田 甜

（無錫科技職業(yè)學院,江蘇無錫 214000）

高校檔案管理關系到校園發(fā)展，高校檔案主要是知高校在教育工作中產生的信息數據、文檔資料。檔案管理則是為了能夠面向全校師生提供有效的信息查詢幫助和歸檔工作，以便于對檔案進行規(guī)律化、系統(tǒng)化的保管。在這一過程中就產生了信息歸檔、信息整理、信息查詢，信息輸出等相關步驟[1]。傳統(tǒng)的高校檔案管理工作是以人工方式進行手動歸檔，檔案管理人員會定期進行檔案資料的整理，以便于能夠用最短的時間內幫助學校師生查詢相關信息。隨著信息化技術縱深應用，高校信息檔案已經從紙質化檔案朝著數字信息化檔案推動，以電子檔案錄入存檔的方式來保存相關檔案信息是目前高校采用的主要方式[2]。但是，在信息化檔案儲存工作推動中由于需要每個環(huán)節(jié)實現(xiàn)信息化管控，數據化推動，智能化分析，所以對檔案管理人員信息化技術要求逐漸加大，對高校信息設備的采用和信息檔案辦公軟件的應用要求逐漸擴大，導致了諸多學校并沒有完全采用無紙化、電子存檔。高校檔案管理工作在計算機網絡信息技術的推動中存在阻滯，本文依托于目前現(xiàn)狀，對計算機網絡信息化在高校檔案管理中的應用進行探究。

一、目前高校檔案管理現(xiàn)狀分析

當前無紙化、信息化辦公已經成為社會主流辦公模式，一方面因為在信息技術背后所蘊藏的是大數據時代的到來，高校檔案管理工作采用計算機網絡信息技術推動能夠真正擴大檔案儲存空間，不局限于紙質版文字和圖片等信息，還能夠針對具體的圖標，視頻等重要內容進行有效保存[3]。可以說隨著校園各項活動、師生之間產生的教學互動，未來高校檔案不僅局限于文字和圖表、圖片更可以延伸到視頻等諸多內容上去。高校在建設后隨之成立檔案管理室或者是檔案館，泳衣轉內為校園信息系統(tǒng)儲存和便于師生檢索。但是，在信息化技術不斷應用的過程中我們發(fā)現(xiàn)國內諸多高校的檔案信息儲存和管理工作仍然沒有采用無紙化、電子信息技術來驅動，目前現(xiàn)狀主要有以下幾種情況：

1.手動記錄和電子記錄相互交叉

國內諸多高校在計算機網絡信息技術的推動中已經了解到電子檔案的優(yōu)勢。尤其是在最近幾年學生和教師都采用電子檔案卡以及學籍卡等形式，可以說是全國聯(lián)網采用線上信息錄入和互動。所以，在教師和學生的檔案管理方面高校檔案室已經逐步采用信息化歸檔的形式，以便于師生在特定時候可以隨時提檔和歸檔。但是，在其他信息檔案保存工作中仍然采用手動錄入的形式進行記錄[4]。比如在校園活動檔案方面仍然需要教師采用匯報文本儲存的形式進行提報。在各項校園制度措施已經校園重要會議內容方面也都是采用手工錄入檔案。這對于高校檔案管理工作產生了極大的不便。

2.檔案信息化錄入設備較為落后

從國內高校檔案館工作部署情況來看，檔案信息設備和管理設施較為落后。高校檔案信息化錄入不同于現(xiàn)有檔案儲存規(guī)定，還需要將過去校園檔案進行信息化錄入，尤其是對于一些校園的文案和重要文獻資料，需要采用辦公自動化技術和電子信息設備進行儲存歸檔，但是從現(xiàn)階段發(fā)展情況來看很多高校在設備采買上并沒有進一步落實，尤其是在設備的應用方面還是只采用計算機進行簡單的文檔儲存錄入。并沒有以用高拍儀、掃描儀等重要的方式進行分類歸檔?？梢哉f高校目前的電子設施較為落后無法跟上電子化檔案存檔管控的需要。

3.無紙化辦公校內宣傳落實不好

無紙化辦公在最近幾年已經逐漸被各大企業(yè)所認可，在政府、企事業(yè)單位內部也逐漸推動無紙化辦公。原因在于，無紙化辦公可以縮減諸多辦公所產生的成本，高校檔案管理也是如此。無紙化電子檔案的儲存可以很大程度上節(jié)省校園辦公過程中產生的耗費。但是，從目前高校存檔情況來看，無紙化辦公在校園宣傳落實的并不夠好。尤其是一些基礎設施和設備的應用管控需要進行重點宣傳，針對電子存檔的方式和格式要求需要進行監(jiān)督和管控。在目前高校工作中這一部分處于空白，所以計算機網絡技術在高校檔案管理工作融入還存在卡頓。

4.信息化檔案軟件應用度不夠好

計算機網絡技術在高校檔案管理中應用需要信息化軟件的融入。以軟件作為檔案保存、更名、查詢、輸送等，較為便捷[5]。但是由于信息化軟件需要專業(yè)人員的操作，高校配備的檔案工作老師一般是因為一些特殊原因，比如身體無法授課，家庭等原因才進入到檔案室，這些老師并未受過專門的訓練，對于檔案管理工作和軟件的應用并不熟悉，還是習慣于手動儲存，所以信息化檔案軟件的應用在高校檔案管理中并不好。

5.專業(yè)技術人員的配備不夠健全

檔案專業(yè)技術人員的匱乏讓高校檔案管理工作融入計算機網絡技術較為困難。當前信息技術時代其實不僅是需要技術進行推動和革新，還需要能夠應用技術和扎根崗位的復合型人才。但是從現(xiàn)階段高校檔案管理工作來看，專業(yè)技術人員的配備顯然不夠，上崗職工在投入檔案管理工作以后，所接受的專業(yè)技術培訓也相對較少，無法真正推動信息化檔案管理工作的進程。

