摘要：辦公室公文管理程序的升級(jí)優(yōu)化、辦公室公文精益化管理觀念的提出與使用都增強(qiáng)了辦公室公文管理效果和管理品質(zhì)，為企事業(yè)單位貫徹落實(shí)精細(xì)化管理，進(jìn)一步加強(qiáng)公文管理質(zhì)量、效率、審核力度和督導(dǎo)檢查，從而更好地實(shí)現(xiàn)為企事業(yè)單位的管理和決策提供重要的輔助與服務(wù)。本文主要探究了辦公室公文管理中值得探討的問題，聯(lián)系當(dāng)代公文處理發(fā)展前景的前提，重點(diǎn)分析精益化管理在公文管理過程中的運(yùn)用，以及如何實(shí)現(xiàn)辦公室中公文管理工作規(guī)范性和高效性進(jìn)行了探討和思考。

關(guān)鍵詞：辦公室;公文;精益化管理

辦公室工作無小事，辦公室業(yè)務(wù)和事業(yè)單位的其余業(yè)務(wù)相比，具有煩瑣性和精密性等特點(diǎn)，如果辦公室業(yè)務(wù)出現(xiàn)疏漏就有很大概率會(huì)引起企事業(yè)單位整體經(jīng)營的重要損耗等連鎖反應(yīng)。近些年來，“精益化管理”已不斷融入企事業(yè)單位工作的方方面面。以最優(yōu)為目標(biāo)，注重系統(tǒng)整合，全方面、持續(xù)的推進(jìn)精益管理，是企事業(yè)單位發(fā)展的需要，也是一項(xiàng)長期、系統(tǒng)的工程，將“精益化管理”理念導(dǎo)入辦公室的公文管理業(yè)務(wù)的也成為必然趨勢(shì)，追求規(guī)范化、程序化、和數(shù)據(jù)化管理等方式的變更程度，不斷加強(qiáng)公文管理的少投入、少消耗資源，取得更好的服務(wù)、管理效果，以更低更合理的成本達(dá)成辦公室公文管理的最優(yōu)效果和管理能力的不斷提升需要我們?cè)诠ぷ髦袑?duì)其進(jìn)行不斷地完善和探索。

一、辦公室公文管理工作環(huán)節(jié)中值得精益改進(jìn)的環(huán)節(jié)

（一）收文登記

辦公室的收文不僅包含本單位的內(nèi)部發(fā)文，更多的來自本單位以外，特別是上級(jí)單位的公務(wù)文書。這些公務(wù)文書的類型各式各樣，按照來文方式，可以分為安全郵件或電子郵件來文、機(jī)要渠道來文、信函來文和傳真來文等;按照來文單位途徑，可以分為中央或地方政府來文、直屬上級(jí)單位來文、兄弟單位來文等;按照公文類型，又可以分為普通通知、會(huì)議紀(jì)要、通報(bào)、會(huì)議通知等等。事務(wù)類公文又可以按照緊急程度、不同密級(jí)進(jìn)行區(qū)別處理。如果把這些公務(wù)文書統(tǒng)一的、沒有差異的進(jìn)行登記，不理會(huì)文件的類型與主次順序，就會(huì)降低公文管理的效率，使公文辦理的效果與品質(zhì)大打折扣。

（二）公文流轉(zhuǎn)的監(jiān)督與記錄

公文的流轉(zhuǎn)工作是辦公室文書管理業(yè)務(wù)中最主要、更是最基礎(chǔ)的組成之一。辦公室公文管理者對(duì)流轉(zhuǎn)中的公文負(fù)責(zé)督辦、確認(rèn)承辦情況等。特別是那些有具體承辦事項(xiàng)、辦理節(jié)點(diǎn)的公文，必須做到心中有數(shù)。如果公文傳閱記錄不完整、不明確，不僅會(huì)使公文管理者無法完整掌握公文傳閱情況，更會(huì)在一定程度上降低公文辦理的速度，降低了公文流轉(zhuǎn)的時(shí)效性，導(dǎo)致短周期的公文沒有按時(shí)閉環(huán)，長周期的公文遺忘或丟失，甚至給單位造成重大損失。

