孟蕾

摘 要：事業(yè)單位科技檔案管理應(yīng)當(dāng)形成完善的體系，創(chuàng)新事業(yè)單位科技檔案管理方法，在綜合考慮各種情況的基礎(chǔ)上，提高事業(yè)單位科技檔案管理的有效性，達(dá)到綜合、全面、高質(zhì)量開展事業(yè)單位科技檔案管理目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;科技檔案;管理方式

科技檔案是事業(yè)單位最有價(jià)值的檔案資源之一，應(yīng)當(dāng)從事業(yè)單位的現(xiàn)實(shí)狀況出發(fā)，綜合性的采用科技檔案管理方法，形成完善的科技檔案管理工作體系，達(dá)到高質(zhì)量、全方位、綜合性的開展事業(yè)單位科技檔案管理工作。

1 事業(yè)單位科技檔案質(zhì)量管理的主要問題

1）忽略技術(shù)文件管理。科技檔案的主要作用在于存儲(chǔ)科技憑證和發(fā)揮檔案價(jià)值。傳統(tǒng)的科技檔案管理更注重發(fā)揮檔案的憑證作用，把檔案管理的重點(diǎn)放在文書檔案的存儲(chǔ)方面，過于講求文檔真憑實(shí)據(jù)，在歸檔工作中往往強(qiáng)調(diào)收入原始數(shù)據(jù)信息，對(duì)歸檔的復(fù)印件不認(rèn)可，在科技檔案檢查與審查中對(duì)非原件不予歸檔，這在很大程度上影響檔案資料的質(zhì)量，降低了科技檔案的全面性，科技檔案的利用價(jià)值相對(duì)較低，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案資料不齊全，事業(yè)單位的科技檔案范圍過于狹窄，沒能更好的發(fā)揮檔案的參考輔助作用。事業(yè)單位科技檔案管理過于注重文件收集，對(duì)科技文件數(shù)據(jù)信息的核對(duì)能力不足，不注重精確的校對(duì)核定收入檔案的內(nèi)在質(zhì)量，因此影響檔案管理的有效性，降低了檔案管理工作的總體水平。

2）檔案資源開發(fā)不足。目前事業(yè)單位科技檔案有較大的局限性，事業(yè)單位科技檔案的信息孤島現(xiàn)象較為明顯，事業(yè)單位之間未能建立有效的互動(dòng)體系。雖然有些事業(yè)單位的科技檔案有較高的應(yīng)用價(jià)值，是國計(jì)民生的重要參考資料和工作依據(jù)，但是事業(yè)單位科技檔案的開發(fā)與應(yīng)用不足，事業(yè)單位科技檔案的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性較低。有的事業(yè)單位科技檔案的共享性嚴(yán)重不足，存在著共享的數(shù)據(jù)信息不完整、不系統(tǒng)問題。還有的事業(yè)單位科技檔案存在著層次不分明，項(xiàng)目完整性差，材料的真實(shí)性較低問題，由于檔案管理人員的工程技術(shù)背景欠缺，對(duì)檔案項(xiàng)目的整體了解不足，因此導(dǎo)致技術(shù)文件有遺漏，沒能通過技術(shù)檔案反映專業(yè)技術(shù)工作的全貌，甚至造成技術(shù)數(shù)據(jù)模糊，無法有效應(yīng)用技術(shù)檔案數(shù)據(jù)問題。

3）數(shù)據(jù)庫構(gòu)架不完善。事業(yè)單位科技檔案管理要求提高資源的利用度，強(qiáng)調(diào)提高數(shù)據(jù)信息的查詢效率，要求建立檔案分類檢索體系。但是，有些事業(yè)單位科技檔案管理技術(shù)體系不完善，缺乏必要的檔案管理設(shè)施設(shè)備，一份技術(shù)資料沒能有效的存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)當(dāng)中，有時(shí)存在著數(shù)據(jù)信息資料找尋困難，技術(shù)文件資料存儲(chǔ)繁瑣，無法有效檢索數(shù)據(jù)文件問題。隨著事業(yè)單位技術(shù)體系的不斷復(fù)雜，事業(yè)單位科技檔案的存儲(chǔ)能力問題越發(fā)突顯。加強(qiáng)事業(yè)單位從事的科技項(xiàng)目的周期長(zhǎng)，數(shù)據(jù)多，涉及的部門多，因此形成了大量技術(shù)材料，這在很大程度上影響檔案管理的科學(xué)性和有效性，無論哪個(gè)專業(yè)、哪類設(shè)備的檔案在數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)中都面臨著數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)框架問題，這在很大程度上影響事業(yè)單位科技檔案的存儲(chǔ)與管理質(zhì)量，導(dǎo)致某些科技檔案管理混亂，以及造成數(shù)據(jù)信息冗余的問題。

