石述科

【摘要】隨著信息時代的來臨和發(fā)展，可能導致檔案信息安全受到威脅的各類因素不斷增多，使得各類檔案信息泄露、篡改等問題出現(xiàn)的頻率顯著提升，對社會乃至國家的發(fā)展造成了不利影響。本文主要圍繞信息時代的檔案管理工作創(chuàng)新展開探討，其中針對創(chuàng)新的必要性及有效策略也進行了分析，以期為更好地維護檔案信息安全、提升檔案管理水平作出貢獻。

【關鍵詞】信息時代;檔案管理工作;創(chuàng)新策略

檔案信息的作用十分重要，不論是就國家、企業(yè)，還是個人而言，均會將較為關鍵的信息存儲于檔案之內。而信息的保密工作在任何一個國家占據(jù)的地位都較高，信息泄露導致的各種問題帶來的后果不堪設想，嚴重時可能會導致個人、企業(yè)甚至國家的安全受到威脅，基于此，信息時代開展高質量的檔案管理工作創(chuàng)新是必要的。

一、信息時代檔案管理工作概述

檔案管理和信息化之間存在的關聯(lián)性較為密切，所以，基于信息時代開展各環(huán)節(jié)檔案管理工作的過程中，需要充分發(fā)揮信息采集、存儲以及管理工作的實效性。照以往比開展的檔案管理工作來講，信息時代的檔案管理工作改變了傳統(tǒng)單純依靠人力開展相關工作的模式，強調利用信息技術、計算機等進行檔案管理，可達到有效促進整體工作效率提升的目的。

（一）概念。檔案管理信息化具體指的是，基于檔案管理機構的設計和要求，將現(xiàn)代化的信息技術及計算機技術應用并滲透到檔案管理的各個環(huán)節(jié)中，進而達到促進檔案管理實效性及合理性提升目的的一種方式。檔案管理信息化建設，從本質層面上而言，即為傳統(tǒng)檔案管理向現(xiàn)代化、數(shù)字化檔案管理發(fā)展的過程。

（二）特點。第一，檔案信息化管理的過程中，需要依照的法律規(guī)定及相關政策等均為行政部門制定。第二，最常用的管理形式為電子檔案以及電子文件，同時，也是政府、企業(yè)及相關結構推動檔案管理信息化發(fā)展的關鍵手段及突出特點。第三，可促使信息資源的作用有效發(fā)揮出來，加快檔案管理規(guī)范化、網絡化、數(shù)字化的實現(xiàn)速度，有助于優(yōu)化檔案服務及管理整體水平。

二、信息時代檔案管理工作創(chuàng)新策略的相關分析

（一）創(chuàng)新必要性分析。時代不斷發(fā)展，社會不斷進步，人們對于創(chuàng)新的重要性有了越來越明確的認識，也開始重視如何采取有效手段開展創(chuàng)新。針對信息時代的檔案管理工作創(chuàng)新來講，基于檔案信息自身的重要性及特殊性使然，對其開展有效的管理本身具有較大難度，加之傳統(tǒng)紙質檔案管理工作量大、流程較為煩瑣等，針對加以有效創(chuàng)新，積極推動檔案管理工作數(shù)字化、自動化發(fā)展進程，提高檔案管理、使用人員查閱和調取檔案的效率，不僅有助于節(jié)省雙方時間，且可解決傳統(tǒng)檔案管理工作的滯后性問題，有助于促進檔案管理工作整體水平的提升。

（二）創(chuàng)新內容。1.管理隊伍。信息化背景下，人才是各項科學研究及生產活動開展的基本要素，因此，檔案部門應重視強化檔案管理人才隊伍業(yè)務能力、提升綜合素質質量，經由多種有效且針對性較高的教育手段以及多元化的培訓模式，優(yōu)化人才職業(yè)素養(yǎng)及信息化技術掌握能力，有助于提升其整體工作水平。2.標準規(guī)范。信息時代，推動檔案管理創(chuàng)新進程的基礎性手段即為開展有效的標準規(guī)范建設操作，相關檔案管理部門應重視結合自身現(xiàn)實發(fā)展情況及根本需求，基于國家及有關部門制定的規(guī)范及要求等，在確保自身發(fā)展質量的同時，積極推動檔案資源共享的實現(xiàn)進程，為社會發(fā)展貢獻更多的力量。3.信息資源。為了充分發(fā)揮檔案資源的應用優(yōu)勢及重要價值，積極推動檔案信息資源平臺建設進程，結合我國基本國情有針對性地開展公共檔案資源庫以及數(shù)字檔案館等的建設，加快檔案資源共享的實現(xiàn)速度。4.基礎設施。推動檔案管理創(chuàng)新進程的有效措施和基本條件為開展高質量的基礎設施建設操作，其同時也是推動檔案信息化建設進程的重要基礎。基于信息時代背景下，為了確保各環(huán)節(jié)信息化平臺建設操作均發(fā)揮出較高實效性，有關部門需要根據(jù)國家規(guī)定標準及要求進行相關各環(huán)節(jié)基礎設施建設操作，有助于確保檔案資源共享的有效性和科學性。

