李爭(zhēng)平

中小學(xué)檔案是指所有中小學(xué)校在從事招生、教育教學(xué)、科研、基本建設(shè)等活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和學(xué)校具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物、電子等不同形式、不同載體的歷史記錄。規(guī)范、科學(xué)、真實(shí)的學(xué)校檔案是學(xué)校持續(xù)發(fā)展的重要依托和基礎(chǔ)，它記錄著學(xué)校發(fā)展軌跡，在中小學(xué)工作中起著承前啟后的作用。

習(xí)近平總書記早在浙江省工作時(shí)就指出：檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案，在全面建設(shè)小康社會(huì)進(jìn)程中，檔案工作顯得越來越重要。處于新時(shí)代進(jìn)程中的學(xué)校檔案工作概莫能外，需要重視并發(fā)揮其重要作用。

但當(dāng)前中小學(xué)檔案工作的現(xiàn)狀卻不容樂觀，絕大多數(shù)學(xué)校檔案日常工作空心化和邊緣化，意識(shí)不到檔案承載著學(xué)校的校園文化和歷史沉淀，致使學(xué)校師生價(jià)值感和認(rèn)同感缺失。在這種窘境面前，我從事檔案工作八年來，一直主動(dòng)尋求突破，積極爭(zhēng)取學(xué)校支持，讓曾經(jīng)雜亂無(wú)章的檔案管理工作日臻完善，順利達(dá)到四川省檔案規(guī)范化管理三級(jí)標(biāo)準(zhǔn)。深感中小學(xué)檔案管理工作之路任重道遠(yuǎn)，現(xiàn)結(jié)合工作實(shí)踐和調(diào)查的二十余所學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀，談?wù)勚行W(xué)檔案規(guī)范化管理的問題與對(duì)策，以期拋磚引玉。

一、中小學(xué)檔案規(guī)范化管理存在的主要問題

1.組織管理殘缺，檔案規(guī)范化管理缺乏保障

學(xué)校檔案管理工作是一項(xiàng)默默無(wú)聞的工作，很多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)不到檔案工作的重要性，忽視學(xué)校檔案管理工作，導(dǎo)致學(xué)校檔案日常管理工作缺位。沒有健全的組織機(jī)制和完善的工作制度，檔案收集整理缺乏保障。檔案管理人員多是兼職，責(zé)任意識(shí)缺乏，缺少學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會(huì)，不熟悉業(yè)務(wù)知識(shí)和技能。

2.檔案設(shè)施設(shè)備不合要求，缺乏規(guī)范化管理的前提

很多學(xué)校檔案裝具不規(guī)范且數(shù)量少，檔案“九防”要求不符合要求?，F(xiàn)代化管理所需的設(shè)備，除電腦外，打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀和移動(dòng)硬盤等配備不全。

3.基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)乏力，檔案收集工作耗時(shí)低效

首先，很多學(xué)校沒有符合規(guī)范和本校實(shí)際的分類方案、范圍與保管期限表，收集歸檔不完整。

其次，檔案載體結(jié)構(gòu)單一。只有不太規(guī)范的文書檔案和基建檔案，很少建立照片檔案、光盤檔實(shí)物檔案，科研檔案和會(huì)計(jì)檔案鮮有收集到檔案室統(tǒng)一管理，更沒有全宗卷系列。

最后，檔案室與學(xué)校各科室溝通協(xié)調(diào)不力，收集工作被動(dòng)、耗時(shí)低效。各科室兼職檔案員不主動(dòng)移交，檔案管理員仿佛催收收效甚微。

4.檔案資源開發(fā)利用淺表化，信息化建設(shè)尚未起步

目前學(xué)校檔案管理多進(jìn)行基本的材料收集、整理、保管和查閱，在開發(fā)利用方面還很欠缺，沒有形成主動(dòng)進(jìn)行分析、編研，提供利用服務(wù)的意識(shí)。操作上大都是傳統(tǒng)的手工方式，有簡(jiǎn)單的檢索工具，缺少檔案管理軟件系統(tǒng)，無(wú)法運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理，不能充分發(fā)揮檔案的應(yīng)有作用及價(jià)值。

二、實(shí)現(xiàn)中小學(xué)檔案規(guī)范化管理的有效策略

1.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)高度重視，健全組織管理是保障

首先，明確學(xué)校檔案管理工作的重要意義

讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)從思想和行動(dòng)上重視檔案工作，需要檔案員多溝通和爭(zhēng)取，才能在人力、物力和財(cái)力上做好檔案工作。我就是利用2017年起區(qū)目督辦、和檔案局對(duì)學(xué)校檔案規(guī)范化管理工作的考核契機(jī)，爭(zhēng)取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視和支持。

其次，健全組織管理機(jī)構(gòu)與制度建設(shè)

一是形成一套完善的學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)圖，把檔案工作納入議事日程。成立以校長(zhǎng)為組長(zhǎng)、分管副校長(zhǎng)為副組長(zhǎng)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，配備一名專職檔案員，各科室確定一名兼職檔案員，從組織上保證檔案工作的順利開展，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的常態(tài)化和制度化。

