王巖

摘 要：在機構(gòu)改革背景下，如何做好機關(guān)檔案接收與管理工作，是目前迫切需要解決和值得我們深入探討的問題。本文首先論述了機構(gòu)改革背景下機關(guān)檔案接收與管理工作的重要性及流程，然后指出了機構(gòu)改革背景下機關(guān)檔案接收與管理應(yīng)當(dāng)注意的問題，然后通過分析指出了機關(guān)檔案接收與管理工作存在的問題及原因，然后提出了解決機構(gòu)改革背景下機關(guān)檔案接收與管理問題的途徑，最后對機構(gòu)改革后機關(guān)檔案管理工作進行了展望。期待本文的研究能夠為機構(gòu)改革背景下的機關(guān)檔案工作提供可資借鑒的參考。

關(guān)鍵詞：機構(gòu)改革;機關(guān)檔案;接收;管理

自2018年機構(gòu)改革方案的提出，至2020年機構(gòu)改革工作的不斷推進，機關(guān)檔案的接收與管理始終都是一項重要的工作。這項工作與機構(gòu)改革單位的職能撤銷、調(diào)整、合并同步進行，保證了職能部門工作的連續(xù)性和思想性?；跈n案接收與管理的重要性，如何做好這項工作就成為了在機構(gòu)改革背景下迫切需要探討的問題。目前的機關(guān)檔案接收與管理中存在著一些問題，如一些單位的業(yè)務(wù)人員對檔案管理的重要性認(rèn)識不夠致使檔案收集不全面、不規(guī)范，檔案在移交過程中由于交接單填寫不完全導(dǎo)致責(zé)任不明確和檔案的錯漏丟失，檔案移交的單位不明確，不知道檔案整理完要轉(zhuǎn)交到何處，等等。對于這些現(xiàn)實存在的問題，如果不能很好地加以解決，就會造成檔案資源的破環(huán)和難以挽回的損失。

一、機構(gòu)改革背景下機關(guān)檔案接收與管理工作的重要性及流程

科學(xué)規(guī)范的檔案管理工作能夠有效地提升單位管理的效率，這是因為其既能夠為單位的領(lǐng)導(dǎo)層提供準(zhǔn)確的人員崗位調(diào)整依據(jù)，也能夠為管理人員及時了解單位的整體狀況提供幫助，為廣泛開展有益合作奠定基礎(chǔ)。檔案管理人員只有不斷地更新管理理念、創(chuàng)新管理模式，才能做好檔案管理工作，才能夠使檔案能夠真實地、全面地反映出本單位的整體情況。近三年來，國家推行的機構(gòu)改革涉及到了絕大多數(shù)的機關(guān)事業(yè)單位，撤并建是機構(gòu)改革的核心內(nèi)容，具有極強的專業(yè)性和保密性，因此在機構(gòu)改革的背景下，如何做好機關(guān)檔案的接收與管理工作顯得尤為重要。檔案接收與管理工作做得好，就能夠給日后的查考工作提供便利;反之，就將為日后的工作帶來接續(xù)困難、無據(jù)可查等困擾。機構(gòu)改革背景下機關(guān)檔案接收與管理工作的流程主要是：首先，要按照政府辦公廳印發(fā)的有關(guān)檔案工作意見，結(jié)合本市區(qū)檔案管理的實際情況，制定出詳細的機構(gòu)改革期間檔案接收管理預(yù)案。然后，對涉及改革的單位進行詳細的調(diào)查摸底，掌握各單位的業(yè)務(wù)開展情況及檔案數(shù)量、管理員等的情況，并根據(jù)這些情況制定出檔案接收計劃和時間表。最后，根據(jù)改革期間檔案接收與管理預(yù)案和調(diào)查摸底結(jié)果，有針對性地對各單位的檔案做不同的檔案移交處置。

二、機構(gòu)改革背景下機關(guān)檔案接收與管理應(yīng)當(dāng)注意的問題

第一，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)提高工作的積極主動性，主動出擊，成立檔案接收與管理工作小組，制定工作預(yù)案并對涉改單位的情況進行摸底調(diào)查，為檔案的接收與管理工作打好基礎(chǔ)。第二，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加強對涉改單位相關(guān)人員的培訓(xùn)，使他們能夠及時了解檔案局與檔案館的職責(zé)區(qū)分，并對本單位在機構(gòu)改革背景下的檔案工作職責(zé)有一個明確的認(rèn)知，從而避免因人員的變動和撤離而導(dǎo)致的檔案工作無人負(fù)責(zé)的現(xiàn)象。第三，涉改單位應(yīng)當(dāng)提高對本單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平要求，督促他們加強對檔案整理原則、標(biāo)準(zhǔn)等的識記，以及對歸檔軟件的操作熟練程度，同時還要制定相關(guān)的檔案整理與處置規(guī)定，以便有效避免檔案錯漏和丟失現(xiàn)象的發(fā)生，確保檔案向上交接工作的順利進行。第四，檔案管理部門要在檔案交接時明確規(guī)定撤銷單位或是職能轉(zhuǎn)移單位的人員應(yīng)當(dāng)如何利用原單位的檔案，以此來避免日后檔案查閱時可能會出現(xiàn)的矛盾。