（三）創(chuàng)新方式。1.創(chuàng)新思想及觀念。信息時代，想要開展高效的檔案管理工作創(chuàng)新操作具有一定難度，且無法在短時間內看見成效，需要優(yōu)化思想觀念，提升思想的先進性、現(xiàn)代化程度，有助于更好地確保各環(huán)節(jié)創(chuàng)新工作的順利開展。反之，基于創(chuàng)新理念、創(chuàng)新方法等缺乏的影響，所開展的創(chuàng)新操作勢必會出現(xiàn)空洞、形式化等問題，無法獲得預期成效?；诖?，創(chuàng)新思想觀念是檔案管理創(chuàng)新的首要前提，具體做法為：首先，檔案管理相關的領導層人員需要樹立起優(yōu)良、現(xiàn)代化的創(chuàng)新理念及意識，并可以做到以長遠眼光看待檔案管理工作及相關創(chuàng)新操作，促使檔案管理各環(huán)節(jié)工作的開展可以做到不受現(xiàn)有環(huán)境影響，促使各類現(xiàn)代化、先進的信息及計算機技術等能夠和檔案管理工作有效的融合在一起，促使各環(huán)節(jié)管理工作可以依靠科技的力量開展更高效的創(chuàng)新。同時，相關領導層人員基于優(yōu)良、現(xiàn)代化的創(chuàng)新意識，也能夠對檔案管理人員進行更好的幫助和指導，促使各工作人員可以摒棄陳舊觀念，重視積極創(chuàng)新，更好的投入到自身工作及其創(chuàng)新進程中，為推動檔案管理工作的創(chuàng)新貢獻出自身力量，基于創(chuàng)新性的思想觀念提升創(chuàng)新效果。2.創(chuàng)新檔案管理模式。針對檔案管理工作開展創(chuàng)新操作的主要目的是為優(yōu)化人們檔案服務體驗，提高其檔案使用便捷性。結合相關經驗，可以得知，現(xiàn)階段實際開展檔案管理工作的過程中，各項服務功能對工作實效性的影響十分重要。日常生活中，大部分人存在檔案調取和查閱的需求，但基于紙質化檔案內容較為煩瑣、數(shù)量較多、管理難度較高等因素的影響，想要做到在較短的時間內準確的查找或者調取某一份檔案具有困難，倘若檔案的排序和擺放未做到有效遵循相關標準，那么想要開展上述操作堪比大海撈針。基于此，推動檔案管理創(chuàng)新，探尋出多種高質、高效的檔案管理創(chuàng)新手段已經急不可待。（1）優(yōu)化檔案采集，實現(xiàn)電子文化自動化傳輸。就檔案來講，最關鍵的作用即為供人使用及查閱。基于此，確保檔案信息的準確性十分重要。實際開展檔案管理創(chuàng)新的過程中，首先需要考量的便為對各種相關的檔案信息開展高質量、系統(tǒng)化的整合操作，并確保定期核對操作的有效性，避免檔案誤用以及錯誤檔案信息外傳等問題出現(xiàn)。其次，待相關收集工作完成以后便需要進行檔案的傳輸，傳統(tǒng)檔案傳輸模式為單機上傳，不僅需要調檔，還要利用硬盤進行數(shù)據(jù)的拷貝操作，具體更新過程中，由于針對檔案開展的管理工作需要發(fā)揮出相應的服務職能，因此需要重視推動檔案的共享進程，變更傳統(tǒng)單機模式。具體而言，相關人員需要積極利用各類信息及計算機技術的優(yōu)勢，通過和技術人員合作的方式，共同創(chuàng)建出一套可以發(fā)揮自動化傳輸功能的電子文件工作系統(tǒng)，如此一來，不僅可以確保各類檔案的傳輸具備較高的及時性和完整性，同時，具有訪問權限的人員還可以通過瀏覽網頁的方式獲知相關的檔案信息，無須再利用硬盤開展繁瑣的信息拷貝工作，對于優(yōu)化檔案服務體驗具有積極影響。（2）發(fā)揮網絡服務實效性?，F(xiàn)階段，人們對于新聞、即時信息等的關注程度較高，越來越多的人不愿意在過時消息上花費太多時間，換而言之，人們對時效性信息的依賴程度越來越高。