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        大型企業(yè)檔案管理存在的問題及應(yīng)對策略

        2020-07-14 02:36:08孫惠媛
        辦公室業(yè)務(wù)·上半月 2020年6期
        關(guān)鍵詞:大型企業(yè)應(yīng)對策略檔案管理

        孫惠媛

        【摘要】隨著社會的發(fā)展和科技的進步,大型企業(yè)在發(fā)展壯大過程中越來越意識到檔案管理對于促進企業(yè)快速發(fā)展的積極作用,也開始逐步重視企業(yè)檔案管理工作。但目前大型企業(yè)在檔案管理過程中普遍存在一些這樣或那樣的問題,亟須不斷改進和完善。基于此,本文在闡述大型企業(yè)檔案管理特殊性的基礎(chǔ)上,分析了目前大型企業(yè)在檔案管理中存在的一些問題,并提出了幾條有效應(yīng)對策略,希望能為提升我國大型企業(yè)檔案管理工作水平提供一些有益的參考和借鑒。

        【關(guān)鍵詞】大型企業(yè);檔案管理;應(yīng)對策略

        企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料。企業(yè)檔案是企業(yè)的知識資產(chǎn)和信息資源,對促進企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展、科學(xué)決策具有非常重要的參考價值。目前,我國一些大型企業(yè)在檔案管理中存在一些問題,嚴重影響和制約了企業(yè)的健康發(fā)展,因此全面做好大型企業(yè)檔案管理工作刻不容緩。

        一、大型企業(yè)檔案管理的特殊性

        一是檔案管理手段具有多元性。大型企業(yè)規(guī)模大、部門多,各職能部門都會結(jié)合各自具體情況,采取不同的檔案管理方式和方法。對于不同行業(yè)、不同區(qū)域的部門,企業(yè)檔案管理部門無法直接采取上下級管理的方式統(tǒng)領(lǐng)檔案管理工作,還需借助經(jīng)濟手段、法律手段、行政手段等多種手段強化檔案管理工作。二是內(nèi)部檔案工作具有不平衡性。企業(yè)各部門的管理水平參差不齊,導(dǎo)致檔案工作水平也不平衡。有的部門基礎(chǔ)好、體制健全,檔案管理水平高;有的部門人員少、條件差,檔案管理水平低。因此,大型企業(yè)檔案管理工作存在很大的不平衡性。

        二、大型企業(yè)檔案管理存在的問題

        (一)檔案管理系統(tǒng)復(fù)雜。大型企業(yè)通常具有跨行業(yè)、跨地區(qū)、跨部門的特征,其內(nèi)部機構(gòu)龐大,部門設(shè)置繁多,經(jīng)營范圍廣泛,由此決定了大型企業(yè)的檔案材料繁雜,內(nèi)容涉及面廣,與之相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)也十分復(fù)雜。大型企業(yè)在促進國民經(jīng)濟發(fā)展的過程中,各個部門都發(fā)揮了非常重要的作用,要想使各職能部門都有條不紊地開展工作,必須建立完善的管理制度進行規(guī)范化管理,對于企業(yè)檔案管理工作而言亦如此。由于檔案管理系統(tǒng)的復(fù)雜性,大型企業(yè)的檔案管理工作很容易陷入混亂之中,只有建立健全各項檔案管理制度,明確檔案管理各個環(huán)節(jié)的具體要求,開展分類管理,才可有效提高檔案管理工作水平。

        (二)企業(yè)人員流動性強。大型企業(yè)在改制過程中經(jīng)常會裁撤一些機構(gòu),導(dǎo)致部分員工被裁減,同時為促進企業(yè)快速發(fā)展,還需要引進一些新的技術(shù)型專業(yè)人才,這些都會加速企業(yè)的員工流動,而員工的頻繁流動直接增加了檔案管理工作的難度,主要表現(xiàn)在兩個方面:一是企業(yè)檔案管理培訓(xùn)工作面臨重大挑戰(zhàn)。檔案管理人員的流動過于頻繁,導(dǎo)致培訓(xùn)的頻率不能跟上人員的流動速度。二是由于人員流動性太強,導(dǎo)致企業(yè)檔案管理質(zhì)量無法得到保障。企業(yè)檔案管理人員由于工作量大、任務(wù)重、崗位調(diào)整頻繁,不能專心從事檔案管理工作,因此出現(xiàn)了檔案資料整理不及時、移交手續(xù)不完善等情況,對企業(yè)檔案管理工作造成了不利影響。

        (三)信息技術(shù)造成的挑戰(zhàn)。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,現(xiàn)代信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用到了社會生活的各個領(lǐng)域,大大提升了各行各業(yè)的工作效率,促進了生產(chǎn)力水平的提高。在大型企業(yè)檔案管理工作中,檔案類型繁雜、檔案數(shù)量眾多,為確保企業(yè)檔案管理工作順利開展,也應(yīng)引入現(xiàn)代信息技術(shù),以不斷提升企業(yè)檔案管理效率,減輕檔案管理人員的工作壓力,確保檔案管理工作質(zhì)量。但是在檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)需要檔案管理人員掌握一定的信息技術(shù)操作技能,而目前大型企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊,很多檔案管理人員無法勝任信息化的檔案管理工作,嚴重影響了信息技術(shù)在檔案管理工作中的推廣和應(yīng)用。