（三）公文的歸檔工作

每個(gè)單位的管理模式不同，公文歸檔方式也不盡相同。有些按照收文的分類直接歸檔;有些則會(huì)將工程項(xiàng)目類文件單獨(dú)隨項(xiàng)目歸檔;有些則會(huì)選擇由具體承辦部門分別歸檔本部門承辦的文件。無論哪種歸檔方式，都要求本單位有一套固有的、標(biāo)準(zhǔn)的公文歸檔要求。如果沒有統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，歸檔與否的界限模糊化，歸檔記錄混亂、不完整、不準(zhǔn)確，都會(huì)增加辦公室公文歸檔以及公文交接的失誤率。對(duì)歸檔后的查閱，歷史沿革，數(shù)據(jù)庫更新升級(jí)等造成人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。

二、提升辦公室公文精益化管理的思考

（一）不斷改進(jìn)辦公室收文登記機(jī)制

辦公室公文管理者需要選擇固定的公文分類登記制度，按照選定的公文分類方式進(jìn)行登記編號(hào)，第一時(shí)間錄入公文的基本信息和要素，并對(duì)公文的輕重緩急做出明顯的、便于檢索的標(biāo)記。無論登記機(jī)制如何設(shè)計(jì)，必須以精益化為指導(dǎo)，以消除浪費(fèi)為目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)讓所有辦公室的公文管理者在拿到公文后，都能以最快的速度，精準(zhǔn)的對(duì)公文進(jìn)行收文處理，正確的使用登記表格記錄公務(wù)文書的基礎(chǔ)信息。例如，針對(duì)不同級(jí)別政府單位發(fā)放的隱秘性比較高的文件獨(dú)自記錄和管理;按照文件輕重緩急進(jìn)行標(biāo)注;最大限度地增強(qiáng)保密文書記錄信息的精準(zhǔn)度和處理的時(shí)效性。公文管理者需要按照企事業(yè)單位公文登記管理有關(guān)機(jī)制和處理步驟來對(duì)紙質(zhì)文書做好統(tǒng)一的記錄、編號(hào)、管理與保管等等;對(duì)于價(jià)值十分高或十分緊急的來文做好規(guī)劃處理;針對(duì)部分沒有價(jià)值的宣傳性高的郵件按照上級(jí)有關(guān)規(guī)定和要求做好清除工作。

（二）不斷優(yōu)化辦公室公文傳閱機(jī)制

公文管理者需要積極掌握公文傳閱、辦理的最基本情況，防止公文的反復(fù)傳閱或閱讀中止等現(xiàn)象的發(fā)生。辦公室內(nèi)的文書管理員工需要制定好簡便具體的文書閱讀記錄表格，此表格要涉及公文名稱、收文編號(hào)、文書傳閱部門或具體承辦人、承辦日期等等，切實(shí)防止承辦環(huán)節(jié)中由于傳閱記錄制度不健全或公文承辦人員疏忽等因素造成的遺失或者是折疊等等問題。按照流轉(zhuǎn)文件的煩瑣性和關(guān)鍵性來對(duì)其流轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)制定出相應(yīng)的督辦時(shí)限，明確登記好文件的基礎(chǔ)信息，保證文件在時(shí)限范圍以內(nèi)完成閉環(huán)。對(duì)于不能按時(shí)完成公文事項(xiàng)的，必須對(duì)具體原因給出情況說明。對(duì)由于承辦人業(yè)務(wù)失誤造成逾期的，應(yīng)采取相應(yīng)的通報(bào)或批評(píng)。

