葉鑫

摘 要：現(xiàn)在已經(jīng)步入了信息化的時(shí)代，對(duì)于信息化技術(shù)的使用已經(jīng)成為各個(gè)企業(yè)單位提高工作效率的主要辦法。所以對(duì)于現(xiàn)在的事業(yè)單位也要逐步適應(yīng)信息化帶來的便利。檔案管理工作工作也是如此，對(duì)于事業(yè)單位中需要有大量的檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)管理，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有眾多缺陷，所以對(duì)于信息化的檔案管理工作是十分必要的。我國對(duì)于信息化技術(shù)起步較晚，但是現(xiàn)在在我國的信息化發(fā)展普及也已經(jīng)取得不錯(cuò)的成績(jī)。本文主要針對(duì)在事業(yè)單位中的信息化檔案管理工作進(jìn)行分析研究。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化

我國事業(yè)單位隨著社會(huì)的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展得到了穩(wěn)定的增加。相應(yīng)的業(yè)務(wù)檔案也隨之增多。檔案直接關(guān)系到事業(yè)單位的業(yè)務(wù)能力和領(lǐng)導(dǎo)決策。對(duì)于培養(yǎng)和考核內(nèi)部人員也有著重要作用。但是如果在檔案不能進(jìn)行科學(xué)有效的管理，就會(huì)是這個(gè)部門造成癱瘓，對(duì)于業(yè)務(wù)辦理，資料審查、信息收集帶來巨大的困難。因此在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的前提下，事業(yè)單位引入信息化檔案管理技術(shù)也是非必要的。對(duì)于檔案管理工作引入信息化建設(shè)，將有效提高工作效率，并且在工作上帶來便捷。

1 事業(yè)單位檔案信息化管理的特點(diǎn)

1）檔案存儲(chǔ)環(huán)境優(yōu)勢(shì)。事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是以紙張為主要載體，在存儲(chǔ)和保管過程中需要注意很多因素，比如霉變、蟲蛀、以及水火。并且對(duì)于檔案保存環(huán)境的濕度、溫度也有較高的要求。一旦紙張變質(zhì)，就會(huì)對(duì)檔案造成永久性的損傷。嚴(yán)重將會(huì)導(dǎo)致檔案受損，導(dǎo)致無法讀取檔案內(nèi)容。但是使用信息化檔案管理就會(huì)有效的解決這些問題，將紙質(zhì)版檔案變成電子版，只需要注意電子檔案載體：光盤、硬盤等存放位置避開強(qiáng)磁干擾即可，對(duì)于環(huán)境要求不高。并且保存簡(jiǎn)單方便。

2）檔案使用、查找優(yōu)勢(shì)。傳統(tǒng)的檔案保存模式下，在需要對(duì)檔案進(jìn)行查找和使用時(shí)，需要繁瑣的手續(xù)、申請(qǐng)，在經(jīng)過批準(zhǔn)之后，通過人工查找翻閱沒在眾多紙質(zhì)版方案中尋找目標(biāo)，。不僅如此，由于人工疏忽也會(huì)導(dǎo)致檔案混亂、加速紙張老化等問題的出現(xiàn)。給管理帶來極大的困難。所以引入信息化管理技術(shù)，不僅在申請(qǐng)過程上進(jìn)行了簡(jiǎn)化，還避免了在查找過程中對(duì)無關(guān)檔案產(chǎn)生的傷害。通過登錄網(wǎng)絡(luò)對(duì)需要查找的電子檔案進(jìn)行搜索，可操作性強(qiáng)，并且不會(huì)造成檔案的混亂。所以信息化的檔案管模式比傳統(tǒng)檔案管理模式有無法比擬的優(yōu)勢(shì)。

3）拓展檔案的職能。使用信息化檔案管理模式，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件錄入方式變成了網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)為媒體的電子錄入方式。這就使得檔案職能由傳統(tǒng)的保存和運(yùn)用變成了信息資源的采集、管理、儲(chǔ)存以及相關(guān)的服務(wù)類型。加快了事業(yè)單位檔案管理工作的開展。

2 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

隨著信息化技術(shù)的不斷進(jìn)步，許多事業(yè)單位都開始使用信息化檔案管理模式，但是由于這種模式起步較晚，在事業(yè)單位的使用過程中還會(huì)存在一定的問題。那么對(duì)這些問題進(jìn)行研究分析。

1）對(duì)于檔案管理工作的重視程度不夠。檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位來說是一項(xiàng)保證其正常運(yùn)行的重要工作內(nèi)容。對(duì)于檔案的定時(shí)整理和分類可以有效提高事業(yè)單位的工作效率，使得其工作變得更加清晰、井井有條。在單位內(nèi)部也可以實(shí)現(xiàn)資源共享。但是對(duì)于現(xiàn)在大部分事業(yè)單位來說，對(duì)于檔案管理工作并不重視。輕視了檔案管理工作的基礎(chǔ)建設(shè)工作。認(rèn)為檔案管理知識(shí)保存與查找。并沒有意識(shí)到檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位正常運(yùn)行提供的支持。這也就直接導(dǎo)致了檔案管理工作投入不足、管理人員綜合素質(zhì)偏低、檔案管理水平無法提高。

2）檔案資源開發(fā)問題。我國的檔案管理工作還處于起步階段，對(duì)于檔案信息資源的開發(fā)有效，有效供給嚴(yán)重不足，這也就使得在對(duì)信息資源進(jìn)行收集的工程中出現(xiàn)重重困難。這對(duì)現(xiàn)在的大部分事業(yè)單位的檔案管理工作來說，我國的檔案開發(fā)的比例依舊比較低，數(shù)據(jù)庫容量不足，成熟的數(shù)據(jù)庫較少。所以大部分信息資源得不到合理的使用。

