莉偉

摘 要：在改革開放的新環(huán)境里，經(jīng)濟(jì)水平得到提升，各項(xiàng)資源持續(xù)發(fā)展壯大，共同推動(dòng)科技不斷走向新臺(tái)階。盡管目前加快了社會(huì)人員流動(dòng)速度，然而卻增加了事業(yè)單位檔案管理壓力，針對(duì)信息化方面的要求越來越多。當(dāng)前事業(yè)單位在檔案資料管理工作量上持續(xù)增加，所以在管理日常事務(wù)和員工檔案資料方面越發(fā)繁瑣。為了增強(qiáng)單位檔案管理信息化水平，首要任務(wù)是優(yōu)化檔案管理機(jī)制，創(chuàng)新管理方法，為檔案管理效率提供保障。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化

1 引言

檔案管理是事業(yè)單位整個(gè)管理體系不可或缺的組成部分，檔案是事業(yè)單位擁有的資源之一，具有隱性特征，能夠服務(wù)于管理與決策。隨著信息技術(shù)應(yīng)用的不斷深入，事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理方法嚴(yán)重滯后，與新時(shí)期事業(yè)單位對(duì)信息資源的需求不相適應(yīng)，這也是檔案管理創(chuàng)新的根本原因?；诖?，要將信息化作為檔案管理發(fā)展的方向，以期更好地服務(wù)于事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

2 信息化建設(shè)的重要性

1）提高工作效率。加強(qiáng)信息化建設(shè)能夠加快檔案資料的整理，從而提高檔案管理工作的效率。眾所周知，我國(guó)進(jìn)入了互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)的要求越來越大。在工作中，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也必不可少，它能使我國(guó)的檔案管理更加規(guī)范、迅速，與傳統(tǒng)檔案整理方式相比，大大的提升了工作效率，也減輕了工作人員的工作量，讓管理人員能夠從繁重的工作中釋放出來。2）提升檔案整理的準(zhǔn)確性。在進(jìn)行檔案管理工作中，檔案整理的準(zhǔn)確是最基本的工作要求，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)，可以保障資料信息的準(zhǔn)確，有利于檔案管理工作的開展。尤其是事業(yè)單位的方案管理，它必須具備客觀、準(zhǔn)確的記錄，具有嚴(yán)肅性，這樣才能夠保證整理后的檔案資料萬(wàn)無一失。3）檔案資料保存的多元化。傳統(tǒng)的檔案保存模式均是采用紙質(zhì)檔保存，如果材料不甚丟失，會(huì)給整個(gè)事業(yè)單位帶來影響。隨著科技的發(fā)展，現(xiàn)在的檔案保存模式不再單一化，它能夠通過大量現(xiàn)代化的管理手段進(jìn)行存儲(chǔ)，從而推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展。

3 當(dāng)前事業(yè)單位在強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)中存在的不足

3.1 對(duì)信息化建設(shè)的重視力度不夠

盡管目前有的事業(yè)單位對(duì)檔案工作比較重視，但更多的是提出工作要求，沒有就檔案管理的具體方面進(jìn)行深入的研究和部署。例如，有的事業(yè)單位檔案部門在人員上、資金上以及設(shè)備上都比較緊缺，尤其在信息化的設(shè)備建設(shè)上沒有進(jìn)行及時(shí)的更新?lián)Q代，以至于在基礎(chǔ)設(shè)施的配備上和信息化檔案管理不相匹配。

3.2 檔案管理缺乏主動(dòng)性，制約有價(jià)值信息的及時(shí)收集與使用

事業(yè)單位檔案管理工作，長(zhǎng)久以來以被動(dòng)管理為特點(diǎn)，這一狀態(tài)滲透在檔案的收集、整理以及歸檔等多方面，影響檔案資源建設(shè)的主動(dòng)性，忽略檔案資源及時(shí)收集與開發(fā)的重要性。這種現(xiàn)象在檔案管理制度不健全的情況下尤為嚴(yán)重，直接造成大量有價(jià)值信息被埋沒、很難得到妥善處理與保存。另外，檔案資料收集工作缺乏實(shí)時(shí)跟蹤，引發(fā)檔案資料過于分散，尚未實(shí)現(xiàn)集中保存與處理，檔案管理的作用很難全面發(fā)揮，優(yōu)勢(shì)不明顯。

3.3 技術(shù)欠缺

對(duì)于事業(yè)單位檔案管理而言，科學(xué)應(yīng)用信息化技術(shù)是提高檔案管理工作質(zhì)量的前提基礎(chǔ)。然而面對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理現(xiàn)狀來講，在使用信息化技術(shù)方法上依舊存在問題，在檢閱比較重要的檔案資料時(shí)沒有使用信息化手段，而是慣性的使用紙質(zhì)材料加以保存，這樣不但存儲(chǔ)時(shí)間短，還不利于后期查找。對(duì)此，為了突出檔案完好性，事業(yè)單位應(yīng)將信息化技術(shù)手段融入其中。