三、機關(guān)檔案接收與管理工作存在的問題及原因分析

1.機關(guān)檔案收集與整理的問題。在機構(gòu)改革背景下，由于涉改單位的覆蓋范圍較大，涉及到的文件材料不僅量大，而且也較為復(fù)雜，這就使得在檔案的收集與整理過程中極易出現(xiàn)問題。另外，機構(gòu)改革主要是單位的撤銷、合并，或者是職能的變化等，這就有可能會使一些單位的檔案管理人員出現(xiàn)調(diào)離變動的情況，這樣就使得檔案工作的連續(xù)性受到影響。新接手工作的檔案管理人員由于業(yè)務(wù)不熟練，就會在檔案收集整理的過程中出現(xiàn)整理不規(guī)范的問題。一些單位的業(yè)務(wù)人員對檔案管理的重要性認(rèn)識不夠，日常不注重對業(yè)務(wù)檔案的留存，這也給檔案管理人員的歸檔工作增添了不小的麻煩。

2.機關(guān)檔案的移交和丟損問題。一是在機構(gòu)改革背景下，機關(guān)檔案的移交存在著不規(guī)范的問題。例如，移交的檔案欠缺目錄、沒有檔案交接單，以及交接單的內(nèi)容填寫不完全等。甚至有的機關(guān)檔案在移交的時候，并未按照國家有關(guān)撤并改單位檔案移交的有關(guān)規(guī)定進行。這些檔案移交過程中存在的交接內(nèi)容不完整、交接手續(xù)不嚴(yán)密和政策執(zhí)行不到位等的問題，導(dǎo)致了機關(guān)檔案移交過程中極易出現(xiàn)錯漏的現(xiàn)象。二是機關(guān)檔案存在丟損的問題。一般來說，機關(guān)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)處室所形成的歸檔材料（如文件、合同、圖片等）都是各自存放的，在機構(gòu)改革背景下，這些機關(guān)事業(yè)單位的辦公處所進行了調(diào)整和變更，這就使得在搬遷過程中極易出現(xiàn)檔案材料的丟失和損毀問題。另外，在搬遷過程中，負(fù)責(zé)材料整理的一般也并不是檔案管理人員，因此檔案材料的存放和保管就難免會出現(xiàn)問題，這也是造成機關(guān)檔案丟損的重要因素。

3.機關(guān)檔案的處置問題。首先，部分機關(guān)事業(yè)單位由于在機構(gòu)改革之前準(zhǔn)備并不充分，欠缺對檔案整理相關(guān)法規(guī)和條例的了解，也未能及時地得到檔案行政管理部門的培訓(xùn)和指導(dǎo)，就使得在檔案整理和移交過程中出現(xiàn)歸檔不規(guī)范、接管部門不明確和移交材料不正確等的問題。其次，一些單位由于合并成了新單位，檔案管理人員對原檔案單位的業(yè)務(wù)并不熟悉，對原檔案單位的檔案不敢進行處理，使得那一部分檔案依然處于原有的狀態(tài)并沒有更新。最后，在機構(gòu)改革背景下，一些機構(gòu)按照職能進行了重新的劃分，這就導(dǎo)致了原來隸屬于同一個卷宗內(nèi)的檔案出現(xiàn)分離的情況，尤其是一些因職能合并而形成的職能單位往往會出現(xiàn)將相關(guān)的職能檔案進行移交的錯誤做法，以及撤并單位對還未辦理完畢的文件材料存有“不知如何歸檔”“該由誰來歸檔”的疑問。