二、造成信息化檔案錄入工作推動困難的原因

1.校園檔案室資金投入有限

從現(xiàn)階段信息化檔案錄入工作情況來看造成工作困難的原因中校園檔案室投入資金受到限制占據主要因素。一方面因為計算機網絡技術應用檔案管理工作中需要專業(yè)的設備進行信息資料的錄入。尤其是一些校園老檔案、老文件，紙張已經破損，需要借助高拍儀等掃描儀等具體的設備進行錄入。在錄入的過程中要搭載系統(tǒng)軟件進行類別的劃分，以便于檔案錄入后抽調查找。但是這一部分費用的花費總體來看比較高，一方面因為檔案信息儲存歸檔軟件的費用較為昂貴，另外一方面則是因為高拍儀等相關設備的采買沒有規(guī)劃到校園具體花銷中。檔案室的設備申請資金一直沒有落實。

2.信息化檔案錄入未被重視

從目前發(fā)展情況來看雖然信息化檔案錄入工作已經開展，但是將校園老檔案進行歸檔信息錄入的工作沒有被足夠重視起來。這些老檔案其實是學校發(fā)展的寶貴資料。隨著時間的推移，如果沒有進行信息化儲存，一旦檔案室進行搬遷或者是遇到受潮、火災等問題，這些寶貴的資料就會從學校歷史中“刪除”。但是，從現(xiàn)階段來看信息化檔案錄入工作沒有被高校足夠重視起來。

3.高校檔案室管理情況不好

高校檔案室管理工作存在疏漏，一般檔案室管理人員只有2-3人，在整體工作規(guī)劃上其實并未形成完成的模式。所以，在檔案室管理方面存在工作無法相互替補的形式，盡管同一份檔案能夠及時地歸檔，但是在工作交接落實方面協(xié)調的不夠好。加上高校檔案錄入采用手動和信息化錄入兩種情況，一些工作的交叉和重疊讓具體的檔案室工作更加煩瑣復雜。

三、高校檔案管理信息化應用策略

1.完善檔案管理體系

高校檔案管理工作需要形成完成的體系。在權利和責任的劃分上需要更加明確，尤其是在檔案提檔、抽調和借閱方面需要根據文件的重要程度進行嚴格的劃分，對于一些重要、珍貴的資料只能再檔案室進行查閱，檔案室需要開設除了檔案管理人員以外的辦公電腦，以便于借閱人員能夠拷貝資料。在檔案管理體系完善進程中需要以線上與線下聯(lián)合對接的形式來完善檔案管理工作[6]。也就是說檔案室管理人員需要建立獨立的工作群，針對來往工作進行群內交接，一目了然，這么做也是推進信息化檔案管理的重要步驟，能夠隨時隨地地交接工作，處理檔案室業(yè)務，以便于檔案管理工作能夠全方位為校園師生進行服務。

2.加大資金投入力度

在資金投入方面需要加大力度。校園對于計算機網絡技術應用于檔案管理工作需要大力支持，因為信息化檔案錄入儲存工作已經是大勢所趨，無紙化辦公流程會在全世界進行普及。尤其是對校園而言，老師和學生需要儲存和查找的資料較多，來往的文件、信息和相關的調研材料較多，更應該做好檔案保存工作。在資金投入過程中一方面需要用于計算機等相關設備的采買；另外一方面則是用于檔案管理軟件的購買。專業(yè)的設備和軟件能夠讓高校檔案管理工作處理的更好。

3.提升專業(yè)人員素質

在應用信息技術的構成中還需要提升檔案管理人員素質。配備專業(yè)的檔案管理技術人員對檢驗軟件和信息系統(tǒng)是否存在問題有極大的好處。因為一旦軟件和系統(tǒng)出現(xiàn)問題，就需要及時進行維修，尤其是在重要的課程目錄下載、學生學籍建立等情況下必須保障系統(tǒng)和軟件的平穩(wěn)運營，以便于能夠全方位為學校教師和學生服務[7]。此時檔案管理人員需要在軟件和系統(tǒng)的檢測和維修上應用更多的技術。因為系統(tǒng)在被開發(fā)過程中肯定會在運行中存在些許問題。漏洞的補充，在線平臺的開發(fā)這些都需要應用人員在后臺進行操作。這一部分工作很大程度上就需要與檔案管理人員的工作相結合。所以，提升學校檔案人員專業(yè)素質和能力格外重要。

4.做好部門工作考核

檔案管理工作需要用精細化考核制度作為管控的紅線。針對檔案管理錄入工作需要建立健全考核方案，才能夠真正約束檔案人員的發(fā)展。一方面需要在校園中建立評分卡，讓老師和學生針對檔案室工作進行年度評分，確保考核的公平和公正；另外一方面則是做好年度述職考核測評，以便于對檔案管理人員的工作進行全面了解。

四、結論

高校檔案管理工作是大量數據文件儲存的重要工作。在高校檔案管理工作中計算機網絡技術的應用將能夠帶來新的發(fā)展模式，以便捷、高效、高質量為依托推動校園檔案管理工作的總體進程。檔案管理人員需要在計算機設備、軟件應用的過程中真正提升個人能力和素質，確保能夠第一時間解決高校檔案管理工作，真正為校園工作的推動和展開提供強有力的幫助。推進高校檔案管理信息化發(fā)展可以為高校各項事務的發(fā)展起到推動作用，從而讓計算機網絡技術在校園檔案管理工作縱深應用，全方位為校園展開服務。