劉凱

【摘要】在當今互聯(lián)網(wǎng)時代，辦公室文書檔案管理工作需要改革創(chuàng)新，首要就是對文書檔案管理實施互聯(lián)網(wǎng)化和電子信息化管理，這樣可以有效提升文書檔案管理的效率，最大限度運用信息資源和互聯(lián)網(wǎng)工具解決文書檔案管理中繁瑣而復雜的問題，從而優(yōu)化整個管理環(huán)節(jié)，提升工作效率。

【關鍵詞】互聯(lián)網(wǎng);辦公室文書檔案管理;探索

當今社會已經(jīng)進入信息爆炸時代，互聯(lián)網(wǎng)信息管理已經(jīng)成為當前主流趨勢。現(xiàn)在幾乎所有的行業(yè)，無論是政府行政部門還是企業(yè)單位，在文書檔案管理方面都基本上實現(xiàn)了互聯(lián)網(wǎng)信息化管理。新時期文書檔案管理必須明確定位，實現(xiàn)資源共享。

一、基于互聯(lián)網(wǎng)條件下文書檔案管理的意義

（一）有效提升文書檔案管理效率。利用當前的互聯(lián)網(wǎng)電子計算機技術建立文件管理器，對辦公室文書檔案進行分類整理和高效管理。這樣可以解決傳統(tǒng)文書紙質(zhì)檔案管理的復雜問題，電子信息化管理和收集文件歸檔，便于調(diào)整文書檔案檢索順序。當前隨著計算機和互聯(lián)網(wǎng)的普及，檔案管理信息化已經(jīng)成為主流趨勢，采用互聯(lián)網(wǎng)電子計算機技術管理文書檔案更加方便，文件查詢、檢索以及傳送也更加快捷。

（二）實現(xiàn)信息共享和高效檢索。利用互聯(lián)網(wǎng)技術處理文書檔案，可以將紙質(zhì)檔案進行拍照、掃描并記錄下來，保存為電子文檔，上傳至互聯(lián)網(wǎng)云空間，檔案資源可隨時隨地檢索，有效提升文書檔案查閱效率。傳統(tǒng)文書檔案管理模式下，大量的文書檔案信息僅僅儲存在文件柜中不能充分發(fā)揮其作用，還會造成數(shù)據(jù)的流失和資源的浪費，后續(xù)信息的二次利用也非常困難。相比較傳統(tǒng)手工作業(yè)方式，互聯(lián)網(wǎng)電子信息技術管理更加輕松快捷，可根據(jù)檔案文書的外部特征進行分門別類管理，然后根據(jù)內(nèi)外部特征進行內(nèi)容管理。隨著電子信息技術的高速發(fā)展，運用于文書檔案管理的系統(tǒng)技術越來越高級，能夠?qū)崿F(xiàn)文檔的云傳輸、云共享，大大提升了檔案工作質(zhì)量和效率。

（三）電子文件更易保存，狀態(tài)更加穩(wěn)定。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子文件檔案具有易于保存、方便檢索的優(yōu)勢。在很多特殊情況下，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案容易受到季節(jié)、溫度、濕度等的影響，造成檔案的損壞，進而形成無法挽回的損失。而電子文件檔案完全沒必要擔憂這一點，當前的互聯(lián)網(wǎng)技術和計算機技術越來越成熟，電子文件的存儲設備不斷升級換代，電子文件的存儲、讀取非常便捷，且方便轉移攜帶，受外部環(huán)境干擾小，具有非常高的穩(wěn)定性。

（四）文件安全性大大提升。在文件傳統(tǒng)傳輸過程中，文件丟失、延遲等現(xiàn)象非常頻繁，而采用電子信息技術可以直接在網(wǎng)絡上進行傳遞。近年來，文書檔案保密技術越來越成熟，人們在讀取電子檔案過程中有一個加密過程，也可以支持只閱讀卻無法更改的權限，這樣一來，文件的安全性大大提升。

二、互聯(lián)網(wǎng)條件下文書檔案管理存在的問題

（一）電子文件的保密性存在限制。互聯(lián)網(wǎng)計算機技術管理文書檔案雖然具有易于保存的優(yōu)勢但是這些文件很容易被修改，且篡改后不留痕跡。雖然有些技術可以防止電子文件被篡改，但是電子文件的保密性仍然是一個技術難點，人們獲取到電子文檔原文內(nèi)容較難。此外電子文件使用的是統(tǒng)一的格式和字體，人們判斷電子文件蓋章和簽名的難度增大，因此未來電子文件的保密問題是最需要解決的問題。

（二）高素質(zhì)的檔案管理人才缺乏。從當前檔案管理人員現(xiàn)狀看，文書檔案管理人員技術水平和專業(yè)素質(zhì)偏低，難以掌握當前先進的檔案管理技術。

（三）文書檔案管理系統(tǒng)不完善。文書檔案管理系統(tǒng)的產(chǎn)品邏輯設計、內(nèi)容編排、代碼技術開發(fā)等是一項巨大的工程，而其中的文檔管理任務需要對內(nèi)容進行分類、編排以及保存，每個環(huán)節(jié)都必須用科學的方法進行佐證。但是當前文書檔案管理系統(tǒng)存在很多缺陷，入口不統(tǒng)一、電子資料采集困難、檔案流程復雜、新的業(yè)務模式不支持、安全性較低、使用權限不靈活。