四、解決機構(gòu)改革背景下機關(guān)檔案接收與管理問題的途徑

1.政府相關(guān)部門要加強對機關(guān)檔案接收與管理工作的重視。首先，要加強政府相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)對機關(guān)檔案接收與管理工作的重視，只有解決了主抓領(lǐng)導(dǎo)意識觀念上的重視度不足的問題，才能夠使檔案的接收與管理工作不會出現(xiàn)亂作為、缺位等的現(xiàn)象。在具體的機構(gòu)改革過程中，市內(nèi)各區(qū)縣有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)在工作會議上強調(diào)檔案整理工作的重要性，并對區(qū)縣范圍內(nèi)的涉改單位提出責(zé)任擔(dān)當(dāng)?shù)囊螅箼n案能夠得到妥善的處置，檔案的接收和管理工作能夠最終順利完成。其次，政府相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)當(dāng)要求涉改單位建立健全檔案接收與管理工作的領(lǐng)導(dǎo)機制，建立單位檔案處置工作小組，同時要求涉及到并改的單位建立健全單位的檔案管理工作制度，安排專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，切實推進檔案管理工作的規(guī)范化、制度化進程。最后，在機構(gòu)改革背景下，區(qū)縣檔案局、檔案管的主要領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)當(dāng)根據(jù)區(qū)縣檔案工作會議的指示，及時地與區(qū)縣機構(gòu)編制委員會辦公室聯(lián)系，提前掌握本區(qū)縣內(nèi)涉改單位的職能變動情況并有針對性地做好相應(yīng)的檔案處置計劃和時間安排，避免出現(xiàn)檔案無人管理的情況出現(xiàn)。

2.檔案行政管理部門要加強對涉改單位檔案管理人員的培訓(xùn)。第一，對于檔案行政管理部門來說，在機構(gòu)改革的過程中介入涉改單位的檔案接收與管理工作中去，加強對涉改單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，是非常重要的舉措，這不僅是檔案行政管理部門體現(xiàn)自身價值的機會，也是做好機關(guān)檔案接收與管理工作的基礎(chǔ)。第二，檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)使涉改單位的檔案管理人員明確地知道檔案局和檔案館各自的職責(zé)范圍，檔案局對機關(guān)檔案接收與管理工作進行全程的督導(dǎo)和協(xié)調(diào)檔案處理歸屬爭議等事宜，而檔案館則是為接收檔案資料進館做準(zhǔn)備，采取各項措施預(yù)防檔案遺漏失問題的出現(xiàn)。第三，要通過對涉改單位檔案管理人員的培訓(xùn)解決他們因業(yè)務(wù)部不熟練而影響工作進度的問題，具體實施過程中，可以由檔案局或是檔案館派人在預(yù)定的地點采取全員培訓(xùn)的方式，專門講解檔案收集、歸檔與管理等要求，且在做好保密工作的前提下，借用微信群或是QQ群等基于互聯(lián)網(wǎng)的實時溝通工具進行群內(nèi)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和答疑。

3.涉改單位要依據(jù)檔案政策法規(guī)制定本單位檔案處置方案。首先，涉改單位的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)熟悉并掌握國家檔案政策法規(guī)中有關(guān)撤并單位檔案管理的相關(guān)規(guī)定，并且在機構(gòu)改革過程中嚴(yán)格執(zhí)行政府有關(guān)部門下發(fā)的檔案接收管理制度，始終堅持依循法律、合乎規(guī)范。其次，涉改單位還需要成立檔案接收管理工作小組，對由本單位檔案管理人員擬定的針對本單位情況的檔案處置方案進行認(rèn)真的審議，通過后嚴(yán)格監(jiān)督實行。需要注意的問題主要有五點：一是這個檔案處置方案要基于國家檔案法規(guī)和政府發(fā)布的檔案接收管理制度，針對單位自身的實際職能側(cè)重情況細化工作的流程、方法步驟和解決措施等，保證責(zé)任落實到位。二是根據(jù)機構(gòu)的撤并情況明確區(qū)分本單位已形成檔案和將形成檔案的歸屬方向和處置方式，如果實在區(qū)分有困難，必須及時上報上級單位妥善進行處理。三是并改單位要建立起本單位的檔案管理制度，明確對檔案接收與管理工作的基本要求，并且安排專職檔案管理人員和專門的檔案管理室，對接收到的檔案進行妥善的整理、歸檔和調(diào)用。四是嚴(yán)格遵守檔案行政管理部門制定的檔案接收與管理流程時間表，在規(guī)定的時間期限內(nèi)登記備案和上報審批，同時也要制定一個應(yīng)急預(yù)案，遇到緊急突發(fā)狀況無法按時完成的時候，根據(jù)預(yù)案的處理方式和流程有條不紊進行，盡量將損失降到可控范圍內(nèi)。五是涉改單位在交接檔案的過程中需要明確規(guī)定檔案的密級，以便職能轉(zhuǎn)移的科室和職員能夠方便有效地查閱和利用原崗位形成的檔案。

