管理工作之中，對文書事務與檔案辦理事務提出了更廣、更深的需求。實踐證實，無規(guī)矩不成方圓，在企業(yè)內部制定一項科學有效的制度，有助于監(jiān)督并提高員工的工作效率，鑒于部分國有企業(yè)存在電子檔案體制不健全因素，制定相應的制度規(guī)范是勢在必行的。因此，各企事業(yè)單位需要根據(jù)自身的現(xiàn)狀和發(fā)展成效，建立一套科學的檔案管理體系，并督促落實，才會提高檔案管理工作的質量和效率，推進國有企業(yè)各項日常經(jīng)營生產活動可持續(xù)健康發(fā)展。同時，國有企業(yè)要注重組織相關工作人員學習電子信息技術，加強檔案管理隊伍建設，鼓勵檔案管理員熟練應用計算機技術，將現(xiàn)代科技知識運用到文檔信息資源的處理、保管和治理事務中，提高文檔辦理水平。

最后，加強檔案的日常管理，以確保信息安全。檔案信息平臺的日常管理是否規(guī)范化，決定了檔案的安全性和日常運行的穩(wěn)定性。因此，檔案管理員必須在日常檔案管理工作中保持電子信息的物理機密性，嚴格實行不聯(lián)網(wǎng)的保密性和不保密的網(wǎng)絡。由于互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡中充斥著各種病毒。作為檔案館建設的重要組成部分，檔案平臺在受到惡意攻擊時很難處理，這將導致整個平臺系統(tǒng)癱瘓，嚴重影響正常工作。在檔案管理的過程中，需要防止外部網(wǎng)絡訪問，以防止平臺受到惡意破壞。在日常管理中，還必須確保檔案內容不會泄漏。檔案平臺涉及更多的個人隱私。員工嚴格遵守保密職責，加強對各種保密制度的研究，不允許將任何與工作有關的文件帶出辦公室。同時，更需要定期地做好數(shù)據(jù)備份，防止在發(fā)生意外情況時丟失歸檔中的信息。意外斷電或平臺系統(tǒng)代碼故障可能會導致平臺數(shù)據(jù)庫中的信息丟失。因此，在檔案管理的過程中，管理人員應定期備份數(shù)據(jù)庫，以保護數(shù)據(jù)庫信息。