3）軟硬件系統(tǒng)設(shè)施不完善?，F(xiàn)在大部分事業(yè)單位對(duì)于檔案管理所需要的硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)的采購和使用還不足。這也是影響檔案管理工作的主要原因。軟、硬件設(shè)備不能滿足事業(yè)單位的檔案管理需求。

4）檔案管理信息化建設(shè)平臺(tái)使用率較低。事業(yè)單位使用信息化檔案管理模式主要目的在于使用信息化技術(shù)來實(shí)現(xiàn)工作效率的提高和降低管理成本和工作量。將檔案信息資料查詢和錄入實(shí)現(xiàn)方便快捷。但是在現(xiàn)在大部分事業(yè)單位，已經(jīng)建設(shè)好信息化的檔案管理系統(tǒng)，其使用率并不高 ，對(duì)于信息化技術(shù)還不熟悉，影響了信息化檔案管理平臺(tái)的發(fā)揮。

3 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

總的來說，事業(yè)單位使用信息化檔案管理系統(tǒng)是未來的必然趨勢(shì)。對(duì)于現(xiàn)在我國大部分事業(yè)單位還沒有完全接收信息化技術(shù)還需要 不斷努力。在信息化技術(shù)上多學(xué)習(xí)，正視傳統(tǒng)檔案管理帶來的困難。適應(yīng)信息化技術(shù)帶來的便利。提高信息化平臺(tái)的使用率。

1）建立高效安全的檔案管理系統(tǒng)。檔案管理的目的是是事業(yè)單位擁有一個(gè)更加全面系統(tǒng)的信息資源。也能為檔案的使用人員提供更加便利快捷的服務(wù)。而且在檔案文件中會(huì)含有一定的內(nèi)部涉密文件。因此要制定出一整套保密系統(tǒng)和識(shí)別系統(tǒng)，對(duì)于敏感文件的訪問需要使用權(quán)限，提高文件的安全性能。消除安全隱患。同時(shí)，檔案管理部門應(yīng)該對(duì)信息化平臺(tái)的內(nèi)外網(wǎng)進(jìn)行安全檢查，對(duì)申請(qǐng)?jiān)L問的人進(jìn)行一定的權(quán)限設(shè)定。除此之外，對(duì)于電子檔案還要進(jìn)行定期的統(tǒng)計(jì)，保證其儲(chǔ)存完整性。對(duì)于一些涉密文件要進(jìn)行加密處理。保護(hù)事業(yè)單位內(nèi)部的資料文件不外泄。

2）加強(qiáng)檔案管理軟硬件設(shè)施建設(shè)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案管理，在保存、查找等方面都會(huì)產(chǎn)生很多不便利因素，并且對(duì)于重要文件的保管還要進(jìn)行多方面保護(hù)，對(duì)于環(huán)境、濕度等因素都要進(jìn)行嚴(yán)格的控制，這對(duì)于人力、物力和財(cái)力都造成了損耗。在后期的查找過程中還非常容易造成檔案混亂，直接影響檔案的管理工作。但是引入信息化檔案管理技術(shù)就會(huì)變得不用，檔案的保管不再依賴于紙張，也不需要對(duì)環(huán)境進(jìn)行控制，只需要將檔案錄入網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)或者硬盤進(jìn)行保管，在查詢的過程也省下大量的時(shí)間和精力，對(duì)于事業(yè)來未來說這是最為便利的檔案管理模式。不過這也要依靠于科學(xué)的軟硬件設(shè)施，所以事業(yè)單位如果要做好信息化檔案管理系統(tǒng)，就要加強(qiáng)信息化平臺(tái)的軟硬件建設(shè)，為檔案管理工作提供基礎(chǔ)保障。

3）加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)。由于事業(yè)單位逐漸接收信息化檔案管理系統(tǒng)，這就對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。與以往紙質(zhì)版檔案的管理工作不同，在逐漸使用信息化檔案管理系統(tǒng)之后，要求檔案管理人員對(duì)于信息化系統(tǒng)的軟硬件設(shè)施要有熟練的操作技術(shù)和問題解決能力。要有扎實(shí)的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)也要有一定的知識(shí)儲(chǔ)備。所以在這個(gè)過程中，要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其可以熟練掌握信息化技術(shù)，并且在檔案管理工作中可以靈活運(yùn)用。這也是保證信息化檔案管理技術(shù)的穩(wěn)定發(fā)展和對(duì)事業(yè)單位普及信息化技術(shù)的支持。

4 結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位的檔案管理工作走向信息化是社會(huì)進(jìn)步和科技發(fā)展的必然趨勢(shì)，紙質(zhì)版的檔案管理早就具有成熟的管理方法，但是由于其缺點(diǎn)，信息化檔案管理技術(shù)必然代替紙質(zhì)版的傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)。所以要針對(duì)信息化技術(shù)作為詳細(xì)的分析學(xué)習(xí)。掌握信息化檔案管理技術(shù)中的相關(guān)內(nèi)容。使事業(yè)單位的工作效率可以不斷提升。通過借鑒先進(jìn)的科技技術(shù)來實(shí)現(xiàn)自身的提升這是未來事業(yè)單位發(fā)展的主要路線。這也將為我國逐漸走向信息化時(shí)代的重要內(nèi)容。除了要接受信息化檔案管理技術(shù)帶來的便利，還要借鑒傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)的經(jīng)驗(yàn)，這對(duì)于實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位信息化檔案管理工作也有重要的實(shí)際意義。

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