        三、大型企業(yè)檔案管理的應(yīng)對策略

        (一)完善檔案管理制度。檔案管理工作具有促進員工合理配置、強化人才隊伍建設(shè)、服務(wù)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展等作用,所以大型企業(yè)一定要高度重視檔案管理工作,不斷完善檔案管理各項規(guī)章制度,有效規(guī)范檔案管理工作,推動檔案管理工作的合理化、科學(xué)化、標準化發(fā)展。企業(yè)檔案管理制度要明確規(guī)定檔案管理各環(huán)節(jié)的具體要求,增強制度的可操作性和實效性。例如:在檔案收集環(huán)節(jié),要重點明確檔案收集內(nèi)容是否完整,收集材料的質(zhì)量達標與否;在檔案鑒別環(huán)節(jié),要明確對檔案資料的鑒別必須做到規(guī)范、嚴格;在檔案歸檔環(huán)節(jié),要明確材料的管理要得當(dāng),分類要準確,更新要及時等。另外,還應(yīng)通過檔案管理制度明確檔案管理人員的職責(zé)和義務(wù),增強檔案管理人員的責(zé)任意識和服務(wù)意識,以促進檔案管理工作水平的不斷提升。

        (二)控制好“人”的因素。首先,檔案工作人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和服務(wù)意識,例如,忠于歷史,維護歷史的真實面貌;忠實守信,不為功利所動;保守機密,守口如瓶;甘于寂寞,不圖浮華,同時還要擔(dān)負起服務(wù)的職責(zé),充分發(fā)揮檔案信息作用,積極為檔案利用者服好務(wù)。其次,提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在檔案管理過程中,人是管理之本,人的知識、思想、心理對檔案管理活動具有直接的影響,決定著檔案管理的成敗優(yōu)劣。所以,要高度重視培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)知識和事業(yè)心,提升他們的綜合素質(zhì),以有效提高檔案管理的質(zhì)量和效益。檔案管理人員的素質(zhì)還對檔案信息開發(fā)的廣度和深度起到了決定性作用。要想充分挖掘檔案資源,實現(xiàn)檔案價值,必須提升檔案管理人員的工作水平,使他們具備現(xiàn)代服務(wù)意識和超前意識,能系統(tǒng)地、深層次地挖掘檔案信息資源,更好地為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展服務(wù)。

        (三)做好檔案立卷工作。企業(yè)文件立卷,是指將企業(yè)文件系統(tǒng)整理、組成案卷并進行排序的過程,實質(zhì)上是一項把零散、無序的文件進行有序化組織的工作。在實際工作中,企業(yè)文件的立卷是企業(yè)文件系統(tǒng)化的開始,企業(yè)應(yīng)先自上而下制定企業(yè)檔案分類方案,形成企業(yè)檔案(及文件)的大類和屬類。各職能部門對照分類方案,分析得出本部門形成文件的種類,在此基礎(chǔ)上,選擇合理的方法,把零散的文件組成保管的最小單位——案卷,然后將案卷移交給檔案部門,由檔案部門對這些案卷進行類目的劃分和排列。

        (四)加強信息技術(shù)的應(yīng)用。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展,現(xiàn)代信息技術(shù)被越來越廣泛地應(yīng)用到社會生活的方方面面,極大地促進了各項事業(yè)的迅速發(fā)展。大型企業(yè)檔案管理工作也應(yīng)順應(yīng)時代要求,積極引入現(xiàn)代信息技術(shù),通過信息技術(shù)提升檔案管理工作效率,將檔案管理人員從繁重的檔案管理模式中解放出來,不斷提高檔案管理工作質(zhì)量。例如:可在大型企業(yè)內(nèi)部建立檔案管理信息平臺,通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、軟件技術(shù)將各職能部門連接入網(wǎng),有關(guān)檔案資料可直接通過平臺形成電子文檔或電子檔案,并自動輸送至檔案管理部門,檔案管理部門也可利用信息平臺將一些常用的圖片資料、數(shù)據(jù)資料制作成電子檔案,使得各部門可通過信息技術(shù)平臺進行檔案資料的查詢、利用,達到資源共享的目的,提高檔案資料利用效率。

        四、結(jié)語

        總而言之,大型企業(yè)檔案管理工作具有自身的特殊性,因此,大型企業(yè)可以結(jié)合自身實際,采取完善檔案管理制度、控制好“人”的因素、做好檔案立卷工作、加強信息技術(shù)應(yīng)用等多項有效策略,有效破解檔案管理工作中存在的問題,不斷提升大型企業(yè)檔案管理工作水平,更好地發(fā)揮檔案管理工作的價值。

        【參考文獻】

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