2 事業(yè)單位科技檔案質(zhì)量管理的改革方向

1）重視檔案憑證作用。提高事業(yè)單位科技檔案管理的效性，應(yīng)當(dāng)重視事業(yè)單位科技檔案的利用價(jià)值，強(qiáng)調(diào)建立完善的事業(yè)單位檔案資料的收集、歸檔、分類與編目機(jī)制，應(yīng)當(dāng)按照事業(yè)單位檔案管理工作要求，重點(diǎn)保證事業(yè)單位科技檔案的完整性、清晰性，注重提高事業(yè)單位科技檔案的廣泛性與豐富性，應(yīng)當(dāng)保證事業(yè)單位科技檔案清晰豐富，強(qiáng)調(diào)對(duì)相互關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行共同存儲(chǔ)，從而形成彼此協(xié)調(diào)的科技檔案管理體系，提高科技檔案管理質(zhì)量。事業(yè)單位還要加強(qiáng)科技檔案的鑒定工作，保證科技檔案數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性、有效性和完整性，基于事業(yè)單位的科研項(xiàng)目的建立、竣工、驗(yàn)收環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的檔案存儲(chǔ)，從而發(fā)揮科技檔案的支持輔助價(jià)值。

2）強(qiáng)化檔案的完整性。提高事業(yè)單位檔案管理的整體質(zhì)量，還要強(qiáng)調(diào)提高事業(yè)單位科技檔案的完整性，注重科技檔案管理人員在全面了解事業(yè)單位科技工作技術(shù)方案、技術(shù)路線、懂得事業(yè)單位重大科研項(xiàng)目情況的基礎(chǔ)上找出檔案資料的內(nèi)在因果聯(lián)系，切實(shí)發(fā)揮科技檔案的指導(dǎo)作用，通過科技檔案管理工作全面反映事業(yè)單位科研工作的情況，達(dá)到在科技檔案管理中有效的進(jìn)行技術(shù)關(guān)鍵細(xì)節(jié)的存儲(chǔ)，從而形成完整的事業(yè)單位科技檔案管理體系。

3）采用分類管理方式。事業(yè)單位科技檔案與科研工作項(xiàng)目息息相關(guān)，做好事業(yè)單位科技檔案管理工作應(yīng)當(dāng)著眼于科研項(xiàng)目，在保證事業(yè)單位科技檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上提高事業(yè)單位科技檔案的整體質(zhì)量。首先，應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)制定事業(yè)單位科技檔案的分類目錄，明確事業(yè)單位科技檔案管理的特色。其次，應(yīng)當(dāng)基于事業(yè)單位承擔(dān)的大型工程項(xiàng)目的需要建立科技檔案管理體系，重點(diǎn)進(jìn)行優(yōu)化檔案分類，保證科技檔案的完整、科學(xué)、合理。第三，事業(yè)單位科技檔案的管理還要優(yōu)化復(fù)雜技術(shù)項(xiàng)目情況，注重合理進(jìn)行檔案編號(hào)，全面加強(qiáng)科技檔案的區(qū)別工作，項(xiàng)目編號(hào)、分類號(hào)、順序號(hào)等進(jìn)行檔案管理，從而形成完善的管理系統(tǒng)。