4.涉改單位要明確檔案接收與管理的基本原則并完善交接手續(xù)。首先，涉改單位要加強本單位檔案材料的交接登記工作，一是要制定出文件材料的形成者和整理者之間進行交接的《交接登記表1》，附檔案材料明細，由交接雙方簽字確認(rèn);二是要制定檔案整理者與單位檔案管理部門之間進行交接的《交接登記表2》，附檔案材料明細，由交接雙方簽字確認(rèn);三是要根據(jù)《機關(guān)檔案工作條例》的有關(guān)規(guī)定，做出本單位的撤并改等相關(guān)檔案的處置工作方案，無論是移交檔案館的檔案，還是移交其他接收單位的檔案，都要按規(guī)定填寫《交接登記表3》，附檔案材料明細，由交接雙方簽字確認(rèn)。其次，涉改單位要制定出內(nèi)容全面、切實可行的《檔案管理與處置工作方案》，對檔案管理人員安排、檔案管理人員職責(zé)、檔案收集整理要求、檔案交接程序、檔案調(diào)閱權(quán)限、檔案交接時間等進行明確的表述。該《檔案管理與處置工作方案》經(jīng)由涉改單位檔案工作小組審核通過后，為更加有效地保障檔案工作的順暢進行，還需要送交區(qū)縣的檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)科進行審核，經(jīng)審核通過后方可進行具體的操作。最后，涉改單位如果未完成檔案的收集整理與移交工作，那么相關(guān)的檔案管理人員是不能夠提前撤離的，并且任何檔案形成部門人員或者是檔案整理部門人員都不能夠擅自帶走或留存檔案。

五、機構(gòu)改革后機關(guān)檔案管理工作展望

在實行機構(gòu)改革重組后，各機關(guān)事業(yè)單位普遍會或多或少地接收到一些與主營業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案，這在業(yè)務(wù)工作上雖然具有一定的承繼性，但由于合并改使得工作的環(huán)境和職能發(fā)生了一些變化，所以檔案管理工作后續(xù)仍然要進行一系列的協(xié)調(diào)和創(chuàng)新。第一，涉改單位在檔案行政管理部門的指導(dǎo)下要成立日常檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，最大程度上維護檔案管理人員的穩(wěn)定性，以確保檔案管理工作的延續(xù)性。第二，涉改單位要根據(jù)自身職能的調(diào)整變化相應(yīng)地做出檔案管理制度的調(diào)整，在措施和制度上確保檔案管理工作的順利運轉(zhuǎn)。第三，涉改單位主要領(lǐng)導(dǎo)還是要在日常工作會議上強調(diào)檔案管理的重要性，使單位的檔案形成人員、檔案整理人員和檔案管理人員都能夠?qū)β氊?zé)范圍內(nèi)的檔案材料進行規(guī)范性的收集、整理和保管。第四，有條件的單位應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的檔案保管室，對室內(nèi)的溫濕度進行調(diào)控，還需要加強軟硬件設(shè)施建設(shè)。第五，涉改單位的檔案管理工作要不斷創(chuàng)新思路，一是在工作理念上進行創(chuàng)新，充分發(fā)揮出檔案資源的資本價值;二是要挖掘新的檔案資源，在原有檔案資源的基礎(chǔ)上拓展檔案存儲的維度;三是要不斷提升檔案管理工作的信息化水平，逐步實現(xiàn)源頭文件的電子檔案化，提高檔案資源的管理、查閱與利用效率。第六，檔案管理部門要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務(wù)模式，由被動的服務(wù)變?yōu)橹鲃拥姆?wù)，主動地進行檔案資源的宣傳利用。第七，檔案管理部門還需要將原有單一的紙面查閱服務(wù)，轉(zhuǎn)化為可以利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)全方位進行信息查閱的服務(wù)，要大力推動基于互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)、大數(shù)據(jù)和云存儲等技術(shù)的新型服務(wù)項目，徹底推動機關(guān)檔案工作的發(fā)展。

六、結(jié)語

在機構(gòu)改革背景下，機關(guān)檔案接收與管理存在著一些問題。為了確保檔案在整理和轉(zhuǎn)移過程中的完整性和規(guī)范性，順利實現(xiàn)檔案接收與管理工作，可以從加強政府相關(guān)部門對機關(guān)檔案接收與管理工作的重視、加強檔案行政管理部門對涉改單位檔案管理人員的培訓(xùn)、涉改單位要依據(jù)檔案政策法規(guī)制定本單位檔案處置方案、涉改單位要明確檔案接收與管理的基本原則并完善交接手續(xù)這四個方面入手解決。機構(gòu)改革重組后，機關(guān)檔案管理工作將會在服務(wù)理念、方式和內(nèi)容上發(fā)生極大的改變，網(wǎng)絡(luò)信息化等技術(shù)的應(yīng)用將會推動機關(guān)檔案工作的進一步發(fā)展。

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（作者單位：青島市李滄區(qū)政府辦公室）