三、互聯(lián)網(wǎng)背景下辦公室文書檔案管理的思考

（一）樹立文書檔案管理的專業(yè)化理念。在互聯(lián)網(wǎng)時代，轉變文書檔案管理觀念是第一位的，只有明確了思想觀念，才能更好地指導實踐。因此，辦公室文書檔案管理人員應該適應當今信息互聯(lián)網(wǎng)時代，改革創(chuàng)新辦公室文書檔案管理工作，對文書檔案管理實施互聯(lián)網(wǎng)化和電子信息化管理，最大限度運用信息資源和互聯(lián)網(wǎng)工具解決文書檔案管理中繁瑣而復雜的問題，從而優(yōu)化整個管理環(huán)節(jié)，提升工作的效率和準確性。

（二）引進專業(yè)高素質(zhì)的檔案管理人才。在互聯(lián)網(wǎng)時代，文書檔案管理工作需要懂得互聯(lián)網(wǎng)電子信息技術的人才擔任，必須具備專業(yè)的業(yè)務能力和知識，懂得文書檔案管理理論、方法以及技巧。首先，構建高素質(zhì)的檔案管理團隊，引進專業(yè)化高素質(zhì)的檔案管理人才，應該具備現(xiàn)代化管理理論，具有互聯(lián)網(wǎng)計算機專業(yè)技術能力。其次，對現(xiàn)有管理人員實施培養(yǎng)，幫助他們學習新理念和新技術，掌握現(xiàn)代化的互聯(lián)網(wǎng)管理技術。

（三）建立文書檔案信息管理系統(tǒng)平臺。信息化時代要開發(fā)一個電子檔案上傳、保存、管理等的統(tǒng)一線上入口，為電子檔案的管理建設一個互聯(lián)網(wǎng)端的云端環(huán)境，便于各種公共文檔的搜索、管理、查詢以及上下載等操作，該平臺支持的功能如下：第一，統(tǒng)一電子檔案入口?；ヂ?lián)網(wǎng)云端的電子檔案入口支持掃描影像技術、條形碼掃描技術、各類格式電子數(shù)據(jù)存儲技術等，能支持對不同類型、不同媒介的檔案進行標準化打包凈化處理。統(tǒng)一的電子檔案入口能夠?qū)﹄娮訖n案實現(xiàn)統(tǒng)一格式的存儲，并形成最小粒度的文件，確保后期電子檔案的可追溯性和不可抵賴性。第二，一站式管理所有電子檔案文件，實現(xiàn)自動化智能管理。在互聯(lián)網(wǎng)的支持下，電子檔案管理采用邏輯流程化管理后，可實現(xiàn)一站式的統(tǒng)一管理，從檔案的數(shù)據(jù)采集、登記、歸檔，到檔案資料的整理、遞交、接收、保管以及轉移，甚至到后期的檔案鑒定、查閱、備份等，覆蓋了整個電子檔案的所有管理周期和各個環(huán)節(jié)的細節(jié)管理，確保每個操作都有跡可循。第三，文書檔案管理平臺提供流程管理入口。文書檔案管理平臺的開發(fā)設計要從使用者的角度出發(fā)，立足科學的邏輯依據(jù)，從產(chǎn)品化流程管理角度，實現(xiàn)流程的高效性、人性化以及可維護性。平臺使用者可以自由定制工作流程和工作路徑，流程變化時可以自定義更改流程或者增刪流程，以滿足不同業(yè)務線同時的需求，為每個業(yè)務定制操作流程，提升檔案管理效率。第四，支持新的業(yè)務加載。電子檔案管理信息平臺前期以搭建檔案管理系統(tǒng)為主，后期版本更新迭代，可以支持電子檔案規(guī)范化和加載管理的業(yè)務，比如文書檔案管理就需要支持這類功能，這樣可以實現(xiàn)多人在同一平臺對差異化類別的檔案實現(xiàn)管理，后期可以實現(xiàn)對新類別電子檔案的加載功能，確保業(yè)務操作員能夠在線使用多項工具，實現(xiàn)多類別電子檔案的上傳、管理、增刪等操作。第五，提升電子檔案的安全性與可靠性。電子檔案信息化管理平臺的底層支撐環(huán)境可以支持電子印章、數(shù)字證書等當前先進的驗證技術，確保平臺的管理員和業(yè)務操作人員上傳的電子檔案信息的安全可靠性，確保材料的不可抵賴性，保證其憑證的價值。此外電子檔案信息化管理平臺的安全保障機制能夠?qū)﹄娮訖n案文件實施統(tǒng)一封裝和保存，并對同類型業(yè)務文件的時效性、安全級別進行劃分和標識，如果管理員級別不同，查看這些文件的權限也是存在差異的。

四、結束語

總而言之，相比較傳統(tǒng)辦公室文書檔案管理而言，基于互聯(lián)網(wǎng)的電子信息化的辦公室文書檔案管理具有非常多的優(yōu)勢，政府部門、事業(yè)單位以及社會各行各業(yè)都逐漸普及了信息化文書檔案管理，它能夠有效提升文書檔案管理效率，實現(xiàn)信息共享和高效檢索，且電子文件更易保存，狀態(tài)更加穩(wěn)定，大大提升文件的安全性，最終提升辦公效率。

【參考文獻】

[1]馮靜程，李增睿.信息化背景下文書檔案管理工作初探[J].城市建設理論研究（電子版），2018（22）：196-197.

[2]焦娜.探討辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理[J].辦公室業(yè)務，2019（13）：159.

[3]孫莉.自動化辦公環(huán)境下企業(yè)文書檔案管理探討[J].辦公室業(yè)務，2016（05）：129-130.

[4]李鴻.新時期高校辦公室檔案管理工作的新特點與對策[J].辦公室業(yè)務，2016（11）：64+66.