但現(xiàn)階段多數(shù)檔案管理機構應用的模式需要人們親力親為，親自去到相應地點開展檔案信息的查詢和調取操作，不僅會花費較多時間，且流程多較為繁瑣，有悖于信息時代人們對于檔案服務的基本需求，再加之對檔案管理來講，有效發(fā)揮相應服務職能至關重要，因此，創(chuàng)新檔案的應用模式十分重要。具體而言，可在各相關區(qū)域的檔案管理部門中分別創(chuàng)立單獨的數(shù)字檔案庫，并將該區(qū)域的檔案信息單獨納入相應檔案庫中，或者通過創(chuàng)建獨立檔案網站或者電子信箱服務站的方式實現(xiàn)對該區(qū)域檔案的存儲，如此一來，人們通過網絡便可以實現(xiàn)足不出戶獲取相關檔案信息的目的。此外，創(chuàng)建完善的檔案數(shù)據(jù)庫也十分重要，并需要確保其公開性、架構感及體系性，重視強化和社會群眾的聯(lián)系，可通過創(chuàng)建微信、微博公眾號的方式，將值得關注的關鍵內容及時發(fā)布至公眾號中，供人們查閱。3.創(chuàng)新檔案管理服務領域?；诙喾N因素的影響，真正實現(xiàn)到檔案部門開展檔案查詢的人較少，且時間不固定，這導致檔案部門費盡心力創(chuàng)設的檔案系統(tǒng)得不到有效利用，進而造成了資源大量浪費的問題。針對這種情況，通過有效創(chuàng)新檔案管理工作的方式，吸引群眾視線，促使檔案的價值實現(xiàn)，更為深入的挖掘和發(fā)揮十分必要。簡單來講，基于信息時代，對檔案管理工作開展創(chuàng)新操作的過程中，應重視創(chuàng)新檔案服務領域?，F(xiàn)階段檔案使用頻率最高的是政府，因此檔案管理人員應重視將目光放置在普通群眾和企業(yè)身上，有針對性的擴增自身服務范圍。現(xiàn)今大眾對于檔案信息的印象為枯燥、無趣，針對此類現(xiàn)狀，檔案管理人員需要改變社會大眾對檔案的傳統(tǒng)認知，具體可通過對檔案信息開展細化選擇，再利用一些趣味性的形式、搭配一些符合大眾興趣的圖片、文字等進行加工，更新檔案信息在人們心中的印象，為檔案信息樹立起有趣、豐富的標簽，有助于激發(fā)人們查詢檔案的興趣。同時，在信息時代背景下，創(chuàng)新檔案管理工作的過程中也應注重開展高質量的群眾會員擴張操作，不僅有助于培養(yǎng)出固定的檔案咨詢群體，通過其開展的檔案知識宣傳相關操作，檔案管理工作的實效性及價值也可以更為充分地發(fā)揮出來。

三、結語

綜上所述，檔案對于國家、社會乃至個人來講均十分重要，其存在不可替代性?；谛畔r代，各種新型科學技術不斷涌現(xiàn)和發(fā)展，各行業(yè)的發(fā)展速度均有效提升，并逐漸趨于現(xiàn)代化及網絡化發(fā)展，檔案管理工作也需要跟隨時代發(fā)展潮流，重視和各類信息、計算機技術有效融合，有效發(fā)揮檔案管理創(chuàng)新實效性，對提升我國檔案管理工作整體水平存在積極影響。

【參考文獻】

[1]劉海英.水利水電勘測設計檔案管理難點與對策探析[J].辦公室業(yè)務，2019（22）：147+149.

[2]王艷萍.淺析如何推進事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化及標準化[J].商訊，2019（32）：141-142.

[3]劉曉芳，劉樂坤.管理理念視角下創(chuàng)新高校圖書館檔案管理模式探討[J].辦公室業(yè)務，2019（20）：148+169.

[4]許高杰，劉杜鸝.基于用戶體驗服務的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)開發(fā)與實踐[J].檔案天地，2019（10）：35-38.