3.4 缺少專業(yè)管理人才

運(yùn)用信息化建設(shè)開展檔案管理時(shí)，可以提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。但是在實(shí)際工作中，檔案管理人員的素質(zhì)還有待進(jìn)一步提升，具體表現(xiàn)在有的人員比較精通傳統(tǒng)的檔案管理工作業(yè)務(wù)，但是由于對(duì)信息化建設(shè)所了了解得不夠多，以至于在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)還存在不夠到位的現(xiàn)象。另外，檔案管理人員中有的人員不具有專業(yè)的知識(shí)背景，是從其他的工作崗位中抽調(diào)到該崗位上的，對(duì)信息化建設(shè)下的檔案管理工作內(nèi)容了解得不夠精細(xì)，工作中還沒有達(dá)到專業(yè)化的要求。

4 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化的幾點(diǎn)方法

4.1 配備專業(yè)素質(zhì)過硬的檔案管理人員

要加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，人才是其中關(guān)鍵的因素。為此，要重視人才的建設(shè)，為檔案管理及時(shí)配備既懂得檔案管理業(yè)務(wù)又要懂得信息化建設(shè)的工作人員。對(duì)檔案管理的工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，培訓(xùn)要重視實(shí)效，既要給工作人員培訓(xùn)檔案理論知識(shí)，也要給工作人員培訓(xùn)具體的信息化操作技術(shù)。通過切實(shí)的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)特別是業(yè)務(wù)素質(zhì)。

4.2 依托信息化手段強(qiáng)化檔案服務(wù)范疇的擴(kuò)展

1）以專業(yè)化網(wǎng)站為載體，為事業(yè)單位檔案信息的查詢與使用提供多元化途徑，將便捷性作為目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)管理效率的提升。2）構(gòu)建電子檔案管理體系，增強(qiáng)歸檔的及時(shí)性，重視數(shù)字化轉(zhuǎn)化、收集以及整理，強(qiáng)化信息的全面開發(fā)與應(yīng)用，在擴(kuò)大資源存儲(chǔ)規(guī)模的同時(shí)，提升資源共享度，為檔案資源數(shù)字化發(fā)展創(chuàng)造有利條件。3）以事業(yè)單位當(dāng)前發(fā)展實(shí)際為前提，確定檔案工作發(fā)展方向與策略，確定檔案管理與服務(wù)模式，制定檔案信息化建設(shè)方案，將其貫徹在整個(gè)規(guī)劃設(shè)計(jì)中，避免環(huán)節(jié)的遺漏，形成有針對(duì)性的發(fā)展措施，保證各項(xiàng)措施的有效落實(shí)。

4.3 構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全屏障

各事業(yè)單位的檔案管理工作都需要有自己獨(dú)特的網(wǎng)絡(luò)安全屏障，確保檔案管理的機(jī)密性，防止因網(wǎng)絡(luò)安全問題而將檔案信息泄露出去。事業(yè)單位的高層人員應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全屏障建設(shè)引起高度重視，確保檔案內(nèi)容的安全，使工作人員更好的管理檔案資料。

4.4 改變檔案管理傳統(tǒng)觀念

構(gòu)建新穎的、與現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展相契合的檔案管理機(jī)制，從而完成事業(yè)單位檔案管理信息化構(gòu)建的工作任務(wù)?？偟膩碇v，基于信息化建設(shè)環(huán)節(jié)，首要任務(wù)是改變檔案管理傳統(tǒng)觀念，融入信息化思想，增設(shè)檔案管理制度，從實(shí)際入手，結(jié)合管理現(xiàn)狀加強(qiáng)責(zé)任體系，突出信息化管理的嚴(yán)謹(jǐn)性。另一方面，在改變理念的基礎(chǔ)上，依照法律條例，加大監(jiān)管審批力度，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作效率。

4.5 調(diào)整網(wǎng)站系統(tǒng)

自從在事業(yè)單位檔案管理中融入信息化內(nèi)容，從根本上提高了管理工作效率，贏得了大家的認(rèn)可。隨著新時(shí)代的到來，相關(guān)責(zé)任人需全面分析信息站點(diǎn)的資源，結(jié)合檔案管理信息化服務(wù)要求，做好網(wǎng)站盤查、檢閱和資源共享等性能。在推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)同時(shí)，優(yōu)化相關(guān)管理體系，提高管理水平，保障后期工作的順利實(shí)施。在建設(shè)信息化的過程中，需聯(lián)結(jié)檔案管理體系和事業(yè)單位系統(tǒng)，以一體化管理為基礎(chǔ)，更好的實(shí)現(xiàn)資源共享目標(biāo)，提高企業(yè)收益。

5 結(jié)束語(yǔ)

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，事業(yè)單位的發(fā)展面臨新環(huán)境，檔案管理也面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，應(yīng)積極推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新，加快檔案管理信息化建設(shè)，從規(guī)劃設(shè)計(jì)、服務(wù)、機(jī)制等多方面努力，切實(shí)提升事業(yè)單位檔案管理水平，為其健康與穩(wěn)定發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)保障。

參考文獻(xiàn)

[1]陳宇.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2018，39（36）：48-49.

[2]尹章.淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的提升策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（20）：85.

[3]梁慧.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].山東檔案，2018（05）：46-47.

[4]羅紅麗.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（19）：59.

[5]牟永帥.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2018，26（24）：247.