二是建立一套完整并適合本校的檔案管理制度。我在學(xué)習(xí)和借鑒基礎(chǔ)上，逐步建立了柏合學(xué)校檔案立卷歸檔、收集整理、保管、保密、統(tǒng)計(jì)和借閱和利用制度、鑒定與銷毀制度、工作獎(jiǎng)懲制度，使檔案工作有章可循，規(guī)范檔案工作各環(huán)節(jié)的程序和標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)檔案管理工作的縝密性。

三是檔案管理人員相對(duì)固定，加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)

區(qū)教育局和檔案局對(duì)各中小學(xué)檔案員實(shí)行備案制，適時(shí)組織檔案管理員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)或參觀交流，鼓勵(lì)其參加省檔案干部教育培訓(xùn)基地的培訓(xùn)，提高專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能。同時(shí)學(xué)校檔案員對(duì)兼職檔案員不定期進(jìn)行指導(dǎo)。

2.完備且符合要求的設(shè)施設(shè)備是前提

我就利用達(dá)標(biāo)和檢查的契機(jī)多次爭(zhēng)取到學(xué)校最終設(shè)立新檔案室，安裝了防盜門窗和防光窗簾，并配備了空調(diào)機(jī)、溫濕度儀、滅火器及防蟲藥物等。這樣，具備了檔案保管的“九防”基本條件，確保了檔案安全。

在檔案現(xiàn)代化管理設(shè)備方面，配備了電腦和打印復(fù)印機(jī)，購(gòu)置了紫晶文檔一體化管理系統(tǒng)，購(gòu)買了照相機(jī)、掃描儀和移動(dòng)硬盤。不僅提高了工作效率而且為檔案管理的信息化奠定了基礎(chǔ)。

3.全力夯實(shí)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)是核心

首先，結(jié)合檔案行業(yè)規(guī)范、成都市檔案局和教育局【2016】14號(hào)文件的要求，確定本校的分類方案，修訂檔案歸檔范圍與保管期限。檔案的準(zhǔn)確分類對(duì)促進(jìn)學(xué)校檔案工作科學(xué)化、規(guī)范化建設(shè)具有重要作用。如我校檔案就分為文書檔案、科技檔案（科研檔案、基建檔案和設(shè)備檔案）、光盤檔案、照片檔案、實(shí)物檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案。

其次，平時(shí)注重落實(shí)，抓住重點(diǎn)，科學(xué)、主動(dòng)、細(xì)致地收集各種檔案。我每期開學(xué)都給各科室兼職檔案員提供本期末要移交的檔案清單，讓他們對(duì)文件資料、活動(dòng)材料按月進(jìn)行收集和積累。對(duì)開展的省市區(qū)級(jí)教研、藝術(shù)節(jié)和運(yùn)動(dòng)會(huì)等給予關(guān)注，及時(shí)督促收集紙質(zhì)、音像、照片等資料。在收集時(shí)要求文件內(nèi)容清晰、齊全完整、手續(xù)完備。

最后，克服難點(diǎn)，相關(guān)檔案要建立聯(lián)系，分類整理歸檔。我們學(xué)校中小學(xué)14個(gè)科室每期新形成的檔案很多，我要求兼職檔案員平時(shí)按照教育教學(xué)與黨群行政進(jìn)行整理留存。期末收全后，我先對(duì)這兩個(gè)難點(diǎn)資料進(jìn)行系統(tǒng)梳理，理清聯(lián)系，再按時(shí)間、分類整理、鑒定和歸檔。

4.積極進(jìn)行開發(fā)利用和信息化建設(shè)探索是歸宿

首先，我堅(jiān)持落實(shí)好檔案查閱借閱登記制度，做好服務(wù)工作，并健全檔案檢索工具3種。

其次，做好通用性編研，完善了組織機(jī)構(gòu)沿革、學(xué)校大事記即時(shí)更新，檔案內(nèi)容介紹和文件制度、數(shù)據(jù)匯編，臺(tái)帳按時(shí)上報(bào)區(qū)教育局和檔案局。

再次，我還探索進(jìn)行深層次編研，把檔案工作與校園文化建設(shè)深度融合，使檔案信息資源能夠通過多種渠道與方式開發(fā)和傳遞給利用者。匯編了學(xué)校小組合作特色教學(xué)成果，編輯了檔案利用效果實(shí)例，編寫檔案信息簡(jiǎn)報(bào)，參與檔案論文征文獲得省級(jí)優(yōu)秀獎(jiǎng)和區(qū)級(jí)一等獎(jiǎng)，有三篇論文在核心刊物發(fā)表。

最后，探索利用紫晶文檔一體化管理系統(tǒng)輔助檔案管理，使管理科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、高效化，不斷增強(qiáng)檔案室的綜合服務(wù)功能。

在新時(shí)期檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)和突破創(chuàng)新的背景下，中小學(xué)檔案管理需要提高認(rèn)識(shí)，意識(shí)到檔案工作是一項(xiàng)對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來著想的起依據(jù)憑證和延續(xù)歷史作用的極其重要的工作，采取有效措施，建立起規(guī)范科學(xué)的學(xué)校檔案管理體系，讓檔案工作成為展示學(xué)校自身形象和校園文化建設(shè)的主要載體，在推動(dòng)現(xiàn)代學(xué)校建設(shè)方面發(fā)揮積極作用。