3 事業(yè)單位科技檔案質(zhì)量管理的控制

1）強(qiáng)化科技人才檔案管理。提高事業(yè)單位科技檔案管理有效性，還要加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位科學(xué)技術(shù)人才檔案管理工作，準(zhǔn)確體現(xiàn)科學(xué)技術(shù)人才的價(jià)值，發(fā)揮科學(xué)技術(shù)人才在事業(yè)單位科技檔案管理中的價(jià)值。首先，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)科技人才檔案的管理工作，全面統(tǒng)計(jì)和記錄事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人才信息，完成工作的基本情況，以及工作表現(xiàn)和工作績(jī)效等。其次，提高科技人才的檔案管理工作能力，加強(qiáng)對(duì)科技人才的檔案管理工作技能培訓(xùn)，促進(jìn)事業(yè)單位科研人員掌握科技檔案管理與應(yīng)用方法。第三，加強(qiáng)科技檔案管理績(jī)效評(píng)價(jià)，針對(duì)事業(yè)單位科技檔案管理人員提高其檔案管理的主動(dòng)性和積極性，從而促進(jìn)事業(yè)單位科技檔案管理水平與質(zhì)量的不斷提高。第四，針對(duì)科技檔案管理的問題對(duì)人員進(jìn)行培訓(xùn)與警示教育工作，加強(qiáng)對(duì)科技檔案管理人員的督促工作，保證科技檔案管理質(zhì)量的不斷改進(jìn)提升。

2）提高科技檔案質(zhì)量。做到事業(yè)單位科技檔案管理工作，還要提高科技檔案的整體質(zhì)量與管理工作效果。應(yīng)當(dāng)從事業(yè)單位科技檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃與現(xiàn)實(shí)需要出發(fā)，完善科技檔案管理制度，豐富科技檔案管理內(nèi)容，提高科技檔案管理工作有效性。首先，應(yīng)當(dāng)從事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)與科技人員入手加強(qiáng)檔案管理宣傳工作，形成全面重視科技檔案管理的氛圍，保證科技檔案管理的有序進(jìn)行。其次，重點(diǎn)提高科技檔案的形成水平，確定科技檔案的收集與管理方法，形成綜合性的考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)，保證科技檔案管理工作按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。第三，還要加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位科技檔案管理制度落實(shí)情況的監(jiān)督，重點(diǎn)保證檔案的真實(shí)性，按照相關(guān)程序?qū)萍紮n案的管理內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)于不合格的檔案堅(jiān)決予以退回，并監(jiān)督修改。

3）加強(qiáng)外部管理監(jiān)督。事業(yè)單位還要形成完善的科技檔案形成、整理、監(jiān)督的外部監(jiān)督管理機(jī)制，注重運(yùn)用外部監(jiān)督的方式對(duì)事業(yè)單位科技檔案的管理情況進(jìn)行全面評(píng)估，找出事業(yè)單位科技檔案管理的問題，達(dá)到高質(zhì)量的開展科技檔案管理工作。首先，應(yīng)當(dāng)由事業(yè)單位上級(jí)主管部門，檔案專業(yè)管理部門加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督工作，全面評(píng)估事業(yè)單位科技檔案管理工作的整體質(zhì)量。其次，接受行業(yè)監(jiān)督，注重由權(quán)威行業(yè)檔案管理部門進(jìn)行檔案管理評(píng)審，從而找出事業(yè)單位科技檔案管理與改革的重點(diǎn)方向，進(jìn)一步修訂事業(yè)單位科技檔案建設(shè)方法與計(jì)劃，保證科技檔案管理的有效性。第三，還要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理專業(yè)技術(shù)人員素質(zhì)的評(píng)估工作，強(qiáng)調(diào)不斷引進(jìn)專業(yè)檔案管理人才，加強(qiáng)檔案管理技術(shù)的引進(jìn)與開發(fā)工作，更好的提高科技檔案管理質(zhì)量，解決科技檔案管理的現(xiàn)實(shí)問題。

4 結(jié)論

事業(yè)單位做好科技檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)形成完善的檔案管理工作體系，創(chuàng)新科技檔案管理方法，采用制度化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的方式，并加強(qiáng)科技檔案管理的外部監(jiān)督，從而有效提高科技檔案管理工作質(zhì)量。

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