習(xí)近平總書記指出，要發(fā)展數(shù)字經(jīng)濟(jì)，加快推動(dòng)數(shù)字產(chǎn)業(yè)化，依靠信息技術(shù)創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)，不斷催生新產(chǎn)業(yè)、新業(yè)態(tài)、新模式。站在新時(shí)代公文管理的角度，采用傳統(tǒng)管理手段無法從根本上突破基礎(chǔ)數(shù)據(jù)失真和傳閱效率低等突出問題，數(shù)字化應(yīng)運(yùn)而生成為公文管理精益化提升的必要手段和工具。公文管理平臺(tái)和OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用，為公文傳閱的精益化管理注入了新的活力。通過對(duì)公文電子化管理系統(tǒng)的不斷優(yōu)化改進(jìn)，從而實(shí)現(xiàn)快速高效的文件搜索、承辦日期檢索、傳閱記錄直觀查閱等功能。采用公文管理系統(tǒng)和文件傳閱、督辦記錄表相結(jié)合的管理模式，更加有利于及時(shí)發(fā)現(xiàn)公文傳閱和辦理的遺失或延誤現(xiàn)象，以便尋找到有關(guān)責(zé)任人采取相應(yīng)的措施，從而更有效的監(jiān)督承辦對(duì)象的辦理工作，做到督辦及時(shí)準(zhǔn)確、公文及時(shí)閱辦處理。

（三）不斷增強(qiáng)辦公室公文歸檔的規(guī)范性

辦公室公文管理者必須要以提高單位歸檔效率和質(zhì)量為目標(biāo)，制定符合單位工作實(shí)際的歸檔管理方法。公文的歸檔是公文管理的重要環(huán)節(jié)之一，做好歸檔工作不僅需要公文管理者對(duì)公文進(jìn)行仔細(xì)的梳理，更需要按照單位自身的公文處理辦法等有關(guān)要求對(duì)來文開展科學(xué)精準(zhǔn)的劃分，對(duì)公文歸檔的標(biāo)準(zhǔn)爛熟于心。既要保證公文的真實(shí)性和完整性，又能以最快的速度與檔案管理人員做好歸檔的文件傳遞和交接。這就要求我們不斷加強(qiáng)公文歸檔的規(guī)范性，按照要求對(duì)公文進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的分檔，不但在一定程度上減輕了工作負(fù)擔(dān)，還提高了文件保存和歸檔的質(zhì)量。目前，電子公文的歸檔管理、查找、整理更加方便、快捷、高效。將電子公文和傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔兩種方式進(jìn)行結(jié)合，來提高我們的公文歸檔工作的效率，從而實(shí)現(xiàn)公文歸檔的規(guī)范和統(tǒng)一。

三、結(jié)語

總之，實(shí)施精益化管理，必須結(jié)合自身行業(yè)實(shí)際和單位實(shí)際，對(duì)精益管理深入研究、實(shí)踐，形成一套系統(tǒng)的更加適合本單位發(fā)展的精益管理方法。在公文管理工作中以精益化管理思路指引，消除浪費(fèi)，效率提升。通過管理浪費(fèi)點(diǎn)的識(shí)別、消除，管理目標(biāo)的層層分解和傳遞，管理流程的不斷優(yōu)化完善，使公文管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)責(zé)任更加明確、工作規(guī)范更加具體。同時(shí)，針對(duì)傳統(tǒng)公文管理模式的痛點(diǎn)，在文件登記、傳閱、督辦、歸檔等多個(gè)維度上引入信息化工具和手段，逐步搭建出符合單位管理特點(diǎn)的公文精益化管理模式，并實(shí)現(xiàn)各平臺(tái)各歸口之間的互相貫通，有機(jī)協(xié)調(diào)，為辦公室公文管理工作持續(xù)賦能。

參考文獻(xiàn)：

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[2]白茹.關(guān)于對(duì)辦公室公文精益化管理的思考[J].辦公室務(wù)，2017 （06）：5.

作者簡介：李子木（1985-），女，漢族，安徽合肥人，中級(jí)職稱，大學(xué)本科，研究方向：公文管理、辦公室工作。